Concentrez-vous sur l’inclusivité lorsque vous passez de réunions physiques à des réunions virtuelles
Votre organisation organise des événements en direct en personne dans le cadre de son sommet annuel depuis des années. Vous devez déterminer comment utiliser cette expérience pour passer d’un événement en personne à un événement virtuel, et vous assurer qu’il s’agit d’un événement accessible et inclusif. Vous avez déjà découvert les différentes fonctionnalités d’accessibilité disponibles dans Microsoft 365 et Microsoft Teams. Il est maintenant temps d’examiner l’inclusivité.
Prévoyez d’inclure tout le monde
La création d’un événement inclusif commence par la planification. Votre équipe de sommet virtuel doit inclure des personnes ayant des expériences et des rôles variés, y compris des personnes qui n’ont pas participé par le passé. (Vous pouvez voir les rôles que nous recommandons, y compris au sein de votre équipe d’événements, dans Présentation de la remise d’événements virtuels avec Microsoft 365.)
Tenez compte de ces tâches recommandées pendant le processus de planification :
- Préparez, publiez et appliquez un Code de Conduite pour l’événement. Incluez un point de contact pour toute préoccupation. Consultez cet exemple Microsoft.
- Incluez des méthodes permettant aux utilisateurs de partager leurs préférences lors de l’inscription. Cela peut inclure les pronoms préférés, les exigences physiques et mentales, ainsi que d’autres hébergements dont ils peuvent avoir besoin. (Ces préférences reviennent à poser des questions sur les limitations et les inconvénients relatifs aux événements en personne.)
- Passez en revue votre liste de présentateurs. Quelle est leur diversité ? Y a-t-il des opportunités de faire entrer de nouveaux talents pour travailler avec des présentateurs expérimentés ?
- Planifiez des enquêtes post-événement pour obtenir des commentaires de toutes les personnes impliquées.
Planifier des participants inclusifs
L’un des avantages du passage d’une personne à une version virtuelle est qu’elle élargit le pool de personnes pouvant participer à votre événement. Les participants peuvent participer à partir d’emplacements uniques, ils peuvent avoir des limitations physiques et il est important que vous considériez qui ils sont et ce qu’ils souhaitent obtenir de votre événement.
Commencez par Les choses simples comptent, nos conseils sur les méthodes simples pour être plus inclusif des personnes présentant un handicap. Au-delà de votre événement virtuel, ces conseils peuvent vous aider dans toutes vos relations professionnelles et professionnelles. Il existe sept façons d’être plus inclusif : vous pouvez regarder une courte vidéo de chacune d’elles dans nos conseils :
- Soyez vous-même.
- Assurez-vous que votre travail est accessible.
- Le handicap est un atout.
- Suivez les principes de la conception inclusive.
- Acceptez d’abord chaque personne en tant qu’être humain.
- Découvrez l’étiquette appropriée.
- Suivez notre exemple.
Tenez compte des questions suivantes sur qui sont vos participants, ce qu’ils utilisent et d’où ils se connectent pour atténuer les problèmes courants liés aux événements.
| Zone | Questions | Actions |
|---|---|---|
| Identité | Les participants sont-ils membres de votre client Microsoft 365 ? Prenez-vous en charge les participants invités ? Participants anonymes ? |
Configurez ces éléments dans vos stratégies de service et options de réunion. Décidez de l’étendue de votre audience spectatrice à l’avance. |
| Appareils et clients | Quel matériel et quel logiciel vos participants utilisent-ils ? Appareils Windows et Mac ? Navigateurs ou clients de bureau ? Appareils mobiles et tablettes ? Appareils de salle ? |
Le type d’appareil dicte les éléments de l’expérience. Teams réduit cet impact en hiérarchisant la qualité, en autorisant les contrôles de réunion et les modes de focus. |
| Emplacement | Câblé ou sans fil ? Réseaux mobiles ? Réseau cellulaire uniquement ? |
La bande passante réseau peut avoir un impact sur votre événement. Incluez une stratégie d’affichage à la demande pour garantir que les participants peuvent accéder à votre contenu lorsqu’ils reviennent à un bon emplacement de signal. |
Le temps de chacun est précieux, donc soyez clair sur ce que les gens peuvent espérer obtenir en participant à votre événement. Cela commence par rendre le nom et la description de votre événement compréhensibles.
Envisagez de demander à tous les participants de télécharger Teams pour bureau ou de mettre à niveau leurs navigateurs web vers la dernière version.
Si vous savez que votre public n’est pas expérimenté avec Teams, envisagez d’inclure des liens vers des guides Teams sur la participation aux événements avec votre invitation à l’événement.
Faire évoluer vos événements physiques vers un format numérique
Si vous avez déjà du contenu que vous alliez utiliser pour un événement en personne ou si vous créez du contenu, envisagez de l’optimiser pour vos participants virtuels. Les nouvelles méthodes de partage d’informations sont essentielles à la réussite d’un événement virtuel. Ces conseils vous aideront à améliorer l’engagement et l’accessibilité de votre événement.
Conseil
Utilisez notre liste de vérification pour rester sur la bonne voie et préparer votre événement virtuel. Téléchargez-le à partir de https://aka.ms/OrganizerChecklist.
Sessions plus courtes
Réduisez la quantité d’informations que vous partagez. Disposer d’une rubrique claire et d’un appel à l’action de suivi. Envisagez de diviser les sessions longues en plusieurs sessions plus courtes. Les événements virtuels peuvent être plus fastidieux que les événements en personne, pour les présentateurs et les participants.
Pour les événements de plusieurs heures et de plusieurs jours, planifiez des pauses. Incluez des pauses de programmation pour donner à vos participants le temps de s’étirer, de promener leur chien ou d’aller aux toilettes.
Créez un ordre du jour suffisamment flexible pour répondre aux sessions qui vont au-dessus ou en dessous du temps imparti. Réfléchissez à ce que vous voulez que les utilisateurs voient sur leurs écrans lorsqu’il n’y a pas de présentateur.
Contenu interactif
Recherchez des opportunités d’utiliser des sondages en ligne, des jeux triviaux pertinents pour votre contenu et des vidéos préparées pour continuer à déplacer le contenu. Accordez beaucoup de temps aux Questions et réponses. Questions préalables dans la fenêtre de conversation pour lancer le débat. Parfois, les utilisateurs hésitent à désactiver le son et à parler dans le forum virtuel. (Mais n’oubliez pas d’autoriser suffisamment de silence pour prendre en charge les retards de transmission/de son.)
Compétences de présentateur
Répéter, répéter, répéter ! Il n’y a rien de tel que la préparation. Utilisez votre équipe virtuelle comme public bêta pour vos présentateurs.
Les compétences de présentation en ligne sont plus complexes lorsque vous n’avez pas accès aux commentaires non verbaux de votre public. Envisagez de rendre la formation du présentateur obligatoire pour vos présentateurs.
Utilisez le meilleur matériel possible pour améliorer la vidéo et l’audio. Cela peut inclure des micros externes, des caméras vidéo et l’éclairage.
Modèle semi-dynamique
Envisagez d’inclure du contenu pré-enregistré dans votre contenu en direct. Vous pouvez lire des sessions pré-enregistrées avec les modérateurs de Questions et réponses. Cela peut aider à réduire une partie de la pression sur votre personnel de production et vos intervenants.
Éviter les problèmes courants
Il s’agit d’un grand nombre d’informations. La création d’un événement de qualité peut parfois être impossible. Ces étapes recommandées par nos experts peuvent vous aider à éviter les problèmes courants :
- Temps de préparation: même un événement individuel prend du temps à produire. Planifiez les événements à l’avance et évitez de rassembler les éléments à la dernière minute, si vous le pouvez.
- Intégrité du service et du réseau : collaborez avec votre service informatique pour garantir l’intégrité de votre réseau, de votre service et de vos appareils. Si possible, partagez la configuration matérielle et logicielle requise avec vos participants à l’avance et demandez-leur de s’assurer qu’ils sont prêts pour l’événement.
- Qualité du contenu: concentrez-vous sur la qualité de votre contenu. Même la meilleure production ne peut pas couvrir un contenu médiocre. Votre message est-il clair ? Est-ce qu’une personne qui ne connaît pas le sujet va comprendre ?
- Compétences de présentation: vos intervenants sont au cœur de votre événement. Assurez-vous qu’ils ont le temps de préparer et de comprendre le processus de présentation.
Support de l’événement: plus votre événement est long et complexe, plus vous aurez besoin d’un personnel de support technique pour les événements. Entraînez-les tôt. Proposez aux présentateurs et aux participants des moyens simples de demander de l’aide. Chaque producteur d’événements sait que les choses peuvent et vont souvent mal tourner, mais votre planification et votre préparation peuvent vous aider à vous assurer que votre public profite de la meilleure expérience possible.