Phase deux : Intégrer
Au cours de cette phase du framework d’adoption, vous allez travailler avec vos principales parties prenantes pour élaborer et lancer votre plan d’adoption. Vous allez préparer votre environnement et tester votre approche de l'adoption avec les adeptes précoces, et utiliserez les commentaires pour effectuer des ajustements avant de vous attaquer à l'entreprise.
Les étapes clés de la phase Intégrer sont les suivantes :
- Construire votre plan d'adoption
- Effectuer le lancement pour les adeptes précoces
- Ajuster votre plan
Cliquez sur ce lien pour télécharger une version PDF du Guide d’adoption de Dynamics 365.
Construire votre plan d'adoption
Commencez par accroître la sensibilisation grâce à l'engagement de l'utilisateur final. Les responsables de la réussite s'assurent que les objectifs commerciaux sont atteints en aidant les gens à utiliser et à tirer profit de la nouvelle solution Dynamics 365. Essayez ces méthodes pour accroître la sensibilisation :
Communications
- Identifiez et déployez une variété de tactiques.
- Concentrez-vous sur « Qu'est-ce que cela m'apporte? »
- Adaptez le plan à la compagnie et à la culture.
- Envoyez des communications.
Événements relatifs à l'engagement
- Engagez des sponsors exécutifs pour le lancement.
- Impliquez du personnel du service informatique et des champions dans des événements.
- Distribuez des bannières et des dépliants.
- Placez des bornes de démonstration dans la cafétéria/la salle de pause.
- Organisez des événements en ligne pour les bureaux distants.
Communiquez de la valeur à l’entreprise grâce à des scénarios
Intégrer des témoignages de réussite
Les témoignages de réussite sont souvent tout aussi utiles que les mesures quantitatives pour démontrer le succès de Dynamics 365. Tout au long du déploiement, les membres de l’équipe du projet et les champions doivent identifier des exemples qui démontrent une collaboration et un travail d’équipe interfonctionnels et les partager en utilisant des outils tels que Yammer ou Teams. Tirez parti de ces exemples dans vos communications pour générer de l'enthousiasme et démontrer l'impact de Dynamics 365.
Qu'est-ce qu'un bon témoignage de réussite ?
- Temps. Le témoignage doit commencer par un marqueur de temps afin que le public sache quand il s'est produit.
- Personnages. L'histoire doit comporter des noms, afin que le public sache qui était impliqué.
- Événements. L’histoire doit raconter les événements qui ont eu lieu.
- Effets visuels. Le public doit pouvoir imaginer ce qui s'est passé.
Créer des événements de lancement
Voici quelques ressources, idées et tactiques pour vous aider à créer un lancement de solution Dynamics 365 efficace :
- Équipe de planification et champions portant des T-shirts avec le nom de la solution Dynamics 365.
- Bannières, affiches et dépliants de la solution Dynamics 365 affichés dans tous les bureaux.
- Bornes de démonstration dans la cafétéria/la salle de pause pour présenter les différents outils et fonctionnalités de la solution Dynamics 365 et pour offrir une expérience pratique.
Comment choisir vos événements de lancement :
- Tenez compte des objectifs d'utilisation de Dynamics 365. Comment votre événement de lancement peut-il soutenir vos objectifs commerciaux?
- Tenez compte de la culture de votre compagnie. Quels types d'activités feront écho à votre leadership et à vos employés ?
- Tenez compte de votre temps et de vos ressources. Pouvez-vous mélanger et assortir les activités pour programmer quelque chose qui convient à vos besoins et qui correspond à votre emploi du temps?
- Tenez compte des événements de compagnie existants. Y a-t-il un événement de compagnie à venir en lien avec le déploiement de Dynamics 365 qui pourrait intégrer votre lancement?
Développez votre stratégie de communication
Élaborez une stratégie de communication qui générera de la sensibilisation et de l’enthousiasme avant le lancement et diffusera le succès de l’utilisation après le lancement. Tenez compte des meilleures pratiques suivantes lors de l'élaboration de votre approche :
- Assurez-vous de tenir compte du personnel lors de la rédaction du message pour l'aider à identifier ceci : « Qu'est-ce que cela m'apporte? »
- Choisissez un mélange d'activités, notamment des courriels, des affiches et des événements physiques, et placez-les le long du calendrier du projet.
- Programmez des événements où les personnes peuvent découvrir les produits et poser des questions.
- Adaptez les activités pour sensibiliser la compagnie et la culture.
- Le fait qu'un leader diffuse une communication annonçant Dynamics 365, organise un événement de lancement ou partage les avantages lors d'une réunion avec tout le personnel contribuera grandement à valider son importance et à faire participer tout le monde à l'utilisation de la nouvelle technologie.
Complétez l'Évaluation des communications et utilisez le modèle de planification du manuel de planification de l'adoption.
Construire votre stratégie de formation
Concentrez-vous sur le pourquoi. Assurez-vous que les employés sachent pourquoi le changement se produit, ce qu'ils en retirent et pourquoi on leur demande de changer.
Utilisez des scénarios de travail réels. Utilisez des tâches ou des processus métier familiers à votre public pour les inciter à apprendre à utiliser la technologie.
Utilisez plusieurs formats. La formation des utilisateurs finaux devrait prendre plusieurs formes pour s’adapter à différents styles d’apprentissage, barrières géographiques et contraintes de ressources.
Renforcez. Utilisez la formation avec des options de renforcement telles que la formation à la demande, des déjeuners de travail et de nouvelles options de formation pour les employés.
Enseigner les meilleures pratiques
Lorsque vous préparez votre programme de formation, prenez en considération :
- Les outils de productivité actuels que vous utilisez. Si vous utilisez actuellement un système de productivité, vous devrez peut-être consacrer un effort accru à la phase de la formation, car cela nécessitera un changement de comportement.
- La culture technologique du personnel. Vous devez comprendre à quel point votre personnel est averti en matière de technologie lors de la planification de votre programme de formation. Cela aidera à déterminer avec quelle facilité ils trouveront de nouvelles façons de travailler.
- Les programmes de changement actuels. Il est important de comprendre quels autres programmes fonctionnent actuellement dans l'entreprise, afin de ne pas submerger votre personnel ou de l'induire en erreur.
- Préférences de formation de votre personnel. Il est important de comprendre la meilleure façon de dispenser une formation à votre organisation, que ce soit en personne, par le biais de tutoriels en ligne assistés ou non, ou d'autres méthodes.
Alignez votre stratégie de formation sur le plan de lancement
Concevez votre stratégie de formation à l'échelle de votre lancement. Commencez par les groupes qui défendront Dynamics 365, puis préparez le service informatique, avant de vous lancer dans l’organisation plus large.
Utilisez le classeur de planification de l’adoption pour évaluer les besoins en formation de votre organisation et décider de votre approche en conséquence.
Accéder aux ressources d'apprentissage et de formation
Accédez à des ressources de formation en ligne gratuites pour lancer votre solution Dynamics 365. Microsoft Learn fournit un apprentissage guidé étape par étape par poste et par produit, y compris des vidéos, des didacticiels et des ressources d'apprentissage pratiques. Faites le point avec la communauté d'experts et de pairs Microsoft Dynamics. Obtenez des réponses en publiant des questions dans les forums, en lisant des blogs et des articles pratiques et en regardant des vidéos.
Formation Microsoft Learn : Destination principale pour l’apprentissage de Dynamics 365 avec des vidéos, des didacticiels et un apprentissage pratique gratuits.
Webinaires Dynamics 365 : Formation basée sur les produits pour aider les utilisateurs concernés à utiliser efficacement les services et les applications.
Didacticiels Dynamics 365 : Soyez rapidement opérationnel avec les informations de base dont vous avez besoin pour être productif.
Chaîne YouTube de Dynamics 365 : Découvrez comment Dynamics 365 peut vous aider à développer votre entreprise.
Bâtissez une communauté de champions durable
Les responsables de la réussite s’assurent que les objectifs commerciaux sont atteints en aidant les gens à utiliser et à tirer profit de la nouvelle solution Dynamics 365.
Les champions :
- Doivent être officiellement formés pour augmenter l'étendue de leurs connaissances.
- Doivent être encouragés et habilités à guider, enseigner et former leurs pairs.
- Ont besoin d'un renforcement positif constant qui confirme l'impact de leurs efforts.
- Ont besoin d'un plan clair à exécuter.
Intégrer la communauté des champions dans le plan de lancement
Élaborer et lancer la stratégie de programme Utilisateur précoce
Un programme Utilisateur précoce donne très tôt à votre organisation des informations qui aident à diffuser Dynamics 365 auprès de tous les utilisateurs. Considérez-le comme un essai au sein d'un groupe représentatif, qui vous aidera ensuite à vous préparer pour un lancement à grande échelle. Le fait de travailler avec les adeptes précoces vous permet de tester vos idées et de recueillir des commentaires qui aideront ensuite votre équipe de projet à dynamiser le lancement à l'échelle de l'organisation.
Pourquoi ce programme est important :
- Identifiez les pièges. Recueillez les premiers commentaires et identifiez les obstacles potentiels pour vous aider à façonner votre plan de lancement final.
- Recueillez des commentaires. Obtenez des commentaires des utilisateurs sur les objectifs et les scénarios identifiés pour votre implémentation de Dynamics 365.
- Résolvez les problèmes. Résolvez les problèmes potentiels avec un petit groupe d'utilisateurs avant un lancement à l'échelle de l'organisation.
- Recrutez des champions. Développez un vivier de personnes passionnées à recruter. Ces personnes aideront leurs collègues à adopter Dynamics 365 une fois le déploiement complet effectué.
Utiliser les commentaires des adeptes précoces pour ajuster votre approche de l'adoption
Utilisez les commentaires des adeptes précoces pour revoir vos plans de communication, de formation et de rétroaction. Ajustez votre approche globale en fonction des commentaires reçus. Intégrez les adeptes précoces dans le groupe des champions de Dynamics 365 afin qu’ils puissent continuer à soutenir leurs pairs tout au long de la transition.
Étape suivante
Phase trois : Générer de la valeur