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Extraire des informations dans Excel à l’aide de Reconnaissance d’entité nommée (NER) et Power Automate

Dans ce tutoriel, vous allez créer un flux Power Automate pour extraire du texte dans une feuille de calcul Excel sans avoir à écrire du code.

Ce flux prend une feuille de calcul des problèmes signalés à propos d’un immeuble d’habitation et les classifie en deux catégories : plomberie et autres. Il extrait également les noms et numéros de téléphone des locataires qui les ont envoyés. Enfin, le flux ajoute ces informations à la feuille Excel.

Ce didacticiel vous montre comment effectuer les opérations suivantes :

  • Utiliser Power Automate pour créer un flux
  • Charger des données Excel depuis OneDrive Entreprise
  • Extraire du texte d’Excel et l’envoyer pour Reconnaissance d’entité nommée (NER)
  • Utiliser les informations de l’API pour mettre à jour une feuille Excel.

Prérequis

Ajouter le fichier Excel à OneDrive Entreprise

Téléchargez l’exemple de fichier Excel à partir de GitHub. Ce fichier doit être stocké dans votre compte OneDrive Entreprise.

Exemples provenant du fichier Excel

Les problèmes sont signalés en texte brut. Nous allons utiliser la fonctionnalité NER pour extraire le nom de la personne et le numéro de téléphone. Le flux recherche ensuite le mot « plomberie » dans la description pour catégoriser les problèmes.

Créer un workflow Power Automate

Accédez au site Power Automate et connectez-vous. Sélectionnez ensuite Créer et Flux planifié.

Écran de la création du workflow

Dans la page Créer un flux de cloud planifié, initialisez votre flux avec les champs suivants :

Champ Valeur
Nom du flux Révision prévue ou un autre nom.
Démarrage en cours Entrez les date et heure actuelles.
Intervalle de récurrence 1 heure

Ajouter des variables au flux

Créez des variables représentant les informations qui seront ajoutées au fichier Excel. Sélectionnez Nouvelle étape et recherchez Initialiser la variable. Effectuez cette opération quatre fois, pour créer quatre variables.

Étape d’initialisation des variables

Ajoutez les informations suivantes aux variables que vous avez créées. Elles représentent les colonnes du fichier Excel. Si des variables sont réduites, vous pouvez les sélectionner pour les développer.

Action Nom Type Valeur
Initialiser la variable var_person String Personne
Initialiser la variable 2 var_phone String Numéro de téléphone
Initialiser la variable 3 var_plumbing String plomberie
Initialiser la variable 4 var_other String Autres

informations contenues dans les variables de flux

Lire le fichier Excel

Sélectionnez Nouvelle étape et tapez Excel, puis sélectionnez Lister les lignes présentes dans un tableau dans la liste des actions.

Ajouter des lignes Excel dans le flux

Ajoutez le fichier Excel au flux en renseignant les champs de cette action. Ce tutoriel nécessite que le fichier soit chargé sur OneDrive Entreprise.

Remplir les lignes Excel dans le flux

Sélectionnez Nouvelle étape et ajoutez une action Appliquer à chacun.

Ajouter une action Appliquer à chacun

Sélectionnez Sélectionner un résultat à partir des étapes précédentes. Dans la zone de contenu dynamique qui s’affiche, sélectionnez valeur.

Sélectionner un résultat dans le fichier Excel

Envoyer une demande de reconnaissance d’entité

Si ce n’est déjà fait, vous devez créer une ressource Langue dans le portail Azure.

Créer une connexion au service Langue

Dans Appliquer à chacun, sélectionnez Ajouter une action. Accédez à la page relative à la clé et au point de terminaison de votre ressource Langue dans le portail Azure, et obtenez la clé et le point de terminaison pour votre ressource Langue.

Dans votre flux, entrez les informations suivantes pour créer une connexion à la ressource Langue.

Notes

Si vous avez déjà créé une connexion à la ressource Langue et voulez changer les détails de la connexion, sélectionnez les points de suspension dans le coin supérieur droit, puis + Ajouter une nouvelle connexion.

Champ Valeur
Nom de connexion Nom de la connexion à votre ressource Langue. Par exemple : TAforPowerAutomate.
Clé de compte Clé pour votre ressource Language.
URL du site Point de terminaison de votre ressource Langue.

Ajouter des informations d’identification de ressource Langue au flux

Extraire le contenu Excel

Une fois la connexion créée, recherchez Analyse de texte et sélectionnez Reconnaissance d’entité nommée. Cela permet d’extraire des informations de la colonne de description du problème.

Extraire les entités de la feuille Excel

Sélectionnez le champ Texte et sélectionnez Description dans la fenêtre de contenu dynamique qui s’affiche. Entrez en comme langue et un nom unique comme ID de document (vous devrez peut-être sélectionner Afficher les options avancées).

Obtenir le texte de la colonne Description dans la feuille Excel

Dans Appliquer à chacun, sélectionnez Ajouter une action, puis créez une autre action Appliquer à chacun. Sélectionnez la zone de texte et sélectionnez Documents dans la fenêtre de contenu dynamique qui s’affiche.

Créez une autre action Appliquer à chacun.

Extraire le nom de la personne

Nous allons ensuite trouver le type d’entité de la personne dans la sortie NER. Dans Appliquer aux 2, sélectionnez Ajouter une action, puis créez une autre action Appliquer à chacun. Sélectionnez la zone de texte et sélectionnez Entités dans la fenêtre de contenu dynamique qui s’affiche.

Rechercher l’entité de la personne dans la sortie NER

Dans la nouvelle action Appliquer aux 3, sélectionnez Ajouter une action, puis ajoutez un contrôle Condition.

Ajouter un contrôle Condition à l’action Appliquer à chacun 3

Dans la fenêtre Condition, sélectionnez la première zone de texte. Dans la fenêtre de contenu dynamique, recherchez Catégorie et sélectionnez cette option.

Ajouter la catégorie au contrôle Condition

Vérifiez que la seconde zone a la valeur est égal à. Sélectionnez ensuite la troisième zone, puis recherchez var_person dans la fenêtre de contenu dynamique.

Ajouter la variable person

Dans la condition Si Oui, tapez Excel, puis sélectionnez Mettre à jour une ligne.

Mettre à jour la condition Oui

Entrez les informations Excel, puis mettez à jour les champs Colonne clé, Valeur de la clé et PersonName. Cela permet d’ajouter le nom détecté par l’API à la feuille Excel.

Ajouter les informations Excel

Obtenir le numéro de téléphone

Réduisez l’action Appliquer à chacun 3 en cliquant sur le nom. Ajoutez ensuite une autre action Appliquer à chacun à Appliquer à chacun 2, comme vous l’avez fait précédemment. Elle sera nommée Appliquer à chacun 4. Sélectionnez la zone de texte et ajoutez Entités comme sortie pour cette action.

Ajouter les entités de la sortie NER à une autre action Appliquer à chacun.

Dans Appliquer à chacun 4, ajoutez un contrôle Condition. Il sera nommé Condition 2. Dans la première zone de texte, recherchez Catégorie et ajoutez des catégories à partir de la fenêtre de contenu dynamique. Vérifiez que la zone centrale a la valeur est égal à. Ensuite, dans la zone de texte de droite, entrez var_phone.

Ajouter un deuxième contrôle Condition

Dans la condition Si Oui, ajoutez une action Mettre à jour une ligne. Entrez ensuite les informations comme ci-dessus pour la colonne des numéros de téléphone de la feuille Excel. Cela permet d’ajouter le numéro de téléphone détecté par l’API à la feuille Excel.

Ajouter les informations Excel à la seconde condition Si Oui

Obtenir les problèmes de plomberie

Réduisez Appliquer à chacun 4 en cliquant sur le nom. Créez ensuite une autre action Appliquer à chacun dans l’action parente. Sélectionnez la zone de texte et ajoutez Entités comme sortie pour cette action à partir de la fenêtre de contenu dynamique.

Créer une autre action Appliquer à chacun

Le flux vérifie ensuite si la description du problème à partir de la ligne du tableau Excel contient le mot « plomberie ». Si c’est le cas, il ajoute « plomberie » dans la colonne IssueType. Sinon, nous allons entrer « autre ».

Dans l’action Appliquer à chacun 4, ajoutez un contrôle Condition. Il sera nommé Condition 3. Dans la première zone de texte, recherchez et ajoutez Description à partir du fichier Excel en utilisant la fenêtre de contenu dynamique. Vérifiez que la zone centrale indique contient. Ensuite, dans la zone de texte de droite, recherchez et sélectionnez var_plumbing.

Créer un autre contrôle Condition

Dans la condition Si Oui, sélectionnez Ajouter une action, puis sélectionnez Mettre à jour une ligne. Entrez ensuite les informations comme précédemment. Dans la colonne IssueType, sélectionnez var_plumbing. Cela permet d’appliquer une étiquette « plomberie » à la ligne.

Dans la condition Si Non, sélectionnez Ajouter une action, puis sélectionnez Mettre à jour une ligne. Entrez ensuite les informations comme précédemment. Dans la colonne IssueType, sélectionnez var_other. Cela permet d’appliquer une étiquette « autres » à la ligne.

Ajouter des informations aux deux conditions

Tester le flux de travail

Dans le coin supérieur droit de l’écran, sélectionnez Enregistrer, puis Tester. Sous Tester le flux, sélectionnez manuellement. Sélectionnez ensuite Tester, puis Exécuter le flux.

Le fichier Excel sera mis à jour dans votre compte OneDrive. Il ressemble à ce qui suit.

Tester le workflow et afficher la sortie

Étapes suivantes