Envoyer des messages de diffusion à tous les utilisateurs

Article
09/12/2014

S'applique à : Office 365 for enterprises, Live@edu

Dernière rubrique modifiée : 2010-06-23

Les dirigeants des organisations doivent souvent envoyer des messages électroniques à un grand groupe d'utilisateurs. Par exemple, vous devrez peut-être envoyer à vos utilisateurs un message de diffusion relatif à un problème de sécurité ou à une météo dangereuse.

Dans le service basé sur un nuage, la meilleure façon d'y parvenir est de configurer un groupe de distribution dynamique qui vous permet d'envoyer un message à de nombreux utilisateurs en même temps. L'appartenance aux groupes de distribution dynamique est basée sur les conditions que vous définissez quand vous créez le groupe. Cela signifie que la liste des membres pour un groupe de distribution dynamique est rafraîchie chaque fois qu'un message est envoyé au groupe.

En conséquence, les nouveaux utilisateurs créés après la configuration du groupe recevront les messages envoyés au groupe sans travail supplémentaire de votre part. C'est pourquoi il est plus simple de gérer l'appartenance d'un groupe de distribution dynamique que celle des groupes de distribution (également appelés groupes publics), qui requièrent que vous ajoutiez les membres manuellement.

Création d'un groupe de distribution dynamique pour envoyer des messages électroniques à tous les étudiants de votre établissement

Étudions la façon d'utiliser des groupes de distribution dynamique pour des messages d'urgence. Vous êtes l'administrateur de messagerie à Contoso University. Pendant une récente tempête hivernale, l'administration de l'établissement vous a demandé d'envoyer un message électronique à tous les étudiants leur expliquant quels cours ont été annulées et quelles installations et quels services ont été fermés en raison de la tempête.

Vous avez envoyé le message à tous les groupes de distribution des départements individuels. Cependant, dans la mesure où l'appartenance à des groupes de distribution est statique, vous ne saviez pas si l'appartenance à ces groupes était à jour ou si tous les étudiants avaient réellement reçu votre message. Vos soupçons ont été confirmés lorsque vous avez entendu que des étudiants s'étaient rendus en classe pour découvrir que les cours avaient été annulés et les bâtiments fermés.

Pour une prochaine fois, vous décidez de configurer un groupe de distribution dynamique pour l'ensemble de l'établissement, appelé « All Students » (Tous les étudiants) afin de vous assurer que tous les étudiants reçoivent ces messages importants. Vous êtes convaincu que c'est la meilleure solution, car :

l'appartenance est dynamique, ce qui simplifie la maintenance;
les membres de groupe ne sont pas affichés dans le carnet d'adresses partagé, ce qui garantit la confidentialité des étudiants;
les messages envoyés à un groupe ne dépasseront pas les limites maximales du nombre de destinataires, car les groupes sont considérés comme un destinataire unique.

Planification et préparation

Les groupes de distribution dynamique utilisent les propriétés de boîte aux lettres pour déterminer l'appartenance, vous devez donc décider des propriétés de boîte aux lettres à utiliser comme critères pour l'appartenance au groupe. Vous devez également décider des expéditeurs autorisés à envoyer des messages à ce groupe.

Suite à votre recherche sur les groupes de distribution dynamique et suite à votre planification, vous décidez :

d'utiliser la propriété CustomAttribute1 pour filtrer pour l'appartenance. Dans la mesure où votre organisation hébergée contient uniquement des boîtes aux lettres pour les étudiants, vous attribuez la valeur Student à cette propriété. Les boîtes aux lettres des enseignants et du personnel se trouvent dans votre système de message local et vous ne fournissez pas encore le service basé sur un nuage aux anciens élèves;
que seuls vous et le doyen êtes autorisés à envoyer des messages à ce groupe.

Configuration d'un groupe de distribution dynamique

Avec votre plan d'action en main, vous êtes prêt à implémenter cette solution en effectuant les tâches suivantes :

configurez la propriété CustomAttribute1 pour tous les comptes;
créez le groupe de distribution dynamique All Students;
spécifiez qui peut envoyer des messages électroniques au groupe All Students.

1. Configurer CustomAttribute1

Dans la mesure où votre organisation hébergée contient uniquement des boîtes aux lettres pour les étudiants, exécutez la commande Windows PowerShell suivante pour remplir CustomAttribute1 avec la valeur Student pour tous les comptes d'utilisateurs :

Get-Mailbox | Set-Mailbox -CustomAttribute1 Student

2. Créer le groupe de distribution dynamique All Students

Avec CustomAttribute1 configuré avec la valeur Student, exécutez la commande suivante pour créer le groupe de distribution dynamique à l'aide de cet attribut comme critère pour l'appartenance aux groupes :

New-DynamicDistributionGroup -Name "All Students" -IncludedRecipients MailboxUsers -ConditionalCustomAttribute1 Student

L'adresse de messagerie pour ce groupe est allstudents@contoso.edu. Le groupe apparaît dans le carnet d'adresses partagé, mais l'appartenance au groupe n'est pas affichée.

3. Spécifier qui peut envoyer des messages électroniques au groupe All Students.

Par défaut, n'importe qui peut envoyer un message à un groupe de distribution dynamique. Il est donc important de limiter le nombre de personnes autorisées à envoyer des messages à ce groupe. Pour configurer le groupe All Students afin que le doyen et vous-même puissiez envoyer des messages au groupe, exécutez la commande suivante :

Set-DynamicDistributionGroup "All Students" -AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers administrator@contoso.edu,student-dean@contoso.edu

Bien que le groupe All Students apparaisse dans le carnet d'adresses partagé et que n'importe qui puisse envoyer un message à ce groupe, personne ne recevra un message envoyé à ce groupe par une personne autre que vous-même et le doyen et les autres expéditeurs recevront une notification d'échec de remise indiquant que la remise de leur message a échoué.

Meilleures pratiques

Gardez ces meilleures pratiques à l'esprit lorsque vous configurez et utilisez des groupes de distribution dynamique :

**Ajouter la propriété CustomAttributeN lorsque vous configurez pour la première les utilisateurs **Pour ce faire, ajoutez une propriété CustomAttributeN à l'en-tête dans le fichier d'importation CSV que vous utilisez pour configurer des utilisateurs. Cela vous évitera d'avoir à configurer une propriété une fois les comptes d'utilisateurs créés, comme nous avons dû le faire dans notre exemple.
**Utiliser la propriété CustomAttributeN pour segmenter vos utilisateurs **Dans un scénario plus réel, les étudiants, les enseignants et le personnel, et les anciens élèves seraient tous hébergés dans une organisation basée sur un nuage. Dans ce scénario, vous pourriez utiliser les valeurs suivantes pour la propriété CustomAttributeN pour les types différents d'utilisateurs :
- Student
- FacultyStaff
- Alumni
Cette approche vous permet de segmenter la population de vos utilisateurs pour des utilisations futures, par exemple pour utiliser des groupes de distribution dynamique afin d'envoyer les informations relatives aux impôts aux enseignants et au personnel ou d'envoyer une lettre de collecte de fonds aux anciens élèves.
**Utiliser les propriétés existantes pour aider à segmenter la population des utilisateurs **Si vous avez déjà approvisionné des utilisateurs dans le service basé sur un nuage, vous pourrez utiliser une propriété existante comme critère pour un groupe de distribution dynamique. Par exemple, vous pouvez utiliser des attributs tels que Office, Department ou Title.

Vous pouvez également utiliser une propriété existante pour vous aider à configurer la propriété CustomAttributeN. Dans notre exemple, nous avons supposé que les boîtes aux lettres basées sur un nuage étaient uniquement pour les étudiants. Mais imaginons que vous disposiez également de boîtes aux lettres basées sur un nuage pour les enseignants et le personnel. Lorsque vous configurez les boîtes aux lettres des enseignants et du personnel, vous utilisez l'attribut Office pour les numéros de bureau. Dans ce cas, vous pourriez utiliser la commande suivante pour ajouter la valeur FacultyStaff à la propriété CustomAttribute1 :
```
Get-Mailbox -Filter {Office -ne $null} | Set-Mailbox -CustomAttribute1 FacultyStaff
```
Ainsi, pour toutes les boîtes aux lettres pour lesquelles l'attribut Office n'est pas vide, nous avons ajouté la valeur FacultyStaff à la propriété CustomAttribute1. Cela exclut les boîtes aux lettres des étudiants et des anciens élèves, car ils n'ont pas de bureau sur le campus.
**Utiliser les groupes de distribution qui ont des appartenances fermées pour limiter les personnes autorisées à envoyer des messages à des groupes de distribution dynamique de grande taille **Dans notre exemple, vous et le doyen êtes les seules personnes qui pouvez envoyer des messages électroniques au groupe All Students. Cela peut être risqué si vous êtes tous les deux indisponibles pour envoyer un message important ou critique.

Il est préférable d'identifier qui peut envoyer des messages au groupe All Students, puis de créer un groupe de distribution, avec appartenance fermée, et d'ajouter ces personnes comme membres. Utiliser le paramètre AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers de l'applet de commande Set-DynamicDistributionGroup pour permettre aux membres de ce groupe d'envoyer des messages au groupe All Students.
**Masquer les groupes de distribution dynamique de grande taille dans le carnet d'adresses partagé **Vous pouvez limiter les personnes autorisées à envoyer des messages électroniques à un groupe de distribution dynamique, mais vous pouvez également souhaiter masquer entièrement ces types de groupes administratifs dans le carnet d'adresses partagé.

Pour masquer le groupe All Students, en utilisant notre exemple, exécutez la commande suivante :
```
Set-DynamicDistributionGroup "All Students" -HiddenFromAddressListsEnabled $true
```

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