Changer la communication

La communication sur les modifications signifie informer l’entreprise de vos modifications à venir pour vous assurer que tous ceux concernés par la transition comprennent le processus de migration cloud.

Votre plan de communication peut rester cohérent, mais chaque charge de travail doit faire l’objet de sa propre communication de modification en raison de ses utilisateurs et opérateurs individuels.

La communication des modifications vient s’ajouter aux demandes de modification capturées par votre équipe de gestion des modifications. Vous devez collaborer avec votre équipe de gestion des modifications pour vous assurer qu’elle gère correctement la modification. Cette équipe peut également être en mesure d’aider à communiquer avec les changements.

Public de la communication des modifications

Votre communication des modifications doit cibler différents groupes au sein de votre organisation. Vous devez disposer d’un plan clair pour chacun des rôles suivants :

• Utilisateurs métier qui utilisent la charge de travail en question pour terminer les activités
• Gestionnaires de modification qui doivent planifier la gestion des risques et s’assurer que le basculement respecte toutes les exigences nécessaires
• Propriétaires et opérateurs des ressources déplacées vers Azure
• Développeurs qui déploient sur les ressources déplacées vers Azure
• Ingénieurs de migration qui effectuent la migration

Remarque

Votre organisation peut également avoir d’autres rôles nécessaires à inclure.

Contenu de la communication des modifications

Dans votre communication des modifications, vous devez indiquer clairement à chaque rôle comment les modifications à venir les affectent spécifiquement et ce qu’ils doivent faire pour se préparer. Votre communication des modifications doit également inclure des groupes qui travaillent avec des systèmes connexes ou dans des domaines d’activité connexes. Même s’ils n’ont pas d’étapes de préparation et ne seront pas directement affectés par les modifications, ils doivent être informés des éventuelles répercussions indirectes sur leur travail.

Vous devez répondre aux questions suivantes dans votre communication des modifications :

• Dates critiques : quelles sont les dates critiques pour la migration ?
• Impact : qui voit son travail perturbé, à quel moment et pour combien de temps ?
• Étapes à suivre : quel travail chaque rôle doit-il accomplir avant la modification afin d’être prêt ?
• Étapes postérieures au changement : quel travail chaque rôle doit-il effectuer après la modification pour confirmer la fonctionnalité ?
• Obtenir de l’aide ou en savoir plus : à qui les personnes doivent-elles s’adresser si elles ont des questions ou des difficultés ?

En raison du nombre de rôles impliqués, vous devrez peut-être envoyer différentes notifications de modification à différents publics. Il peut y avoir une communication large pour un public général qui explique le délai d’exécution et les pannes attendues, puis une communication plus spécifique pour les ressources informatiques afin de planifier les actions opérationnelles.

Exemple de contenu de la communication des modifications

Vous pouvez utiliser le modèle suivant pour rédiger votre communication des modifications :

Ce qu’il faut communiquer	Détails
Qu’est-ce qui change ?	L’application X migre vers Azure !
Quand cette modification a-t-elle lieu ?	Le 29 février 2024, à 22 heures PST
Qui sera concerné par ce changement ?	Les utilisateurs métier de l’application X et de toute personne qui utilise des systèmes qui extraient des informations de l’application X.
Comment seront-ils affectés ?	L’application X ne sera pas disponible pour de nouvelles tâches tant que les systèmes ne seront pas restaurés le 1ᵉʳ mars 2024 à 2 heures PST.
Que dois-je faire ?	Assurez-vous que votre travail dans l’application X est sauvegardé avant la modification. Vous pouvez reprendre les fonctions normales le 1ᵉʳ mars. Contactez-vous si vous rencontrez des problèmes.
Qui dois-je contacter ?	Contactez-nous par <email> pour toute question ou information complémentaire avant la modification. Si vous rencontrez des problèmes après la modification, contactez le support technique Contoso pour obtenir de l’aide. Mentionnez l’application X dans la ligne d’objet.

Étape suivante

Les tests d’entreprise ou les tests d’acceptation utilisateur (UAT) peuvent commencer après avoir documenté et planifié le changement métier.

Tests avec l’entreprise