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Planifier les rubriques

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Vous contrôlez la façon dont les rubriques sont vécues dans votre organisation. Vos décisions de planification pour les rubriques garantissent que les rubriques de haute qualité sont présentées à vos utilisateurs et qu’ils disposent des autorisations appropriées pour consommer et contribuer aux connaissances.

Dans cet article, nous allons examiner les décisions de planification suivantes :

  • Sites SharePoint que vous souhaitez analyser pour les rubriques
  • Les rubriques, le cas échéant, que vous souhaitez exclure des expériences de rubrique
  • Utilisateurs auxquels vous souhaitez rendre les rubriques visibles
  • Utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder des autorisations pour gérer des rubriques dans le centre de rubriques
  • Utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder des autorisations pour créer ou modifier des rubriques dans le centre de rubriques
  • Nom que vous souhaitez donner à votre centre thématique

La sécurité et la confidentialité de vos données sont respectées, et les expériences de rubrique n’accordent pas aux utilisateurs un accès supplémentaire aux fichiers auxquels ils n’ont pas de droits. Nous vous recommandons également de lire rubriques sécurité et confidentialité dans le cadre de votre processus de planification.

Pour en savoir plus sur la technologie d’IA derrière les rubriques, lisez Alexandrie dans Rubriques : du Big Data au Big Knowledge.

Gardez à l’esprit que Les rubriques doivent accéder aux sites et aux fichiers que vos utilisateurs utilisent chaque jour. Le déploiement de rubriques dans un environnement de test ou de développement peut ne pas produire de résultats utiles.

Remarque

Les rubriques ne prennent pas en charge le chiffrement du service avec la clé client.

Configuration requise

Vous devez être abonné aux rubriques et être administrateur de SharePoint et de groupes pour accéder au Centre d’administration Microsoft 365 et configurer les rubriques.

L’attribution de licences est traitée dans Rubriques de configuration. Si vous envisagez d’attribuer des licences par programmation, vérifiez que les utilisateurs disposent déjà de licences pour Microsoft 365 (par exemple, E3 ou E5).

Importante

Rubriques analyse le contenu dans les langues prises en charge pour le traitement des rubriques.

Découverte de rubriques

Les paramètres de découverte des rubriques spécifient les sites SharePoint utilisés comme sources pour les rubriques. Cela inclut les sites classiques et modernes, ainsi que les sites associés à Microsoft Teams et aux groupes Microsoft 365. Les sites OneDrive ne sont pas inclus. Les rubriques analysent tous les fichiers Office, les fichiers texte et les pages de site SharePoint elles-mêmes dans les sites que vous spécifiez.

Vous pouvez choisir d'inclure tous les sites SharePoint, une liste spécifique de sites ou aucun site. Nous vous recommandons de choisir tous les sites afin que les expériences de rubrique puissent découvrir un grand nombre de rubriques intéressantes pour vos utilisateurs.

Lorsque vous définissez Rubriques, vous pouvez choisir l’une des options suivantes :

  • Tous les sites : tous les sites SharePoint dans votre organisation. Cela inclut les sites actuels et futurs.
  • Tous, sauf les sites sélectionnés : tous les sites à l’exception de ceux que vous spécifiez. Les sites créés à l’avenir seront inclus comme sources pour la découverte de rubriques.
  • Seuls les sites sélectionnés : seuls les sites que vous spécifiez. Les sites créés à l’avenir ne seront pas inclus comme sources pour la découverte de rubriques.
  • Aucun site : n’incluez aucun site SharePoint.

Nous vous recommandons de sélectionner suffisamment de sites pour inclure au moins 20 000 documents pour obtenir les meilleurs résultats à partir des rubriques.

Si vous choisissez Tous, à l’exception des sites sélectionnés ou Uniquement les sites sélectionnés, vous pouvez charger un fichier .csv avec une liste de sites. Ces options sont utiles si vous effectuez un projet pilote et que vous souhaitez inclure un nombre limité de sites à démarrer.

Vous pouvez copier le modèle .csv ci-dessous :

Site name,URL

Nous vous déconseillons de choisir Aucun site , car cela empêche la création ou la mise à jour automatique des rubriques. Toutefois, vous pouvez choisir cette option si vous souhaitez configurer des rubriques, puis ajouter des sites ultérieurement.

Nous vous recommandons de créer un processus permettant aux utilisateurs ou aux responsables des connaissances de demander la suppression de sites individuels de la découverte de rubriques si nécessaire dans votre organisation.

Insights sur les éléments

Les rubriques tirent parti des entrées collectées par l’IA à partir des signaux Microsoft Graph. Les insights sur les éléments sont des insights que Microsoft calcule à l’aide de techniques d’apprentissage automatique et les applique en tant que recommandations de contenu pour vous et vos collègues de votre organisation. Microsoft tire des insights de l’analyse des activités (telles que la modification, le commentaire ou le partage) pour permettre aux expériences centrées sur l’utilisateur de bénéficier de recommandations pour les utilisateurs de Microsoft 365. L’activation des insights sur les éléments dans Microsoft 365 permet à votre organisation d’obtenir les résultats les plus précis dans rubriques.

Multi-Géo

Si votre organisation a déployé Microsoft 365 Multi-Geo, Topics respecte la souveraineté des données en garantissant que les données des rubriques sont toujours stockées à l’emplacement géographique approprié. Le centre de rubriques est approvisionné à l’emplacement central et le contenu de tous les emplacements géographiques y est traité. Les rubriques découvertes résultantes sont stockées dans le même emplacement géographique que le contenu source. Si les données de la source de rubrique se déplacent d’un emplacement géographique à l’autre, les propriétés de rubrique correspondantes, telles que la description, sont également déplacées.

Autorisations utilisateur

Les autorisations utilisateur que vous spécifiez déterminent les personnes de votre organisation qui interagissent avec les rubriques et ce qu’elles peuvent faire.

Remarque

Pour l’instant, Topics ne prend pas en charge la fourniture de licences ou d’autorisations utilisateur pour les utilisateurs invités (externes).

Gestion des rubriques

Les responsables des connaissances supervisent la qualité des informations, la façon dont elles sont structurées et les autres meilleures pratiques au sein de votre organisation. Ils peuvent confirmer et rejeter des rubriques.

Bien que vous puissiez spécifier des gestionnaires de rubriques individuels, nous vous recommandons de créer un groupe de sécurité (ou d’utiliser un groupe existant) qui contient les personnes que vous souhaitez être gestionnaires de connaissances. Vous pouvez spécifier ce groupe de sécurité pendant le processus d’installation.

Créer et modifier des rubriques.

Les contributeurs de rubriques sont les champions et les experts en la matière de votre organisation. Ils peuvent créer et modifier des rubriques.

Nous vous recommandons d’autoriser tous les membres de votre organisation à créer et à modifier des rubriques, car les expériences de rubrique fonctionnent mieux lorsque tous les utilisateurs peuvent partager des informations.

Si vous souhaitez limiter la création et la modification de rubriques à des personnes ou des groupes spécifiques, créez un groupe de sécurité pour celles-ci et spécifiez-le pendant le processus d’installation.

Vous pouvez choisir de ne pas autoriser quiconque à contribuer à des rubriques, mais cela n’est pas recommandé. Les responsables des connaissances pourront toujours modifier et créer des rubriques si vous choisissez cette option.

Visionneuses de rubriques

Les visionneuses de rubriques peuvent voir des informations sur les pages de rubriques, dans les résultats de recherche et lorsque les rubriques sont mises en surbrillance dans le contenu comme les pages SharePoint. Les utilisateurs peuvent uniquement voir les rubriques découvertes lorsqu’ils ont accès aux fichiers et pages dans lesquels la rubrique a été découverte.

Lors de la configuration des visionneuses de rubriques, vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

  • Tous les membres de mon organisation
  • Personnes ou groupes de sécurité sélectionnés uniquement
  • Personne

Nous recommandons à tous les membres de mon organisation, mais si vous effectuez un projet pilote, vous pouvez choisir uniquement des personnes ou des groupes de sécurité sélectionnés. Vous pouvez également choisir Personne si vous souhaitez configurer des rubriques, mais pas encore autoriser les utilisateurs à voir les rubriques. (Les responsables des connaissances auront toujours accès pour leur permettre d’afficher les rubriques et d’aider à prendre la décision de rendre les rubriques largement disponibles.)

Règles de connaissances

En tant qu’administrateur, vous pouvez exclure certaines rubriques des expériences de rubrique. Cela est utile si vous souhaitez empêcher les données sensibles d’apparaître dans des rubriques. Bien que les gestionnaires de connaissances puissent exclure des rubriques dans le centre de rubriques, les rubriques exclues par l’administrateur ne sont même pas visibles par les responsables des connaissances. (Les gestionnaires de connaissances peuvent également supprimer des rubriques dans le centre de rubriques après la découverte.)

Si vous souhaitez exclure des rubriques au niveau de l’administrateur, vous devez les ajouter à un fichier .csv et charger le fichier. Vous pouvez le faire pendant l’installation ou une version ultérieure.

Le fichier .csv doit contenir les paramètres suivants :

  • Nom : tapez le nom de la rubrique à exclure. Il existe deux méthodes pour y parvenir :

  • MatchType-Exact/Partial : indiquez si le nom que vous avez entré était un type de correspondance exacte ou partielle .

    • Correspondance exacte : vous pouvez inclure le nom exact ou l’acronyme (par exemple, Contoso ou ATL).
    • Correspondance partielle : vous pouvez exclure toutes les rubriques qui contiennent un mot spécifique. Par exemple, arc exclut toutes les rubriques contenant le mot arc , telles que cercle d’arc, soudage à l’arc plasma ou arc d’entraînement. Notez qu’il n’exclut pas les rubriques dans lesquelles le texte est inclus dans un mot, comme Architecture.

  • Signifie (facultatif) : (également appelé expansion) Si vous souhaitez exclure un acronyme, tapez les mots correspondant à l’acronyme.

    Exclure des rubriques dans un modèle CSV.

Vous pouvez copier le modèle csv :

Name (required),Expansion,MatchType- Exact/Partial (required)

Administration

Lorsque vous configurez Rubriques, dans le cadre du processus d’installation, un centre de rubriques est automatiquement créé. Réfléchissez à ce que vous voulez nommer le centre de rubriques et à ce que vous souhaitez que l’URL soit. Vous pouvez définir le nom et l’URL dans le cadre du processus d’installation, et vous pouvez modifier le nom (mais pas l’URL) plus loin dans le Centre d’administration Microsoft 365. Vous ne pouvez avoir qu’un seul centre thématique.

Liste de contrôle de configuration

Lorsque vous configurez des expériences de rubrique, vous aurez besoin des éléments suivants lors de l’exécution de l’Assistant Installation :

  • La liste des sites à inclure ou à exclure si vous n’incluez pas tous les sites pour la découverte de rubriques
  • Le groupe de sécurité pour les spectateurs des rubriques s’il ne permet pas à tous les utilisateurs d’afficher les rubriques
  • Le groupe de sécurité pour les contributeurs de rubriques s’il ne permet pas à tous les utilisateurs de créer et de modifier des rubriques
  • Le groupe de sécurité pour les gestionnaires des connaissances pour les rubriques s’il ne permet pas à tous les utilisateurs de gérer les rubriques
  • Liste des rubriques sensibles à exclure de la découverte de rubriques
  • Un nom pour votre site de centre de rubriques