Examiner et accepter les modifications apportées aux commandes fournisseur confirmées
Lors de la planification des achats, toute modification apportée aux commandes fournisseur confirmées peut avoir un impact significatif sur les processus en aval tels que la production planifiée, les travaux de service ou les commandes client. Le nouvel espace de travail Confirmation des commandes fournisseur avec modifications permet d’identifier et de reconfirmer rapidement et facilement les modifications qui n’ont qu’un faible risque d’impact en aval. Par conséquent, les responsables des achats peuvent se concentrer sur les changements à fort impact pour évaluer les impacts sur les commandes en aval et communiquer directement avec les fournisseurs.
Conditions préalables
L’espace de travail Confirmation des commandes fournisseur avec modifications est activé par défaut. Cependant, ses fonctionnalités basées sur l’IA et Copilot doivent être activées séparément. Si vous souhaitez également profiter des fonctionnalités de Copilot, voir Activer la prise en charge de Copilot pour gérer les modifications apportées aux commandes fournisseur confirmées pour connaître la configuration système requise et des informations sur la façon de les configurer.
Espace de travail Confirmation des commandes fournisseurs avec modifications
Pour ouvrir l’espace de travail, accédez à Approvisionnement > Espaces de travail > Confirmation des commandes fournisseur avec modifications.
L’espace de travail répertorie toutes les commandes fournisseur confirmées qui ont été modifiées depuis la confirmation. Cela facilite le processus de révision en identifiant les impacts potentiels sur la demande comme le travail de production, les ordres de travail de service et les commandes clients.
Les relations entre l’approvisionnement des commandes fournisseurs et la demande peuvent provenir de différentes sources, telles que l’origine des besoins à partir de la planification principale, des marquages du stock et des commandes fournisseur créées pour répondre à la demande dans les projets.
En haut de l’espace de travail, les trois vignettes résument les groupes de modifications apportées aux commandes fournisseur confirmées et à l’impact associé à la demande en aval :
- Modifications à faible impact : cette vignette met en évidence les modifications des commandes fournisseur sans impact connu sur la demande en aval. Aucun impact connu n’est supposé si les modifications apportées à la quantité ou aux dates de livraison n’affectent pas ces exigences de la demande. Des exemples de ces changements incluent une quantité accrue ou une date antérieure. Un résumé des modifications est généré pour vous aider à réviser et à valider les commandes fournisseur.
- Modifications à fort impact : cette vignette met en évidence les commandes fournisseur qui ont des impacts en aval connus sur la demande. Ces modifications à haut risque sont résumées avec les impacts détectés sur la demande, pour vous aider à approfondir vos recherches et à décider des mesures à prendre.
- Commandes en aval impactées : cette vignette résume les impacts sur différents types de commandes de demande en aval, par total par type de commande. Ces informations vous aident à examiner les impacts potentiels sur la demande et à identifier chaque changement à l’origine.
Chaque vignette fournit un lien Afficher. Lorsque vous sélectionnez ce lien, la vue ci-dessous affiche les modifications apportées à l’approvisionnement des commandes fournisseurs et la demande affectée en fonction de la classification et du filtre des vignettes.
Examiner les modifications apportées aux commandes fournisseur confirmées
Les acheteurs utilisent l’espace de travail pour examiner et accepter les modifications apportées aux commandes fournisseur confirmées. Ils suivent généralement ces étapes.
- Étudiez toutes les modifications apportées aux commandes fournisseur confirmées et leur l’impact en aval.
- Concentrez-vous sur les modifications qui présentent un faible risque d’impact en aval.
- Passez en revue les modifications qui présentent un risque élevé d’impact en aval.
- Examinez l’impact restant sur les ordres de demande en aval.
Les sous-sections suivantes décrivent ces étapes plus en détail.
Étape 1 : Étudier toutes les modifications apportées aux commandes fournisseur confirmées et leur l’impact en aval
L’acheteur ouvre d’abord l’espace de travail Confirmation des commandes fournisseur avec modifications et étudie toutes les modifications qui ont été soumises via le processus de gestion des modifications des commandes fournisseur. Les fournisseurs peuvent soumettre ces modifications via plusieurs canaux.
Lorsqu’une commande fournisseur précédemment confirmée est modifiée, elle repasse au statut Approuvé. L’espace de travail indique toutes les commandes fournisseur confirmées qui ont été modifiées après confirmation.
L’espace de travail affiche deux listes : une pour les commandes fournisseur et une pour les lignes de commande fournisseur.
La liste des commandes fournisseur indique le numéro de commande fournisseur, le fournisseur et la date de réception demandée dans l’en-tête de commande fournisseur. Pour afficher les enregistrements associés, sélectionnez le lien de commande fournisseur ou de fournisseur dans la liste.
La liste des lignes de commande fournisseur affiche des informations sur chaque ligne comportant des modifications proposées. Ces informations incluent le numéro d’article, le nom du produit, la quantité d’origine, la nouvelle quantité, la date de réception confirmée d’origine et la nouvelle date de réception confirmée. L’espace de travail fournit également une vue hiérarchique de tout impact en aval. Le champ Référence indique le type d’impact en aval, tel qu’un kanban planifié pour un ordre de fabrication, une commande client ou un ordre de travail de maintenance.
Étape 2 : Se concentrer sur les modifications qui présentent un faible risque d’impact en aval
Pour agir de manière efficace et efficiente, vous commencez généralement par vous concentrer sur les modifications à faible impact. Ces modifications n’ont aucun impact connu en aval selon le plan actuel.
La vignette Modifications à faible impact en haut de l’espace de travail fournit un résumé en langage naturel généré par l’IA des modifications qui ont un faible risque d’impact. Sélectionnez le lien Afficher pour ouvrir la vue filtrée correspondante.
L’acheteur examine les modifications et peut ensuite les accepter en sélectionnant une ou plusieurs commandes fournisseur, puis en sélectionnant Confirmer les commandes fournisseur dans la barre d’outils située au-dessus de la liste. La procédure de confirmation des modifications est la même que la procédure de confirmation d’une commande fournisseur pour la première fois et prend en charge le traitement par lots. Toute extension enregistrée pour la confirmation de la commande fournisseur sera également exécutée.
Une fois les commandes fournisseur sélectionnées reconfirmées, elles repassent au statut Confirmé.
Étape 3 : Passer en revue les modifications qui présentent un risque élevé d’impact en aval
L’acheteur consacrera plus de temps aux modifications qui présentent un risque élevé d’impact en aval. Ces modifications se voient attribuer des commandes en aval et leur impact en aval a été identifié.
La vignette Modifications à impact élevé en haut de l’espace de travail fournit un résumé en langage naturel généré par l’IA des modifications qui ont un risque élevé d’impact. Sélectionnez le lien Afficher pour ouvrir une vue filtrée dans laquelle vous pouvez vous concentrer sur ces impacts et prendre des mesures.
Remarque
Seuls les impacts directs en aval sont pris en compte. Les impacts indirects en aval, tels que le travail sur les produits qui dépend d’autres travaux de production, ne sont pas encore pris en compte.
Depuis cette vue, vous pouvez contacter un fournisseur par e-mail ou Microsoft Teams. À l’aide des coordonnées de la personne de contact du fournisseur, le système génère un texte de message proposé et l’ajoute à un nouveau message électronique ou la conversation instantanée Microsoft Teams. Vous pouvez ensuite consulter, mettre à jour et envoyer le message.
Après avoir communiqué avec le fournisseur, vous pouvez mettre à jour la commande, puis la renvoyer au fournisseur pour confirmation. Vous pouvez également annuler la commande et planifier un approvisionnement alternatif.
Étape 4 : Examiner l’impact restant sur les ordres de demande en aval
Une fois que la plupart des modifications de commande ont été traitées, l’acheteur peut examiner l’impact global en aval des modifications restantes des commandes en cours.
La vignette Commandes en aval impactées fournit un résumé de l’impact en aval. Sélectionnez le lien Afficher pour ouvrir une vue filtrée dans laquelle vous pouvez vous concentrer sur ces impacts et prendre des mesures.
Dans cette vue, vous pouvez analyser les modifications du point de vue de l’impact en aval et identifier les modifications de la commande fournisseur qui sont à l’origine de l’impact. Vous pouvez ensuite agir sur ces commandes client.
Un bon moyen de se concentrer sur l’impact en aval le plus urgent consiste à trier et filtrer la liste par date d’impact (la date demandée dans la commande en aval). Vous pouvez ensuite agir en communiquant avec les parties prenantes en aval. Ces parties prenantes pourraient, à leur tour, contacter les clients concernés et replanifier les commandes en aval.