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Tutoriel : Ajouter un indicateur de performance clé à un rapport (Générateur de rapports)

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Dans ce tutoriel sur le Générateur de rapports, vous ajoutez un indicateur de performance clé (KPI) à un rapport Reporting Services paginé dans le Générateur de rapports.

Les indicateurs de performance clés sont des valeurs mesurables qui revêtent une importance significative pour l’entreprise. Dans ce scénario, le récapitulatif des ventes par sous-catégories de produits est l'indicateur de performance clé. L’état actuel de l’indicateur de performance clé est indiqué avec des couleurs, des jauges et des indicateurs.

L’illustration suivante est similaire au rapport que vous créez dans ce didacticiel.

Capture d’écran d’un rapport KPI du générateur de rapports.

Notes

Dans ce didacticiel, les étapes de l'Assistant sont consolidées sous forme de deux procédures : l'une pour créer le dataset, et l'autre pour créer une table. Pour obtenir des instructions pas à pas sur l’accès à un serveur de rapports, le choix d’une source de données, la création d’un dataset et l’exécution de l’Assistant, consultez le premier didacticiel de cette série : Tutoriel : Créer un rapport de table de base (Générateur de rapports).

Durée estimée pour effectuer ce tutoriel : 15 minutes.

Spécifications

Pour plus d’informations sur les spécifications, consultez Prérequis pour les didacticiels (Générateur de rapports).

1. Créer un rapport de tableau et un dataset à partir de l’Assistant Tableau ou matrice

Dans cette section, vous choisissez une source de données partagée, créez un dataset incorporé et affichez les données dans un tableau.

Créer un tableau avec un dataset incorporé

  1. Démarrez le Générateur de rapports à partir de votre ordinateur, du portail web de Reporting Services ou du mode intégré SharePoint.

    La boîte de dialogue Nouveau rapport ou dataset s’ouvre.

    Si vous ne voyez pas la boîte de dialogue Nouveau rapport ou dataset, dans le menu Fichier, choisissez >Nouveau.

  2. Dans le volet gauche, assurez-vous que Nouveau rapport est sélectionné.

  3. Dans le volet droit, cliquez sur Assistant Tableau ou matrice.

  4. Dans la page Choisir un dataset, sélectionnez Créer un dataset.

  5. Cliquez sur Suivant.

  6. Dans la page Choisir une connexion à une source de données, sélectionnez une source de données existante. Ou accédez au serveur de rapports et choisissez une source de données. Si aucune source de données n’est disponible ou que vous n’avez pas accès à un serveur de rapports, vous pouvez utiliser une source de données incorporée à la place. Pour plus d’informations, consultez Tutoriel : création d’un rapport de tableau de base (Générateur de rapports).

  7. Cliquez sur Suivant.

  8. Dans la page Créer une requête, sélectionnez Modifier en tant que texte.

  9. Copiez et collez la requête suivante dans le volet de requête :

    Notes

    Dans ce didacticiel, la requête contient les valeurs de données, afin qu'il ne soit pas nécessaire de disposer d'une source de données externe. Cela rend la requête assez longue. Dans un environnement métier, une requête ne contient pas les données. Ceci est nécessaire à des fins de formation uniquement.

    SELECT CAST('2015-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,   
   'Carrying Case' as Product, CAST(16996.60 AS money) AS Sales, 68 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2015-01-06' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
   'Tripod' as Product, CAST(1350.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2015-01-11' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
   'Lens Adapter' as Product, CAST(1147.50 AS money) AS Sales, 17 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2015-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
   'Mini Battery Charger' as Product, CAST(1056.00 AS money) AS Sales, 44 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2015-01-06' AS date) as SalesDate,  'Accessories' as Subcategory,  
   'Telephoto Conversion Lens' as Product, CAST(1380.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2015-01-06' AS date) as SalesDate,'Accessories' as Subcategory,    
   'USB Cable' as Product, CAST(780.00 AS money) AS Sales, 26 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2015-01-08' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,   
   'Budget Movie-Maker' as Product, CAST(3798.00 AS money) AS Sales, 9 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2015-01-09' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory,   
   'Business Videographer' as Product, CAST(10400.00 AS money) AS Sales, 13 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2015-01-10' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory,   
   'Social Videographer' as Product, CAST(3000.00 AS money) AS Sales, 60 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2015-01-11' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
   'Advanced Digital' as Product, CAST(7234.50 AS money) AS Sales, 39 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2015-01-07' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
   'Compact Digital' as Product, CAST(10836.00 AS money) AS Sales, 84 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2015-01-08' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
   'Consumer Digital' as Product, CAST(2550.00 AS money) AS Sales, 17 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2015-01-05' AS date) as SalesDate, 'Digital' as Subcategory,   
   'Slim Digital' as Product, CAST(8357.80 AS money) AS Sales, 44 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2015-01-09' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory,   
   'SLR Camera 35mm' as Product, CAST(18530.00 AS money) AS Sales, 34 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2015-01-07' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory,   
   'SLR Camera' as Product, CAST(26576.00 AS money) AS Sales, 88 as Quantity

  10. Dans la barre d’outils du concepteur de requêtes, sélectionnez Exécuter (!).

  11. Cliquez sur Suivant.

2. Organiser les données et choisir la disposition dans l’Assistant

L’Assistant Tableau ou matrice propose une conception initiale pour l’affichage les données. Le volet de visualisation de l'Assistant vous aide à visualiser le résultat du regroupement des données avant de terminer la conception de la table ou de la matrice.

Organiser les données en groupes et choisir une disposition

  1. Dans la page Organiser les champs, faites glisser Product vers Valeurs.

  2. Faites glisser Quantity vers Values et placez-la après Produit.

    Quantity est synthétisé à l'aide de la fonction Sum, la fonction de synthèse par défaut des champs numériques.

  3. Faites glisser Ventes vers Values et placez-les après Quantity.

    Les étapes 1, 2 et 3 spécifient les données à afficher dans le tableau.

  4. Faites glisser SalesDate vers Groupes de lignes.

  5. Faites glisser Subcategory vers Groupes de lignes et placez-la après SalesDate.

    Les étapes 4 et 5 organisent les valeurs des champs par date, puis par l'ensemble des ventes pour chaque date.

  6. Cliquez sur Suivant.

    Lorsque vous exécutez le rapport, le tableau affiche chaque date, toutes les commandes pour chaque date et tous les produits, quantités et totaux de ventes pour chaque commande.

  7. Dans la page Choisir la disposition, sous Options, vérifiez que Afficher les sous-totaux et les totaux généraux est sélectionné.

  8. Vérifiez que Bloqué, sous-total ci-dessous est sélectionné.

  9. Décochez l’option Développer/Réduire les groupes.

    Dans ce didacticiel, le rapport que vous créez n’utilise pas la fonctionnalité d’exploration vers le bas qui permet à un utilisateur de développer une hiérarchie de groupe parente afin d’afficher les lignes de groupes enfants et les lignes de détails.

  10. Cliquez sur Suivant.

  11. Cliquez sur Terminer.

    Le tableau est ajouté à l'aire de conception. Le tableau possède cinq colonnes et cinq lignes. Le volet Groupes de lignes affiche trois groupes de lignes à savoir, SalesDate, Sous-catégorie et Détails. Les données détaillées sont toutes les données que la requête de dataset récupère. Le volet Groupes de colonnes est vide.

    Capture d’écran montrant le volet Groupes de lignes avec trois groupes de lignes.

  12. Sélectionnez Exécuter pour afficher un aperçu du rapport.

Pour chaque produit vendu à une date spécifique, le tableau affiche le nom du produit, la quantité vendue et le total des ventes. Les données sont organisées par date de vente, puis par sous-catégorie.

Capture d’écran montrant une table KPI de base du générateur de rapports.

Mettre en forme les dates et des devises

Élargissons les colonnes et définissons le format des dates et des devises.

  1. Sélectionnez Conception pour revenir au Mode Création.

  2. Les noms de produits pourraient occuper davantage d’espace. Pour élargir la colonne Product, sélectionnez tout le tableau et faites glisser le bord droit de la poignée de colonne en haut de la colonne Product.

  3. Appuyez sur la touche Ctrl, puis sélectionnez les quatre cellules contenant [Sum(Sales)].

  4. Sous l’onglet Accueil>Nombre>Devise. Les cellules changent pour afficher le format de devise.

    Si votre paramètre régional est Anglais (États-Unis), le texte d’exemple par défaut est [ $12,345.00]. Si vous ne voyez pas s’afficher d’exemple de valeur monétaire, dans le groupe Nombres, sélectionnez Styles des espaces réservés>Valeurs d’aperçu.

    Capture d’écran montrant l’option Exemples de valeurs du générateur de rapports sélectionnée.

  5. (Facultatif) Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nombre, cliquez sur le bouton Réduire les décimales à deux reprises, pour afficher les valeurs en dollars sans indication de centimes.

  6. Sélectionnez la cellule qui contient [SalesDate].

  7. Dans le groupe Nombre, sélectionnez Date.

    La cellule affiche la date d’exemple [1/31/2000] .

  8. Sélectionnez Exécuter pour afficher un aperçu du rapport.

Capture d’écran du rapport KPI du générateur de rapports avec des nombres mis en forme.

3. Utiliser les couleurs d’arrière-plan pour afficher un indicateur de performance clé

Les couleurs d'arrière-plan peuvent avoir la valeur d'une expression qui est évaluée lorsque vous exécutez le rapport.

Afficher l’état actuel d’un KPI en utilisant des couleurs d’arrière-plan

  1. Dans le tableau, cliquez avec le bouton droit sur la deuxième cellule [Sum(Sales)] (ligne de sous-total qui affiche les ventes d’une sous-catégorie), puis sélectionnez Propriétés de la zone de texte.

    Assurez-vous de sélectionner la cellule, et non le texte qu’elle contient, pour afficher les Propriétés de la zone de texte.

    Capture d’écran de l’option Propriétés de la zone de texte du générateur de rapports.

  2. Sous l’onglet Remplissage, cliquez sur le bouton fx en regard de Couleur de remplissage, puis saisissez l’expression suivante dans le champ Définir l’expression pour : BackgroundColor :

    =IIF(Sum(Fields!Sales.Value) >= 5000 ,"Lime", IIF(Sum(Fields!Sales.Value) < 2500, "Red","Yellow"))

    Cette expression fait passer la couleur d’arrière-plan au tilleul foncé pour chaque cellule qui contient une somme agrégée supérieure ou égale à 5000 pour l’élément [Sum(Sales)]. Les valeurs de [Sum(Sales)] entre 2500 et 5000 apparaissent sur fond jaune. Les valeurs inférieures à 2500 apparaissent sur fond rouge.

  3. Cliquez sur OK.

  4. Sélectionnez Exécuter pour afficher un aperçu du rapport.

Dans la ligne de sous-total qui affiche les ventes d'une sous-catégorie, la couleur d'arrière-plan de la cellule est le rouge, le jaune ou le vert, selon la valeur de la somme des ventes.

Capture d’écran du rapport KPI du générateur de rapports avec des couleurs dans certaines cellules.

4. Afficher un indicateur de performance clé à l’aide d’une jauge

Une jauge représente une valeur unique dans un dataset. Ce didacticiel utilise une jauge linéaire horizontale, car sa forme et sa simplicité la rendent facile à lire, même quand elle est petite et qu’elle se trouve utilisée dans une cellule de tableau. Pour plus d’informations, consultez Jauges dans un rapport paginé (Générateur de rapports).

Afficher l’état présent d’un KPI à l’aide d’une jauge

  1. Rebasculez en mode Conception.

  2. Dans le tableau, cliquez avec le bouton droit sur la poignée de la colonne Sales >Insérer une colonne>Droite. Une nouvelle colonne est ajoutée au tableau.

    Capture d’écran montrant comment insérer une colonne dans le rapport KPI du générateur de rapports.

  3. Saisissez Linear KPI dans l’en-tête de colonne.

  4. Sous l’onglet Insérer>Visualisations des données>Jauge, sélectionnez l’aire de conception située en dehors du tableau.

  5. Dans la boîte de dialogue Sélectionner le type de jauge , sélectionnez le premier type de jauge linéaire, Horizontal.

  6. Sélectionnez OK.

    Une jauge est ajoutée à l'aire de conception.

  7. À partir du dataset dans le volet Données du rapport, faites glisser le champ Sales vers la jauge. Le volet Données de la jauge s’ouvre.

    Une fois le champ Sales déposé sur la jauge, il rejoint la liste Valeurs et ses valeurs sont agrégées à l’aide de la fonction intégrée Sum.

    Capture d’écran montrant comment faire glisser le champ Sales dans un rapport KPI du générateur de rapports.

  8. Dans le volet Données de la jauge, cliquez sur la flèche en regard de LinearPointer1>Propriétés du pointeur.

  9. Dans la boîte de dialogue Propriétés du pointeur linéaire onglet >Options du pointeur>Type de pointeur, vérifiez que Barre est sélectionné.

  10. Cliquez sur OK.

  11. Cliquez avec le bouton droit sur l’échelle dans la jauge et sélectionnez Propriétés de l’échelle.

  12. Dans la boîte de dialogue Propriétés de l’échelle linéaire onglet >Général, définissez Maximum sur 25000.

    Notes

    Au lieu d’une constante comme 25000, vous pouvez utiliser une expression pour calculer dynamiquement la valeur de l’option Maximum . L'expression utilise alors la fonctionnalité d'agrégation et est semblable à l'expression =Max(Sum(Fields!Sales.value), "Tablix1").

  13. Sous onglet, Étiquettes , cochez Masquer les étiquettes de l’échelle.

  14. Cliquez sur OK.

  15. Faites glisser la jauge dans le tableau jusqu’à la deuxième cellule vide de la colonne Linear KPI, dans la ligne qui affiche le sous-total des ventes pour le champ Subcategory , en regard du champ où vous avez ajouté la formule de couleur d’arrière-plan.

    Notes

    Vous devrez peut-être redimensionner la colonne afin que la jauge linéaire horizontale s’ajuste à la taille des cellules. Pour redimensionner la colonne, sélectionnez le tableau et faites glisser les poignées de colonne. L’aire de conception de rapport est redimensionnée pour s’ajuster au tableau.

  16. Sélectionnez Exécuter pour afficher un aperçu du rapport.

    La longueur horizontale de la barre verte de la jauge varie en fonction de la valeur du KPI.

Capture d’écran montrant une colonne Linear KPI ajoutée au rapport KPI du générateur de rapports.

5. Afficher un indicateur de performance clé à l’aide d’un indicateur

Les indicateurs sont de petites jauges simples qui permettent d'obtenir en un coup d'œil des valeurs de données. En raison de leur taille et de leur simplicité, les indicateurs sont souvent utilisés dans les tableaux et les matrices. Pour plus d’informations, consultez Indicateurs dans un rapport paginé (Générateur de rapports).

Afficher l’état présent d’un KPI à l’aide d’un indicateur

  1. Basculez en mode Conception.

  2. Dans le tableau, cliquez avec le bouton droit sur la poignée de la colonne Linear KPI que vous avez ajoutée au cours de la dernière procédure >Insérer une colonne>Droite. Une nouvelle colonne est ajoutée au tableau.

  3. Saisissez Stoplight KPI dans l’en-tête de colonne.

  4. Sélectionnez la cellule qui contient le sous-total de la sous-catégorie, en regard de la jauge linéaire que vous avez ajoutée au cours de la dernière procédure.

  5. Sous l’onglet Insérer, allez dans Visualisations des données>, double-cliquez sur Indicateur.

  6. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un type d’indicateur , sous Formes, sélectionnez le premier type de forme, 3 Indicateurs (sans bordure) .

  7. Sélectionnez OK.

    L’indicateur est ajouté à la cellule de la nouvelle colonne Stoplight KPI.

  8. Cliquez avec le bouton droit sur l’indicateur, puis sélectionnez Propriétés de l’indicateur.

  9. Sous l’onglet Valeur et états , dans la zone Valeur , sélectionnez [SUM (Sales)] . Ne modifiez pas les autres options.

    Par défaut, la synchronisation des données se produit au niveau de la région de données et vous voyez s’afficher la valeur Tablix1, le nom de la région de données de table dans le rapport, dans la zone Étendue de synchronisation .

    Dans ce rapport, vous pouvez également modifier l'étendue d'un indicateur placé dans la cellule du sous-total de la sous-catégorie pour synchroniser le champ SalesDate.

  10. Cliquez sur OK.

  11. Sélectionnez Exécuter pour afficher un aperçu du rapport.

Capture d’écran montrant une colonne Stoplight KPI ajoutée au rapport KPI du générateur de rapports.

6. Ajouter un titre à votre rapport

Un titre de rapport s'affiche dans la partie supérieure du rapport. Vous pouvez placer le titre du rapport dans un en-tête de rapport, ou si le rapport n’en utilise pas, dans une zone de texte située en haut du corps du rapport. Dans cette section, vous utilisez la zone de texte placée automatiquement en haut du corps du rapport.

Vous pouvez améliorer le texte en appliquant différents types de styles de police, de tailles et de couleurs à des expressions et des caractères spécifiques. Pour plus d’informations, consultez Mettre en forme du texte dans une zone de texte dans les rapports paginés (Générateur de Rapports).

Ajouter un titre de rapport

  1. Dans l’aire de conception, sélectionnez Cliquer pour ajouter un titre.

  2. Saisissez Product Sales KPIs, puis cliquez à l’extérieur de la zone de texte.

  3. Si vous le souhaitez, cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte qui contient Product Sales KPI, sélectionnez les Propriétés de la zone de texte, puis sous l’onglet Police, choisissez différents types de styles de police, tailles et couleurs.

  4. Sélectionnez Exécuter pour afficher un aperçu du rapport.

7. Enregistrer le rapport

Enregistrez le rapport sur un serveur de rapports ou sur votre ordinateur. Si vous n’enregistrez pas le rapport sur le serveur de rapports, plusieurs fonctionnalités de Reporting Services telles que les sous-rapports ne sont pas disponibles.

Enregistrer le rapport sur un serveur de rapports

  1. À partir du bouton Générateur de rapports, sélectionnez Enregistrer sous.

  2. Sélectionnez Sites et serveurs récents.

  3. Sélectionnez ou saisissez le nom du serveur de rapports sur lequel vous êtes autorisé à enregistrer des rapports.

    Le message « Connexion au serveur de rapports » s'affiche. Une fois la connexion établie, le contenu du dossier de rapports spécifié par l'administrateur du serveur de rapports s'affiche comme emplacement par défaut des rapports.

  4. Dans Nom, remplacez le nom par défaut par Product Sales KPI.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Le rapport est enregistré sur le serveur de rapports. Le nom du serveur de rapports auquel vous êtes connecté est indiqué dans la barre d’état située au bas de la fenêtre.

Enregistrer le rapport sur votre ordinateur

  1. À partir du bouton Générateur de rapports, sélectionnez Enregistrer sous.

  2. Sélectionnez Bureau, Mes documents ou Poste de travail, puis naviguez jusqu’au dossier où vous souhaitez enregistrer le rapport.

Remarque

Si vous n’avez pas accès à un serveur de rapports, sélectionnez Bureau, Mes documents ou Poste de travail et enregistrez le rapport sur votre ordinateur.

  1. Dans Nom, remplacez le nom par défaut par Product Sales KPI.

  2. Cliquez sur Enregistrer.

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