Comprendre la répartition des enregistrements dans les règles d’attribution
Dans Dynamics 365 Sales, les règles d’attribution distribuent ou attribuent automatiquement des prospects, des opportunités et des informations nouvelles et mises à jour à votre équipe des ventes. Le processus automatisé permet de gagner du temps et des efforts et d’optimiser la charge de travail de votre équipe des ventes.
Les règles d’attribution peuvent distribuer ces enregistrements de deux manières : à tour de rôle ou par équilibrage de charge.
- Dans la répartition en tourniquet, la principale considération est la date à laquelle un enregistrement a été attribué pour la dernière fois aux vendeurs.
- Dans répartition de l’équilibrage de charge, la principale considération est leur capacité, ou le nombre d’enregistrements actifs sur lesquels ils travaillent.
Selon sa définition, une règle qui donne la priorité à l’équilibrage de charge peut toujours utiliser des critères de répétition alternée pour attribuer des enregistrements aux vendeurs.
Il est important de comprendre à la fois les différences entre eux et comment d’autres critères, comme la charge de travail et les horaires de vos vendeurs, affectent la manière dont les enregistrements sont attribués.
Les segments et les règles d’affectation font partie de la fonctionnalité d’affectation de travail. Affectation de travail est disponible dans la version 9.1.23074.10021 de Accélérateur des ventes et est déployée par phases sur différentes régions. En savoir plus sur la méthode d’attribution.
Répartition en tourniquet (round robin)
L’affectation en tourniquet répartit équitablement un enregistrement nouveau ou mis à jour entre les vendeurs qui répondent aux critères de la règle. Elle donne l’enregistrement au vendeur qui a attendu le plus longtemps un nouveau prospect, une nouvelle opportunité ou de nouvelles informations, y compris les enregistrements attribués manuellement ou par un complément.
Prenons un exemple pour comprendre les critères de répartition en tourniquet.
Un prospect arrive dans le système à 13h33. En fonction des critères de sélection définis dans la règle d’affectation, trois vendeurs peuvent potentiellement travailler sur le prospect :
| Vendeur | Date de dernière affectation d’un prospect |
|---|---|
| Miriam | 10:02 |
| Sanjay | 10:31 |
| Susana | 11:17 |
La dernière mission de Miriam est antérieure à celle de Sanjay et Susana. C’est elle qui attend depuis le plus longtemps, le prospect lui est donc attribué et l’heure de sa dernière affectation est mise à jour.
Un autre prospect arrive dans le système à 13h50. Cette fois, seuls Miriam et Sanjay ont les attributs requis pour y travailler :
| Vendeur | Date de dernière affectation d’un prospect |
|---|---|
| Miriam | 1:33 |
| Sanjay | 10:31 |
Mais cette fois, Sanjay attend plus longtemps que Miriam. Sanjay prend le prospect.
Répartition de l’équilibrage de la charge
L’affectation d’équilibrage de charge trouve les vendeurs qui répondent aux critères de la règle et donne l’enregistrement à celui qui peut assumer plus de travail. Cette méthode garantit que tous les vendeurs ont une part équitable du travail et réduit les charges de travail inégales.
Prenons un exemple pour comprendre la répartition basée sur l’équilibrage de charge.
Un prospect arrive dans le système. En fonction des critères de sélection définis dans la règle d’affectation, trois vendeurs peuvent potentiellement travailler sur le prospect :
| Vendeur | Capacité disponible |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 15 |
Susana peut gérer plus de travail en ce moment que Miriam ou Sanjay. Susana prend le prospect et sa capacité disponible est désormais de 14.
En continuant avec cet exemple, supposons que Miriam, Sanjay et Susana puissent tous potentiellement travailler sur les prochains prospects entrants.
Deux nouveaux prospects arrivent dans le système. Susana dispose toujours de la plus grande capacité disponible, les prospects lui sont donc attribués. Ensuite, leur capacité disponible ressemble à ceci :
| Vendeur | Capacité disponible |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 12 |
Un prospect supplémentaire entre dans le système. Sanjay et Susana sont également disponibles. Susana a obtenu une avance plus récemment, donc la nouvelle est attribuée à Sanjay sur la base de critères de répartition en tourniquet. Désormais leur capacité disponible ressemble à ceci :
| Vendeur | Capacité disponible |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 11 |
| Susana | 12 |
Miriam clôture trois prospects, augmentant sa capacité disponible à 13. Un nouveau prospect arrive dans le système. Miriam a désormais la plus grande capacité, elle lui est donc attribuée.
Autre critère de distribution
Les règles d’attribution donnent la priorité à l’équité de différentes manières selon que vous sélectionnez la répartition en tourniquet ou par équilibrage de charge. L’impartialité n’est toutefois pas l’unique élément à prendre en considération lors de l’attribution des enregistrements. Ils peuvent également déterminer si les vendeurs sont disponibles pour assumer davantage de travail, c’est-à-dire leur charge de travail et leur horaire de travail.
Prendre en compte la charge de travail du vendeur
Dans vos définitions de règles d’attribution, vous pouvez sélectionner le type d’enregistrement Attribuer basé sur la capacité du vendeur. Cette option distribue les enregistrements uniquement aux vendeurs qui ont la capacité de travailler dessus. Si personne ne le fait, les enregistrements ne sont pas attribués.
Revenons à notre équipe des ventes, un peu plus tard dans la même journée.
Un nouveau prospect arrive dans le système. En fonction des critères de sélection définis dans la règle d’affectation, quatre vendeurs peuvent potentiellement travailler sur le prospect :
| Vendeur | Dernière affectation | Capacité disponible |
|---|---|---|
| Sanjay | 2:37 | 0 |
| Susana | 2:57 | 4 |
| David | 3:02 | 1 |
| Miriam | 2:35 | –2 |
Avec la seule répartition en tourniquet, Miriam obtiendrait le prospect parce qu’elle attend une affectation plus longtemps que les autres. Cependant, vous avez dit à la règle Attribuer des prospects en fonction de la capacité du vendeur, et la capacité disponible de Miriam est actuellement de -2. Sanjay attend ensuite le plus longtemps, mais sa capacité disponible est de 0. Le prospect revient à Susana.
Si aucun vendeur répondant aux critères ne disposait d’une capacité disponible supérieure à zéro, le prospect ne serait pas attribué.
Tenir compte du calendrier professionnel du vendeur
Dans vos définitions de règles d’attribution, vous pouvez sélectionner Attribuer si un vendeur est disponible dans N heures, où N est un nombre entier compris entre 1 et 120. Cette option distribue les enregistrements uniquement aux vendeurs dont l’horaire de travail indique qu’ils sont disponibles dans les délais que vous sélectionnez. Si personne ne le fait, les enregistrements ne sont pas attribués. Découvrez comment définir la disponibilité des vendeurs.
La règle considère les vendeurs correspondants d’abord par priorité d’affectation (équilibrage de charge ou en tourniquet), puis par personne disponible, à partir de maintenant jusqu’à la durée maximale autorisée.
Comme le montre le diagramme suivant, les vendeurs mis en correspondance sont divisés en six tranches de 24 heures chacune en fonction de leurs horaires de travail. Si aucun vendeur n’appartient au premier groupe, la répartition en tourniquet remplace l’équilibrage de charge, même si la distribution de l’équilibrage de charge est prioritaire. La règle continue d’évaluer les compartiments de haut en bas. Au premier compartiment non vide, le prospect est réparti entre les vendeurs du compartiment en fonction de critères de répartition en tourniquet.
Examinons un exemple pour comprendre comment les horaires de travail des vendeurs affectent l’affectation des enregistrements.
Dans vos règles d’affectation, vous donnez la priorité à la répartition en tourniquet et fixez une limite de 48 heures.
Un nouveau prospect arrive dans le système un vendredi soir à partir d’un formulaire de demande sur votre site Web. Plusieurs vendeurs répondent aux critères d’une règle d’attribution, mais aucun d’entre eux ne travaille actuellement. Ensuite, la règle prend en compte les vendeurs correspondants disponibles dans les prochaines 24 heures. Ce jour est le samedi. Normalement, Sanjay travaille, mais son calendrier indique qu’il est en vacances. Aucun autre vendeur n’est disponible, la règle s’applique donc aux prochaines 24 heures. Personne ne travaille non plus le dimanche. La règle a atteint la limite de 48 heures, le prospect n’est donc pas attribué. Si le délai avait été de 60 heures, le prospect aurait été attribué au premier vendeur disponible le lundi matin.
Examples
Examinons quelques exemples supplémentaires en détail pour comprendre comment la disponibilité et la charge de travail du vendeur affectent la répartition en tourniquet et l’équilibrage de charge. Nous allons utiliser la notation suivante pour la disponibilité d’un vendeur au moment de l’acheminement :
- 0D - Actuellement disponible
- 1D - Disponible au plus tôt dans les 24 heures
- 2D - Disponible au plus tôt dans les 24 – 48 heures
- 3D - Disponible au plus tôt dans les 48 – 72 heures
- 4D - Disponible au plus tôt dans les 72 – 96 heures
- 5D - Disponible au plus tôt dans les 96 – 120 heures
Exemple 1 : en tourniquet, tenir compte uniquement de la disponibilité du vendeur
La règle correspondait aux vendeurs suivants :
| Vendeur | Disponibilité | Date de dernière affectation d’un prospect |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 2:37 |
| Maya | 1D | 2:15 |
| Vivek | 0D | 3:02 |
| Maria | 2J | 3:10 |
| Sal | 0D | 2:29 |
Deux vendeurs, Vivek et Sal, sont disponibles en premier. Vivek a obtenu une avance plus récemment que Sal, donc la règle répartit le prospect à Sal.
Les prochains prospects entrants sont attribués à Vivek, puis à Sal, et ainsi de suite, jusqu’à ce que la disponibilité des vendeurs correspondants change. La capacité des vendeurs n’est pas une considération.
Exemple 2 : équilibrage de charge, tenir compte uniquement de la disponibilité du vendeur
À nouveau, la règle correspondait aux vendeurs suivants :
| Vendeur | Disponibilité | Capacité disponible |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | 5 |
| Maria | 2J | 10 |
| Sal | 0D | 2 |
À nouveau, Vivek et Sal sont disponibles en premier. Cette fois, Vivek a la capacité la plus élevée, donc la règle lui répartit le prospect.
Les prochains prospects à arriver sont attribués à Vivek jusqu’à ce que sa capacité tombe en dessous de celle de Sal. Les prospects suivants vont à Sal jusqu’à ce que sa capacité tombe en dessous de celle de Vivek, et ainsi de suite, jusqu’à ce que la disponibilité des vendeurs correspondants change. Dans ce scénario, la capacité des vendeurs n’est pas une considération. La capacité de Vivek et Sal peut tomber en dessous de zéro à condition qu’ils soient disponibles avant les autres.
Exemple 3 : équilibrage de charge, tenir compte uniquement de la disponibilité du vendeur et de sa capacité
À nouveau, la règle correspondait aux vendeurs suivants :
| Vendeur | Disponibilité | Capacité disponible |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | –1 |
| Maria | 2J | 10 |
| Sal | 0D | 0 |
Étant donné que Attribuer des prospects en fonction de la capacité du vendeur a été sélectionné dans la définition de la règle d’attribution, la règle ignore Vivek et Sal même s’ils sont disponibles en premier. Reste Burt, Maya et Maria :
| Vendeur | Disponibilité | Capacité disponible |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Maria | 2J | 10 |
Burt et Maya sont disponibles avant Maria, donc Maria est exclue :
| Vendeur | Disponibilité | Capacité disponible |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
La règle est configurée pour donner la priorité à l’équilibrage de charge. Cependant, la répartition par équilibrage de charge ne fonctionne qu’avec les vendeurs disponibles au moment du routage. Étant donné que Burt et Maya ne sont pas disponibles pour le moment, la règle utilise à la place des critères de sélection en tourniquet.
La capacité n’étant plus un facteur à prendre en compte, la règle considère qui attend un prospect depuis le plus longtemps :
| Vendeur | Date de dernière affectation d’un prospect |
|---|---|
| Burt | 2:37 |
| Maya | 2:15 |
La règle attribue le rôle principal à Maya. Les prochains prospects entrants sont attribués à Burt, puis à Maya, et ainsi de suite, jusqu’à ce que la disponibilité des vendeurs correspondants change.