Règles de journalisation
S'applique à : Office 365 for enterprises, Live@edu
Dernière rubrique modifiée : 2013-01-14
Les Règles de journal sont utilisées pour enregistrer, ou « journaliser », les messages électroniques envoyés à ou provenant de destinataires spécifiques. Lorsqu’un message correspond aux critères définis par la règle de journal, ce message est journalisé. Les règles de journalisation peuvent aider votre organisation à répondre aux exigences légales, réglementaires et de conformité organisationnelles.
Par exemple, les responsables d’entreprise dans certains secteurs financiers peuvent être tenus responsables des déclarations de leurs employés auprès de leurs clients. Vous pouvez utiliser des règles de journal pour collecter tous les messages électroniques envoyés par des groupes spécifiques d'employés à des clients externes.
Voici quelques-unes des réglementations américaines et internationales bien connues qui énoncent des exigences supposant le recours à la journalisation.
| Loi Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX) | Financial Institution Privacy Protection Act de 2003 | |
| Règle 17a-4 de la SEC (Securities Exchange Commission) | Healthcare Insurance Portability and Accountability Act de 1996 (HIPAA) | |
| National Association of Securities Dealers 3010 & 3110 (NASD 3010 & 3110) | Uniting and Strengthening America by Providing Appropriate Tools Required to Intercept and Obstruct Terrorism Act de 2001 (Patriot Act) | |
| Loi Gramm-Leach-Bliley (loi de modernisation financière) | Directive relative à la protection des données de l’Union européenne (EUDPD) | |
| Financial Institution Privacy Protection Act de 2001 | Loi japonaise sur la protection des informations personnelles | |
Comment fonctionnent les règles de journal ?
Lorsqu'un message correspond aux critères que vous avez définis dans la règle de journal, ce message est journalisé. Vous définissez les destinataires que vous souhaitez journaliser, les messages envoyés à ou provenant de ces destinataires que vous souhaitez journaliser, et où vous souhaitez que les copies des messages journalisés soient remises.
Une règle de journal comprend les éléments suivants :
Destinataires du journal Cette option définit les destinataires que vous souhaitez journaliser. Vous sélectionnez des destinataires dans le carnet d'adresses partagé. Les messages qui sont réellement journalisés dépendent de la portée de la règle de journal. Si vous spécifiez un groupe, les membres individuels du groupe sont journalisés.
Au lieu de spécifier des destinataires individuels, vous pouvez choisir de journaliser tous les destinataires dans votre organisation. Là encore, les messages qui sont réellement journalisés dépendent de la portée de la règle de journal.
**Portée de la règle du journal ** Cette option permet de définir les messages échangés avec des destinataires du journal à journaliser. Les choix possibles sont les suivants :
Tous les messages Journaliser tous les messages indépendamment de la source ou de la destination.
Messages internes uniquement Journaliser les messages provenant d'expéditeurs internes qui incluent au moins un destinataire interne. Si l'expéditeur est interne, mais que tous les destinataires sont externes, le message n'est pas journalisé. Si l'expéditeur est externe et le destinataire interne, le message n'est pas journalisé.
Messages externes uniquement Journaliser les messages échangés avec des destinataires extérieurs à votre organisation.
**États de journal **Un état de journal est le message généré lorsqu'un message correspond à une règle de journal. Le corps de l’état de journal contient des informations figurant dans le message d’origine, telles que l’adresse de messagerie de l’expéditeur, l’objet, l’ID de message et les adresses de messagerie des destinataires. L’état de journal inclut également le message d’origine tel quel comme pièce jointe. Ce type de journalisation des messages est également appelé journalisation d'enveloppes.
Boîte aux lettres de journalisation La boîte aux lettres de la journalisation sert à collecter les états de journal. La manière dont la boîte aux lettres de journalisation est configurée dépend des stratégies de l’organisation ainsi que des exigences légales et réglementaires. Vous pouvez spécifier une boîte aux lettres de journalisation que vous pouvez utiliser pour collecter les messages correspondant à toutes les règles de journal configurées dans l’organisation ou utiliser différentes boîtes aux lettres de journalisation pour différentes règles ou groupes de règles de journal. La boîte aux lettres de journalisation spécifiée dans une règle de journal doit être externe à votre organisation.
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Important :Vous ne pouvez pas désigner une boîte aux lettres Office 365 comme boîte aux lettres de journalisation pour les boîtes aux lettres locales. Si vous exécutez un déploiement hybride avec vos boîtes aux lettres partagées entre les serveurs locaux et Office 365, vous pouvez désigner une boîte aux lettres locale comme boîte aux lettres de journalisation de vos boîtes aux lettres Office 365 et locales. Remarque Une boîte aux lettres de journalisation peut contenir des informations très sensibles. Il est préférable que votre organisation élabore des stratégies à l'échelle de l'organisation définissant qui peut accéder aux boîtes aux lettres de journalisation en son sein et limiter cet accès aux individus ayant un besoin direct d'y accéder.
Un destinataire pour les états de journal non remis Dans une organisation basée sur un nuage, il est fortement conseillé de spécifier un ou plusieurs utilisateurs pour surveiller les notifications d'échec de remise d'état de journal pour réduire le risque de perte des états de journal.
Pourquoi ? Dans les organisations basées sur un nuage, les états de journal sont traités comme tout autre message électronique. Les états de journal qui ne peuvent pas être remis après plusieurs tentatives finiront par expirer et seront supprimés. Ce peut poser un problème lorsque vous essayez de répondre aux exigences légales, réglementaires et de conformité organisationnelles. Toutefois, si vous configurez un destinataire pour recevoir les notifications d'échec de remise des états de journal, vous pouvez avoir le temps de résoudre le problème lié à la boîte aux lettres de destination avant que l'état de journal soit supprimé.