Facture et n° de justificatif chronologiques

Cet article explique comment paramétrer et utiliser des numéros chronologiques pour les factures et les documents dans la comptabilité client.

Dans certains pays/certaines régions, il est obligatoire que toutes les factures et les documents associés émis soient numérotés dans l’ordre chronologique. La chronologie doit être prise en charge par les périodes fiscales. Tous les numéros qui appartiennent à des périodes antérieures doivent être inférieurs aux numéros qui appartiennent aux périodes ultérieures. Dans une période fiscale, l’ordre chronologique n’est pas obligatoire, mais il ne doit y avoir aucun écart dans la numérotation. Pour répondre à cette exigence, la numérotation chronologique dans le module Comptabilité client affecte les documents suivants :

• Facture financière
• N° document de facture financière
• Avoir financier
• N° document d’avoir financier
• Facture client
• Document de facture client
• Avoir sur vente
• N° document d’avoir sur vente

Conditions préalables

Catégorie	Logiciel requis
Pays/région	L’adresse principale de l’entité juridique doit être en France.
Paramètres	Définissez Numérotation chronologique sur Oui sur la page Paramètres de la comptabilité client, de l’onglet Mises à jour.
Tâches associées de paramétrage	Dans la page Souches de numéros, définissez autant de souches de numéros qu'il est nécessaire pour couvrir les périodes fiscales affectées. Vous devez spécifier une société pour chaque souche de numéros. Les segments des souches de numéros doivent être définis de manière à fournir l’ordre chronologique des périodes. Par exemple, les noms de segment peuvent contenir un préfixe spécial qui identifie une période spécifique.

Paramétrer la numérotation chronologique

Paramètres de la comptabilité client

Dans la page Paramètres de la comptabilité client, sous l’onglet Souches de numéros, sélectionnez l’une des références prises en charge, par exemple Facture financière. Cliquez ensuite sur le bouton Paramétrage de la numérotation chronologique qui sera disponible pour les références prises en charge. Dans la page Paramétrage de la numérotation chronologique, définissez les souches de numéros ayant des périodes valides.

Groupes de souches de numéros

Si différents clients utilisent différents modèles de numérotation, vous devez paramétrer la numérotation chronologique au niveau du groupe de souches de numéros. Dans la page Paramètres de la comptabilité client, sous l’onglet Souches de numéros, sélectionnez l’une des références prises en charge, puis cliquez sur Groupe. Dans la page Groupe de souches de numéros, sélectionnez un groupe existant ou créez-en un. Dans la section Référence, sélectionnez l’une des références prises en charge, puis cliquez sur Paramétrage de la numérotation chronologique. Dans la page Paramétrage de la numérotation chronologique, définissez les souches de numéros ayant des périodes valides.

Validation de facture

Lorsque vous validez une facture ou un avoir, la souche de numéros appropriée est utilisée pour générer un numéro. Cette souche de numéros est sélectionnée selon la période valide contenant la date de la facture. La numérotation chronologique spécifique au client a une priorité plus élevée que la numérotation chronologique.

Contrôle des dates

Le système effectue un contrôle supplémentaire des dates de factures pour les factures clients :

• La validation de nouvelles factures avec des dates antérieures à la date de la dernière facture validée est interdite si aucun code motif n’est défini. Pour activer la validation, un code motif doit être saisi soit dans un en-tête de facture/commande, soit dans l’une des lignes.
• Un avertissement est émis si la nouvelle date de facturation est postérieure à la date système.