Paramétrage des approbations de journaux financiers
Mise à jour : April 27, 2011
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Dans certaines organisations, les journaux doivent être approuvés par un utilisateur autre que celui qui a entré le journal. Deux types d'approbations sont disponibles pour les journaux financiers : une approbation manuelle et une approbation de workflow. Sur la base des noms de journaux, vous pouvez demander une approbation manuelle, une approbation de workflow ou aucune approbation. Il n'est pas possible d'utiliser le système d'approbation manuelle et le système d'approbation de workflow pour le même nom de journal.
Si l'approbation de journal manuelle est nécessaire, un utilisateur qui entre des transactions dans un journal déclare que celui-ci est prêt. Un utilisateur autorisé doit approuver le journal dans l'écran Journal de saisie approprié avant que le journal puisse être validé. Pour plus d'informations, voir Approbation d'un journal.
Si l'approbation de journal de workflow est activée, l'utilisateur qui entre des transactions dans un journal soumet celui-ci au workflow pour approbation. Le workflow crée les approbations, les tâches et les notifications spécifiques aux utilisateurs appropriées et les attribue aux utilisateurs et aux rôles appropriés, tels qu'identifiés dans le workflow. Les workflows des approbations des journaux financiers automatisent le processus d'approbation et autorisent les utilisateurs, via des droits d'approbation, à approuver à partir d'une tâche d'approbation sans accéder directement au journal. Pour plus d'informations, voir Soumission d'un document et Révision d'un document qui vous est affecté pour approbation.
Certains boutons des écrans Journal de saisie et N° document de journal ne sont pas disponibles lorsqu'un journal a été soumis pour l'approbation de journal de workflow. Lorsque le journal est approuvé, les options du bouton Valider sont disponibles et les autres contrôles et champs de l'écran ne le sont pas. Si un utilisateur modifie une ou plusieurs lignes d'un journal approuvé, le statut du workflow est réinitialisé, les options situées sous le bouton Valider ne sont pas disponibles et les autres contrôles et champs sont disponibles. Lorsque les changements ont été effectués, le journal doit de nouveau être soumis à l'approbation.
Paramétrage d'une approbation de journal manuelle
L'utilisateur responsable des routines de journal paramètre le système d'approbation pour chaque journal utilisant des approbations. L'approbation de journal manuelle est disponible pour tous les journaux dans Microsoft Dynamics AX.
Cliquez sur Comptabilité > Paramétrage > Journaux > Noms de journal.
Dans le volet gauche, sélectionnez le journal pour lequel utiliser le système d'approbation, par exemple, un journal de type Opérations diverses.
Dans le groupe de champs Approbation, activez la case à cocher Actif, puis sélectionnez un groupe d'utilisateurs dans le champ Approuver. Les utilisateurs qui font partie de ce groupe d'utilisateurs pourront approuver manuellement ces journaux.
Paramétrage d'une approbation de journal de workflow
L'utilisateur responsable des routines de journal paramètre le système d'approbation pour chaque journal utilisant des approbations. L'approbation de journal de workflow est uniquement disponible pour les journaux financiers sélectionnés. Avant de commencer, assurez-vous que les workflows ont été correctement paramétrés pour les types de journaux pour lesquels vous allez utiliser l'approbation de workflow. Pour plus d'informations, voir Paramétrage des workflows Achats, Paramétrage des workflows du module Ventes, Paramétrage des workflows du module Immobilisations et Paramétrage des workflows dans la comptabilité.
Cliquez sur Comptabilité > Paramétrage > Journaux > Noms de journal.
Dans le volet gauche, sélectionnez le journal pour lequel utiliser le système d'approbation, par exemple, un journal de type Opérations diverses.
Dans le groupe de champs Workflow d'approbation, activez la case à cocher Workflow d'approbation, puis sélectionnez un workflow paramétré pour le type de journal dans le champ Workflow.