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Conditions préalables et conditions requises pour le connecteur Teams Shifts pour UKG Pro Workforce Management

  • Article
  • S’applique à:
    Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Vue d’ensemble

Le connecteur Microsoft Teams Shifts pour UKG Pro Workforce Management vous permet d’intégrer l’application Shifts dans Microsoft Teams à votre système UKG Pro Workforce Management (UKG Pro WFM). Vos employés de première ligne peuvent afficher et gérer en toute transparence leurs plannings dans UKG Pro WFM à partir de Shifts.

Vous pouvez utiliser l’Assistant Connecteur Shifts dans le Centre d’administration Microsoft 365 ou PowerShell pour créer une connexion et des instances de connexion. Une fois qu’ils sont configurés, vous pouvez les gérer dans le Centre d’administration Microsoft 365 ou à l’aide de PowerShell.

Cet article répertorie les exigences, les prérequis et les tâches de configuration que vous devez effectuer avant d’utiliser l’Assistant ou PowerShell pour créer une connexion. Il vous donne également une vue d’ensemble de la configuration de vos équipes dans Teams en fonction de votre structure organisationnelle UKG Pro WFM.

Avant de commencer

Avant d’intégrer Shifts à UKG Pro WFM, votre organisation doit avoir les exigences d’environnement suivantes déjà configurées.

  • Votre environnement UKG Pro WFM est configuré. Cela signifie que votre organisation a effectué les opérations suivantes :

    • Vous avez établi comment les « équipes » (regroupements d’utilisateurs) sont organisées pour correspondre à votre structure organisationnelle et aux besoins de votre entreprise, et vos utilisateurs sont regroupés par emplacement.

      Importante

      Shifts prend actuellement en charge le regroupement d’utilisateurs par emplacement dans UKG Pro WFM. Les autres types de regroupement d’utilisateurs ne sont pas pris en charge.

    • Vous avez configuré des demandes pertinentes, telles que des demandes de shift et des demandes de congé, en fonction des besoins de votre entreprise.

      Importante

      Shifts prend actuellement en charge les types de requêtes WFM UKG Pro suivants :

      • Ouvrez les demandes de shift. Les critères de décalage partiel ne sont pas pris en charge.
      • Demandes d’échange.
      • Demandes pour couvrir les quarts de travail. Les critères de décalage partiel ne sont pas pris en charge.
      • Demandes de congés.
      • Les modèles de disponibilité changent le sous-type de demande.

  • Vous utilisez l’ID Microsoft Entra comme fournisseur d’identité.

Configuration requise

Veillez à collecter les informations suivantes et à effectuer les tâches de configuration suivantes avant d’utiliser l’Assistant ou PowerShell pour créer une connexion.

Comptes

  • Vous êtes administrateur général Microsoft 365.

  • Vous connaissez le nom d’utilisateur et le mot de passe de votre compte UKG Pro WFM, ainsi que les URL de service suivantes :

    Si vous ne disposez pas de toutes ces informations, contactez le support UKG Pro WFM.

    Importante

    Le compte UKG Pro WFM que vous utilisez doit disposer d’un profil d’accès qui autorise un accès complet à toutes les intégrations basées sur des API dans UKG.

Activer l’authentification unique en configurant l’intégration entre Microsoft Entra ID et UKG Pro Workforce Management

Pour obtenir un tutoriel pas à pas, consultez Tutoriel : Intégration de l’authentification unique Microsoft Entra à Kronos Workforce Dimensions. Si vous avez besoin d’aide ou d’informations supplémentaires sur la configuration de l’authentification unique, contactez le support UKG Pro WFM.

Configurer l’authentification unique fédérée dans UKG Pro Workforce Management

Suivez ces étapes pour configurer l’authentification unique fédérée dans votre environnement UKG Pro WFM.

Importante

Assurez-vous que le nom d’utilisateur et l’adresse e-mail dans l’ID Microsoft Entra correspondent à ce qui se trouve dans le profil de chaque utilisateur dans UKG Pro WFM.

Étape 1 : Modifier les comptes d’utilisateur en comptes fédérés

Chaque utilisateur Shifts que vous souhaitez connecter à UKG Pro WFM a besoin d’un compte fédéré dans UKG Pro WFM.

  1. Connectez-vous à UKG Pro WFM à l’aide d’un compte d’administrateur ou de super utilisateur qui a accès à la configuration de l’application.
  2. Dans le menu de gauche, accédez àInformations sur les personnesde maintenance>.
  3. Ouvrez le profil de l’utilisateur.
  4. Sous la section Employé , développez Informations.
  5. Remplacez le Type d’authentification par Fédéré.
  6. Enregistrez vos modifications et répétez le processus pour tous les utilisateurs shifts que vous souhaitez connecter à UKG Pro WFM.

Étape 2 : Autoriser les URL de redirection de l’authentification unique Shifts

Configurez l’URL de redirection du connecteur. Cela permet à UKG Pro WFM de rediriger l’utilisateur vers l’application Shifts dans Teams dans le cadre du flux d’authentification unique.

  1. Connectez-vous à UKG Pro WFM à l’aide d’un compte d’administrateur ou de super utilisateur qui a accès à la configuration de l’application.
  2. Dans le menu de gauche, accédez àConfiguration de l’application d’administration>.
  3. Ensuite, accédez à Configuration du système et choisissez Paramètres système.
  4. Sélectionnez Valeurs globales.
  5. Dans le champ global.oAuth.authCode.redirection.uris , entrez la valeur «https://aka.ms/shifts/connector/ukgdimensions/auth" ; ».
  6. Dans le champ global.oAuthToken.redirection.domain.whiteList , entrez la valeur « aka.ms ».
  7. Sélectionnez Enregistrer.

Créer au moins une équipe dans Teams

Créez au moins une équipe dans Teams et ajoutez-y les personnes et le compte suivants :

  • Employés de première ligne en tant que membres de l’équipe.

  • Les responsables de première ligne en tant que propriétaires d’équipe et/ou propriétaires de planification. Pour en savoir plus sur les propriétaires d’équipe et les propriétaires de planification dans Shifts, consultez Utiliser des rôles pour définir vos responsables et vos employés de première ligne dans Shifts.

    Remarque

    Lorsque vous ajoutez des personnes à vos équipes, assurez-vous d’effectuer les opérations suivantes :

    • Ajoutez des employés de première ligne à chaque équipe dans laquelle ils sont autorisés à travailler, en fonction de leurs emplacements UKG Pro WFM.
    • Ajoutez des responsables de première ligne à chaque équipe dans laquelle ils ont des employés de première ligne en tant que rapports directs. Sinon, les gestionnaires recevront uniquement les demandes des travailleurs dans UKG Pro WFM et non dans Shifts.

  • Un compte général, ce que nous appelons le compte système Microsoft 365, en tant que propriétaire d’équipe.

    Le compte système Microsoft 365 est un compte général qui doit être ajouté en tant que propriétaire d’équipe à toutes les équipes que vous souhaitez mapper. Créez ce compte dans le Centre d’administration Microsoft 365 et attribuez-lui une licence Microsoft 365. Ensuite, ajoutez le compte en tant que propriétaire d’équipe. Le connecteur Shifts utilise ce compte lors de la synchronisation des modifications Shifts à partir de UKG Pro WFM. Nous vous recommandons de créer un compte spécifiquement à cet effet et de ne pas utiliser votre compte d’utilisateur personnel.

Pour obtenir des conseils sur la création d’équipes de première ligne, consultez Comment trouver la meilleure solution d’équipe de première ligne pour votre organisation. Si vous souhaitez créer plusieurs équipes, consultez Déployer des équipes dynamiques de première ligne à grande échelle et Déployer des équipes statiques de première ligne à grande échelle.

Assurez-vous que les équipes que vous souhaitez mapper n’ont pas de planifications existantes

Remarque

Cette étape s’applique uniquement si vous exécutez l’Assistant pour créer une connexion. Si vous utilisez PowerShell pour créer une connexion, le script PowerShell supprime les planifications existantes des équipes pour vous.

Si une équipe a une planification existante qui a été créée dans Shifts, suivez ces étapes pour supprimer les entités de planification de l’équipe avant de lui mapper un emplacement UKG Pro WFM (également appelé instance WFM). Sinon, vous verrez des shifts en double.

Utilisez PowerShell pour supprimer les entités de planification des équipes.

  1. Installez les modules PowerShell et configurez votre environnement PowerShell (si ce n’est déjà fait).

  2. Exécutez la commande suivante :

    Remove-CsTeamsShiftsScheduleRecord -TeamId <Teams team ID> -DateRangeStartDate <start time> -DateRangeEndDate <end time> -ClearSchedulingGroup:$false -EntityType <the scenario entities that you want to remove, the format is @(scenario1, scenario2, ...)> -DesignatedActorId <Teams team owner ID>

    Pour obtenir la liste des scénarios pour le paramètre EntityType, exécutez Get-CsTeamsShiftsConnectionConnector. Les données de planification seront supprimées pour l’intervalle de date et d’heure que vous spécifiez.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Remove-CsTeamsShiftsScheduleRecord.

Comprendre comment votre structure organisationnelle UKG Pro Workforce Management influence la configuration de Teams et shifts

Comme mentionné précédemment, Shifts prend en charge le regroupement des utilisateurs par emplacement dans UKG Pro WFM. Dans UKG Pro WFM, les nœuds de chaque emplacement représentent la hiérarchie dans votre organigramme. Un chemin d’accès d’emplacement atteint son point de terminaison lorsqu’un type de travail est configuré.

Les utilisateurs dans UKG Pro WFM sont affectés et regroupés par travaux qui existent dans un emplacement. Cela signifie que du point de vue teams et shifts, les employés qui ont le même chemin d’accès d’emplacement jusqu’au nœud avant le type de travail sont considérés comme faisant partie de la même équipe. Les types de travaux dans le chemin d’accès d’emplacement sont synchronisés et représentés en tant que groupes de planification dans Shifts.

Exemple

Voici un exemple pour vous aider à comprendre comment votre structure UKG Pro WFM influence la façon dont vous définissez vos équipes, les considérations de mappage et la façon dont les informations se synchronisent avec Shifts.

Scénario

Contoso compte des centaines de magasins de détail répartis dans tout le Royaume-Uni. Chaque magasin est situé dans une zone au Royaume-Uni. Pour simplifier cet exemple, nous nous concentrons sur trois magasins dans la région centre de Londres, dans lesquels Contoso souhaite commencer à déployer Teams et Shifts pour ses employés de première ligne.

Hypothèses:

  • Chaque magasin est géré par un responsable différent.
  • Certains travailleurs de première ligne sont autorisés à prendre des quarts de travail à partir d’autres magasins dans la région centrale de Londres. En d’autres termes, dans UKG Pro WFM, ces travailleurs de première ligne font partie d’un ensemble de transferts d’emploi.

Remarque

Shifts ne prend pas encore en charge les demandes des workers dans différentes équipes. Cela signifie que les travailleurs ne peuvent pas proposer ou échanger des équipes avec des travailleurs qui se trouvent dans des emplacements différents (c’est-à-dire, sur différentes équipes dans Teams). Les workers peuvent uniquement effectuer ces actions au sein de leur propre équipe.

Structure d’emplacement UKG Pro Workforce Management

Dans ce scénario, la structure d’emplacement UKG Pro WFM ressemble à ceci, dans lequel le nœud Entreprise représente le niveau le plus élevé dans la hiérarchie.

Graphique montrant la structure d’emplacement UKG Pro WFM pour l’exemple de scénario Contoso.

Voici comment les gestionnaires de première ligne (FLM) et les travailleurs de première ligne (FLW) sont configurés dans la structure d’emplacement dans UKG Pro WFM. Le tableau répertorie le travail principal de chaque workers et les personnes à qui ils se rapportent.

Emplacement UKG Pro WFM Utilisateurs Travail principal Signale à
Contoso/Retail/Central London/Soho FLW11, FLW2
FLW3, FLW4
FLW52, FLW6, FLW7
FLW8, FLW9, FLW10		 Conseiller beauté
Associé de vente de maroquinerie
Commercial associé
Personal Shopper		 FLM1
Contoso/Retail/Central London/Covent Garden FLW11, FLW12
FLW13, FLW14		 Associé de vente de maroquinerie
Commercial associé		 FLM2
Contoso/Retail/Central London/Chelsea FLW15
FLW16
FLW17		 Commercial associé
Personal Shopper
Conseiller beauté		 FLM3

1FLW1 peut également travailler comme conseiller beauté dans le centre de Londres/Chelsea.
deuxFLW5 peut également travailler en tant qu’associé commercial à Central London/Covent Garden et Central London/Chelsea.

Qu’est-ce que cela signifie quand je configure des équipes dans Teams ?

Dans ce scénario, l’administrateur informatique organise les équipes dans Teams comme suit.

  1. Créez trois équipes différentes dans Teams pour chaque magasin du centre de Londres : Soho Store, Covent Garden Store, Chelsea Store.

  2. Ajoutez les employés qui appartiennent à l’emplacement UKG Pro WFM correspondant à chaque équipe, y compris les responsables auxquels les employés font rapport. Les employés de première ligne sont ajoutés en tant que membres de l’équipe et les responsables de première ligne sont ajoutés en tant que propriétaires d’équipe et/ou propriétaires de planification.

    Voici la liste des équipes et des personnes ajoutées à chaque équipe.

    Nom de l'équipe Membres de l'équipe Propriétaires d’équipe et/ou propriétaires de planification
    Magasin Soho FLW1, FLW2, FLW3, FLW4, FLW5, FLW6, FLW7, FLW8, FLW9, FLW10 FLM1
    Covent Garden Store FLW5, FLW11, FLW12, FLW13, FLW14 FLM2
    Magasin Chelsea FLW1, FLW5, FLW15, FLW16, FLW17 FLM3

    Gardez à l’esprit que FLW1 et FLW5 sont ajoutés à toutes les équipes pour les emplacements de magasin où elles sont autorisées à travailler. Les autres employés de première ligne ne sont pas autorisés à travailler dans d’autres magasins et sont ajoutés uniquement à l’équipe qui représente leur emplacement de travail principal.

    Remarque

    Dans UKG Pro WFM, si vous avez des départements avec des emplacements commerciaux, créez des équipes pour chaque département (au lieu de pour chaque magasin). Comme mentionné précédemment dans cet article, pour établir le mappage entre les plateformes, nous prenons le chemin d’emplacement jusqu’au nœud et considérons qu’une équipe.

Qu’est-ce que cela signifie quand j’exécute l’Assistant Connecteur Shifts ?

Lorsque l’administrateur informatique configure une instance de connexion dans l’Assistant, il mappe chaque emplacement de magasin à l’équipe appropriée, comme indiqué dans le tableau suivant.

Emplacement du magasin Nom de l'équipe
Contoso/Retail/Central London/Soho Magasin Soho
Contoso/Retail/Central London/Covent Garden Covent Garden Store
Contoso/Retail/Central London/Chelsea Magasin Chelsea

À quoi cela ressemble-t-il dans Shifts ?

Dans Shifts, les groupes de planification de chaque équipe représentent les travaux définis pour l’emplacement du magasin.

Dans chaque magasin, dans Shifts :

  • Les responsables de première ligne voient les employés dans leurs groupes de planification respectifs (c’est-à-dire, les types de travaux).
  • Les employés de première ligne voient leur propre planification et celle de leur équipe.
  • Les employés de première ligne peuvent communiquer avec leurs collègues dans leur propre magasin par le biais d’une conversation.
  • Les employés et les responsables de première ligne peuvent demander des congés, échanger des équipes, proposer des shifts et ouvrir des équipes si les demandes sont configurées dans UKG Pro WFM et configurées pour être synchronisées dans les paramètres d’instance de connexion que vous configurez dans l’Assistant.
  • Les employés de première ligne et les gestionnaires peuvent atteindre d’autres employés de leur magasin qui sont en équipe, si les étiquettes basées sur les équipes sont activées.

Pour les employés qui travaillent dans plusieurs magasins, dans Shifts :

  • Les employés et les responsables de première ligne peuvent uniquement effectuer des demandes au sein d’un magasin particulier. Shifts ne prend actuellement pas en charge la demande des workers entre différents magasins.
  • Les employés de première ligne peuvent afficher leur planning et celui de leur équipe dans n’importe quel magasin où ils travaillent.