Reconnaitre une notification de conservation

Conseil

eDiscovery (préversion) est désormais disponible dans le nouveau portail Microsoft Purview. Pour en savoir plus sur l’utilisation de la nouvelle expérience eDiscovery, consultez En savoir plus sur eDiscovery (préversion).

Lorsque vous répondez à une demande ou à une enquête réglementaire, vous devrez peut-être informer les dépositaires de leur obligation de préserver les informations stockées électroniquement (ESI) et tout matériel pouvant être pertinent à une question juridique active ou imminente. Une fois envoyées, les équipes juridiques doivent savoir que chaque consignataire a reçu, lu, compris et accepté de suivre les instructions données.

Pour réduire le temps, les coûts et les efforts liés au suivi auprès de vos consignataires, eDiscovery (Premium) vous permet d’envoyer et de suivre les notifications de conservation légale par e-mail. En plus des avis par e-mail, chaque consignataire aura accès à un portail de conformité personnalisé, ce qui permet aux dépositaires d’être tenus informés des modifications apportées à leur statut d’obligation.

Conseil

Si vous n’êtes pas un client E5, utilisez la version d’évaluation de 90 jours des solutions Microsoft Purview pour découvrir comment les fonctionnalités supplémentaires de Purview peuvent aider votre organisation à gérer les besoins en matière de sécurité et de conformité des données. Commencez maintenant sur le hub d’essais du portail de conformité Microsoft Purview. En savoir plus sur les conditions d’inscription et d’essai.

Notifications par e-mail

Une fois qu’une notification de conservation légale a été émise, chaque consignataire reçoit un e-mail unique et personnalisé contenant votre avis de suspension légale défini et des instructions ajoutées.

Conseil

Découvrez comment vous pouvez utiliser l’éditeur de communication intégré pour permettre à vos consignataires d’accuser réception de leur notification ou d’accéder à leur portail de conformité directement à partir de leur adresse e-mail.

En fonction de la configuration de votre notification de conservation légale, vos consignataires peuvent recevoir les avis suivants :

• Avis d’émission : Premier avis envoyé à votre consignataire. Cet avis contient vos instructions d’émission et l’avis de suspension ajouté à la fin de votre message.
• Avis de rappel : Si cette option est activée, un avis de rappel est envoyé à vos consignataires en fonction de la fréquence et de l’intervalle spécifiés. Les rappels continueront d’être envoyés jusqu’à ce que le consignataire ait accusé réception de leur avis ou jusqu’à ce que le nombre de rappels ait été épuisé.
• Avis d’escalade : Si cette option est activée, une notification d’escalade est envoyée à votre consignataire et à son responsable une fois les avis de rappel épuisés. Le système envoie automatiquement des notifications d’escalade jusqu’à ce que le nombre spécifié d’escalades soit terminé ou jusqu’à ce que le consignataire reconnaisse leur notification de conservation.
• Avis de réédition : Au cours d’une enquête, si le contenu de l’avis de suspension est mis à jour, l’avis mis à jour est automatiquement envoyé au consignataire.
• Avis de publication : Lorsqu’un consignataire est libéré de l’affaire, il reçoit l’avis de mise en production.

Portail de conformité

En plus des notifications par e-mail, chaque consignataire aura accès à un portail de conformité unique. Via le portail, chaque consignataire peut afficher, accéder et accuser réception de ses notifications de conservation active.