Procédure : traiter les retours ou annulations de ventes

Si votre client souhaite retourner des articles ou obtenir un remboursement pour des articles, ou encore annuler des services, que vous lui avez vendus et pour lesquels vous avez reçu un paiement, vous devez créer et valider un avoir vente qui indique la modification demandée. Pour inclure les informations de facture vente correctes, vous pouvez créer l'avoir vente à partir de la facture vente enregistrée ou vous pouvez créer un avoir vente avec les informations copiées de la facture.

Si vous souhaitez davantage de contrôle sur le processus de retour vente, par exemple les documents entrepôt pour la manutention des articles ou une meilleure vue d'ensemble lors du retour d'articles à partir de plusieurs documents vente avec un retour, vous pouvez créer des retours vente. Un retour vente émet automatiquement l'avoir vente associé et les autres documents relatifs au retour, comme une commande vente de remplacement, le cas échéant. Pour plus d'informations, voir la section « Créer un retour vente à partir d'un ou plusieurs documents vente validés ».

Notes

Si une facture vente validée n'a pas encore été payée, vous pouvez utiliser les fonctions Corriger ou Annuler sur la facture vente validée pour contrepasser automatiquement les transactions associées. Ces fonctions ne fonctionnent que pour les factures impayées, elles ne prennent pas en charge des retours partiels ou les annulations. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : corriger ou annuler des factures vente impayées.

Un retour ou un remboursement peut en effet se rapporter uniquement à certains des articles ou des services figurant sur la facture vente initiale. Dans ce cas, vous devez modifier les informations des lignes de l'avoir vente ou du retour vente. Lors de la validation de l'avoir vente ou du retour vente, les documents vente affectés par la modification sont contrepassés et un paiement de remboursement peut être créé pour le client. Pour plus d'informations, reportez-vous à Effectuer des paiements.

Outre la facture vente validée d'origine, vous pouvez lettrer l'avoir vente ou le retour vente à d'autres documents vente, par exemple une autre facture vente validée, parce que le client renvoie également des articles livrés avec cette facture.

Vous pouvez envoyer l'avoir vente validé au client pour confirmer le retour ou l'annulation et communiquer que la valeur associée sera remboursée, par exemple lorsque les articles sont renvoyés.

La validation de l'avoir rétablira également tous les frais annexes affectés au document validé, afin que les écritures valeur de l'article soient identiques à celles précédant l'affectation des frais annexes.

Évaluation stock

Pour préserver l'évaluation correcte du stock, vous voudrez généralement remettre les articles retournés dans l'inventaire au coût unitaire auquel ils ont été vendus, et non à leur coût unitaire actuel. On appelle cela une inversion de même coût.

Vous pouvez affecter l'inversion de même coût automatiquement de deux façons.

Fonction	Désignation
FonctionAfficher des lignes document validées à contrepasser dans la fenêtre Retour vente	Copie les lignes d'un ou plusieurs documents validés afin de les contrepasser dans le retour vente. Pour plus d'informations, voir la section « Créer un retour vente, et l'avoir vente associé, pour une ou plusieurs factures vente validées ».
FonctionCopier document des fenêtres Avoir vente et Retour vente	Copie l'en-tête et les lignes d'un document validé à contrepasser. Requiert que la case à cocher Coût retour identique obligatoire soit sélectionnée dans la fenêtre Paramètres ventes.

Pour réaliser manuellement la contrepassation exacte, sélectionnez Écriture article à lettrer sur n'importe quelle ligne de document retour, puis sélectionnez le numéro de l'écriture vente initiale. Cela crée un lien entre l'avoir ou le retour vente et l'écriture vente initiale, et garantit que l'article est évalué sur le coût unitaire initial.

Pour plus d'informations, voir Détails de conception : Évaluation stock.

Pour créer un avoir vente à partir d'une facture vente validée

1. Sélectionnez l'icône , entrez Factures vente enregistrées, puis sélectionnez le lien connexe.

2. Dans la fenêtre Factures vente enregistrées, sélectionnez la facture vente validée que vous souhaitez contrepasser, puis sélectionnez l'action Créer un avoir correctif.

   L'en-tête avoir vente affiche des informations sur la facture vente validée. Vous pouvez les modifier, par exemple avec de nouvelles informations qui reflètent l'accord de retour.

3. Modifiez les informations des lignes en fonction de l'accord, par exemple le nombre d'articles retournés ou du montant à rembourser.

4. Sélectionnez l'action Lettrer écritures.

5. Dans la fenêtre Lettrer écritures client, sélectionnez la ligne contenant le document vente validé auquel vous souhaitez lettrer l'avoir vente, puis sélectionnez l'action ID lettrage.

   L'identifiant de l'avoir vente s'affiche dans le champ ID lettrage.

6. Dans le champ Montant à lettrer, entrez le montant à lettrer s'il est inférieur au montant initial.

   Au bas de la fenêtre Lettrer écritures client, vous pouvez afficher le montant total à lettrer pour contrepasser toutes les écritures concernées, à savoir lorsque la valeur du champ Solde est égale à zéro.

7. Cliquez sur le bouton OK. Lors de la validation de l'avoir vente, il doit être lettré avec les documents vente validés spécifiés.

   Lorsque vous avez créé les lignes avoir vente nécessaires et qu'un ou plusieurs applications sont spécifiées, vous pouvez procéder à la validation de l'avoir vente.

8. Sélectionnez l'action Valider et envoyer.

La boîte de dialogue Valider et envoyer la confirmation s'ouvre et indique le mode d'envoi par défaut du client. Vous pouvez modifier le mode d'envoi en cliquant sur le bouton de recherche pour le champ Envoyer le document à. Pour plus d'informations, reportez vous à Procédure : configurer des profils d'envoi de documents.

Les documents vente validés auxquels vous avez lettré l'avoir sont à présent contrepassés, et un remboursement peut être créé pour le client. L'avoir vente est supprimé et remplacé par un nouveau document dans la liste des avoirs vente validés.

Pour créer un avoir vente en copiant une facture vente validée

1. Sélectionnez l'icône , entrez Avoirs vente, puis sélectionnez le lien connexe.
2. Sélectionnez l'action Nouveau pour ouvrir un nouvel avoir vente vierge.
3. Dans le champ Client, entrez le nom d'un client existant.
4. Sélectionnez l'action Copier document.
5. Dans la fenêtre Extraire document vente, dans le champ Type document, sélectionnez Facture enregistrée.
6. Sélectionnez le champ N° document pour ouvrir la fenêtre Factures vente validées, puis sélectionnez la facture vente validée qui contient les lignes que vous souhaitez contrepasser.
7. Activez la case à cocher Recalculer lignes si vous souhaitez que les lignes facture vente validées copiées soient mises à jour avec les modifications apportées au prix article et au coût unitaire depuis la validation de la facture.
8. Cliquez sur le bouton OK. Les lignes facture copiées sont insérées dans l'avoir vente.
9. Remplissez l'avoir vente en vous reportant à la section « Pour créer un avoir vente à partir d'une facture vente validée » de cette rubrique.

Créer un retour vente à partir d'un ou plusieurs documents vente validés

1. Sélectionnez l'icône , entrez Retours vente, puis sélectionnez le lien connexe.

2. Sélectionnez l'action Nouveau.

3. Renseignez les champs dans le raccourci Général selon les besoins.

4. Dans le raccourci Lignes, renseignez les lignes manuellement, ou copiez des informations d'autres documents pour renseigner les lignes automatiquement :

   • utiliser la fonction Extraire lignes document enreg. à contrepasser pour copier une ou plusieurs lignes de document validées à partir d'un ou plusieurs documents validés. Cette fonction inverse toujours exactement les coûts à partir de la ligne de document validée. Cette fonction est décrite dans les étapes suivantes.
   • Utilisez la fonction Copier document pour copier un document existant dans le retour. Cette fonction permet de copier l'ensemble du document. Il peut s'agir d'un document validé ou d'un document non encore validé. Cette fonction ne permet l'inversion de même coût que lorsque la caseInversion de même coût obligatoire est cochée dans la fenêtre Paramètres ventes.

5. Sélectionnez l'action Afficher des lignes document validées à contrepasser.

6. Dans le haut de la fenêtre Lignes document vente enreg., cochez la case Afficher uniquement lignes réversibles si vous voulez n'afficher que les lignes contenant des quantités qui n'ont pas encore été retournées, ou s'il s'agit de lignes achat, vendues ou consommées. Par exemple, si une quantité de facture vente validée a déjà été retournée, il se peut que vous ne vouliez pas retourner cette quantité sur un nouveau document retour vente.

   Notes

   Ce champ ne fonctionne que pour les lignes livraison validées et les lignes facture validées, pas pour les lignes retour validées ni les lignes avoir validées.

   Dans la partie gauche de la fenêtre, les différents types de document sont énumérés, et le nombre entre crochets est le nombre de documents disponibles de chaque type de document.

7. Dans le champ Filtre de type de document, sélectionnez le type de lignes document validées que vous souhaitez utiliser.

8. Sélectionnez les lignes que vous voulez copier vers le nouveau document.

   Notes

   Si vous utilisez Ctrl+A pour sélectionner toutes les lignes, toutes les lignes à l'intérieur du filtre que vous avez défini sont copiées mais le filtre Afficher uniquement quantité réversible n'est pas pris en considération. Par exemple, supposons que vous ayez filtré les lignes pour un numéro de document particulier comportant deux lignes, dont l'une a déjà été retournée. Même si le champ Afficher uniquement quantité réversible est sélectionné, si vous appuyez sur Ctrl+A pour copier toutes les lignes, deux lignes sont copiées au lieu de celle qui n'a pas encore été contrepassée.

9. Sélectionnez le bouton OK pour copier les lignes dans le nouveau document.

   Les traitements suivants se produisent :

   • Pour les lignes document validées du type Article, une ligne document est créée qui est une copie de la ligne document validée, avec la quantité qui n'a pas encore été contrepassée. Le champ Écriture article à lettrer est renseigné correctement avec le numéro de l'écriture comptable article de la ligne document validée.

   • Pour les lignes document validées qui ne sont pas du type Article (telles que les frais annexes), une ligne document est créée qui est une copie de la ligne document validée originale.

   • Calcule le champ Coût unitaire DS sur la nouvelle ligne à partir des coûts des écritures comptables article correspondantes.

   • Si le document copié est une expédition validée, une réception validée, une réception retour validée ou une expédition retour validée, le prix unitaire est calculé automatiquement à partir de la fiche article.

   • Si le document copié est une facture ou un avoir validé, le prix unitaire, les remises facture et les remises ligne sont copiés à partir de la ligne document validée.

   • Si la ligne document validée contient des lignes traçabilité, le champ Écriture article à lettrer sur les lignes traçabilité est renseigné à l'aide des numéros d'écriture comptable article appropriés des lignes traçabilité validées.

   Lors de la copie à partir d'une facture ou d'un avoir enregistré, le programme copie les remises facture et les remises ligne adéquates comme valides au moment de la validation de ce document, de la ligne document validée vers la nouvelle ligne document. Notez toutefois que si l'option Calculer remise facture est activée dans la fenêtre Paramètres ventes, la remise facture est de nouveau calculée lorsque vous validez la nouvelle ligne document. Le montant ligne de la nouvelle ligne peut par conséquent être différent du montant ligne de la ligne document validée, en fonction du nouveau calcul de la remise facture.

   Notes

   Si une partie de la quantité de la ligne document validée a déjà été contrepassée ou vendue ou consommée, une ligne n'est créée que pour la quantité restant en stock ou qui n'a pas encore été retournée. Si la quantité totale de la ligne document validée a déjà été contrepassée, aucune ligne document n'est créée.

   Si le flux de biens dans le document validé est identique au flux de biens dans le nouveau document, une copie de la ligne document validée originale est simplement créée dans le nouveau document. Le champ Écriture article à lettrer n'est pas renseigné parce que, dans ce cas, l'inversion de même coût n'est pas possible. Par exemple, si vous utilisez la fonction Afficher des lignes document validées à contrepasser pour afficher une ligne avoir vente validée pour un nouvel avoir vente, seule la ligne avoir vente validée originale est copiée dans le nouvel avoir.

10. Dans la fenêtre Retour vente, dans le champ Code motif retour de chaque ligne, sélectionnez le motif de ce retour.

11. Sélectionnez l'action valider.

Pour créer une commande vente de remplacement à partir de la commande retour vente

Vous pouvez décider de compenser la vente d'un article au client en remplaçant cet article. Vous pouvez le remplacer par le même article ou par un autre. Cette situation survient, par exemple, si vous avez par erreur expédié un mauvais article au client.

1. Dans la fenêtre Retour vente pour un processus de retour actif, sur une ligne vide, entrez une écriture négative pour l'article de remplacement en insérant un montant négatif dans le champ Quantité.
2. Sélectionnez l'action Déplacer lignes négatives.
3. Dans la fenêtre Déplacer lignes vente nég., renseignez les champs selon vos besoins.
4. Cliquez sur le bouton OK. La ligne négative pour l'article de remplacement est supprimée de la commande retour vente et insérée dans une nouvelle fenêtre Commande vente. Pour en savoir plus, voir Procédure : vendre des produits.

Pour créer des documents associés au retour depuis un retour vente

Vous pouvez faire en sorte de créer automatiquement tous les documents de vente, de retour achat et de commande achat de remplacement au cours du processus de retour vente. Cela est utile, par exemple, dans les situations où vous voulez gérer des articles bénéficiant des garanties fournies par les fournisseurs.

1. Dans la fenêtre Retour vente pour un processus de retour actif, choisissez l'action Créer documents associés retour.
2. Dans le champ N° fournisseur, saisissez le numéro d'un fournisseur si vous souhaitez créer les documents du fournisseur automatiquement.
3. Si vous devez retourner un article retourné au fournisseur, activez la case à cocher Créer retour achat.
4. Si vous devez commander un article retourné au fournisseur, activez la case à cocher Créer commande achat.
5. Si vous devez créer une commande vente de remplacement, activez la case à cocher Créer retour vente.

Pour créer des frais de déstockage

Vous pouvez facturer à votre client les frais de restockage pour couvrir les coûts de manutention physique occasionnés par le retour d'un article. Cela peut arriver si, par exemple, le client commande par erreur le mauvais article ou change d'avis après réception de l'article.

Vous pouvez valider ce prix augmenté en tant que frais annexes dans un avoir ou un retour et l'affecter à l'expédition validée. Ce qui suit décrit la procédure pour un retour vente, mais les mêmes étapes s'appliquent à un avoir vente.

1. Ouvrez la fenêtre Retour vente pour un processus de retour actif.
2. Sur une nouvelle ligne, dans le champ Type, sélectionnez Frais annexes.
3. Renseignez les champs comme pour n'importe quelle ligne frais annexes. Pour plus d'informations, voir Procédure : Utiliser Frais annexes pour comptabiliser les coûts commerciaux supplémentaires.

Lorsque vous validez la commande retour vente, les frais de restockage sont ajoutés au montant de l'écriture vente appropriée. De cette manière, vous pouvez maintenir la précision de l'évaluation stock.

Pour créer des frais de vente

Vous pouvez envoyer un avoir à un client avec une réduction si le client a reçu des articles légèrement endommagés ou avec du retard.
Vous pouvez valider ce prix réduit en tant que frais annexes dans un avoir ou un retour et l'affecter à l'expédition validée. Ce qui suit décrit la procédure pour un avoir, mais les mêmes étapes s'appliquent à un retour vente.

1. Sélectionnez l'icône , entrez Avoirs vente, puis sélectionnez le lien connexe.
2. Sélectionnez l'action Nouveau pour ouvrir un nouvel avoir vente vierge.
3. Renseignez l'en-tête avoir avec les informations appropriées sur le client à qui vous accordez un rabais sur ventes.
4. Dans le champ Type du raccourci Lignes, sélectionnez Frais annexes.
5. Dans le champ N°, sélectionnez la valeur de frais annexes appropriée.
   Vous pouvez créer un numéro frais annexes spécial pour couvrir les rabais sur ventes.
6. Dans le champ Quantité, saisissez 1.
7. Dans le champ Prix unitaire, saisissez le montant du rabais sur ventes.
8. Affectez les frais de vente en tant que frais annexes aux articles de l'expédition validée. Pour plus d'informations, voir Procédure : Utiliser Frais annexes pour comptabiliser les coûts commerciaux supplémentaires. Une fois ce rabais affecté, revenez à la fenêtre Avoir vente.

Lorsque vous validez la commande retour vente, le rabais sur la vente est ajouté au montant de l'écriture vente appropriée. De cette manière, vous pouvez maintenir la précision de l'évaluation stock.

Pour regrouper des réceptions retour

Vous pouvez regrouper des réceptions retour si votre client retourne plusieurs articles couverts par différentes commandes retour vente.

Lorsque vous recevez les articles dans votre entrepôt, validez les retours vente comme concernés comme reçus. Cela crée des réceptions retour validées.

Lorsque vous êtes prêt à facturer ce client, au lieu de facturer chaque commande retour vente séparément, vous pouvez créer un avoir vente et copier automatiquement les lignes réception retour validées dans ce document. Vous pouvez ensuite valider l'avoir et facturer facilement toutes les commandes retour vente ouvertes en même temps.

Pour regrouper les réceptions retour, activer la case à cocher Regrouper les B.L. dans la fenêtre Fiche client.

Pour regrouper manuellement des réceptions retour

1. Sélectionnez l'icône , entrez Avoir vente, puis sélectionnez le lien connexe.

2. Sélectionnez l'action Nouveau.

3. Sur le raccourci Général, complétez les champs, comme nécessaire.

4. Choisissez l'action Extraire lignes récept. retour.

5. Sélectionnez les lignes réception retour à inclure dans l'avoir :

   • Pour insérer toutes les lignes, sélectionnez-les toutes et sélectionnez le bouton OK.

   • Pour insérer des lignes spécifiques, sélectionnez-les et sélectionnez le bouton OK.

6. Si une ligne expédition incorrecte a été sélectionnée ou si vous voulez recommencer, supprimez simplement les lignes de l'avoir, puis exécutez de nouveau la fonction Extraire lignes récept. retour.

7. Validez la facture.

Pour regrouper automatiquement des réceptions retour

Vous pouvez regrouper automatiquement des réceptions retour et avoir la possibilité de valider automatiquement l'avoir à l'aide de la fonction Regrouper réceptions retour.

1. Sélectionnez l'icône , entrez Regrouper réceptions retour, puis sélectionnez le lien connexe.
2. Dans la fenêtre Regrouper réceptions retour, renseignez les champs pour choisir les réceptions retour appropriées.
3. Cochez la case Valider avoirs. Sinon, vous devrez valider manuellement les avoirs achat qui en résulteront.
4. Cliquez sur le bouton OK.

Pour supprimer un retour reçu et facturé

Lorsque vous facturez des réceptions retour de cette manière, les commandes retour à partir desquelles les réceptions retour ont été validées continuent à exister, même si elles ont été entièrement reçues et facturées.

Lorsque des réceptions retour sont regroupées sur un avoir et validées, un avoir vente enregistré est créé pour la ou les lignes créditées. Le champ Quantité facturée dans le retour vente d'origine est mis à jour sur la base de la quantité facturée.

1. Sélectionnez l'icône , entrez Supprimer les retours vente facturés, puis sélectionnez le lien.
2. Dans le champ de filtre N°, spécifiez les retours vente à supprimer.
3. Cliquez sur le bouton OK.

Vous pouvez également supprimer chacune des commandes retour vente manuellement.

Voir aussi

Ventes
Définition des ventes
Procédure : envoyer des documents par e-mail
Utilisation de Dynamics NAV