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Mappage de documents électroniques avec les lignes commandes achat avec Copilot (version préliminaire)

[Cet article fait partie de la documentation en version préliminaire et peut faire l’objet de modifications.]

À mesure que les processus d’approvisionnement deviennent de plus en plus numériques, la fonctionnalité de documents électroniques de Business Central joue un rôle clé dans l’automatisation de la réception et du traitement des factures des fournisseurs. Copilot peut vous aider en améliorant le mappage et la mise en correspondance des lignes sur les factures des fournisseurs avec les commandes achats. Copilot peut réduire le temps passé sur les tâches qui exigeraient normalement des recherches approfondies et la saisie de données. Un autre avantage est lorsque les factures des fournisseurs ne correspondent pas exactement aux bons de commande. Copilot peut identifier les commandes achats correspondantes. Les capacités de rapprochement améliorées profitent particulièrement aux petites et moyennes entreprises qui ont besoin d’un suivi efficace des documents pour les lignes de commande d’achat.

Important

L’application E-Document prend en charge les scénarios de documents électroniques tout au long du processus de vente. Copilot peut également affiner la façon dont vous gérez les documents électroniques dans le processus d’achat, notamment en ce qui concerne les commandes achats. L’application vous permet de spécifier le type de document d’achat à créer pour chaque fournisseur lorsque vous recevez des factures électroniques de sa part.

Vous pouvez désormais mettre à jour des commandes achats existantes dans Business Central avec les informations reçues dans la facture électronique.

Langues prises en charge

Cette fonctionnalité Copilot est validée et est prise en charge en anglais seulement. Bien qu’elle puisse être utilisée dans d’autres langues, il se peut qu’elle ne fonctionne pas comme prévu. La qualité de la langue peut varier en fonction de l’interaction de l’utilisateur ou des paramètres du système, ce qui peut avoir un impact sur la précision et l’expérience utilisateur. Pour en savoir plus sur la disponibilité géographique et linguistique, consultez Disponibilité internationale de Copilot.

Conditions préalables

Identifier commandes achat

Tout d’abord, vous pouvez identifier les bons de commande que vous pouvez automatiquement rapprocher. Si votre Fournisseur a configuré le champ Recevoir le document électronique à pour qu’il fonctionne avec Commandes achat, une fois le document électronique créé dans Business Central (manuellement ou à partir d’un point de terminaison externe), Business Central effectue les opérations suivantes :

  1. Si la commande achat pour ce fournisseur particulier existe et qu’il y a un numéro de commande achat dans le fichier Document électronique reçu, Business Central relie automatiquement le Document électronique à la Commande achat spécifiée. Le Statut du document de cela Document électronique est En cours, et le Statut du document électronique dans le Statut du service la sous-page est Commande liée.
    Le lien s’affiche dans le champ Document du document électronique. Si vous devez modifier automatiquement la Commande achat lié, vous pouvez le faire à l’aide de l’action Mettre à jour le lien de la Commande achat et choisissez manuellement l’une des Commandes achats existantes pour ce fournisseur. Vous ne pouvez le faire qu’avant de faire correspondre les lignes entre le document électronique et Commande achat.
  2. Si la commande achat pour ce fournisseur particulier existe, mais qu’il n’y a pas de numéro de commande achat dans le document électronique de réception fichier, si vous chargez manuellement le document, vous pouvez choisir une commande achat existante en ouvrant la liste Commandes achats depuis les commandes que vous avez eues des fournisseurs qui contiennent uniquement un document électronique. Si vous ne sélectionnez pas la commande achat appropriée ou si vous avez obtenu le document électronique automatiquement d’un destinataire externe point utilisant la file d’attente des tâches, le nouveau document électronique n’est lié à aucun document d’achat et le champ Statut du document affiche Erreur et le Statut du document électronique dans la sous-page Statut du service est Erreur de traitement du document importé. Pour terminer l’association avec la commande achat, choisissez l’action Mettre à jour le lien du commande achat et choisissez une commande achat pour le fournisseur.

Mapper les lignes

Copilot vous aide à faire correspondre automatiquement les lignes de facture électronique avec les lignes de bon de commande et offre des informations de correspondance supplémentaires pour améliorer les correspondances.

Une fois qu’ils ont été rapprochés et mappés, Business Central met à jour le bon de commande rapproché avec les informations de réception pertinentes pour garantir que les bonnes quantités sont reçues sur les lignes de commande.

Vous pouvez faire correspondre vos documents électroniques reçus avec les lignes de Commande achat provenant de deux endroits différents : depuis la page Documents électroniques ou à partir de la page Commande achat. Le moyen le plus simple de localiser les commandes achats déjà associées consiste à utiliser la vignette Commandes achats associées sur votre Tableau de bord. Pour trouver des documents qui ne sont pas associés, utilisez la vignette En attente des factures électroniques d’achat pour ouvrir une liste des documents électroniques en attente de révision.

Remarque

Le groupe Activités du document électronique avec ces deux vignettes est disponible dans les Tableaux de bord suivants :

  • Évaluation du gestionnaire d’activité
  • Gestionnaire d'activité
  • Comptable
  • Gestionnaire d’inventaire
  • Expédition et réception

Si vous souhaitez exécuter le rapprochement à partir d’une commande achat, sélectionnez l’action Mapper les lignes de document électronique avec Copilot. L’action est disponible sur la page de la liste Commandes achats et la page Commande achat. Si vous souhaitez exécuter le rapprochement à partir de la page E-Documents , choisissez l’action Rapprocher le bon de commande avec Copilot. Pour terminer la correspondance, procédez comme suit :

  1. Choisir la Mapper les lignes de documents électroniques avec Copilot ou Faire correspondre le Commande achat avec Copilot action, pour les documents déjà liés.

  2. L’invite Lignes de commande de correspondance de documents électroniques avec Copilot s’affiche et la page Rapprochement des commandes achat en arrière-plan. Copilot crée automatiquement le mappage pour vous.

  3. Après quelques secondes, la page Lignes de commande de correspondance de documents électroniques avec Copilot suggère des lignes à faire correspondre avec détails supplémentaires :

    1. Dans l’en-tête de l’invite, vous pouvez trouver les informations suivantes :
    Nom du champ Désignation
    Correspondance automatique Spécifie le nombre de correspondances proposées automatiquement. Ce nombre est basé sur une comparaison de chaînes. Si 80 % ou plus des descriptions se chevauchent, Business Central les fait correspondre automatiquement sans utiliser les fonctionnalités Copilot. Business Central indique également que les lignes sont automatiquement mises en correspondance car les références d’articles existent avec les conditions appropriées.
    Mis en correspondance par Copilot Spécifie le nombre de correspondances proposées par Copilot en utilisant à la fois une comparaison de chaînes et sémantique.
    N° document électronique Spécifie le numéro du document électronique lié.
    Montant total de la facture, hors TVA Spécifie le montant total de la facture, hors TVA.
    Montant total mis en correspondance, TVA TVA Spécifie le montant mis en correspondance, hors TVA.

    1. Si toutes les lignes correspondent, vous voyez le texte vert dans le coin supérieur droit, Toutes les lignes (100 %) correspondent. Examiner les propositions de match.

    2. Les lignes Proposition correspondante, vous trouver les informations suivantes :

      Nom du champ Désignation
      N° ligne document électronique Spécifie le numéro de ligne du document électronique (provenant du fichier de document électronique d’origine).
      Description de la ligne document électronique Spécifie la description de ligne du document électronique (provenant du fichier de document électronique d’origine).
      Quantité mise en correspondance Spécifie la quantité qui est appliquée à la ligne de commande achat.
      Proposition Spécifie l'action que Copilot a proposé pour faire correspondre les lignes de la commande achat.
      Apprendre une règle de correspondance Spécifie s’il faut créer une règle de correspondance pour cette proposition. Si vous cochez cette case, Business Central crée des références article pour les articles et des mappages texte-compte pour les comptes généraux.

    3. Toutes les lignes entièrement suggérées et assorties sont marquées de couleur verte. S’il y a un problème, par exemple un prix différent mais dans la fourchette de prix autorisée, cette ligne est marquée d’une couleur jaune. S’il existe une similitude entre les champs de description mais que la différence de prix est supérieure à celle autorisée, cette ligne est marquée d’une couleur rouge.

    4. Si vous n’êtes pas satisfait de certaines suggestions, vous pouvez les supprimer en utilisant le Supprimer la ligne action.

    5. Si vous souhaitez voir les correspondances de propositions, vous pouvez sélectionner le lien dans le Proposition colonne pour ouvrir la Détails de la correspondance des documents électroniques page.

    6. Sur le Détails de la correspondance des documents électroniques page, vous pouvez comparer les détails de la Document électronique et Commande achat, pour être sûr de la correspondance proposée avant de la confirmer.

    7. Après avoir examiné, fermez la page.

  4. Si vous n’êtes pas satisfait de la plupart des suggestions, ou si vous ne souhaitez pas utiliser la fonctionnalité Lignes de commande de correspondance de documents électroniques avec Copilot, sélectionnez L'ignorer. Vous pouvez créer les correspondances manuellement. Pour en savoir plus, consultez Correspondance manuelle.

  5. Si vous souhaitez conserver les suggestions, sélectionnez Conserver.

  6. Business Central ferme l’invite Copilot et les lignes de la page Rapprochement des commande achat sont marquées en vert.

  7. Vous pouvez continuer à travailler comme si vous faisiez un appariement manuel. Par exemple, vous pouvez supprimer, créer ou réinitialiser des correspondances. Si vous ne souhaitez pas apporter de modifications, choisissez simplement l’action Appliquer à la commande achat et continuez à travailler avec la commande achat.

Remarque

Vous pouvez également sélectionner l’action Rapprocher avec Copilot depuis la page Rapprocher le bon de commande. Si vous le faites, il vous est demandé si vous souhaitez écraser les correspondances existantes.

Remarque

L’analyse prix/coût et le contrôle de la quantité disponible font partie des activités de prétraitement.

Vue d’ensemble des documents électroniques
Utilisation des documents électroniques vente
Utiliser les documents électroniques achat
Résoudre les problèmes des fonctionnalités de Copilot et d’assistant
FAQ sur l’IA responsable pour l’assistance au rapprochement bancaire