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Cet article explique comment configurer les propriétés d’une étape d’approbation.
Pour configurer une étape d’approbation dans l’éditeur de flux de travail, cliquez avec le bouton droit sur l’étape d’approbation, puis sélectionnez Propriétés pour ouvrir la page Propriétés . Utilisez les procédures suivantes pour configurer les propriétés de l’étape d’approbation.
Saisie d’un nom pour l’étape
Procédez comme suit pour entrer un nom pour l’étape d’approbation.
- Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres de base.
- Dans le champ Nom, entrez un nom unique pour l’étape d’approbation.
Saisie d’une ligne d’objet et des instructions
Vous devez fournir une ligne d’objet et des instructions pour les utilisateurs affectés à l’étape d’approbation. Par exemple, si vous configurez une étape d’approbation pour les demandes d’achat, l’utilisateur affecté à l’étape voit la ligne d’objet et les instructions sur la page Des demandes d’achat . La ligne d’objet figure dans une barre de message de la page. L’utilisateur peut ensuite sélectionner l’icône dans la barre de messages pour afficher les instructions. Procédez comme suit pour entrer une ligne d’objet et des instructions.
Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres de base.
Entrez la ligne d’objet dans le champ Objet de l’article de travail.
Pour personnaliser la ligne d’objet, insérez des balises de remplacement. Ils sont remplacés par les données appropriées lorsque la ligne d’objet s’affiche pour les utilisateurs. Pour insérer un espace réservé, procédez comme suit :
- Dans la zone de texte, sélectionnez l’emplacement où l’espace réservé doit apparaître.
- Sélectionnez Insérer un espace réservé.
- Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez l’espace réservé que vous souhaitez insérer.
- Sélectionnez Insérer.
Suivez les étapes suivantes pour ajouter une traduction de la ligne d’objet.
- Sélectionnez Traductions.
- Dans la page qui s’affiche, sélectionnez Ajouter.
- Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez la langue de la traduction.
- Entrez le texte dans le champ Texte traduit.
- Pour personnaliser le texte, vous pouvez insérer des espaces réservés tel que décrit à l’étape 3.
- Sélectionnez Fermer.
Entrez les instructions dans le champ Instructions de l’élément de travail.
Pour personnaliser les instructions, insérez des espaces réservés. Ils sont remplacés par les données appropriées lorsque les instructions apparaissent aux utilisateurs. Pour insérer un espace réservé, procédez comme suit :
- Dans la zone de texte, sélectionnez l’emplacement où l’espace réservé doit apparaître.
- Sélectionnez Insérer un espace réservé.
- Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez l’espace réservé que vous souhaitez insérer.
- Sélectionnez Insérer.
Suivez les étapes suivantes pour ajouter une traduction des instructions.
- Sélectionnez Traductions.
- Dans la page qui s’affiche, sélectionnez Ajouter.
- Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez la langue de la traduction.
- Entrez le texte dans le champ Texte traduit.
- Pour personnaliser le texte, insérez des espaces réservés comme décrit à l’étape 6.
- Sélectionnez Fermer.
Affectation de l’étape d’approbation
Procédez comme suit pour indiquer à qui affecter la tâche d’approbation.
Dans le volet gauche, sélectionnez Affectation.
Sous l’onglet Type d’affectation, sélectionnez l’une des options du tableau suivant et suivez les étapes supplémentaires concernant l’option avant de passer à l’étape 3.
Option Utilisateurs à qui l’étape d’approbation est affectée Étapes supplémentaires Participant Utilisateurs affectés à un groupe ou à un rôle spécifique 1. Une fois que vous avez sélectionné Participant, sous l’onglet Rôle , dans la liste Type de participant , sélectionnez le type de groupe ou de rôle auquel attribuer l’étape. 1. Dans la liste Participant, sélectionnez le groupe ou le rôle auquel vous souhaitez affecter l’étape. Hiérarchie Utilisateurs d’une hiérarchie organisationnelle spécifique 1. Après avoir sélectionné Hiérarchie, sous l’onglet Sélection de hiérarchie, dans la liste de types de hiérarchie, sélectionnez le type de hiérarchie auquel affecter l’étape. 1. Le système doit extraire un ensemble de noms d’utilisateurs de la hiérarchie. Ces noms représentent les utilisateurs à qui l’étape peut être affectée. Procédez comme suit pour spécifier le point de départ et le point de fin de la plage de noms d’utilisateur que le système récupère : 1. Pour spécifier le point de départ, sélectionnez une personne dans la liste Commencer à. 1. Pour spécifier le point de fin, sélectionnez Ajouter une condition. Entrez ensuite une condition pour indiquer où le système arrête l’extraction de noms dans la hiérarchie. 1. Sous l’onglet Options de hiérarchie, spécifiez les utilisateurs de la plage à laquelle l’étape doit être affectée : affecter à tous les utilisateurs récupérés : l’étape est affectée à tous les utilisateurs de la plage. Affecter uniquement au dernier utilisateur récupéré – L’étape est affectée uniquement au dernier utilisateur de la sélection. Exclure les utilisateurs à la condition suivante – L’étape n’est affectée à aucun des utilisateurs de la sélection qui remplissent une condition. Sélectionnez Ajouter une condition pour spécifier la condition. Utilisateur du workflow Utilisateurs du workflow actuel Après avoir sélectionné Utilisateur du workflow, sous l’onglet Utilisateur du workflow, dans la liste Utilisateur du workflow, sélectionnez un utilisateur qui participe au workflow. Utilisateur Utilisateurs spécifiques 1. Après avoir sélectionné Utilisateur, sélectionnez l’onglet Utilisateur . 1. La liste Utilisateurs disponibles inclut tous les utilisateurs système. Sélectionnez les utilisateurs à qui vous souhaitez affecter l'étape, puis déplacez-les dans la liste Utilisateurs sélectionnés. Sous l’onglet Limite de temps, dans le champ Durée, indiquez le délai accordé à l’utilisateur pour traiter les documents qui atteignent cette étape d’approbation ou pour y répondre. Permet de sélectionner l’une des options suivantes :
- Heures – Entrez le nombre d’heures accordé à l’utilisateur pour répondre. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
- Jours – Entrez le nombre de jours accordé à l’utilisateur pour répondre. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
- Semaines – Entrez le nombre de semaines accordé à l’utilisateur pour répondre.
- Mois – Sélectionnez le jour et la semaine où l’utilisateur doit répondre. Par exemple, vous pouvez souhaiter que l’utilisateur réponde avant le vendredi de la troisième semaine du mois.
- Années – Sélectionnez le jour et le mois limites où l’utilisateur doit répondre. Par exemple, vous pouvez souhaiter que l’utilisateur réponde avant le vendredi de la troisième semaine du mois de décembre.
Si l’utilisateur ne traite pas le document dans le délai imparti, le document est en retard. Vous pouvez augmenter un document en retard en sélectionnant des options dans la zone Escalade de la page.
Si vous avez affecté l’étape d’approbation à plusieurs utilisateurs ou à un groupe d’utilisateurs, cliquez sur l’onglet Stratégie d’achèvement, puis sélectionnez l’une des options suivantes :
Un seul approbateur – L’action appliquée au document est déterminée par la première personne qui répond. Par exemple, Sam envoie un rapport de frais pour 15 000 USD. L’état de dépenses est actuellement affecté à Sue, Jo et Bill. Si Sue est la première à répondre au document, l’action que Sue effectue est appliquée au document. Si Sue rejette le document, il est rejeté et renvoyé à Sam. Si Sue approuve le document, il est envoyé à Ann pour approbation.
La majorité des approbateurs – L’action appliquée au document est déterminée lorsque la majorité des approbateurs ont répondu. Par exemple, Sam envoie un rapport de frais pour 15 000 USD. L’état de dépenses est actuellement affecté à Sue, Jo et Bill. Si Sue et Jo sont les deux premiers approbateurs à répondre, l’action qu’ils effectuent est appliquée au document.
- Si Sue approuve le document, mais que Jo le rejette, le document est rejeté et renvoyé à Sam.
- Si Sue et Jo approuvent le document, il est envoyé à Ann pour approbation.
Pourcentage d’approbateurs – L’action appliquée au document est déterminée lorsqu’un pourcentage spécifique d’approbateurs a répondu. Par exemple, Sam envoie un rapport de frais pour 15 000 USD. L’état de dépenses est actuellement affecté à Sue, Jo et Bill, et vous avez entré le pourcentage 50. Si Sue et Jo sont les deux premiers approbateurs à répondre, l’action qu’ils effectuent est appliquée au document, car ils répondent à la condition qui stipule 50 % d’approbateurs.
- Si Sue approuve le document, mais que Jo le rejette, le document est rejeté et renvoyé à Sam.
- Si Sue et Jo approuvent le document, il est envoyé à Ann pour approbation.
Tous les approbateurs – Tous les approbateurs doivent approuver le document. Sinon, le workflow ne peut pas continuer. Par exemple, Sam envoie un rapport de frais pour 15 000 USD. L’état de dépenses est actuellement affecté à Sue, Jo et Bill. Si Sue et Jo approuvent le document, mais que Bill le rejette, le document est rejeté et renvoyé à Sam. Si Sue, Jo et Bill approuvent le document, il est envoyé à Ann pour approbation.
Indication du moment où l’étape d’approbation est requise
Vous pouvez indiquer quand l’étape d’approbation est requise. L’étape d’approbation peut être requise tout le temps ou uniquement sous certaines conditions.
Toujours exiger l’étape d’approbation
Si l’étape d’approbation est toujours requise, procédez comme suit.
- Dans le volet gauche, sélectionnez Condition.
- Sélectionnez l’option Toujours exécuter cette étape.
Exiger l’étape d’approbation dans des conditions spécifiques
L’étape d’approbation que vous configurez peut être requise uniquement sous certaines conditions. Par exemple, si vous configurez une étape d’approbation pour un workflow de demande d’achat, vous voudrez peut-être que cette étape ne soit réalisée que si le montant de la demande d’achat est supérieur à 10 000 EUR. Procédez comme suit pour indiquer quand l’étape d’approbation est requise.
Dans le volet gauche, sélectionnez Condition.
Sélectionnez l’option Exécuter cette étape uniquement si la condition suivante est remplie.
Permet d’entrer une condition.
Entrez des conditions supplémentaires, si nécessaire.
Pour vérifier que les conditions que vous avez entrées sont correctement configurées, procédez comme suit :
- Sélectionnez Test.
- Sur la page Condition de workflow de test, sélectionnez un enregistrement dans la zone Contrôler la condition.
- Sélectionnez Test. Le système évalue l’enregistrement pour déterminer s’il répond aux conditions que vous avez spécifiées.
- Sélectionnez OK ou Annuler pour revenir à la page Propriétés .
Spécification des conséquences du retard du document
Si un utilisateur ne traite pas un document dans le délai imparti, le document est en retard. Vous pouvez augmenter un document en retard ou l’affecter automatiquement à un autre utilisateur pour approbation. Procédez comme suit pour réaffecter le document en retard.
Dans le volet gauche, sélectionnez Escalade.
Activez la case à cocher Utiliser le chemin de réaffectation pour créer un chemin de réaffectation. Le système affecte automatiquement le document aux utilisateurs répertoriés dans le chemin de réaffectation. Le tableau suivant présente un exemple de chemin de réaffectation.
Ordre Chemin de réaffectation 1 Affecter à : Donna 2 Affecter à : Erin 3 Action finale : Rejeter Dans cet exemple, le système affecte le document en retard à Donna. Si celle-ci ne répond pas dans le délai imparti, le système affecte le document à Erin. Si celle-ci ne répond pas dans le délai imparti, le système rejette le document.
Pour ajouter un utilisateur au chemin d’escalade, sélectionnez Ajouter une escalade. Sous l’onglet Type d’affectation, sélectionnez l’une des options du tableau suivant et suivez les étapes supplémentaires concernant l’option avant de passer à l’étape 4.
Option Utilisateurs à qui le document est affecté Étapes supplémentaires Hiérarchie Utilisateurs d’une hiérarchie organisationnelle spécifique 1. Une fois que vous avez sélectionné Hiérarchie, sous l’onglet Sélection de hiérarchie, dans la liste des types de hiérarchie, sélectionnez le type de hiérarchie vers lequel effectuer l’escalade du document. 1. Le système doit extraire un ensemble de noms d’utilisateurs de la hiérarchie. Ces noms représentent les utilisateurs à qui le document peut être réaffecté. Procédez comme suit pour spécifier le point de départ et le point de fin de la plage de noms d’utilisateur que le système récupère : 1. Pour spécifier le point de départ, sélectionnez une personne dans la liste Commencer à. 1. Pour spécifier le point de fin, sélectionnez Ajouter une condition. Entrez ensuite une condition pour indiquer où le système arrête l’extraction de noms dans la hiérarchie. 1. Sous l’onglet Options de hiérarchie, spécifiez les utilisateurs de la plage vers laquelle le document doit être réaffecté : affecter à tous les utilisateurs récupérés : le document est réaffecté à tous les utilisateurs de la plage. Affecter uniquement au dernier utilisateur récupéré – Le document est réaffecté uniquement au dernier utilisateur de la sélection. Exclure les utilisateurs à la condition suivante – Le document n’est affecté à aucun des utilisateurs de la sélection qui remplissent une condition. Sélectionnez Ajouter une condition pour spécifier la condition. Utilisateur du workflow Utilisateurs du workflow actuel Après avoir sélectionné Utilisateur du workflow, sous l’onglet Utilisateur du workflow, dans la liste Utilisateur du workflow, sélectionnez un utilisateur qui participe au workflow. Utilisateur Utilisateurs spécifiques 1. Après avoir sélectionné Utilisateur, sélectionnez l’onglet Utilisateur . 1. La liste Utilisateurs disponibles inclut tous les utilisateurs. Sélectionnez les utilisateurs à qui réaffecter le document, puis déplacez-les dans la liste Utilisateurs sélectionnés. Sous l’onglet Limite de temps, dans le champ Durée, indiquez le délai accordé à l’utilisateur pour traiter les documents qui atteignent cette étape d’approbation ou pour y répondre. Permet de sélectionner l’une des options suivantes :
- Heures – Entrez le nombre d’heures accordé à l’utilisateur pour répondre. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
- Jours – Entrez le nombre de jours accordé à l’utilisateur pour répondre. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
- Semaines – Entrez le nombre de semaines accordé à l’utilisateur pour répondre.
- Mois – Sélectionnez le jour et la semaine où l’utilisateur doit répondre. Par exemple, vous pouvez souhaiter que l’utilisateur réponde avant le vendredi de la troisième semaine du mois.
- Années – Sélectionnez le jour et le mois limites où l’utilisateur doit répondre. Par exemple, vous pouvez souhaiter que l’utilisateur réponde avant le vendredi de la troisième semaine du mois de décembre.
Répétez les étapes 3 à 4 pour chaque utilisateur que vous souhaitez ajouter au chemin d’escalade. Vous pouvez modifier l’ordre des utilisateurs.
Si les utilisateurs du chemin d’escalade ne répondent pas dans le temps imparti, le système prend automatiquement des mesures sur le document. Pour indiquer l’action exécutée par le système, sélectionnez la ligne Action, puis sélectionnez une action sous l’onglet Terminer l’action.