Shifts pour votre organisation de première ligne

Article
05/30/2024
S’applique à:

Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Shifts, l’outil de gestion de planification dans Microsoft Teams, maintient votre personnel de première ligne connecté et synchronisé. Il est d’abord conçu pour la gestion de la planification et les communications rapides et efficaces au sein de vos équipes de première ligne. Avec Shifts et Teams, les gestionnaires et les employés de première ligne peuvent gérer en toute transparence les planifications, communiquer et collaborer.

Selon les besoins de votre entreprise, votre organisation peut utiliser Shifts en tant qu’application autonome ou la connecter à votre système de gestion de la main-d’œuvre (WFM). Vous pouvez également utiliser d’autres services et produits Microsoft pour étendre les fonctionnalités de Shifts.

Considérations avant de déployer Shifts

Comme mentionné précédemment, votre organisation peut choisir d’utiliser Shifts en tant qu’application autonome ou de la connecter à votre système WFM. Connectez Shifts à votre système WFM si vous souhaitez :

En savoir plus sur les modifications apportées aux données via Shifts.
Appliquez les règles métier et la logique configurées par votre organisation dans votre système WFM avant que les modifications apportées aux données apportées par votre personnel de première ligne soient enregistrées dans Shifts.
Synchronisez les données dans Shifts et dans votre système WFM.

Voici des options pour intégrer Shifts à des systèmes WFM externes.

Système de gestion de la main-d’œuvre	Solution	Informations importantes
UKG Pro Workforce Management	Connecteur Teams Shifts pour UKG Pro Workforce Management (Hébergé et géré par Microsoft)	Shifts ne prend pas en charge toutes les configurations et fonctionnalités de votre système WFM. En savoir plus sur les fonctionnalités Shifts lors de l’utilisation de connecteurs gérés par Microsoft.
Blue Yonder Workforce Management version 2020.3, 2021.1 ou 2021.2	Connecteur Teams Shifts pour Blue Yonder (Hébergé et géré par Microsoft)	Shifts ne prend pas en charge toutes les configurations et fonctionnalités de votre système WFM. En savoir plus sur les fonctionnalités Shifts lors de l’utilisation de connecteurs gérés par Microsoft.
Reflexis Workforce Management version 4.3.2, 4.4 ou 4.5	Connecteur Reflexis Plannings pour Microsoft Teams (Hébergé et géré par Zebra)	Shifts ne prend pas en charge toutes les configurations et fonctionnalités de votre système WFM. En savoir plus.
Tout autre système WFM	API graph workforceIntegration	L’intégration de votre personnel peut empêcher l’écriture de données non valides dans Shifts. Le service d’intégration de la main-d’œuvre que vous créez doit être hautement disponible et résilient : Si le service est lent, cela affecte l’expérience utilisateur dans Shifts. Si le service n’est pas disponible, les utilisateurs ne peuvent pas apporter de modifications dans Shifts.

Vue d’ensemble du déploiement

Voici une vue d’ensemble rapide du déploiement de Shifts dans votre organisation.

Créez des équipes pour vos emplacements de première ligne. Vous pouvez choisir de créer vos équipes à l’aide de l’expérience déployer des équipes dynamiques de première ligne à grande échelle dans le centre d’administration Teams.

Pour en savoir plus, consultez Comment trouver la meilleure solution d’équipe de première ligne pour votre organisation.
Définissez les fonctionnalités Shifts pour votre ligne de front.

Si vous avez créé vos équipes via l’expérience de déploiement d’équipes dynamiques de première ligne à grande échelle, vous pouvez choisir de déployer Shifts sur vos équipes de première ligne à grande échelle dans le centre d’administration Teams. Ce faisant, vous pouvez standardiser les paramètres Shifts dans toutes vos équipes de première ligne et les gérer de manière centralisée. Vous sélectionnez les fonctionnalités à activer ou désactiver, et vous créez des groupes de planification et des raisons de congé qui sont définis uniformément dans toutes vos équipes de première ligne.

Vous pouvez également utiliser l’API Graph Créer ou remplacer une planification pour définir les paramètres Shifts pour vos équipes de première ligne et l’API shiftsRoleDefinition Graph pour gérer les autorisations des fonctionnalités Shifts pour vos responsables de première ligne.

Remarque

Si vous le souhaitez, configurez une hiérarchie opérationnelle de première ligne pour mapper la structure des équipes et des emplacements de première ligne de votre organisation à une hiérarchie dans le centre d’administration Teams. La création d’une hiérarchie opérationnelle de première ligne permet d’activer des scénarios d’emplacement et d’autres fonctionnalités pour votre ligne de front.

Fonctionnalités shifts

Voici une vue d’ensemble de ce que les gestionnaires et les employés de première ligne peuvent faire dans Shifts.

Fonctionnalités du gestionnaire de première ligne	Autonome	Connecteur Shifts géré par Microsoft
Créez une planification pour leur équipe. Méthodes prises en charge : Créez manuellement des shifts et des congés un par un. Création en bloc de shifts et de congés via l’importation et le copier-coller Excel.	Oui	Non disponible dans Shifts. ¹
Créez des shifts ouverts que les membres de l’équipe demandent. Méthodes prises en charge : Créez manuellement des shifts et des congés un par un. Création en bloc de shifts et de congés via l’importation et le copier-coller Excel.	Oui	Non disponible dans Shifts. ¹
Mettre à jour et supprimer des shifts, des congés et des shifts ouverts. Seules les modifications manuelles une par une sont prises en charge.	Oui	Non disponible dans Shifts. ¹
Gérer les paramètres Shifts pour l’équipe.	Oui²	N°³
Créez des groupes de planification pour organiser les workers en fonction des caractéristiques communes au sein d’une équipe. Par exemple, le type de service ou de travail.	Oui	Non⁴
Récupérer les rapports de feuille de temps.	Oui	Oui
Récupérez les totaux des heures travaillées et des congés.	Oui	Oui
Gérer les demandes des workers.	Oui	Oui

¹La création, la mise à jour et la suppression d’équipes, de congés et d’horaires ouverts sont des actions que les gestionnaires de première ligne doivent effectuer dans le système WFM. Les données sont automatiquement synchronisées avec Shifts via le connecteur Shifts.
²Dépend de la façon dont votre organisation a déployé Shifts. Cela n’est peut-être pas disponible pour les responsables de première ligne à gérer localement.
³Configuré automatiquement lorsque vous configurez la connexion entre votre système WFM et le connecteur Shifts. Aucune action n’est nécessaire pour les gestionnaires de première ligne.
⁴Créé automatiquement en fonction de la configuration de votre système WFM.

Fonctionnalités des employés de première ligne	Autonome	Connecteur Shifts géré par Microsoft
Affichez leur propre calendrier et ceux de leur équipe.	Oui	Oui
Affichez les équipes ouvertes disponibles dans leurs groupes de planification.	Oui	Oui
Créez des demandes de shift ouvertes pour l’approbation du responsable. Actuellement disponible uniquement dans les équipes dont le worker est membre.	Oui	Oui¹
Créez des demandes de congé pour l’approbation du responsable. Actuellement, une fois la demande approuvée, le temps de congé s’applique uniquement à l’équipe dans laquelle le worker l’a demandé.	Oui	Oui¹
Créez une demande pour échanger une équipe avec un collègue de la même équipe.	Oui	Oui¹
Créez une demande pour proposer un quart de travail à un collègue de la même équipe.	Oui	Oui¹
Horloge entre et hors des quarts et des pauses.	Oui	Oui^1,2
Modifiez les entrées de carte de temps pour l’horloge entrante/sortante et les sauts sur les appareils mobiles.	Oui	Oui

¹Des validations sont effectuées pour garantir que les règles et la logique métier de votre système WFM sont appliquées.
²Les pauses ne sont pas prises en charge dans le connecteur Teams Shifts pour UKG Pro Workforce Management.

Étendre les fonctionnalités shifts

Utilisez les ressources suivantes pour étendre les fonctionnalités shifts à votre personnel de première ligne.

Ressource	Exemple de scénario	Applications cibles
API shift Graph	Votre organisation souhaite créer des rapports basés sur les données de planification shifts.	Applications qui souhaitent lire/écrire des données Shifts.
Notifications de modification de l’API Graph	Votre organisation n’a pas besoin de l’approbation des responsables de première ligne pour les demandes d’équipe ouvertes. Vous pouvez utiliser les notifications de webhooks Shifts pour déclencher le processus d’automatisation de l’approbation pour les demandes de shift ouvertes.	Applications qui lisent les données Shifts et souhaitent être averties des modifications apportées dans Shifts. En outre, ces applications ne sont pas propriétaires de données et n’ont pas de validation supplémentaire à exécuter.
Shifts + Power Automate	Votre organisation souhaite prendre des informations de Shifts et créer des workflows personnalisés avec d’autres applications et services. Par exemple, créez un flux pour approuver automatiquement les demandes de shift d’échange et recevoir des notifications par e-mail.	En savoir plus.

Déplace les ressources


	Déployer shifts à grande échelle Configurez et gérez les paramètres Shifts de manière centralisée dans le Centre d’administration Teams et déployez Shifts sur vos équipes de première ligne à grande échelle.
	Gérer les shifts Obtenez une vue d’ensemble de la gestion des shifts pour votre organisation. Découvrez comment contrôler l’accès à Shifts, épingler shifts à la barre de l’application Teams pour faciliter l’accès, activer les étiquettes basées sur les équipes, etc.
	Utiliser des rôles pour définir vos gestionnaires et vos employés de première ligne dans Shifts Découvrez comment utiliser les rôles de propriétaire d’équipe et de membre d’équipe dans Teams et le rôle de propriétaire de planification dans Shifts pour définir vos responsables et vos employés de première ligne dans Shifts.
	Gérer les autorisations Shifts pour les responsables de première ligne Découvrez comment contrôler les fonctionnalités Shifts disponibles pour les responsables de première ligne pour gérer leurs planifications d’équipe, telles que les paramètres Shifts qu’ils peuvent configurer et s’ils peuvent créer et gérer des groupes de planification.
	FAQ sur les données shifts Découvrez où sont stockées les données Shifts et d’autres informations relatives aux données Shifts, notamment la rétention, la récupération et le chiffrement.
	Vue d’ensemble des connecteurs Shifts Obtenez une vue d’ensemble des connecteurs Shifts et de leur fonctionnement. Découvrez les connecteurs gérés disponibles et les systèmes WFM pris en charge.
	Connecteur Teams Shifts pour UKG Pro Workforce Management Découvrez comment configurer une connexion à UKG Pro Workforce Management à l’aide de l’Assistant Connecteur Shifts ou de PowerShell. Découvrez comment gérer votre connexion à UKG Pro Workforce Management à l’aide du Centre d’administration Microsoft 365 ou de PowerShell.
	Connecteur Teams Shifts pour Blue Yonder Découvrez comment configurer une connexion à Blue Yonder Workforce Management à l’aide de l’Assistant Connecteur Shifts ou de PowerShell. Découvrez comment gérer votre connexion à Blue Yonder Workforce Management à l’aide du Centre d’administration Microsoft 365 ou de PowerShell.
	Connecteur Reflexis Shifts pour Microsoft Teams Découvrez comment intégrer Shifts au système WFM Reflexis via le connecteur.