Afficher et mettre à jour les données d’entité avec Excel

S’applique aux applications Dynamics 365 suivantes :
Commerce, Finance, Supply Chain Management

Cet article explique comment ouvrir les données d’entité dans Microsoft Excel, puis les étudier, les mettre à jour et les modifier à l’aide du module complémentaire Microsoft Dynamics Excel. Pour ouvrir les données d’entité, vous pouvez utiliser Excel ou des applications de finances et d’opérations.

En ouvrant des données d’entité dans Excel, vous pouvez rapidement les étudier et les modifier à l’aide du module complémentaire pour Excel. Ce module complémentaire nécessite Microsoft Excel 2016 ou des versions ultérieures.

Remarque

Remarque : si votre location Microsoft Microsoft Entra ID (Azure AD) est configurée pour utiliser les services AD FS (Active Directory Federation Services), vous devez vous assurer que la mise à jour de mai 2016 pour Office a été appliquée, de sorte de pouvoir vous connecter correctement au module complémentaire Excel.

Pour en savoir plus sur l’utilisation du module complémentaire Excel, consultez la courte vidéo Créer un modèle Excel pour les modèles d’en-tête et de ligne.

Ouvrir des données d’entité dans Excel au démarrage d’une application de finances et d’opérations

1. Dans une page d’une application de finances et d’opérations, cliquez sur Ouvrir dans Microsoft Office.

   Si la source de données racine (tableau) de la page est identique à la source de données racine pour toutes les entités, les options par défaut Ouvrir dans Excel sont générées pour la page. Les options Ouvrir dans Excel se trouvent sur les pages fréquemment utilisées , telles que Tous les fournisseurs et Tous les clients.

2. Cliquez sur l’option Ouvrir dans Excel et ouvrez le classeur généré. Ce classeur dispose des informations de liaison pour l’entité, d’un pointeur vers votre environnement, et d’un pointeur vers le module complémentaire Excel.

3. Dans Excel, cliquez sur Activer la modification pour permettre l’exécution du module complémentaire Excel. Le module complémentaire Excel s’exécute dans un volet à droite de la fenêtre Excel.

4. Si vous exécutez le module complémentaire Excel pour la première fois, cliquez sur Faire confiance à ce module complémentaire.

5. Si vous êtes invité à vous connecter, cliquez sur Connexion et connectez-vous à l’aide des mêmes informations d’identification que pour l’application de finances et d’opérations. Le module complémentaire Excel utilisera le contexte d’une connexion précédente depuis le navigateur et vous connectera automatiquement, si possible. (Pour plus d’informations sur le navigateur utilisé en fonction du système d’exploitation, voir Navigateurs utilisés par les modules complémentaires Office. Pour vous assurer que la connexion a réussi, vérifiez le nom d’utilisateur dans le coin supérieur droit du module complémentaire Excel.

Le module complémentaire Excel lit automatiquement les données de l’entité sélectionnée. Notez qu’il n’existe aucune donnée dans le classeur tant que le module complémentaire Excel n’en a pas lue.

Ouvrir les données d’entité dans Excel au démarrage à partir d’Excel

1. Dans Excel, sous l’onglet Insertion, dans le groupe Compléments, cliquez sur Store pour ouvrir le magasin Office.

2. Dans le magasin Office, recherchez le mot clé Dynamics et cliquez sur Ajouter en regard de Microsoft Dynamics Office Add-in (le complément Excel).

3. Si vous exécutez le module complémentaire Excel pour la première fois, cliquez sur Faire confiance à ce module complémentaire pour permettre l’exécution du complément Excel. Le module complémentaire Excel s’exécute dans un volet à droite de la fenêtre Excel.

4. Cliquez sur Ajouter des informations sur le serveur pour ouvrir le volet Options.

5. Dans votre navigateur, copiez l’URL de votre instance d’application de finances et d’opérations cible, collez-la dans le champ URL du serveur, puis supprimez tout ce qui suit le nom de l’hôte. L’URL obtenue doit comporter juste le nom d’hôte.

   Par exemple, si l’URL est https://xxx.dynamics.com/?cmp=usmf&mi=CustTableListPage, supprimez tout excepté https://xxx.dynamics.com.

6. Cliquez sur OK, puis cliquez sur Oui pour confirmer la modification. Le complément Excel redémarre et charge les métadonnées.

   Le bouton Conception est désormais disponible. Si le complément Excel comporte un lien Charger les applets, vous n’êtes probablement pas connecté sous le bon compte d’utilisateur. Pour plus d’informations sur la résolution de ce problème, consultez l’entrée de dépannage Charger les applets.

7. Sélectionnez Design. Le complément Excel récupère les métadonnées d’entité.

8. Sélectionnez Ajouter une table. La liste des entités apparaît. Les entités sont répertoriées dans le format « Nom – Étiquette ».

9. Sélectionnez une entité dans la liste, telle que Client – Clients, puis cliquez sur Suivant.

10. Pour ajouter un champ à partir de la liste Champs disponibles à la liste Champs sélectionnés, cliquez sur le champ, puis cliquez sur Ajouter. Sinon, double-cliquez sur le champ dans la liste Champs disponibles.

11. Après avoir ajouté les champs souhaités à la liste Champs sélectionnés, vérifiez que le curseur est à l’emplacement correct dans la feuille de calcul (par exemple, la cellule A1), puis cliquez sur Terminé. Ensuite, cliquez sur Terminé pour quitter le concepteur.

12. Cliquez sur Actualiser pour extraire un jeu de données.

Afficher et mettre à jour des données d’entité dans Excel

Après que le complément Excel a lu les données d’entité dans le classeur, vous pouvez mettre à jour les données à tout moment en cliquant sur Actualiser dans le complément Excel.

Modifier des données d’entité dans Excel

Vous pouvez modifier les données d’entité selon vos besoins, puis les publier sur les applications de finances et d’opérations en cliquant sur Publier dans le complément Excel. Pour modifier un enregistrement, sélectionnez une cellule de la feuille de calcul, puis modifiez sa valeur. Pour ajouter un nouvel enregistrement, suivez l’une des étapes suivantes :

• Cliquez n’importe où dans la table des sources de données, puis sur Nouveau dans le complément Excel.
• Cliquez n’importe où dans la dernière ligne de la table des sources de données, puis appuyez sur la touche Tabulation jusqu’à ce que le curseur sorte de la dernière colonne de cette ligne et crée une nouvelle ligne.
• Cliquez n’importe où sur la ligne immédiatement en dessous de la table des sources de données, et entrez des données dans une cellule. Lorsque vous déplacez le focus hors de cette cellule, la table se développe pour inclure la nouvelle ligne.
• Pour les liaisons de champ d’enregistrements d’en-tête, cliquez sur l’un des champs, puis cliquez sur Nouveau dans le module complémentaire Excel.

Notez qu’un enregistrement peut être créé uniquement si toutes les clés et tous les champs obligatoires sont liés dans la feuille de calcul, ou si des valeurs par défaut sont exécutées à l’aide de la condition de filtre.

Pour supprimer un enregistrement, suivez l’une des étapes suivantes :

• Cliquez avec le bouton droit sur le numéro de ligne en regard de la ligne de la feuille de calcul à supprimer, puis cliquez sur Supprimer.
• Cliquez n’importe où sur le numéro de ligne en regard de la ligne de la feuille de calcul à supprimer, puis cliquez sur Supprimer>Lignes de table.

Si des sources de données ont été ajoutées comme liées, l’en-tête est publié avant les lignes. S’il existe des dépendances entre d’autres sources de données, vous pouvez modifier l’ordre de publication par défaut. Pour modifier l’ordre de publication, dans le module complémentaire Excel, cliquez sur le bouton Options (le symbole de vitesse), puis, dans le raccourci Connecteur de données, sélectionnez Configurer un ordre de publication.

Ajouter ou supprimer des colonnes

Vous pouvez utiliser le concepteur pour ajuster les colonnes qui sont automatiquement ajoutées à la feuille de calcul.

Note

Si le bouton Configuration n’apparaît pas en dessous du bouton Filtre dans le module complémentaire Excel, vous devez activer le concepteur de données source. Sélectionnez le bouton Options (le symbole de vitesse), puis activez la case à cocher Activer la configuration.

1. Cliquez sur Configuration dans le module complémentaire Excel. Toutes les sources de données sont répertoriées.

2. À côté de la source de données, cliquez sur le bouton Modifier (le symbole du crayon).

3. Dans la liste des Champs sélectionnés modifiez la liste des champs selon vos besoins :

   • Pour ajouter un champ à partir de la liste Champs disponibles à la liste Champs sélectionnés, cliquez sur le champ, puis cliquez sur Ajouter. Sinon, double-cliquez sur le champ dans la liste Champs disponibles.
   • Pour supprimer un champ de la liste Champs sélectionnés, cliquez sur le champ, puis cliquez sur Supprimer. Sinon, double-cliquez sur le champ.
   • Pour modifier l’ordre des champs, dans la liste Champs sélectionnés, sélectionnez un champ, puis cliquez sur Haut ou Bas.

4. Pour appliquer les modifications à la source de données, cliquez sur Mettre à jour. Ensuite, cliquez sur Terminé pour quitter le concepteur.

5. Si vous avez ajouté un champ (colonne), cliquez sur Actualiser pour extraire un jeu de données mis à jour.

Modifier la taille du lot de publication

Lorsque les utilisateurs publient les modifications des enregistrements de données à l’aide du complément Excel, les mises à jour sont envoyées par lots. La taille de lot de validation par défaut (et maximale) est de 100 lignes ; cependant, la fonctionnalité Autoriser la configuration de la taille du lot de validation dans le complément Excel vous donne la possibilité de réduire la taille du lot de validation, en particulier si vous rencontrez des délais d’attente lorsque vous tentez de valider des mises à jour à partir d’Excel.

Les administrateurs système peuvent spécifier une limite à l’échelle du système de la taille du lot de publication pour les classeurs « Ouvrir dans Excel » en définissant le champ Publier la limite du lot dans la section Paramètres de l’application de la page Paramètres de l’application Office.

La taille du lot de publication peut également être modifiée pour un classeur individuel à l’aide du complément Excel.

1. Ouvrez le classeur dans Excel.
2. Sélectionnez le bouton Options (engrenage) dans le coin supérieur droit du complément Excel.
3. Définissez le champ Publier la taille du lot selon les besoins. La valeur que vous définissez doit être inférieure à la limite du lot de publication à l’échelle du système.
4. Cliquez sur OK.
5. Enregistrez le classeur. Si vous n’enregistrez pas le classeur une fois que vous avez modifié les paramètres du complément, ces modifications ne seront pas conservées lors de la réouverture du classeur.

Les auteurs de modèles de classeur Excel peuvent utiliser la même procédure pour définir la taille du lot de publication des modèles avant de les charger dans le système.

Copier les données de l’environnement

Les données qui sont lues dans le classeur à partir d’un environnement peuvent être copiées vers un autre environnement. Toutefois, vous ne pouvez pas uniquement modifier l’URL de connexion, car le cache de données dans le classeur continuera à traiter les données comme des données existantes. Au lieu de cela, vous devez utiliser la fonctionnalité Copier les données de l’environnement pour publier des données dans un nouvel environnement comme de nouvelles données.

1. Sélectionnez le bouton Imprimer (le symbole de vitesse), puis, dans le raccourci Connecteur de données, sélectionnez Copier les données de l’environnement.

2. Indiquez l’URL du serveur pour le nouvel environnement.

3. Cliquez sur OK, puis cliquez sur Oui pour confirmer l’action. Le complément Excel est relancé et se connecte au nouvel environnement. Toutes les données existantes du classeur sont traitées comme des nouvelles données.

   Une fois que le complément Excel a redémarré, une zone de message indique que le classeur est en mode Copie de l’environnement.

4. Pour copier des données dans le nouvel environnement comme de nouvelles données, sélectionnez Publier. Pour annuler l’opération de copie dans l’environnement et examiner les données existantes dans le nouvel environnement, sélectionnez Actualiser.

Dépannage

Il existe quelques problèmes pouvant être résolus en quelques pas.

• Le lien "Charger les applets" s’affiche . Pour plus d’informations sur ce problème, consultez l’entrée Résoudre les problèmes liés aux applets de chargement.
• Vous recevez un message "Interdit" : si vous recevez un message "Interdit" pendant que le complément Excel charge les métadonnées, le compte connecté au complément Excel n’est pas autorisé à utiliser le service, l’instance ou la base de données ciblé(e). Pour résoudre ce problème, vérifiez que le nom d’utilisateur approprié s’affiche dans le coin supérieur droit du complément Excel. Si un nom d’utilisateur incorrect s’affiche, cliquez dessus, déconnectez-vous et reconnectez-vous.
• Une page web vierge s’affiche sur Excel . Si une page web vide est ouverte pendant le processus de connexion, le compte nécessite AD FS, mais la version d’Excel qui exécute le complément Excel n’est pas assez récente pour charger la boîte de dialogue de connexion. Pour résoudre ce problème, mettez à jour la version d’Excel que vous utilisez. Pour mettre à jour la version d’Excel lorsque vous êtes dans une entreprise se trouvant dans un canal différé, utilisez l’Outil de déploiement Office pour passer du canal différé au canal actuel.
• Un délai d’expiration s’affiche lorsque vous publiez des modifications de données. Si vous recevez des messages de délai d’expiration lorsque vous essayez de publier des modifications de données dans une entité, envisagez de réduire la taille du lot de publication pour le classeur concerné. Les entités qui déclenchent de plus grandes quantités de logique lors des modifications d’enregistrement peuvent nécessiter l’envoi des mises à jour par lots plus petits pour éviter les dépassements de délai.