Augmenter la participation aux événements avec des parcours

Lorsque vous organisez des événements en personne ou en ligne, leur succès dépend de l’engagement de votre audience tout au long du cycle de vie de l’événement. Le cycle de vie peut s’étendre sur deux à trois mois et inclut l’organisation, la promotion, les rappels, l’inspiration, les remerciements et l’engagement après l’événement. Voici quelques-unes des activités impliquées dans chaque étape du cycle de vie d’un événement :

• Organisation : deux à trois mois avant l’événement. Formulaires d’inscription pour les participants, les conférenciers et les sponsors. SMS présentant des liens courts vers les réseaux sociaux. E-mails de confirmation des inscriptions.
• Promotion : quatre à cinq semaines avant l’événement. Invitations par courrier électronique, SMS, réseaux sociaux et courrier postal. Contenu et personnes en vedette.
• Rappel : un à sept jours avant l’événement. Rappel de la date limite. Décompte des inscriptions et capture des formulaires d’intérêt. Envoi de mises à jour sur les dates, les lieux et les sessions Envoi de conseils au sujet de l’événement.
• Inspiration : pendant l’événement. Enregistement des participants Envoi des mises à jour du programme Envoi des mises à jour aux participants Partage des statistiques de l’événement
• Remerciements : un à trois jours après l’événement. Envoi des courriers électroniques de remerciement Envoi de questionnaires Mise à jour des réseaux sociaux avec le récapitulatif de l’événement
• Engagement : une à deux semaines après l’événement. Envoi d’un courrier électronique récapitulatif Annonce des événements à venir Consolidation des prospects de l’événement Qualifier les prospects.

Cet article explique comment utiliser les parcours en temps réel de Dynamics 365 Customer Insights - Journeys pour faciliter les étapes de rappel, d’inspiration et de remerciement du cycle de vie de l’événement. Découvrez comment créer un parcours en temps réel qui :

• Envoie un courrier électronique de bienvenue lorsqu’un utilisateur s’inscrit à un événement.
• Envoie des rappels par courrier électronique sept jours et un jour avant l’événement.
• Envoie un SMS ou un courrier électronique de rappel une heure avant l’événement.
• Envoie un courrier électronique de remerciement (si le participant au parcours a assisté à l’événement). Envoie un courrier électronique « Votre présence nous a manqué » (si le participant au parcours n’a pas assisté à l’événement).

Le parcours complet ressemblera à ceci (sélectionnez l’image pour l’agrandir) :

Pour créer ce parcours, vous devez d’abord vous assurer que vous disposez de certains éléments préalables. Voyons de quoi il s’agit.

Prérequis pour un parcours de rappel, d’inspiration et de remerciement

Pour commencer le processus d’inscription à l’événement, vous aurez besoin d’accéder aux éléments suivants :

1. Événement : vous pouvez utiliser l’application Customer Insights - Journeys pour créer un événement en personne ou en ligne. La création d’un événement dépasse le cadre de cet article, mais vous pouvez en savoir plus ici : Organiser un événement.
2. Déclencheurs : les déclencheurs vous permettent de répondre aux activités des clients en temps réel. Vous utiliserez trois déclencheurs inclus par défaut avec l’application Customer Insights - Journeys : Inscription à l’événement créée, Enregistrement à l’événement et Inscription à l’événement annulée. En savoir plus : Déclencheurs Customer Insights - Journeys.
3. E-mail : avant de créer votre parcours, vous devrez créer des courriers électroniques pour souhaiter la bienvenue aux participants, leur rappeler la survenue de l’événement, les remercier et dire aux personnes qui n’ont pas participé que vous avez regretté leur abscence. En savoir plus : Créer un courrier électronique et concevoir son contenu.
4. SMS : un SMS est requis pour rappeler que l’événement a lieu dans une heure. En savoir plus : Créer des SMS sortants.

Étape 1 : Envoi d’un courrier électronique de bienvenue lorsqu’un utilisateur s’inscrit à l’événement

Le premier élément que vous devez créer pour votre événement est un parcours qui envoie un courrier électronique de bienvenue chaque fois que quelqu’un s’inscrit à l’événement. Pour créer le parcours :

1. Accédez à Customer Insights - Journeys>Parcours et sélectionnez + Nouveau parcours dans la barre d’outils supérieure.

2. Nommez le parcours, sélectionnez le type de parcours Basé sur un déclencheur, puis recherchez le déclencheur Inscription à l’événement créée. Ce déclencheur lance une action chaque fois qu’un nouveau participant s’inscrit à un événement. Ensuite, cliquez sur le bouton Créer.

   

3. Sur le canevas du concepteur de parcours, ajoutez une action au parcours en sélectionnant le signe + sous le déclencheur d’inscription à l’événement. Sélectionnez l’action Envoyer un courrier électronique.

4. Dans le volet des propriétés de l’action Envoyer un courrier électronique, recherchez le courrier électronique de bienvenue que vous souhaitez envoyer. Il est plus simple d’affiner votre e-mail et de le marquer comme prêt à être envoyé avant de créer votre parcours. Toutefois, vous pouvez également sélectionner + Nouvel e-mail pour ouvrir le concepteur de courriers électroniques en tant que fenêtre modale au sein du concepteur de parcours.

   

5. Le parcours commence chaque fois que quelqu’un s’inscrit à un événement. Pour associer le parcours à votre événement spécifique, sélectionnez le déclencheur, sélectionnez Modifier dans le volet droit, puis sélectionnez + Ajouter une condition. Dans la liste déroulante Choisir un attribut, accédez à Référence d’inscription à l’événement et sélectionnez Événement. Ensuite, vous pouvez utiliser le champ de recherche Rechercher un événement pour trouver votre événement.

   

Maintenant, chaque fois que quelqu’un s’inscrit à votre événement, il reçoit un courrier électronique de bienvenue. Ensuite, vous allez créer des courriers électroniques de rappel qui sont automatiquement envoyés aux participants sept jours et un jour avant l’événement.

Étape 2 : Envoi de rappels par courrier électronique sept jours et un jour avant l’événement

Lors de l’envoi de rappels programmés, le premier réflexe de nombreux utilisateurs de l’application Customer Insights - Journeys est d’ajouter un élément Attendre à leur parcours. Dans ce scénario, cependant, un élément Attendre ne fonctionnera pas. Bien que l’élément Attendre puisse déclencher une action à une date et une heure spécifiques, nous souhaitons déclencher une action par rapport à la date de l’événement. Pour déclencher une action basée sur une date relative, créez une branche dans votre parcours qui s’active en fonction d’une condition spécifique.

1. Pour ajouter une branche basée sur une condition, sélectionnez le signe + sous l’action Envoyer un courrier électronique, puis sélectionnez Branche basée sur une valeur spécifique. Nommez l’attribut Vérifier le début de l’événement.

2. Sélectionnez Branche 1 dans le concepteur de parcours. Ici, vous ajoutez un déclencheur pour vérifier la date de début de l’événement. Dans le volet de droite, nommez la branche Date de début de l’événement > 7 jours à compter d’aujourd’hui. Ensuite, sélectionnez le bouton Condition puis le menu déroulant Choisir un attribut. Vous souhaitez créer une condition basée sur le déclencheur principal du parcours. Pour créer la condition, accédez à Déclencheur>Inscription à l’événement créée>Référence de l’événement, puis recherchez et sélectionnez l’attribut Date de début de l’événement.

   

3. Ensuite, donnez au parcours une date relative à surveiller. Pour définir une date relative, sélectionnez le menu déroulant Est et remplacez-le par Est avant. Sélectionnez ensuite le menu déroulant Date réelle et remplacez-le par Date relative. Enfin, définissez la liste déroulante de dates sur 7 jours à partir d’aujourd’hui. La branche peut à présent indiquer si la date de début de l’événement est dans plus de sept jours à compter de la date actuelle.

   

4. Maintenant, vous pouvez ajouter un élément Attendre à la branche de date relative. L’élément Attendre peut maintenant être lié à l’événement de façon à attendre que la date soit sept jours avant l’événement avant de déclencher une action. Pour ajouter l’élément Attendre, sélectionnez le signe + sous la condition Date de début de l’événement > 7 jours à compter d’aujourd’hui. Ajoutez un élément Organiser une action pour une heure spécifique. Dans le volet de droite, sous Les personnes vont attendre, sélectionnez Jusqu’à une heure spécifiée par un déclencheur. Ensuite, sous Choisir un attribut de déclencheur spécifique, accédez à Inscription à l’événement créée>Référence de l’événement, puis recherchez et sélectionnez l’attribut Date de début de l’événement. Définissez le Programmation sur 7 jours avant l’heure spécifiée.

5. Vous êtes maintenant prêt à déclencher une action sept jours avant la date de début de l’événement. Pour envoyer un courrier électronique de rappel, sélectionnez le signe + sous l’élément Attendre et sélectionnez l’action Envoyer un courrier électronique. Dans le volet de droite, sélectionnez le courrier électronique de rappel que vous souhaitez envoyer.

   

6. Pour envoyer un deuxième rappel un jour avant l’événement, vous pouvez simplement ajouter une nouvelle branche d’attribut qui suit les mêmes étapes, uniquement avec une condition de date relative et un élément Attendre défini sur un jour avant l’événement. Pour ajouter le rappel, sélectionnez le signe + au-dessus de la sortie du parcours et sélectionnez un élément Branche basée sur une valeur spécifique. Nommez l’attribut Vérifier le début de l’événement.

7. Ensuite, sélectionnez Branche 1, nommez-la Date de début de l’événement>1 jour à partir d’aujourd’hui, définissez la date de début de l’événement comme attribut et définissez le moment sur A lieu avant, Date relative et Demain.

8. Ajoutez un élément Attendre après la condition de branche, définissez la valeur Les gens vont attendre sur Jusqu’à ce qui est spécifié par un déclencheur, choisissez l’attribut Date de début de l’événement et définissez le Programmation sur Avant l’heure spécifiée 1 jour.

9. Ensuite, pour envoyer le deuxième rappel après l’expiration de l’élément Attendre, sélectionnez le signe + après l’élément Attendre, ajoutez un élément Envoyer un courrier électronique et sélectionnez votre deuxième e-mail de rappel.

   

Étape 3 : Envoi d’un SMS ou d’un courrier électronique de rappel une heure avant l’événement

Vous devez maintenant configurer un rappel par SMS à envoyer une heure avant l’événement. Pour cela, Customer Insights - Journeys dispose d’une fonctionnalité qui vous permet de sélectionner des entonnoirs temporels pour des semaines, des jours, des heures et même des minutes. Ici, vous pouvez utiliser un élément Attendre car, à ce stade du parcours, vous avez déjà filtré les dates relatives pour sept jours et un jour avant l’événement. À ce stade, il y a de fortes chances que votre élément Attendre associé à une date non relative soit valide.

1. Sélectionnez le signe + au-dessus de la sortie du parcours et ajoutez un élément Organiser une action pour une heure spécifique. Définissez la valeur Les personnes vont attendre sur Jusqu’à une heure spécifiée par un déclencheur, choisissez l’attribut Date de début de l’événement, puis définissez l’Programmation sur Avant l’heure spécifiée 1 heure.

2. Ensuite, Customer Insights - Journeys utilisera la puissance de l’IA pour décider quel canal est le meilleur pour envoyer votre rappel indiquant que l’événement a lieu dans une heure. Pour laisser l’application Customer Insights - Journeys décider, sélectionnez le signe + au-dessus de la sortie du parcours et sélectionnez un élément Envoyer les messages via le canal correct. Choisissez E-mail et SMS comme canaux et sélectionnez le bouton Optimiser.

3. Dans le volet Optimisation du canal sur la droite, définissez le nom complet sur Optimisation du rappel Une heure.

4. Sélectionnez l’action E-mail sous l’élément Optimisation du canal, puis sélectionnez votre e-mail de rappel Une heure dans le volet de droite. De même, sélectionnez l’action SMS, puis sélectionnez votre SMS de rappel Une heure dans le volet de droite.

   

5. Vous remarquerez que l’élément Optimisation du canal comporte un signe d’avertissement rouge. En effet, un Objectif n’a pas encore été défini pour l’optimisation. Dans ce parcours, notre objectif est d’amener les participants à s’enregistrer à notre événement. Ainsi, pour optimiser l’objectif, sélectionnez l’élément d’optimisation Canal et pour Objectif du parcours, sélectionnez Objectif personnalisé pour L’objectif du parcours est . Dans la liste déroulante Titre, saisissez Améliorer la participation à l’événement comme nom de votre objectif personnalisé et sélectionnez le signe +. Pour Cet objectif est atteint lorsque, recherchez et sélectionnez le déclencheur Enregistrement à l’événement. Ensuite, entrez 50 % pour Le nombre de personnes nécessaires est de. Le pourcentage indique à l’application Customer Insights - Journeys que votre objectif est atteint lorsque 50 % des personnes inscrites à l’événement se sont enregistrées.

6. Enfin, définissez le groupe de contrôle pour l’optimisation du canal. Sélectionnez l’élément = Optimisation du canal, puis sous Canal par défaut, sélectionnez SMS. Cette étape envoie à 10 % de l’audience un rappel d’une heure via le canal SMS, donnant ainsi à l’élément d’optimisation du canal un groupe de contrôle non piloté par l’IA pour mesurer les résultats.

Étape 4 : Envoyer un courrier électronique de remerciement ou indiquant Votre présence nous a manqué

La dernière étape du parcours consiste à envoyer une réponse selon que le destinataire s’est enregistré ou non à l’événement. Si le destinataire s’est enregistré, le parcours doit envoyer un courrier électronique « Nous vous remercions pour votre participation ». Si le destinataire ne s’est pas enregistré, le parcours doit envoyer un courrier électronique « Nous avons regretté votre absence ». Pour personnaliser vos réponses, ajoutez un élément Répondre à une action à votre parcours.

1. Sélectionnez le signe + au-dessus de la sortie du parcours et ajoutez un élément Répondre à une action. Vous spécifierez une condition qui, si elle est remplie, enverra les participants au parcours vers la branche Oui. Si la condition n’est pas remplie, les participants seront dirigés vers la branche Non.

2. Sélectionnez l’élément Branches if/then. Définissez Choisir un type de condition de branche sur Un déclencheur est activé. Dans la recherche de déclencheur, recherchez Enregistrement à l’événement. Ensuite, fournissez un délai d’exécution qui aura pour effet que, si la condition est remplie, les participants seront envoyés vers la branche Oui. Pour cet événement, le délai d’exécution couvre le temps après le début de l’événement. Définissez la limite de temps sur deux heures.

   

3. Dans la branche Oui de l’élément d’enregistrement si/alors, vous pouvez envoyer un courrier électronique remerciant le destinataire pour sa participation. Toutefois, vous ne voulez pas envoyer le courrier électronique tout de suite ; à la place, vous souhaitez l’envoyer une heure après la fin de l’événement. Pour définir le délai d’attente des courriers électroniques, sélectionnez le signe + dans la branche Oui et ajoutez un élément Organiser une action pour une heure spécifique. Définissez Les personnes vont attendre sur Jusqu’à une heure spécifiée par un déclencheur. Pour l’attribut de déclencheur, accédez à Inscription à l’événement créée>Référence de l’événement, puis recherchez Date de fin de l’événement. Définissez la Programmation sur 1 heure.

4. Sous l’élément Attendre, sélectionnez le signe + et ajoutez une action Envoyer un courrier électronique. Sélectionnez votre e-mail « Merci pour votre participation ».

5. Ensuite, vous devez définir un courrier électronique à envoyer aux participants du parcours qui ne se sont pas enregistrés à l’événement. Dans la branche Non de l’élément d’enregistrement si/alors, sélectionnez le signe + et ajoutez une action Envoyer un courrier électronique. Sélectionnez votre e-mail « Nous avons regretté votre absence ».

   

Résumé du parcours d’engagement envers l’événement

Vous avez maintenant créé un parcours qui remercie les participants à l’événement pour leur inscription, envoie des rappels d’événement en temps opportun et envoie des réponses par courrier électronique personnalisées selon qu’un participant au parcours s’est enregistré ou non à l’événement. Ce parcours, et les parcours de Customer Insights - Journeys en général, sont puissants, car vous pouvez l’utiliser pour n’importe quel événement que vous organisez ! Si vous essayez d’obtenir un résultat similaire en utilisant un parcours basé sur des segments, vous devrez créer minutieusement des segments spécialisés et des parcours distincts pour chaque événement. Les parcours en temps réel sont véritablement l’avenir de l’engagement client.

Astuce bonus

Les déclencheurs Customer Insights - Journeys du marketing en temps réel offrent une solution simple si un participant au parcours annule son inscription à un événement alors qu’il est au milieu du parcours. Pour exclure le participant annulé du parcours, sélectionnez le déclencheur Inscription à l’un événement créée en haut du parcours. Dans le volet de droite, sélectionnez le lien Modifier à droite de Fin. Ensuite, sous Quitter lorsqu’un déclencheur se produit, recherchez Inscription à l’événement annulée. À présent, lorsqu’un participant annule son inscription, il est retiré du parcours et ne reçoit plus de notifications.