Validation des commandes et des avoirs service

Une fois que vous avez créé une commande service, vous pouvez la valider lorsque vous êtes prêt. Pour que vous puissiez valider une commande, celle-ci doit contenir au moins une ligne service et une ligne facture service avant. Si la commande contient plusieurs lignes service, toutes les lignes sont validées en même temps.

Si vous avez configuré un grand nombre de commandes service, vous pouvez gagner du temps en ayant recours à un traitement par lots pour les valider. Vous pouvez exécuter le traitement par lots à partir d’une commande service.

Pourboire

Avant de valider un document service, il est recommandé d’utiliser l’action Impression test pour vérifier toutes les erreurs ou informations manquantes. S’il existe des erreurs, vous devez corriger le problème. Vous pouvez effectuer une nouvelle impression test pour vérifier le correctif, puis valider le document.

Pour valider des commandes service :

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Commandes service, et sélectionnez le lien associé.

2. Ouvrez la commande service.

3. Sur la page Commande service, choisissez l’une des actions suivantes.

   Fonction	Résultat
   Impression test	Vérifie tous les éléments du document et présente les résultats dans un état. Si l’état indique des erreurs ou un manque d’informations, vous devez corriger le problème. Vous pouvez ensuite procéder à une nouvelle impression test.
   Valider	Valide la commande sans imprimer de bon de livraison ou de facture.
   Valider et Imprimer	Valide la commande et imprime un bon de livraison (si vous expédiez la commande sans la facturer) ou une facture (si vous facturez la commande).
   Valider par lot	Valide plusieurs commandes service en une seule fois.

4. Pour l’action Valider , il existe plusieurs options qui contrôlent ce qui se passe.

   Option de validation	Résultat
   Expédier	Valide l’expédition des articles.
   Facture	Facture les articles déjà expédiés.
   Expédition et facturation	Livre et facture les articles.
   Livrer et consommer	Valide l’expédition et la consommation sur la commande. Il met à jour les quantités appropriées sur les lignes de service actuelles de la commande et sur le document expédition service validé précédemment.

Vous ne pouvez valider la consommation que si la ligne contient une quantité qui a été expédiée mais pas facturée ni consommée.

Lorsque vous validez la commande, Business Central génère les écritures comptables correspondantes et les documents validés et met à jour la commande service.

Pour valider des commandes service à l’aide d’un traitement par lots

1. Choisir l'icône , entrer commandes de service, puis lien associé.
2. Sélectionnez l’action Valider par lot.
3. Vous pouvez positionner un filtre pour sélectionner des numéros commande service ou un intervalle de numéros commande pour le traitement par lots à effectuer.
4. Cliquez sur OK pour démarrer le traitement par lots.

Pour valider des avoirs service

Une fois que vous avez créé un avoir service, vous pouvez le valider lorsque vous êtes prêt. S’il y a des erreurs ou l’absence de certaines informations sur l’avoir crédit lors de la validation, un message d’erreur s'affiche et arrête le processus.

1. Choisir l'icône , entrer Avoirs service, lien associé.
2. Créez un avoir service. Sélectionnez l’action Nouveau.
3. Renseignez les champs suivants.
4. Sélectionnez l’action Valider. Si vous souhaitez imprimer et valider l’avoir simultanément, choisissez plutôt l’action Valider et imprimer.
5. Pour tester des avoirs avant de les valider, choisissez Impression test. Lorsque vous exécutez l’état, Business Central vérifie les dates de validation dans le document.
6. Pour valider plusieurs avoirs service en même temps, lancez le traitement par lots TPL valider avoirs service. L’utilisation de ce traitement par lots est utile lorsque vous devez valider un grand nombre d’avoirs.

Remarque

Il est important d'entrer toutes les informations nécessaires sur les avoirs avant de les valider par lots. Sinon, elles risquent de ne pas être validées. Une fois le traitement par lots terminé, un message indique le nombre d'avoirs service qui ont été validés.

Pour valider une consommation à partir d’une commande service

La procédure suivante décrit comment valider les articles, les heures et coûts ressource utilisés pour une opération de service spécifique que vous n’allez pas facturer au client. Vous ne pouvez valider des articles, des heures et/ou des coûts consommés que pour une expédition validée pour laquelle il n’y a pas de facture ni de consommation validée.

1. Choisir l'icône , entrer commande service, lien associé.

2. Ouvrez la commande service dont vous voulez valider la consommation.

3. Choisissez l’article de service. Choisissez l’action Lignes service.

4. Recherchez les écritures requises et spécifiez les quantités pour lesquelles vous allez valider la consommation dans le champ Qté à facturer. La quantité ne peut pas être supérieure à la quantité déjà expédiée et la quantité restante, mais non facturée après la facturation partielle de cette expédition.

   Remarque

   Pour enregistrer la consommation relative à un projet, renseignez les champs N° projet, N° tâche projet, et Type ligne projet dans la ligne service.

5. Choisissez les lignes à valider, puis sélectionnez l’action Valider. Sur la page qui s’ouvre, sélectionnez Livrer et consommer.

Le service est validé comme étant consommé, entièrement ou partiellement, en fonction de la valeur renseignée dans le champ Qté à consommer et les écritures comptables correspondantes sont créées. En outre, les documents expédition service précédemment validés sont mis à jour, de façon chronologique, avec les quantités consommées. Les quantités appropriées sont mises à jour dans les lignes service de la commande.

Pour valider des expéditions à partir de commandes service

Après avoir spécifié les détails d’un service, vous pouvez ajuster et valider les quantités d’articles utilisées, le temps passé et les coûts exposés. Par conséquent, Business Central apporte les modifications nécessaires afin de refléter le nouvel état du stock et le statut actuel du traitement de commande spécifique.

La procédure suivante explique comment valider l’expédition des articles ligne service dans les magasins qui ne sont pas configuré pour appeler une gestion d’entrepôt.

1. Choisissez l'icône , entrer Commande service, lien associé.

2. Ouvrez la commande service, puis cliquez sur l’action Lignes service.

3. Sur la page Lignes service, recherchez les écritures requises, puis spécifiez la quantité à valider dans le champ Qté à expédier.

   Remarque

   La valeur de la quantité à expédier varie selon que vous voulez valider l'expédition entièrement ou partiellement. Si vous décidez d'expédier entièrement, la valeur renseignée dans le champ Qté à expédier doit être égale à celle renseignée dans le champ Quantité. Si vous validez une expédition partielle, vous devez spécifier la quantité que vous voulez expédier initialement. Si vous avez déjà expédié une partie du service en commande, prenez note de la valeur dans le champ Qté expédiée. La quantité maximale que vous pouvez entrer dans le champ Qté à expédier est le nombre d’unités qui n’ont pas été expédiées.

4. Choisissez l’action Valider, puis cliquez sur le bouton Expédier.

Business Central crée les écritures comptables appropriées (dans les écritures comptables garantie, les écritures comptables article, les écritures comptables service ou la comptabilité). Il génère également le document expédition service validé et met à jour les champs appropriés sur les lignes service de la commande service.

Si le magasin est configuré pour exiger la gestion d’entrepôt, l’expédition et le déplacement d’articles de ligne service s’exécutent de la même manière que pour d’autres documents origine. La seule différence est que les articles de la ligne service peuvent être consommés en externe ou en interne et nécessitent donc deux fonctions de lancement différentes. Pour plus d’informations sur la manière d’expédier des articles ligne service dans les configurations d’entreposage avancées, accédez à Prélever des articles pour l’expédition entrepôt.

Regrouper des expéditions de plusieurs commandes de service en une seule facture de service

Le cas échéant, vous pouvez regrouper dans une seule facture les expéditions validées que vous n’avez pas facturées. Par exemple, le regroupement d’expéditions peut réduire le nombre total de factures à traiter, ce qui peut réduire les coûts administratifs et faire gagner du temps à votre équipe de comptabilité. Pour en savoir plus, voir Regroupement de B.L. sur une seule facture.

Pour annuler une consommation validée

Vous pouvez annuler la consommation sur les commandes service. Par exemple, parce qu’elle a été validée par erreur.

1. Choisissez l'icône , entrer Expéditions service validées, lien associé.
2. Ouvrez l’expédition service validée pour laquelle la consommation erronée a été validée.
3. Choisissez l’action Lignes expédition service.
4. Sélectionnez les lignes contenant la consommation incorrecte, puis sélectionnez l’action Annuler consommation.

Une ligne expédition service d’équilibrage contenant des valeurs négatives est insérée dans les champs de quantité pour les lignes sélectionnées.

Remarque

Vous ne pouvez pas annuler la consommation service si :

• La commande service a été clôturée.
• Elle a été validée dans un Projets, ce qui signifie qu’aucune écriture comptable projet n’est liée à cette consommation.

Pour valider des lignes service

Si vous devez travailler sur une commande service pendant longtemps sans la valider, vous pouvez valider certaines des lignes service liées afin, par exemple de tenir votre stock à jour. Vous pouvez valider en spécifiant les quantités appropriées dans les lignes à valider. Vous pouvez décider de valider les lignes une à une en sélectionnant plusieurs lignes à la fois.

La procédure suivante décrit la validation de l’expédition directement à partir d’une commande service dans des magasins sans configuration de gestion d’entrepôt. Si le magasin est configuré pour appeler une gestion d’entrepôt, la validation d’expédition a lieu dans un autre document entrepôt, en fonction de la configuration du magasin.

1. Choisir l'icône , entrer Commandes services, lien associé.
2. Ouvrez la commande service, puis cliquez sur l’action Lignes service.
3. Dans les lignes que vous allez valider, renseignez les champs Qté à expédier, Qté à facturer et/ou Qté à consommer, en fonction de la manière dont vous allez valider les lignes.
4. Sélectionnez l’action Valider.

Informations connexes

Validation dans la Gestion des services
Créer une commande service

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