Planification des métadonnées gérées dans SharePoint Server

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Avec les métadonnées gérées dans SharePoint Server, vous pouvez créer une taxonomie unifiée des termes que vous pouvez utiliser dans votre batterie de serveurs SharePoint. Dans cette rubrique, nous allons passer en revue les décisions de configuration que vous devez prendre avant de configurer l'application de service de métadonnées gérées dans SharePoint Server.

Avant de configurer les métadonnées gérées, il convient de comprendre leur nature et leur fonctionnement dans SharePoint. Avant de lire cette rubrique, veillez à consulter l'article relatif à l'introduction aux métadonnées gérées.

Vue d’ensemble du service de métadonnées gérées dans SharePoint Server

Dans SharePoint Server, les métadonnées gérées sont implémentées par l'intermédiaire d'une application de service et du service web de métadonnées gérées qui s'exécute sur les rôles de serveur d'application et frontal. Vous pouvez créer plusieurs applications de service de métadonnées gérées si vous avez besoin d'ensembles de termes distincts pour une utilisation spécifique. Chaque application de service dispose de sa propre base de données qui contient l'ensemble de termes, les termes, les mots-clés, etc.

Les connexions entre l'application de service de métadonnées gérées et vos applications web sont traitées par les connexions de métadonnées gérées. À l'aide de ces connexions, vous pouvez mapper plusieurs applications de service de métadonnées gérées à différentes applications web et configurer les fonctionnalités liées à la stratégie de création de mots clés et d'ensemble de termes.

Si vous avez plusieurs batteries de serveurs SharePoint Server et que vous souhaitez partager un magasin de termes de métadonnées gérées entre elles, vous pouvez publier l'application de service dans une batterie de serveurs afin que les autres puissent s'y connecter. (Cela nécessite une relation approuvée entre les batteries.)

L’application de service de métadonnées gérées fournit également des fonctionnalités de publication pour les concentrateurs de type de contenu, qui sont des collections de sites dans lesquelles vous pouvez créer des types de contenu standard et les partager entre les autres collections de sites.

Nous allons nous intéresser aux décisions que vous devez prendre dans ces domaines avant de configurer les métadonnées gérées.

Isolation des ensembles de termes de métadonnées gérées

Dans un magasin de termes, vous pouvez créer différents ensembles de termes. Ces ensembles de termes peuvent être organisés en groupes. Les groupes offrent une certaine isolation de sécurité en vous permettant de spécifier les personnes en mesure de les gérer ou d'y contribuer. Cependant, les utilisateurs peuvent généralement accéder aux termes et les utiliser eux-mêmes. Si vous souhaitez restreindre un ensemble de termes à un groupe spécifique d'utilisateurs, il existe deux possibilités.

En premier lieu, vous pouvez permettre aux utilisateurs de créer des ensembles de termes pour une collection de sites spécifique. Ces ensembles de termes ne sont pas disponibles dans d'autres collections de sites. (Nous parlons davantage de cette option dans la section suivante.)

En second lieu, vous pouvez fournir une isolation encore plus élevée à un ensemble de terme en l'hébergeant dans une application de service de métadonnées gérées distincte. Vous obtenez ainsi un magasin de termes distinct dans une base de données distincte que vous pouvez restreindre à un ensemble particulier d'utilisateurs.

Si votre organisation dispose de données sensibles, telles que des données juridiques ou en rapport avec les ressources humaines, et que vous souhaitez les stocker dans un magasin de termes avec un accès limité, envisagez cette seconde approche. Les utilisateurs de ce magasin de termes peuvent également être autorisés à accéder à votre magasin de termes principal.

Décision

Avant de configurer des métadonnées gérées dans SharePoint, vous devez décider si vous avez besoin de plus d'une application de service de métadonnées gérées pour les magasins de termes distincts. (Vous pouvez ajouter des applications de services supplémentaires plus tard si nécessaire.)

Utilisation d’ensembles de termes locaux

Au-delà des ensembles de termes globaux disponibles sur l’ensemble de vos collections de sites, vous pouvez créer des ensembles de termes locaux propres à une collection de sites. Lorsque les utilisateurs créent une colonne de métadonnées gérées pour une liste SharePoint, ils ont la possibilité de créer un nouvel ensemble de termes plutôt que d'utiliser des ensembles de termes globaux.

Cela peut être utile si vous souhaitez utiliser des métadonnées gérées d’une manière qui n’est pas applicable à l’ensemble de l’organisation, comme les métadonnées pour un projet ou un événement particulier.

En utilisant des ensembles de termes locaux, les différentes équipes et groupes commerciaux peuvent créer leurs propres métadonnées gérées sans avoir besoin de demander des mises à jour officielles à un ensemble de termes global. De cette manière, les ensembles de termes globaux restent axés sur les principaux domaines de l’entreprise.

Si vous ne voulez pas autoriser les utilisateurs à créer des ensembles de termes locaux propres aux collections de sites, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité lorsque vous configurez la connexion de métadonnées gérées.

Décision

Avant de configurer des métadonnées gérées dans SharePoint, vous devez décider si vous souhaitez autoriser la création d'ensembles de termes locaux. (Vous pouvez définir un réglage différent pour chaque application de service que vous créez.)

Mots clés et indexation personnelle des métadonnées gérées

Lorsque vous utilisez une colonne de métadonnées gérées dans une liste SharePoint, les utilisateurs qui remplissent cette colonne doivent utiliser l’une des valeurs disponibles définies dans le magasin de termes auquel la colonne est connectée. Il s'agit de l'un des principaux avantages des métadonnées gérées : vous êtes certain que la valeur a été choisie à partir d'une liste prédéfinie.

Cependant, les métadonnées gérées SharePoint prennent également en charge la fonctionnalité de marquage grâce à laquelle les utilisateurs peuvent marquer des éléments SharePoint, tels que des documents comportant des mots-clés qu'ils créent, qui ne sont pas dans le magasin de termes existant. Ces mots-clés s'accumulent dans une liste dans le magasin de termes et vous pouvez les gérer en les consolidant et en les ajoutant à des ensembles de termes nouveaux ou existants en fonction de vos besoins. Cela permet une approche d'indexation personnelle où les utilisateurs peuvent créer des mots-clés en fonction de leurs besoins, sans avoir à suivre un processus officiel pour mettre à jour un ensemble de termes particulier.

Si vous souhaitez appréhender les métadonnées gérées de manière plus formelle, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité lorsque vous configurez la connexion de métadonnées gérées. Dans ce cas, les utilisateurs doivent choisir parmi les termes existants du magasin de termes et ajouter ces valeurs à des champs spécifiques que vous créez à cet effet.

Décision

Avant de configurer des métadonnées gérées dans SharePoint, vous devez décider si vous souhaitez autoriser le marquage d'éléments SharePoint avec des mots-clés qui ne se trouvent pas dans le magasin de termes.

Publication des types de contenu de métadonnées gérées

En plus de partager des métadonnées gérées, vous pouvez également utiliser le service de métadonnées gérées pour partager des types de contenu. En indiquant une collection de sites en tant que concentrateur de type de contenu lorsque vous configurez l'application de service de métadonnées gérées, vous pouvez partager tous les types de contenu dans la bibliothèque de types de contenu de la collection de sites, afin qu'ils soient accessibles aux autres collections de sites.

Décision

Avant de configurer des métadonnées gérées dans SharePoint, vous devez décider si vous souhaitez créer un concentrateur de type de contenu. (Vous pouvez également en ajouter un plus tard.)

Voir aussi

Pour la version SharePoint dans Microsoft 365 de cet article, voir Présentation des métadonnées managées.