Utilisation de Dynamics NAV en tant que boîte de réception professionnelle dans Outlook

Dynamics NAV vous permet désormais de gérer les interactions commerciales avec vos clients et fournisseurs, directement dans Microsoft Outlook. Avec le complément Outlook de Dynamics NAV, vous pouvez afficher des informations financières associées à des clients et des fournisseurs, ainsi que créer et envoyer des documents financiers, comme des devis et des factures.

Certaines compagnies utilisant Office 365 n'autorisent pas leurs utilisateurs à déployer des compléments. Ainsi vous devez vous assurer que vous disposez d'un abonnement Office 365 comprenant la messagerie et qui vous permet de déployer des compléments. Vous pouvez souscrire un essai gratuit d'1 mois d'Office 365 ici.

Obtenir le complément

Dans Dynamics NAV, un des guides de configuration assistée concerne la Configuration de compléments Office. Ce guide vous aide à configurer une connexion entre votre compte Office 365 et Dynamics NAV. Le complément Dynamics NAV est alors automatiquement ajouté à votre Outlook.

Le nouveau complément est ajouté au ruban Outlook, et dans Outlook Web Access, il apparaît dans le ruban des compléments, situé juste au-dessus du corps du message.

Utilisation du complément

Lorsque vous recevez un message d'un client, directement dans Outlook, vous pouvez ouvrir le complément Dynamics NAV, qui identifie le client et ouvre la fiche client de sa compagnie. À partir de ce tableau de bord, vous pouvez afficher des informations générales relatives au client, ainsi que rechercher davantage de détails sur des documents spécifiques. Vous pouvez également effectuer des recherches approfondies dans l'historique des ventes du client. Dans le complément, vous pouvez créer un devis et l'envoyer à ce client sans quitter Outlook. Toutes les informations dont vous avez besoin pour envoyer le devis sont disponibles dans votre boîte de réception professionnelle dans Outlook.
Une fois les données saisies, vous pouvez reporter le devis. Vous pouvez ensuite l'envoyer par courriel. Dynamics NAV génère un fichier .PDF avec le devis et le joint au message électronique que vous rédigez dans le complément.

Une expérience similaire s'applique aux messages de vos fournisseurs et documents d'achat.

Il arrive parfois que vous souhaitiez visualiser davantage de champs que ceux qui s'affichent dans le complément, par exemple si vous souhaitez renseigner des lignes dans une facture. Afin de vous bénéficier d'un espace de travail plus important, vous pouvez ouvrir le complément dans une fenêtre distincte. Il s'agit toujours d'Outlook, mais vous disposez de davantage d'espace. Au fur et à mesure que vous saisissez des données pour le document dans l'affichage contextuel, les modifications sont automatiquement enregistrées. Lorsque vous avez terminé de saisir les données pour le document, vous pouvez fermer la page. Sélectionner le cadre du complément dans Outlook actualise automatiquement le document avec les modifications que vous avez effectuées dans l'affichage contextuel.

Recherche rapide de document

Le complément Liens de document de Dynamics NAV vous permet d'accéder rapidement aux documents mentionnés dans les e-mails. Le complément est disponible pour un courriel si un numéro de document est identifié dans le corps du message. Ouvrir le complément vous permet d'accéder rapidement à ce document.

Par exemple, si vous recevez un e-mail qui mentionne le texte S-QUO100, Dynamics NAV l'identifie comme un devis et vous pouvez donc ouvrir ce document dans Outlook. Dans Outlook, cliquez sur le bouton Liens de document situé juste au-dessus du corps du message. Dans Outlook Web App, sélectionnez le texte S-QUO1001 dans le corps du message.

Dans le complément Liens de document, vous pouvez modifier le document et effectuer des opérations sur celui-ci, comme dans Dynamics NAV.

Voir aussi

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Finance
Gestion des ventes
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