Configurer une inscription au niveau de la session et une mise en liste d’attente dans le marketing sortant
Important
Cet article s’applique uniquement au marketing sortant.
L’inscription au niveau de la session permet aux organisateurs d’événement de donner aux participants la possibilité de constituer leurs propres événements à partir des sessions disponibles. De manière générale, les événements avec inscription au niveau de la session fonctionnent de la même manière que les événements avec inscription au niveau de l’événement. Il existe toutefois quelques différences, qui sont exposées dans le tableau suivant. Poursuivez la lecture de cette rubrique pour en savoir plus sur ces différences.
| Inscription au niveau de l’événement | Inscription au niveau de la session | |
|---|---|---|
| Sélection de session lors de l’inscription | Préconfiguré : certains événements peuvent proposer plusieurs passages, chacun d’eux donnant accès à un ensemble présélectionné de sessions. | Personnalisé : les personnes qui s’inscrivent choisissent exactement les sessions qu’elles souhaitent. |
| Capacité maximale (Sur site uniquement, pas pour les événements de webinaire ou hybrides) |
Définir au niveau de l’événement | Définir au niveau de la session |
| Listes d’attente (Sur site uniquement, pas pour les événements de webinaire ou hybrides) |
Un liste d’attente par événement | Liste d’attente individuelle par session |
| Pass d’événement | Facultatif (nécessaire pour le paiement en ligne) | Non pris en charge |
| Paiement en ligne | Facultatif, par pass | Non pris en charge |
| Liste d’inscription | Disponible dans l’enregistrement d’événement uniquement | L’enregistrement d’événement répertorie tous les contacts qui se sont inscrits à au moins une session de l’événement ; chaque enregistrement de session affiche les inscriptions à cette session. |
Activer l’inscription au niveau de la session
Pour activer l’inscription au niveau de la session, commencez par configurer l’événement comme d’habitude, y compris les paramètres de base et le programme des sessions, mais accédez ensuite à l’onglet Agenda de l’événement et définissez Autoriser les personnes inscrites à créer leur propre agenda sur Oui.
Note
Comme mentionné dans l’introduction à cette rubrique, l’inscription au niveau de la session n’est pas prise en charge pour les événements qui ont des passages définis. Si vous ne voyez pas le paramètre Autoriser les personnes inscrites à créer leur propre agenda, il est possible qu’un ou plusieurs passages soient définis (vous pouvez consulter ces derniers dans l’onglet Inscription et présence). Si vous définissez un passage après avoir activé l’inscription au niveau de la session, elle sera désactivée automatiquement.
Définir la capacité maximale de chaque session
Avec l’inscription au niveau de la session, système effectue le suivi des inscriptions à chaque session plutôt qu’à l’événement dans son ensemble. Lorsque l’inscription au niveau de la session activée, la capacité de chaque session est un champ obligatoire qui est également requis par le formulaire de création rapide des sessions. Toutefois, si vous activez l’inscription au niveau de la session après avoir créé les sessions, vous devrez peut-être y revenir et définir la capacité de chaque session.
Lorsque le système a reçu suffisamment d’inscriptions pour remplir la capacité de la session, il marque cette session comme complète. Si vous avez activé la liste d’attente, les personnes qui s’inscrivent peuvent choisir de rejoindre la liste d’attente, mais si vous ne l’avez pas fait, elles ne pourront pas s’inscrire par elles-même à aucune des sessions complètes à l’aide du site Web d’événement. (Les utilisateurs de Customer Insights - Journeys, toutefois, peuvent outrepasser la limite de capacité en ajoutant de nouvelles inscriptions directement dans le système.)
Pour définir ou modifier la capacité maximale d’une session :
- Ouvrez l’enregistrement d’événement auquel cette session appartient.
- Accédez à l’onglet Agenda.
- Recherchez la section Sessions de l’onglet Agenda et sélectionnez une session.
- Dans la zone Contraintes du lieu, entrez une valeur pour la Capacité maximale de la session.
Note : si vous remplissez l’un des champs de la zone Emplacement ( Bâtiment, Salle, et/ou Disposition ), la valeur d’origine pour la Capacité maximale de la session est automatiquement fixée comme la capacité maximale définie pour l’emplacement le plus spécifique (si disponible).
Afficher et modifier les inscriptions au niveau de l’événements et de la session
Pour afficher et modifier les détails d’inscription à un événement niveau de la session :
- Pour afficher toutes les inscriptions à l’événement (personnes qui se sont inscrites à au moins une session), ouvrez l’enregistrement adéquat d’événements, accédez à l’onglet Inscription et présence et défilez jusqu’à la section Inscription à un événement. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des inscriptions à partir d’ici.
- Pour afficher toutes les inscriptions à une session spécifique, ouvrez l’enregistrement d’événement concerné, accédez à l’onglet Agenda, faites défiler jusqu’à la liste Sessions et sélectionnez une session. Dans l’enregistrement de session ouvert, accédez à l’onglet Inscription et présence et défilez jusqu’à la liste Inscriptions aux sessions. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des inscriptions à partir d’ici.
Listes d’attente au niveau de la session
Les listes d’attente au niveau de la session fonctionnent pareillement aux listes d’attente au niveau de l’événement, à l’exception près qu’elles gèrent une liste d’attente distincte pour chaque session. Pour plus d’informations sur la manière de configurer et utiliser la liste d’attente (y compris des détails sur les listes d’attente au niveau de la session) voir Définir et gérer une liste d’attente pour un événement. Cette rubrique présente également comment définir un parcours du client qui informe automatiquement les contacts sur liste d’attente quand une place se libère pour eux.
La liste d’attente au niveau de la session diffère de la liste d’attente au niveau de l’événement, comme suit :
- Les membres de la liste d’attente voient l’enregistrement de session au lieu de l’enregistrement d’événement. Pour les voir, ouvrez une session, accédez à l’onglet Inscription et présence et naviguez jusqu’à la section Liste d’attente. De là, vous pouvez ajouter, supprimer, inviter, et inscrire des participants sur la liste d’attente.
- Si vous souhaitez créer un segment de personnes sur liste d’attente ou de participants invités à une session, utilisez l’ID de session plutôt que l’ID d’événement.