Personnaliser les approbations de page SharePoint avec Microsoft Flow
Important
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Pour tout site SharePoint moderne, les propriétaires peuvent configurer des approbations de page afin d'améliorer le processus de publication standard du site. Après avoir ajouté un flux d'approbation de page, les pages nouvelles et mises à jour ne seront pas publiées directement. Au lieu de cela, chaque modification apportée à une page est placée en mode d'attente, puis soumise pour approbation. Cette opération entraîne la création d'un élément d'approbation pour les approbateurs désignés. Un approbateur examine les modifications, puis les approuve directement dans SharePoint à l'aide de l'expérience Microsoft Flow incorporée, ou répond sur le centre d'approbations. Les réponses se font par téléphone ou directement par courrier électronique. Lorsqu'un approbateur répond, l'auteur du contenu est notifié, la modification est publiée, puis la page est mise à jour.
En savoir plus sur le fonctionnement des flux d'approbation de page et sur la configuration des approbations de pages.
Configuration de l'approbation de page
Les propriétaires de site configurent les flux d'approbation de page depuis le menu Flux de la bibliothèque d'une page.
Soumission d'une page pour approbation
Une fois l'approbation de la page configurée, les auteurs la soumettent pour approbation. Le bouton Publier est remplacé par un bouton Soumettre pour approbation.
La page est publiée après son approbation. La page retrouve le statut de brouillon si elle est rejetée.
Approuver une page
Les approbateurs reçoivent un courrier électronique concernant les demandes d'approbation de pages. Ils peuvent soit approuver la page directement dans le courrier électronique (dans les clients de messagerie qui prennent en charge les messages actionnables), soit ouvrir la page à partir du courrier électronique à examiner, puis approuver la page dans SharePoint.
Les modifications deviennent visibles pour tous les lecteurs du site à la fin du processus d'approbation.
Personnalisation du flux d'approbation de page
Puisque les approbations de page utilisent Microsoft Flow en arrière-plan, le flux d'approbation de page est disponible pour les propriétaires de site pour qu'ils puissent modifier et ajouter des éléments de processus d'entreprise personnalisés dans le flux. Après avoir créé le flux, le propriétaire du site peut sélectionner Flux > Afficher vos flux dans la bibliothèque de pages pour rechercher le flux d'approbation de page.
Par exemple, le type d'approbation par défaut est défini sur tout le monde peut approuver. Les propriétaires de site peuvent modifier le flux et changer le type d'approbation avec tout le monde doit approuver si c'est l'exigence.
Problèmes connus
- Si la page est extraite par un autre utilisateur et que vous (l'auteur, dans le cas présent) soumettez la page pour approbation, celle-ci n'enverra pas de notification et ne procèdera pas à l'approbation. Le flux s'exécutera et enverra un courrier électronique indiquant à l'auteur qu'une erreur s'est produite lors de la publication de la page.
- Si seules les versions principales sont activées pour la bibliothèque de pages de site, les résultats de soumission pour approbation génèrent l'erreur suivante :
Could not complete that action: The type of data at position 0 is different than the one expected. - Au Royaume-Uni uniquement, tous les locataires créés après mars 2018 ne prennent pas en charge cette fonctionnalité. Nous prévoyons que cela soit résolu d'ici la fin du mois de septembre. Pour plus d'informations, consultez ce fil de discussion.