Configurer l’agent des dépenses (aperçu)

Important

• Il s’agit d’une fonctionnalité en version préliminaire prête pour la production.
• Les versions préliminaires prêtes pour la production sont soumises à des conditions d’utilisation supplémentaires.

S'applique à Dynamics 365 Project Operations intégré avec ERP et Dynamics 365 Project Operations pour la fabrication

L’Agent de dépenses regroupe des fonctionnalités de Microsoft Dynamics 365 Project Operations, des applications financières et opérationnelles, des Microsoft Copilot Studio, des Power Automate et dataverse pour automatiser les flux de travail de traitement des dépenses à l’aide de l’IA. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et de réduire les efforts manuels en permettant à votre système de traiter les reçus et de générer des lignes de dépenses et des rapports de dépenses pour les utilisateurs. Il utilise les connecteurs de Microsoft Power Platform pour l’intégration à Outlook, Microsoft Teams, les calendriers des utilisateurs et l'environnement des applications de finance et d'opérations via les entités virtuelles de Dataverse.

L’assistant des dépenses comprend plusieurs flux, dont trois servent d’orchestrateurs principaux :

• Processez les e-mails : ce flux analyse un dossier de boîte aux lettres configuré toutes les heures et stocke les pièces jointes sous forme de reçus non attachés dans Dynamics 365 Finance.
• Extraire les ID de reçu : ce flux récupère les reçus non joints et déclenche l’assistant pour extraire les détails du reçu et créer une ligne de dépense non jointe.
• Rapport de dépenses de processus : ce flux convertit les lignes de dépenses non attachées et génère des rapports de dépenses, en fonction des rapports de groupe par configuration que vous définissez dans l’application pour chaque entité juridique.

En outre, l’agent s’intègre à Microsoft Teams, ce qui permet l’utilisation de cartes adaptatives pour l’examen et la soumission des rapports de frais.

L’agent s’appuie sur plusieurs connecteurs Microsoft Power Platform. Ces connecteurs sont automatiquement référencés dans les flux Power Automate fournis.

• Outlook (Office 365) : ce connecteur accède à la boîte aux lettres partagée pour extraire les reçus.
• Dataverse (Entités virtuelles) : ce connecteur s’intègre aux applications de finances et d’opérations via des entités virtuelles.
• Microsoft Copilot Studio – ce connecteur appelle des modèles IA pour extraire les informations des reçus.
• Microsoft Teams : ce connecteur envoie des cartes adaptatives pour les interactions utilisateur (si l’intégration de Teams est activée).
• Microsoft 365 Utilisateurs : ce connecteur récupère les détails du calendrier utilisateur (facultatif, si l’analyse des reçus prend en charge le contexte).

Prerequisites

1. Environnement financier et d’exploitation : Vous avez besoin d’au moins la version 10.0.45 (10.0.2345.170 et ultérieure), 10.0.46 (10.0.0.0. 2428.108 et versions ultérieures) ou 10.0.47 (10.0.2527.38 et versions ultérieures) de l’environnement finance et opérations pour installer l’agent.
2. Rôles requis pour configurer l’utilisateur De l’Agent de dépenses : Pour suivre les étapes décrites dans cet article, vous devez être l’administrateur système de l’organisation et disposer des rôles suivants pour configurer l’utilisateur de l’agent de frais pour l’installation de l’agent de dépenses.

Système	Rôle	Commentaires
Centre d’administration Power Platform	Administrateur système	Accédez au centre d’administration de Power Platform Accédez à Gérer dans le volet de gauche. Cliquez sur Environnements, puis sélectionnez votre environnement. Dans la sectionUtilisateurs>, sélectionnez Afficher tout. Sélectionnez un utilisateur, puis sélectionnez Gérer les rôles et ajoutez le rôle.
Finances et opérations	Administrateur système	Ouvrez l’URL des applications de finances et d’opérations pour votre environnement. Accédez à Module>Administration du système>Utilisateurs, et sélectionnez un utilisateur. Sélectionnez Ajouter un rôle – Administrateur système.
Microsoft 365	Administrateur Exchange et administrateur d’utilisateurs	Accédez à Microsoft 365 admin center. Accédez à Utilisateurs>Utilisateurs actifs> et sélectionnez l’utilisateur. Sélectionnez Gérer les rôles, puis dans Rôles , sélectionnez Administrateur Exchange. Enregistrez les modifications. Suivez les mêmes étapes pour ajouter le rôle Administrateur d’utilisateur .
Centre d’administration Microsoft Teams	Administrateur Teams	Obligatoire si vous envisagez d’activer l’intégration Microsoft Teams

Étapes de configuration de l’assistant des dépenses

Pour installer et configurer l’Agent de dépenses, procédez comme suit :

1. Installez Copilot pour les applications de finance et d’opérations.
2. Activez les fonctionnalités de l’assistant dans votre environnement.
3. Créez un utilisateur de dépenses pour l’exécution de l’assistant.
4. Configurez une boîte aux lettres partagée.
5. Configurer l’agent de dépenses à l’aide de l’outil de déploiement de l’agent
6. Activer l’Agent de dépenses dans Microsoft Teams (facultatif - si vous avez besoin d’une intégration Microsoft Teams)

Les sections suivantes décrivent chaque étape en détail.

Étape 1 : Installer Copilot pour les applications de finance et d’exploitation

L’assistant des dépenses est disponible dans le cadre de Copilot pour le package d’applications de finances et d’opérations. Lorsque vous installez ce package dans votre environnement, vous obtenez automatiquement toutes les ressources requises, notamment l’agent, les variables d’environnement et les flux Power Automate.

Pour installer l’application requise, procédez comme suit :

1. Accédez au Centre d’administration Power Platform dans votre navigateur.
2. Dans la liste des environnements, sélectionnez le nom de l’environnement dans lequel vous souhaitez installer l’application.
3. Dans la page de détails de l'environnement (NOT à partir de la navigation de gauche), accédez à la section Resources et sélectionnez Dynamics 365 applications.
4. Recherchez Copilot pour les applications financières et opérationnelles dans la liste des applications Dynamics 365. S’il est déjà installé et qu’une mise à jour est disponible, sélectionnez le bouton Mettre à jour.
5. Si l'application n'est pas répertoriée sous Dynamics 365 applications, sélectionnez Installer l'application, sélectionnez Copilot pour les applications financières et opérationnelles et suivez les invites pour terminer l'installation.
6. Copilot pour la finance et les applications Operations doivent être 1.0.3231.4 ou version ultérieure.

Note

En savoir plus sur l’activation de Copilot dans votre environnement dans Fonctionnalités de Copilot Enable dans les applications financières et opérationnelles.

Conseil / Astuce

Pour vérifier si le package a été installé correctement, procédez comme suit :

1. Accédez au portail Power Apps maker > sélectionnez votre environnement > sélectionnez Solutions > Afficher l’historique > recherche, puis sélectionnez msdyn_ExpenseAI > Détails.
2. Vérifiez le champ Résultat .
   1. Si le résultat indique Réussite, le package a été installé correctement.
   2. Si le résultat n’affiche pas la réussite, l’installation est un échec.
3. Si l’installation échoue, supprimez msdyn_FnOCopilotAnchor (voir la section désinstallation) et installez à nouveau Copilot pour les applications financières et opérationnelles.

Étape 2 : Activer les fonctionnalités de l’assistant dans votre environnement

Après avoir installé le package d’applications Copilot pour les applications financières et opérationnelles, activez l’agent de frais à partir de votre environnement Dataverse et finance et opérations.

Activer les fonctionnalités dans Dataverse

Activez l’indicateur de fonctionnalité Copilot dans le Centre d’administration Power Platform. Pour activer l’indicateur de fonctionnalité Copilot, procédez comme suit :

1. Accéder au centre d’administration de Power Platform.
2. Sélectionnez Environnements> sélectionnez votre environnement >Paramètres>Produit> sélectionnez Fonctionnalités.
3. Confirmez que l’indicateur de fonctionnalité Copilot est activé.

Activer la fonctionnalité dans votre environnement de finances et d’opérations

Pour activer l’agent dans les applications finance et opérations, procédez comme suit :

1. Accédez à votre environnement des applications de finances et d’opérations.
2. Activez à Gestion des fonctionnalités, et activez la fonctionnalité Accueil immersif et la fonctionnalité Gestion des assistants.
3. Pour configurer l’assistant des dépenses (configuration par entité juridique), accédez à Gestion des dépenses>Configuration>Général>paramètres Gestion des dépenses.
4. Sous l’onglet Assistant de l’entrée des dépenses, configurez les paramètres comme indiqué dans le tableau suivant.

Paramètres	Value	Commentaires
Activer l’assistant des dépenses pour l’entité juridique actuelle	Yes	Basculez sur Oui pour activer l’assistant pour l’entité juridique actuelle.
Fréquence	Tous les jours ou toutes les semaines	Configurez la fréquence pour créer automatiquement des rapports de dépenses dans votre organisation.
Regrouper les rapports par	Voyage ou projet	Configurez pour regrouper les dépenses en fonction d’un projet ou d’un voyage.

Étape 3 : Créer un utilisateur agent de dépenses pour une exécution par agent

Créez un utilisateur d’assistant des dépenses dédié pour vous assurer que l’assistant s’exécute indépendamment de l’identité d’un employé. Cette approche permet de garantir la sécurité, la facilité de gestion et la maintenance à long terme. Bien que vous puissiez utiliser un compte d’utilisateur existant disposant des privilèges requis, utilisez une identité appartenant au système.

Créer l’utilisateur Expense Agent dans Microsoft Entra ID

1. Connectez-vous au portail Azure.
2. Dans les services Azure disponibles, sélectionnez Microsoft Entra ID.
3. Sous Microsoft Entra ID, créez un utilisateur.
4. Sélectionnez Ajouter>Utilisateur>Créer un utilisateur, et saisissez les détails suivants.
   • Nom d’utilisateur principal
   • Choisir le domaine adéquat
   • Nom complet
   • Mot de passe
   • Marquer le compte activé
5. Pour afficher les détails et terminer le processus de création de l’utilisateur, sélectionnez Vérifier + créer, puis sélectionnez Créer.
6. Sur la page Utilisateur (Gérer les > utilisateurs), sélectionnez un utilisateur et la page de détails d’affichage.
7. Sélectionnez Modifier les propriétés, accédez à l’onglet Paramètres et renseignez l’emplacement d’utilisation approprié.

Note

Selon votre stratégie d’organisation, vous devrez peut-être modifier votre mot de passe et configurer l’authentification multifacteur (MFA). Suivez les étapes que vous effectuez normalement pour modifier le mot de passe et configurer l’authentification multifacteur.

Affecter les licences requises à l’utilisateur de l’assistant des dépenses

Pour installer l’Agent de dépenses, attribuez les licences suivantes à l’utilisateur de l’agent de dépenses :

• Licence membre Teams Dynamics 365
• Microsoft 365 Business De base ou toute licence qui couvre Microsoft Teams et Outlook (par exemple, Office 365 E5 avec les équipes)
• Power Apps Premium (appli de version premium)

Pour attribuer des licences, procédez comme suit :

1. Connectez-vous au centre d'administration Microsoft 365 avec un utilisateur disposant des droits d'attribution de licences, tel qu'un Administrateur de licences ou plus.
2. Sélectionnez Facturation>Licences>licence de membres d'équipe Dynamics 365.
3. Sélectionnez +Attribuer des licences.
4. Recherchez l’utilisateur de l’assistant des dépenses créé à l’étape précédente.
5. Sélectionnez Affecter pour terminer l’attribution de licence.
6. Suivez les étapes 2 à 5 pour les autres licences : Microsoft 365 Business De base et Power Apps Premium également.

Note

En savoir plus sur la vérification et l’attribution de licences dans Utiliser la page Utilisateurs actifs pour attribuer ou annuler l’attribution de licences.

Ajouter l’utilisateur à l’environnement Power Platform

Pour ajouter l’utilisateur à l’environnement Power Platform, procédez comme suit :

1. Connectez-vous au centre d’administration Power Platform, puis sélectionnez l’environnement approprié.

   Conseil / Astuce

   Cette page fournit des informations relatives à l’ID d’environnement pour Dataverse, URL d’environnement pour Dataverse, URL des applications de finances et d’opérations. Stockez ces valeurs à utiliser dans les sections ultérieures.

2. Accédez à Accès > Utilisateurs > Afficher tout.

3. Sélectionnez Ajouter un utilisateur, entrez l’utilisateur de l’assistant récemment créé, puis sélectionnez Ajouter.

4. Dans la page Gérer les rôles de sécurité , ajoutez les rôles suivants.

   • Rôle de l’Assistant IA Dépenses
   • Gestionnaire de configuration d'agent pour la finance et les opérations
   • Personnalisateur du système

5. Pour confirmer les attributions de rôle, sélectionnez Enregistrer.

Ces rôles fournissent l’accès aux composants Dataverse et Power Automate dont l’agent a besoin pour fonctionner.

Conseil / Astuce

Si l’utilisateur existe déjà et que vous devez uniquement attribuer des rôles, accédez au Centre d’administration Power Platform, puis sélectionnez l’environnement approprié.

1. Accédez à Accès > Utilisateurs > Afficher tout.
2. Sélectionnez l’utilisateur de l’assistant créé.
3. Sélectionnez Gérer les rôles et attribuez les rôles.

Attribuer le rôle requis dans l’environnement de finances et d’opérations

Pour attribuer le rôle ExpenseAgentRole dans l’environnement finance et opérations, procédez comme suit :

1. Dans l’environnement de finances et d’opérations, accédez à Administration système>Utilisateurs.
2. Créez un enregistrement utilisateur pour l’utilisateur de l’assistant.
3. Après avoir créé l’utilisateur, accédez à la section rôles de l’utilisateur, sélectionnez Attribuer des rôles et recherchez ExpenseAgentRole.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Note

ExpenseAgentRole est disponible dans la version des applications financières et opérationnelles à partir de 10.0.44 (10.0.2263.81) et 10.0.45 (10.0.2345.6) et avec Copilot pour les applications financières et opérationnelles version 1.0.3121.1

Attribuer l’accès à la boîte aux lettres partagée

L’utilisateur de l’agent doit disposer de l’autorisation de Microsoft Graph Mail.Read.Shared. Cette autorisation permet à l’assistant de lire les reçus de la boîte aux lettres partagée configurée pendant l’exécution du flux.

Pour affecter l’accès à la boîte aux lettres partagée, procédez comme suit :

1. Accédez à Microsoft Graph Explorer et connectez-vous à l’aide de l’utilisateur de l’agent créé.
2. Sélectionnez l’icône Utilisateur en haut à droite > sélectionnez Consentement aux autorisations.
3. Sélectionnez le menu déroulant correspondant à Messagerie> recherchez Mail.Read.Shared> sélectionnez Consentement, et sélectionnez Accepter.

Résumé des rôles requis pour l’utilisateur de l’assistant créé

ID environnement	Rôles	Commentaires
Dataverse	Rôle de l’Assistant IA Dépenses finance et opérations Gestionnaire de configuration de l'agent Personnalisateur du système	Les rôles mentionnés permettent à l’agent d’interagir avec des flux Power Automate, des variables d’environnement et des entités virtuelles connectées à Dynamics 365 Finance
Finances et opérations	ExpenseAgentRole Utilisateur système	Ce rôle est requis pour que l’assistant crée et gère les entrées de dépenses dans l’environnement des applications de finances et d’opérations. Note : ExpenseAgentRole est disponible dans la version des applications de finance et d’exploitation à partir de 10.0.44 (10.0.2263.81) et 10.0.45 (45) 10.0.2345.6) et avec Copilot pour les applications financières et opérationnelles version 1.0.3121.1
Accès aux boîtes aux lettres partagé à l’aide de l’Explorateur graphique	Mail.Read.Shared	Autorisation de Microsoft Graph qui permet à l’assistant de lire les reçus de la boîte aux lettres partagée configurée pendant l’exécution du flux

Étape 4 : Configurer la boîte aux lettres partagée

L’assistant des dépenses utilise une boîte aux lettres partagée pour recevoir et traiter les courriers électroniques de reçu. Un utilisateur disposant du rôle Administrateur Exchange doit créer et configurer cette boîte aux lettres dans le Centre d’administration Microsoft 365.

Pour créer et configurer la boîte aux lettres partagée, procédez comme suit :

1. Connectez-vous au Administration Microsoft 365 Center à l’aide d’un compte d’administrateur Exchange.

2. Dans le volet gauche, sélectionnez Teams & Groupes>Boîtes aux lettres partagées.

   Conseil / Astuce

   Vous devrez peut-être sélectionner Afficher tout pour développer la liste complète.

3. Sélectionnez Ajouter une boîte aux lettres partagée.

4. Entrez un nom et une adresse e-mail pour la boîte aux lettres partagée.

5. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

6. Sous Étapes suivantes, sélectionnez Ajouter des membres à cette boîte aux lettres partagée. (Il peut s’écouler quelques minutes avant que la gestion des membres ne devienne disponible.)

7. Sélectionnez Ajouter des membres

8. Sélectionnez l’utilisateur de l’assistant créé et tous les autres utilisateurs qui doivent surveiller la boîte aux lettres, puis sélectionnez Ajouter.

9. Sélectionnez Fermer.

Note

Vous utilisez l’adresse e-mail de la boîte aux lettres partagée à l’étape suivante. Après avoir configuré la boîte aux lettres partagée, vous devez fournir son adresse e-mail et le chemin du dossier (par défaut défini sur Boîte de réception) en tant que variables d’environnement lorsque vous configurez l’Agent de temps et de frais. Pour plus d’informations, consultez l’étape 5 : Configurer l’agent de dépenses.

Étape 5 : Configurer l’assistant des dépenses

Pour configurer l’Agent de dépenses, suivez les étapes décrites dans Utiliser l’outil Déploiement de l’agent.

Publier la solution

Une fois que vous avez terminé de configurer toutes les variables et flux d’environnement, procédez comme suit pour publier la solution.

1. Dans Power Apps, accédez à Solutions.
2. Sélectionnez votre environnement et votre solution.
3. Sélectionnez Publier toutes les personnalisations.

Lorsque vous effectuez ces étapes, l’Agent de dépenses est entièrement configuré et prêt à être utilisé.

Étape 6 : Activer l’agent de dépenses dans Microsoft Teams (facultatif)

Pour activer la communication basée sur Teams pour l’agent de dépenses, ajoutez le canal Teams à l’agent dans Power Apps. L’agent peut ensuite envoyer des cartes adaptatives via Teams.

Activer le canal Teams

Pour activer le canal Teams, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à Copilot Studio et sélectionnez l’environnement approprié.
2. Sous l’onglet Assistants, sélectionnez Assistant d’entrée des dépenses.
3. Dans la vue agent, sous l’onglet Channels, sélectionnez Teams et Microsoft 365 Copilot.
4. Sélectionnez Ajouter un canal pour activer l’intégration de Teams et suivez les étapes décrites dans la section Configurer la disponibilité de l’application Teams pour configurer qui vous souhaitez partager l’application.

En savoir plus dans Ouvrez le panneau de configuration pour le canal Teams + Microsoft 365.

Configurer la disponibilité de l’application Teams

Pour configurer la disponibilité des applications Teams, procédez comme suit :

1. Une fois l’application Teams créée, sélectionnez Options de disponibilité.

2. Sélectionnez avec qui vous souhaitez partager l’application :

   • Utilisateurs spécifiques au sein de l’organisation
   • Toute l’organisation

3. Soumettez l’application pour approbation.

Publier l’application dans le Centre d’administration Teams

Pour publier l’application dans le Centre d’administration Teams, procédez comme suit :

1. Connectez-vous au Centre d’administration Teams.
2. Accédez à > Gérer les applications. Recherchez « expense » et sélectionnez l’application Expense Entry Agent dont le statut est bloqué.
3. Sélectionnez Publier pour débloquer l’application. Une fois l’action de publication terminée avec succès, vérifiez que l’état de l’application change pour non bloqué.

En savoir plus dans Connect et configurer un agent pour Teams et Microsoft 365.

Lorsque vous effectuez ces étapes, votre Agent de dépenses est prêt à l’utiliser.

Note

Vous pouvez également fournir des commentaires sur les lignes de dépenses générées par l’agent et les rapports en utilisant les icônes vers le haut et vers le bas et la fenêtre contextuelle de commentaires dans l’environnement Dynamics 365 Finance.

Désinstaller l’assistant des dépenses

Pour désinstaller l’Agent de dépenses, procédez comme suit :

1. Connectez-vous au portail Microsoft Power Apps Maker.
2. Sélectionnez Solutions, recherchez msdyn_ExpenseAI, sélectionnez les trois points, puis sélectionnez Supprimer.
3. Recherchez msdyn_FnOCopilotAnchor et supprimez la solution.