Configurer des décisions manuelles dans un workflow

Note

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Cet article explique comment configurer les différentes propriétés d’une décision manuelle.

Pour configurer une décision manuelle dans l’éditeur de flux de travail, cliquez avec le bouton droit sur la décision manuelle, puis sélectionnez Propriétés pour ouvrir la page Propriétés . Suivez ensuite les procédures suivantes pour configurer les propriétés de la décision manuelle.

Saisie d’un nom pour la décision

Procédez comme suit pour entrer un nom pour la décision manuelle.

  1. Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres de base.
  2. Entrez un nom unique pour la décision manuelle dans le champ Nom.

Saisie d’une ligne d’objet et des instructions

Vous devez fournir une ligne d’objet et des instructions pour les utilisateurs affectés à la décision manuelle. Par exemple, si vous configurez une décision pour les demandes d’achat, l’utilisateur affecté à la décision voit la ligne d’objet et les instructions sur la page Des demandes d’achat . La ligne d’objet figure dans une barre de message de la page. L’utilisateur peut ensuite sélectionner l’icône dans la barre de messages pour afficher les instructions. Procédez comme suit pour entrer une ligne d’objet et des instructions.

  1. Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres de base.

  2. Entrez la ligne d’objet dans l’onglet Instructions, dans le champ Objet de l’article de travail.

  3. Pour personnaliser la ligne d’objet, insérez des balises de remplacement. Ils sont remplacés par les données appropriées lorsque la ligne d’objet s’affiche pour les utilisateurs. Pour insérer un espace réservé, procédez comme suit :

    1. Dans la zone de texte, sélectionnez l’emplacement où l’espace réservé doit apparaître.
    2. Sélectionnez Insérer un espace réservé.
    3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez l’espace réservé que vous souhaitez insérer.
    4. Sélectionnez Insérer.

  4. Suivez les étapes suivantes pour ajouter une traduction de la ligne d’objet.

    1. Sélectionnez Traductions.
    2. Dans la page qui s’affiche, sélectionnez Ajouter.
    3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez la langue de la traduction.
    4. Entrez le texte dans le champ Texte traduit.
    5. Pour personnaliser le texte, vous pouvez insérer des espaces réservés tel que décrit à l’étape 3.
    6. Sélectionnez Fermer.

  5. Entrez les instructions dans le champ Instructions de l’élément de travail.

  6. Pour personnaliser les instructions, insérez des espaces réservés. Ils sont remplacés par les données appropriées lorsque les instructions apparaissent aux utilisateurs. Pour insérer un espace réservé, procédez comme suit :

    1. Dans la zone de texte, sélectionnez l’emplacement où l’espace réservé doit apparaître.
    2. Sélectionnez Insérer un espace réservé.
    3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez l’espace réservé que vous souhaitez insérer.
    4. Sélectionnez Insérer.

  7. Suivez les étapes suivantes pour ajouter une traduction des instructions.

    1. Sélectionnez Traductions.
    2. Dans la page qui s’affiche, sélectionnez Ajouter.
    3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez la langue de la traduction.
    4. Entrez le texte dans le champ Texte traduit.
    5. Pour personnaliser le texte, insérez des espaces réservés comme décrit à l’étape 6.
    6. Sélectionnez Fermer.

Indication des résultats possibles d’une décision

En règle générale, lorsque vous attribuez un document à un décideur, vous posez une question. Le plus souvent, la réponse à la question est Oui ou Non ou Vrai ou Faux. Procédez comme suit pour indiquer les résultats possibles de la décision manuelle.

  1. Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres de base.

  2. Sous l’onglet Résultats , dans le champ Résultat 1 , entrez le nom du résultat ou l’option.

  3. Suivez les étapes suivantes pour ajouter une traduction du résultat.

    1. Sélectionnez Traductions.
    2. Dans la page qui s’affiche, sélectionnez Ajouter.
    3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez la langue de la traduction.
    4. Entrez le texte dans le champ Texte traduit.
    5. Sélectionnez Fermer.

  4. Dans le champ Résultat 2 , entrez le nom du résultat ou l’option.

  5. Suivez les étapes suivantes pour ajouter une traduction du résultat.

    1. Sélectionnez Traductions.
    2. Dans la page qui s’affiche, sélectionnez Ajouter.
    3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez la langue de la traduction.
    4. Entrez le texte dans le champ Texte traduit.
    5. Sélectionnez Fermer.

Spécifier quand envoyer des notifications

Vous pouvez envoyer des notifications aux personnes lorsqu’une décision est prise, déléguée ou escaladée. Suivez ces étapes pour spécifier quand envoyer des notifications et qui les reçoit.

  1. Dans le volet gauche, sélectionnez Notifications.

  2. Cochez la case en regard des événements qui envoient des notifications :

    • [Choix 1] : l’utilisateur affecté sélectionne [Choix 1].
    • [Choix 2] : l’utilisateur affecté sélectionne [Choix 2].
    • Délégué : l’utilisateur affecté affecte la décision à un autre utilisateur.
    • Réaffecter – L’utilisateur affecté n’a pas pris la décision dans le délai imparti.

  3. Sélectionnez la ligne pour un événement sélectionné à l’étape 2.

  4. Entrez le texte de la notification dans l’onglet Texte de notification.

  5. Pour personnaliser la notification, vous pouvez insérer des espaces réservés. Ils sont remplacés par les données appropriées lorsque la notification s’affiche pour les utilisateurs. Pour insérer un espace réservé, procédez comme suit :

    1. Dans la zone de texte, sélectionnez l’emplacement où l’espace réservé doit apparaître.
    2. Sélectionnez Insérer un espace réservé.
    3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez l’espace réservé que vous souhaitez insérer.
    4. Sélectionnez Insérer.

  6. Suivez les étapes suivantes pour ajouter une traduction de la notification.

    1. Sélectionnez Traductions.
    2. Dans la page qui s’affiche, sélectionnez Ajouter.
    3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez la langue de la traduction.
    4. Entrez le texte dans le champ Texte traduit.
    5. Pour personnaliser le texte, insérez des espaces réservés comme décrit à l’étape 5.
    6. Sélectionnez Fermer.

  7. Sous l’onglet Destinataire , spécifiez qui reçoit les notifications. Sélectionnez l’une des options du tableau suivant et suivez les étapes supplémentaires concernant l’option avant de passer à l’étape 8.

Option Destinataires de la notification Étapes supplémentaires
Participant Utilisateurs affectés à un groupe ou à un rôle spécifique 1. Après avoir sélectionné Participant, sous l’onglet Rôle , dans la liste Type de participant , sélectionnez le type de groupe ou de rôle auquel envoyer des notifications. 1. Dans la liste Participant, sélectionnez le groupe ou le rôle auquel envoyer les notifications.
Utilisateur du workflow Utilisateurs du workflow actuel Après avoir sélectionné Utilisateur du workflow, sous l’onglet Utilisateur du workflow, dans la liste Utilisateur du workflow, sélectionnez un utilisateur qui participe au workflow.
Utilisateur Utilisateurs spécifiques 1. Après avoir sélectionné Utilisateur, sélectionnez l’onglet Utilisateur . 1. La liste Utilisateurs disponibles inclut tous les utilisateurs. Sélectionnez les utilisateurs à qui envoyer les notifications, puis déplacez-les dans la liste Utilisateurs sélectionnés.
  1. Répétez les étapes 3 à 7 pour chaque événement que vous avez sélectionné à l’étape 2.

Affectation d’une décision

Suivez ces étapes pour spécifier qui doit recevoir une décision manuelle.

  1. Dans le volet gauche, sélectionnez Affectation.
  2. Sous l’onglet Type d’affectation , sélectionnez l’une des options du tableau suivant. Suivez les étapes supplémentaires pour cette option avant d’accéder à l’étape 3.
Option Utilisateurs à qui la décision est affectée Étapes supplémentaires
Participant Utilisateurs affectés à un groupe ou un rôle spécifique 1. Après avoir sélectionné Participant, sous l’onglet Rôle , dans la liste Type de participant , sélectionnez le type de groupe ou de rôle auquel attribuer la décision. 1. Dans la liste Participant, sélectionnez le type de groupe ou de rôle auquel affecter la décision.
Hiérarchie Utilisateurs d’une hiérarchie organisationnelle spécifique 1. Après avoir sélectionné Hiérarchie, sous l’onglet Sélection de hiérarchie, dans la liste de types de hiérarchie, sélectionnez le type de hiérarchie auquel attribuer la décision. 1. Le système récupère une plage de noms d’utilisateur à partir de la hiérarchie. Ces noms représentent les utilisateurs à qui la décision peut être affectée. Procédez comme suit pour spécifier le point de départ et le point de fin de la plage de noms d’utilisateur que le système récupère : 1. Pour spécifier le point de départ, sélectionnez une personne dans la liste Commencer à. 1. Pour spécifier le point de fin, sélectionnez Ajouter une condition. Entrez ensuite une condition pour indiquer où le système arrête l’extraction de noms dans la hiérarchie. 1. Sous l’onglet Options de hiérarchie, spécifiez les utilisateurs de la plage auxquels la décision doit être affectée : Affecter à tous les utilisateurs récupérés – La décision est affectée à tous les utilisateurs de la plage. Affecter uniquement au dernier utilisateur récupéré – La décision est affectée uniquement au dernier utilisateur de la sélection. Exclure les utilisateurs à la condition suivante – La décision n’est affectée à aucun des utilisateurs de la sélection qui remplissent une condition. Sélectionnez Ajouter une condition pour spécifier la condition.
Utilisateur du workflow Utilisateurs du workflow actuel Après avoir sélectionné Utilisateur du workflow, sous l’onglet Utilisateur du workflow, dans la liste Utilisateur du workflow, sélectionnez un utilisateur qui participe au workflow.
Utilisateur Utilisateurs spécifiques 1. Après avoir sélectionné Utilisateur, sélectionnez l’onglet Utilisateur . 1. La liste Utilisateurs disponibles inclut tous les utilisateurs. Sélectionnez les utilisateurs à qui vous souhaitez affecter la décision, puis déplacez-les dans la liste Utilisateurs sélectionnés.

  1. Sous l'onglet Limite de temps, dans le champ Durée, indiquez le délai accordé à l'utilisateur pour prendre la décision. Permet de sélectionner l’une des options suivantes :

    • Heures – Permet d’entrer le nombre d’heures accordées à l’utilisateur pour prendre la décision. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
    • Jours – Permet d’entrer le nombre de jours accordés à l’utilisateur pour prendre la décision. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
    • Semaines – Permet d’entrer le nombre de semaines accordées à l’utilisateur pour prendre la décision.
    • Mois – Permet de sélectionner le jour et la semaine où l’utilisateur doit prendre la décision. Vous voudrez peut-être que l’utilisateur prenne la décision d’ici le vendredi de la troisième semaine du mois.
    • Années – Permet de sélectionner le jour, la semaine et le mois où l’utilisateur doit prendre la décision. Vous voudrez peut-être que l’utilisateur prenne la décision d’ici le vendredi de la troisième semaine du mois de décembre.

    Si l’utilisateur ne prend pas la décision dans le délai imparti, la décision est en retard. Vous pouvez augmenter une décision en retard en fonction des options que vous sélectionnez dans la zone Escalade de la page.

Spécification des conséquences du retard d’une décision

Si un utilisateur ne prend pas la décision dans le délai imparti, la décision est en retard. Vous pouvez escalader une décision dépassée ou l’affecter automatiquement à un autre utilisateur. Procédez comme suit pour réaffecter la décision en retard.

  1. Dans le volet gauche, sélectionnez Escalade.

  2. Activez la case à cocher Utiliser le chemin de réaffectation pour créer un chemin de réaffectation. Le système affecte automatiquement la décision aux utilisateurs répertoriés dans le chemin de réaffectation. Le tableau suivant présente un exemple de chemin de réaffectation.

    Ordre Chemin de réaffectation
    1 Affecter à : Donna
    2 Affecter à : Erin
    3 Action finale : [Choix 1]

    Dans cet exemple, le système affecte la décision en retard à Donna. Si celle-ci ne prend pas la décision dans le délai imparti, le système affecte la décision à Erin. Si celle-ci ne prend pas la décision dans le délai imparti, le système sélectionne le [Choix 1] comme décision.

  3. Pour ajouter un utilisateur au chemin d’escalade, sélectionnez Ajouter une escalade. Sélectionnez l’une des options du tableau suivant et suivez les étapes supplémentaires concernant l’option avant de passer à l’étape 4.

Option Utilisateurs à qui la décision est affectée Étapes supplémentaires
Hiérarchie Utilisateurs d’une hiérarchie organisationnelle spécifique 1. Après avoir sélectionné Hiérarchie, sous l’onglet Sélection de la hiérarchie, dans la liste de types de hiérarchie, sélectionnez le type de hiérarchie auquel faire remonter la décision. 1. Le système récupère une plage de noms d’utilisateur à partir de la hiérarchie. Ces noms représentent les utilisateurs vers lesquels la décision peut être escaladée. Procédez comme suit pour spécifier le point de départ et le point de fin de la plage de noms d’utilisateur que le système récupère : 1. Pour spécifier le point de départ, sélectionnez une personne dans la liste Commencer à. 1. Pour spécifier le point de fin, sélectionnez Ajouter une condition. Entrez ensuite une condition pour indiquer où le système arrête l’extraction de noms dans la hiérarchie. 1. Sous l’onglet Options de hiérarchie, spécifiez les utilisateurs de la plage vers laquelle la décision doit s'étendre : Affecter à tous les utilisateurs récupérés – La décision s'étend à tous les utilisateurs de la plage. Affecter uniquement au dernier utilisateur récupéré – La décision est réaffectée uniquement au dernier utilisateur de la sélection. Exclure les utilisateurs à la condition suivante – La décision n’est réaffectée à aucun des utilisateurs de la sélection qui remplissent une condition. Sélectionnez Ajouter une condition pour spécifier la condition.
Utilisateur du workflow Utilisateurs du workflow actuel Après avoir sélectionné Utilisateur du workflow, sous l’onglet Utilisateur du workflow, dans la liste Utilisateur du workflow, sélectionnez un utilisateur qui participe au workflow.
Utilisateur Utilisateurs spécifiques 1. Après avoir sélectionné Utilisateur, sélectionnez l’onglet Utilisateur . 1. La liste Utilisateurs disponibles inclut tous les utilisateurs. Sélectionnez les utilisateurs à qui réaffecter la décision, puis déplacez-les dans la liste Utilisateurs sélectionnés.

  1. Sous l'onglet Limite de temps, dans le champ Durée, indiquez le délai accordé à l'utilisateur pour prendre la décision. Permet de sélectionner l’une des options suivantes :

    • Heures – Permet d’entrer le nombre d’heures accordées à l’utilisateur pour prendre la décision. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
    • Jours – Permet d’entrer le nombre de jours accordés à l’utilisateur pour prendre la décision. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
    • Semaines – Permet d’entrer le nombre de semaines accordées à l’utilisateur pour prendre la décision.
    • Mois – Permet de sélectionner le jour et la semaine où l’utilisateur doit prendre la décision. Vous voudrez peut-être que l’utilisateur prenne la décision d’ici le vendredi de la troisième semaine du mois.
    • Années – Permet de sélectionner le jour, la semaine et le mois où l’utilisateur doit prendre la décision. Vous voudrez peut-être que l’utilisateur prenne la décision d’ici le vendredi de la troisième semaine du mois de décembre.

  2. Répétez les étapes 3 à 4 pour chaque utilisateur que vous souhaitez ajouter au chemin d’escalade. Vous pouvez modifier l’ordre des utilisateurs.

  3. Si les utilisateurs du chemin de réaffectation ne prennent pas la décision dans le délai imparti, le système prend la décision. Pour indiquer l’option exécutée par le système, sélectionnez la ligne Action, puis sélectionnez une option sous l’onglet Terminer l’action.

Définition d'un délai limite

Suivez ces étapes si vous devez prendre la décision à un moment spécifique.

Note

Les options sélectionnées dans cette procédure remplacent celles sélectionnées dans les zones Affectation et Escalade de la page.

  1. Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres avancés.

  2. Activez la case à cocher Définir une limite de temps pour l’élément de workflow.

  3. Dans le champ Durée, spécifiez quand la décision doit être prise. Permet de sélectionner l’une des options suivantes :

    • Heures – Permet d’entrer le nombre d’heures. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
    • Jours – Permet d’entrer le nombre de jours. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.
    • Semaines – Permet d’entrer le nombre de semaines.
    • Mois – Permet de sélectionner le jour et la semaine où prendre la décision. Par exemple, vous pouvez décider que la décision soit prise d’ici le vendredi de la troisième semaine du mois.
    • Années – Permet de sélectionner le jour, la semaine et le mois limites pour prendre la décision. Par exemple, vous pouvez décider que la décision soit prise d’ici le vendredi de la troisième semaine de décembre.

  4. Si le délai est dépassé, le système prend la décision. Dans la liste d’actions , sélectionnez l’option que le système doit choisir.

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