Intégration à Microsoft Dynamics 365 Field Service

Les organisations de services ont besoin d’une application front-to-back dans laquelle les finances, les stocks et les achats sont étroitement liés à la prestation de services. Elles génèrent des données financières à chaque transaction. Chaque ordre de travail représente des coûts et des revenus, et chaque ressource génère des profits et des pertes. Les interactions avec les clients ajoutent des écritures comptabilité. L’intégration entre Business Central et Field Service rationalise le processus de bout en bout de gestion des opérations de service et garantit un flux fluide d’informations entre les deux systèmes.

Vous pouvez facilement créer et gérer des ordres de travail dans Field Service, suivre la progression des tâches de service, attribuer des ressources et capturer les détails de la consommation. Lorsque vous complétez un ordre de travail dans Field Service, l’intégration permet le transfert fluide des données vers Business Central pour un traitement ultérieur.

L’intégration facilite également la facturation et l’exécution des ordres de travail dans Business Central. Vous pouvez générer des factures précises basées sur les activités de service et la consommation enregistrées dans Field Service.

En intégrant Business Central à Field Service, vous n’avez pas besoin de saisir les données manuellement ni de dupliquer les efforts. L’intégration fournit également une vue complète des opérations et des finances des services, permettant une meilleure prise de décision et une meilleure efficacité opérationnelle.

Conditions préalables

Étant donné que Field Service est basé sur Dynamics 365 Sales, vous devez configurer une connexion à Dataverse et activer l’intégration à Dynamics 365 Sales.

Vous devez télécharger l’application Intégration de Field Service depuis AppSource et l’installer dans Business Central.

Autorisations et rôles de sécurité pour les comptes d’utilisateur

Lorsque vous installez la solution d’intégration, les autorisations pour le compte d’utilisateur d’intégration sont configurées. Si ces autorisations changent, vous devrez peut-être les réinitialiser. Pour le faire en réinstallant la solution d’intégration dans Paramètres de la connexion Dynamics 365 sur la page Redéployer la solution d’intégration. Les sections suivantes répertorient les autorisations et les rôles de sécurité que la solution déploie pour chaque application.

Vente

• Administrateur d’intégration Dynamics 365 Business Central
• Utilisateur d’intégration Dynamics 365 Business Central
• Utilisateur de disponibilité produit Dynamics 365 Business Central

Business Central

Les utilisateurs qui publient des journaux de projet doivent disposer de l’ensemble d’autorisations suivant :

• Intégration Dynamics 365 Sales

Field Service

Pour utiliser les données intégrées, les utilisateurs doivent disposer du rôle de sécurité suivant :

• Intégration Business Central dans Field Service

Par exemple, les utilisateurs doivent disposer de ce rôle pour connecter les ordres de travail à Business Central en vue de leur traitement.

Remarque

Assurez-vous que les utilisateurs sont affectés aux rôles et profils de sécurité standard dans Field Service.

Pour en savoir plus sur les profils de sécurité des colonnes dans Field Service, accédez à Rôles de sécurité Field Service.

Les administrateurs doivent ajouter l’un des profils de sécurité de colonne appropriés aux utilisateurs dans Power Platform. Pour en savoir plus, accédez à Ajouter des équipes ou des utilisateurs à un profil de sécurité de colonne pour contrôler l’accès.

Remarque

Pour utiliser l’action Ouvrir dans Business Central dans Sales, vous devez disposer des privilèges suivants pour les tables suivantes :

• Vous devez disposer des autorisations de lecture pour la table Dynamics 365 Business Central Connexion (nav_connection).
• Vous devez disposer des autorisations de lecture, d’écriture et de suppression pour la table Connexion par défaut Dynamics 365 Business Central (nav_defaultconnection).

Autres paramètres dans Field Service

Sur la page Paramètres Field Service , définissez les modifications suivants :

• Dans l’onglet Achat , décochez le champ Utilisation des produits en rupture de stock . Sinon, vous pourriez recevoir un avertissement « en rupture de stock » lorsque vous choisissez un produit qui est en rupture de stock dans Field Service, mais qui est en stock dans Business Central.
• Dans l’onglet Bon de travail/Réservation , désactivez les options Calculer le prix et Calculer Coût bascule. Dans le champ Création facture ordre de travail, sélectionnez Jamais.

Remarque

La configuration d’une connexion à Field Service supprime le couplage entre les ressources et les produits. Pour rendre les articles Business Central disponibles dans Field Service, mettez à jour le champ Type de produit Fied Service pour qu’il corresponde au champ Type sur les articles dans Business Central. Pour en savoir plus, accédez à Créer un produit ou un service.

Configurer de l'intégration dans Business Central

Une fois que vous êtes connecté à Dataverse et à Sales, vous pouvez configurer votre intégration à Field Service.

• Téléchargez et installez l’application Intégration de Field Service depuis AppSource. Ensuite, sur la page Gestion des extensions, recherchez l’application Intégration de Field Service et choisissez l’action Configurer pour exécuter le guide de configuration assistée.
• Sur la page Configuration assistée dans Business Central, choisissez Configurer l’intégration à Dynamics 365 Field Service pour exécuter le guide de configuration assistée.

Cette section décrit les paramètres clés du guide.

Pour permettre aux utilisateurs de publier la consommation d’articles et de services dans les ordres de travail Field Service, spécifiez le Modèle de journal de projet et le Lot de journal de projet à utiliser pour publier la consommation de produits et de services.

Étant donné que les services sont exprimés en durée dans Field Service, spécifiez l’Unité de mesure des heures à utiliser pour convertir les durées en quantités dans Business Central.

Vous pouvez aussi spécifier quand synchroniser les produits d’ordre de travail et les lignes de service dans Business Central. Par exemple, ils peuvent se synchroniser lorsque les lignes d’ordre de travail sont utilisées ou lorsque quelqu’un termine un bon de travail. Choisissez l’option appropriée dans le Synchroniser les produits/services des bons de travail champ.

Après la synchronisation des produits et services de l’ordre de travail avec les journaux de projet dans Business Central, vous pouvez choisir de valider manuellement les journaux de projet. Choisissez l’option appropriée dans le Publier automatiquement les lignes des journaux de projet champ :

• Quand l’ordre de travail est terminé.
• Lorsque des produits ou services d’ordre de travail sont utilisés.

Une fois la configuration terminée, exécutez une synchronisation complète à partir du Dynamics 365 Field Service Configuration de l’intégration page. Cette action synchronise les mappages de tables pour des éléments tels que :

• Tâches de projet pour les projets avec le Appliquer le lien d’utilisation ensemble. Cette synchronisation rend les projets Business Central disponibles pour la sélection dans Field Service.
• Les ressources qui ne sont pas bloquées n’ont pas Utiliser la feuille de temps sélectionné, et j’ai Heures spécifiée comme unité de mesure sur le Dynamics 365 Field Service Configuration de l’intégration page.
• Articles de service (nécessite que vous utilisiez l’expérience Premium dans Business Central).

Synchronisation supplémentaire des magasins et des entrepôts

Vous pouvez intégrer les entrepôts de Field Service aux magasins dans Business Central. L’intégration fournit aux techniciens des informations sur la disponibilité d’un produit ou d’un article dans un magasin spécifique.

Les données se synchronisent via un mappage de table d’intégration unidirectionnel (depuis Business Central) entre les magasins de Business Central et les entrepôts de Field Service. Pour utiliser le mappage de table d’intégration, dans Business Central, vous devez activer le bouton bascule Magasin Obligatoire sur la page Paramètres stock.

Business Central synchronise les magasins avec les paramètres suivants sur la page Fiche magasin :

• Le bouton bascule Magasin de transit est désactivé.
• Consommation du projet Entrepôt Gestion est différent du prévélèvement en entrepôt (obligatoire)
• Assm. Consommation Entrepôt Gestion est différent du prévélèvement en entrepôt (obligatoire)

Mappage d’entité Field Service standard pour la synchronisation

La base de la synchronisation des données consiste à mapper les tables et les champs dans Business Central avec des tables et des colonnes dans Dataverse afin qu’ils échangent les données. Le mappage s’effectue via des tables d’intégration. Pour en savoir plus sur les mappages de tables, accédez à Mappage des tables et des champs à synchroniser.

L’intégration avec Field Service présente les mappages de tables d’intégration standard suivants :

• PJLINE-WORDERPRODUCT – Mappe les produits d’ordre de travail dans Field Service aux lignes de journal du projet dans Business Central.
• PJLINE-WORDERSERVICE – Mappe les services d’ordre de travail dans Field Service aux lignes de journal du projet dans Business Central.
• PROJECTTASK – Mappe les projets et les tâches de projet dans Business Central aux produits de projets externes dans Field Service.
• RESOURCE-BOOKABLERSC – Mappe les ressources de Business Central aux ressources réservables dans Field Service.
• SVCITEM-CUSTASSET – (Expérience Premium uniquement) Mappe les articles de service dans Business Central aux actifs du client dans Field Service.
• LOCATIONS – Mappe les magasins dans Business Central aux entrepôts dans Field Service.

Remarque

Le mappage de table d’intégration LOCATIONS n’est disponible que si le bouton bascule Magasin Obligatoire sur la page Paramètres stock est activé.

Utiliser les données dans les deux applications

Les sections suivantes décrivent les fonctionnalités permettant d’utiliser les données provenant de Business Central et Field Service.

Field Service

Vous pouvez créer des ordres de travail à l’aide du Compte de service et du Compte de facturation de Business Central. Sur les bons de travail, vous devez sélectionner la Tâche de projet Business Central dans le champ Projet externe . La sélection d’un projet vous permet de synchroniser les produits et services de l’ordre de travail avec la tâche de projet appropriée dans Business Central.

Vous pouvez ajouter des articles en stock et hors stock en tant que Produits d’ordre de travail sur les ordres de travail et obtenir la quantité disponible ainsi que les coûts et les prix à partir de Business Central. Pour en savoir plus, accédez à Créer un bon de travail à partir du formulaire de bon de travail et de la liste d’enregistrement.

Vous pouvez ajouter des articles du type service en tant que Services d’ordre de travail et obtenir les coûts et les prix à partir de Business Central. Pour en savoir plus, accédez à l’ onglet Produits et services.

Remarque

Lorsque le statut d’un produit ou d’un service sur un ordre de travail passe de Estimé à Utilisé dans Field Service, ils seront synchronisés avec les lignes de journal du projet dans Business Central.

Vous pouvez réserver une ressource et associer les Réservations aux services d’ordre de travail à l’aide d’une Ressource réservable de Business Central.

Vous pouvez utiliser Ouvrir dans Business Central dans Field Service pour ouvrir un magasin dans Business Central couplé à un entrepôt dans Field Service.

Business Central

En fonction de vos paramètres sur la page Configuration de l’intégration de Field Service, lorsque les ordres de travail incluent des produits et des services, les informations de consommation sont transférées et publiées à l’aide d’un Journal de projet dans Business Central.

Les valeurs Quantité à facturer et Durée à facturer sont copiées dans la Quantité. pour transférer vers le champ Facture . Sur la base de ces valeurs, vous pouvez créer et valider des factures de vente dans Business Central pour facturer le client. Une fois la facture validée et synchronisée avec l’environnement Dynamics 365 Sales ou la consommation traitée dans Business Central, la quantité facturée et la quantité consommée s’affichent dans l’onglet Business Central sur les pages Produit d’ordre de travail et Service d’ordre de travail.

Utilisez la page Lignes de planification de projet pour suivre la validation et la facturation de la consommation sur les ordres de travail. À partir de la page Lignes de planification de projet, vous pouvez créer et valider des factures de vente dans Business Central. Ensuite, vous pouvez les synchroniser avec Field Service et suivre l’état des factures.

Remarque

Les services d’ordre de travail avec une réservation qui utilise une ressource réservable couplée à une ressource Business Central se synchronisent avec deux lignes de journal du projet : une ligne de type Budget pour la ressource couplée et une autre ligne de type Facturable pour l’article en cours de service.

Le produit choisi sur le service d’ordre de travail doit être couplé à un article de type Service dans Business Central. De plus, l’unité de mesure de base de l’article doit être définie sur unité de mesure des heures choisie dans la Dynamics 365 Field Service configuration de l’intégration page.

Vous pouvez créer une facture pour un article du type Service à partir de la ligne de planification du projet facturable et utiliser la ligne de planification du projet budgétaire pour enregistrer le coût auprès de la ressource.

Utilisez l’action Magasins dans Field Service sur les pages Magasins et Fiche magasin pour ouvrir un magasin couplé dans Field Service, le synchroniser, configurer et supprimer des couplages et afficher les journaux de synchronisation. Vous pouvez afficher la quantité de produit allouée à partir des ordres de travail dans Field Service dans le cadre des exigences brutes dans le calcul de la disponibilité des stocks de Business Central. La demande générée par les commandes dans Field Service devient automatiquement une entrée pour la planification.

Voir aussi

Intégration à Microsoft Dataverse via la synchronisation des données
Mappage des tables et des champs à synchroniser