Importer et créer des fournisseurs occasionnels et des factures (Secteur public)
Mise à jour : June 19, 2015
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3
Dans certains cas, vous devez créer plusieurs factures pour de nouveaux fournisseurs avec qui vous n'avez pas de relation régulière. Si ni une approbation ni une commande fournisseur ne sont nécessaires, vous pouvez rapidement créer des factures en même temps que vous créez des enregistrements pour les fournisseurs. Par exemple, vous souhaitez peut-être prendre en charge les paiements fournisseur à des fins juridiques, d'enregistrement de paiement et de remboursement de clients ou pour d'autres paiements pour lesquels des enregistrements fournisseur principaux n'existent pas.
Notes
Cette fonction n'est disponible que si est installé et la clé de configuration Secteur public est sélectionnée.
Pour créer plusieurs fournisseurs et factures occasionnels, commencez par créer un fichier contenant les informations du fournisseur et de facturation, puis importez-les dans une table intermédiaire dans . Puis, vous exécutez le fichier importé et vous générez des factures. Le fichier d'importation doit être au format CSV (valeurs séparées par des virgules).
Généralement, vous créez le fichier de données sous la forme d'une feuille de calcul et l'enregistrez au format CSV. Chaque nom de champ dans le tableau suivant est équivalent à un en-tête de colonne dans une feuille de calcul, et chaque ligne de la feuille de calcul contient les données pour chaque colonne applicable.
Étant donné que les virgules sont utilisées pour séparer les champs dans un fichier csv, n'utilisez pas les virgules dans le texte d'une entrée. Par exemple, si vous souhaitez spécifier le nom de la société « Smith, Smith, and Jones », entrez-la le en tant que « Smith Smith and Jones ».
Pour tous les champs de cet écran où vous n'entrez pas de nouvelles valeurs, les comptes fournisseur nouvellement créés utiliseront les valeurs du profil fournisseur occasionnel référencé dans l'écran Paramètres de la comptabilité fournisseur. Par exemple, si le profil du fournisseur occasionnel dans l'écran des paramètres à un mode de paiement défini sur Chèque, alors les fournisseurs occasionnels que vous ajoutez auront ce mode de paiement défini.
La souche de numéros de la Comptabilité fournisseur Fournisseur occasionnel permet d'affecter les comptes des fournisseurs occasionnels et ne doit pas être défini sur Continue pour ce service. Pour plus d'informations sur le paramétrage de souches de numéros, voir Définition des souches de numéros.
Les factures sont générées dans un état de brouillon. Avant de créer des propositions de paiement, vous devez valider les factures.
Vous pouvez également créer rapidement un seul fournisseur occasionnel ou facture. Pour plus d'informations, voir Créer un fournisseur occasionnel et une facture (Secteur public).
Suivez ce lien pour télécharger un fichier csv d'exemple.
Notes
Ce fichier est fourni en anglais uniquement. Si vous traduisez le fichier, le texte de libellé dans le fichier csv doit correspondre à votre traduction des noms des champs dans les tableaux suivants.
Les tableaux suivants répertorient les champs que le fichier d'importation doit contenir.
Section du fournisseur |
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|---|---|
Champ |
Détails |
Type d'enregistrement |
Personne/Organisation |
Prénom |
(Si le type d'enregistrement est Personne) |
Autres prénoms (Facultatif) |
(Si le type d'enregistrement est Personne) |
Nom |
(Si le type d'enregistrement est Personne) |
Nom du fournisseur |
(Si le type d'enregistrement est Organisation) |
Groupe |
Limité à 10 caractères |
Pays/région |
Limité à 10 caractères |
Code postal |
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Rue |
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Ville |
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Ville |
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ID taxe fédérale (Facultatif) |
(États-Unis uniquement) nombre 1099 |
Type d'ID taxe |
(États-Unis uniquement) Les valeurs peuvent être Inconnu, Numéro d'identification de l'employeur, Numéro de Sécurité sociale, Numéro d'identification du contribuable individuel, ou Numéro d'identification du contribuable choisi. > [!Note] > Si aucun ID taxe fédérale n'est fourni, le type d'ID taxe doit avoir une valeur Inconnu. |
Compte bancaire (Facultatif) |
Nom du compte bancaire |
Bank account number |
|
Numéro d'acheminement (Facultatif) |
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Code SWIFT (Facultatif) |
Également appelé BIC (Bank Identifier Code) |
IBAN (Facultatif) |
Numéro de compte bancaire international, limité à 34 caractères. |
Section de facture |
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|---|---|
Champ |
Détails |
Numéro de facture |
Numéro de facture ; limite à 20 caractères |
Description de la facture (Facultatif) |
|
Date de validation (Facultatif) |
Format de date |
Date de facture |
Format de date |
Date d'échéance (Facultatif) |
Format de date |
Numéro de ligne |
|
Numéro d'article (Facultatif) |
Limité à 20 caractères > [!Note] > Si vous ne fournissez aucun numéro d'article, vous devez fournir des valeurs dans les champs Catégorie d'approvisionnement et Hiérarchie des catégories d'approvisionnement. Si aucune valeur de catégorie d'approvisionnement ou de hiérarchie de catégorie d'approvisionnement n'est fournie, vous devez fournir un numéro d'article. |
Nom de l'article (Facultatif) |
Limité à 60 caractères |
Hiérarchie des catégories d'approvisionnement (Facultatif) |
> [!Note] > Si vous fournissez une valeur pour ce champ, le champ Catégorie d'approvisionnement est également requis. |
Catégorie d'approvisionnement (Facultatif) |
> [!Note] > Si vous fournissez une valeur pour ce champ, le champ Hiérarchie des catégories d'approvisionnement est également requis. |
Quantité (Facultatif) |
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Unité (Facultatif) |
Limité à 10 caractères |
Montant net de ligne |
Décimales autorisées |
Prix unitaire (Facultatif) |
Décimales autorisées |
Ligne de réservation (Facultatif) > [!Note] > Si le fichier que vous importez a une colonne Prix unitaire mais vous n'avez pas activé les réservations budgétaires générales, un message d'erreur s'affiche, pour indiquer que le nombre de colonnes n'est pas valide. Vous devez alors activer les réservations budgétaires générales ou supprimer la colonne du fichier. |
Section de distribution |
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|---|---|
Champ |
Détails |
Numéro |
Numéro de ligne de répartition comptable |
Compte général |
|
Pourcentage |
Décimales autorisées |
Importer et traiter plusieurs fournisseurs occasionnels et factures
Suivez les étapes suivantes pour créer plusieurs fournisseurs occasionnels et factures.
Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Secteur > Périodique > Importer des fournisseurs occasionnels et des factures.
Avertissement
L'importation d'un nouveau fichier remplace tous les enregistrements qui ont été importés mais pas traités, et les factures pour ces fournisseurs ne sont pas créées. Pour vérifier si des enregistrements non traités existent, cliquez sur Annuler, puis cliquez sur Traiter les fournisseurs occasionnels et générer les factures. Passez ensuite à l'étape suivante.
Dans l'écran Importer des fournisseurs occasionnels et des factures, dans le champ Nom de fichier, spécifiez le fichier contenant le fournisseur et les informations de facturation.
Dans la liste Structure de compte, sélectionnez la structure de compte à affecter aux comptes généraux des factures importées.
Cliquez sur l'Importer. Les informations du fournisseur et de facturation sont importées.
S'il existe des erreurs, un état est imprimé. Corrigez les entrées répertoriées dans le fichier d'importation, puis réimportez le fichier.
Lorsque l'état est satisfaisant, cliquez sur Fermer.
Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Secteur > périodique > Traiter les fournisseurs occasionnels et générer les factures.
Sous Paramètres, indiquez si vous souhaitez traiter des enregistrements de fournisseur pour les fournisseurs qui sont déjà enregistrés dans votre système.
Important
Si vous choisissez de ne pas traiter les fournisseurs en double, les factures associées ne seront pas traitées non plus. Vous pouvez créer manuellement une facture à l'aide des informations du fichier csv.
Microsoft Dynamics AX recherche les noms de fournisseur ou d'ID de taxe fédérale en double.
(Facultatif) Vous pouvez modifier le traitement par lots qui sera exécuté. Cliquez sur l'onglet Traitement par lots, puis modifiez les paramètres que vous souhaitez.
Cliquez sur l'Traiter.
Un message Infos apparaît lorsque le processus a été exécuté avec succès.
(Facultatif) Vous pouvez utiliser les états AX pour afficher et imprimer la liste des fournisseurs et des factures occasionnels ajoutés par date de création.