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Microsoft Dynamics NAV 協助企業做多公司管理

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身為一個擁有多家子公司的集團或是一個擁有多家經銷商代理商的管理者是否覺得多公司管理不僅複雜又繁瑣呢？Microsoft Dynamics NAV這套ERP系統提供了兩項主要的功能：公司間交易(Intercompany)以及合併公司(Consolidation)兩大功能，在一套系統中解決多公司管理所帶來的困擾，不僅協助優化公司流程，還可以讓日常的工作更便利並  降低出錯率。

身為一個擁有多家子公司的集團或是一個擁有多家經銷商代理商的管理者是否覺得多公司管理不僅複雜又繁瑣呢？以下整理出使用者最常遇到的困擾：

1)    我們有多家公司，有些料品的資料是一樣的，能不能只要在系統中建立一次就好，不要每一家公司都要重新輸入？

2)    我可不可以同時看到其他分店/分公司的庫存，這樣我就不用一一跟每一家分店詢問有沒有貨？

3)    集團中的公司雖然財務帳與庫存帳是分開獨立的，但多數皆由統一的文管中心或資訊人員來維護，是否可以在系統

       中統一查看跟控管？還是一定要登出A公司的帳號才能再登入B公司帳號做查詢？

4)    ERP系統可以產出合併報表嗎？如果各公司的會計科目、會計年度、以及貨幣不一樣要如何合併成一份報表？

 

針對此類的困擾，Microsoft Dynamics NAV這套ERP系統提供了兩項主要的功能：公司間交易(Intercompany)以及合併公司(Consolidation)兩大功能，在一套系統中解決多公司管理所帶來的困擾，不僅協助優化公司流程，還可以讓日常的工作更便利並降低出錯率。

 

一般來說，企業都希望料品資料卡、客戶資料卡、以及廠商資料卡等能夠只要建立一次，然後將資料複製到其他公司供作業使用。微軟NAV可將資料用手動或是系統自動的方式複製至其他公司。如下圖(一)NAV的系統畫面，只需按一個鍵即可將資料卡複製給其他公司，當然誰複製了資料卡以及在甚麼時間複製都會在系統中紀錄以供稽核。

 

圖(一)：Microsoft Dynamics NAV系統畫面 - 資料卡複製

資料來源：Tectura瀚資資訊

 

另外常聽到的需求是希望能夠查詢到不同公司的總庫存量來作為接單或下單的依據。每個營業據點能夠互相調貨甚至轉由其他營業據點接單，不僅可以提高庫存週轉率也可以降低庫齡及庫存成本太高的風險。微軟NAV可依需求將其他公司的庫存資訊即時顯示在指定單據上供查看，如下圖(二)所示，庫存的資訊顯示於銷售訂單(Sales Order)的右下角。

 

圖(二)：Microsoft Dynamics NAV系統畫面 - 銷售訂單(Sales Order) 

資料來源：Tectura瀚資資訊

 

除此之外使用者可以用微軟NAV查詢各公司目前完整的庫存情況，或是利用料號查詢庫存所在的完整資訊。如下圖(三)利用料號查詢料品庫存狀況，使用者可依據產出結果適當的執行相對應的下一步。

 

圖(三)：Microsoft Dynamics NAV系統畫面 - 查詢庫存

資料來源：Tectura瀚資資訊

 

另外，關係人交易這個功能可以簡化不同公司間相關交易單據的產生跟輸入，例如：A公司的銷貨訂單成為B公司的採購訂單。只要在系統中將互相的關係設定好，微軟NAV就可以輕鬆實行關係人交易，而且並不會限制家數。利用微軟NAV將A公司的銷售訂單，包含單據號碼、買方客戶編號、料品項目等等資訊填入完成後，就可利用拋轉的功能把A公司的銷售訂單拋轉到B公司成為採購單。透過這樣的動作自動產生可以避免重工，也可以減少漏單或人工誤植的機率，增加公司運作的速度。

 

合併公司的功能可以將多家公司的會計總帳合併，產生一套匯總的財務帳提供使用者統計分析。某些企業可能擁有多家子公司或分公司，身為集團的領導者或決策者大多都是直接看已將多家子公司資料整合完的數據。使用微軟NAV，可以輕鬆且快速的將多家公司的資料彙總成一份完整的合併報表，就算會計科目、會計年度、以及貨幣不盡相同，微軟NAV也可以輕鬆合併。例如眾多的企業可能在同一地區有許多子公司或者在各地都有分公司，每個地區的會計科目可能有所差異，藉由微軟NAV合併報表就可以達到合併功能並製成報表。另外不同的會計年度也是一個頭痛的議題，台灣大部分的會計年度都是一月一號開始，但還是會有例外從七月一號開始，透過微軟NAV系統也能輕鬆的合併不同會計年度的報表。微軟NAV還可以協助合併不同幣別的公司，系統提供平均費率(手動)、結算費率、歷史費率、綜合費率、以及變動費率等供選擇，企業可依需求選擇適合的方式合併不同幣別的報表。

 

利用Microsoft Dynamics NAV這套ERP系統可以輕鬆的將您旗下多家公司的財務總帳合併，且這些資訊可以是來自同一個或是多個不同的資料庫。可依需求選擇完全的(100%)合併公司資料，或依比例的去做合併並產出試算表供財會人員做調整。另外還可以快速的檢視公司庫存資料及查詢其他地方的庫存狀況，優化公司流程，加快交易速度，提升企業交易成功率。