Configuration des propriétés de workflow

Note

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Cet article explique comment configurer les différentes propriétés d’un workflow.

Pour configurer les propriétés d’un workflow, ouvrez ce dernier dans l’éditeur de workflow. Sélectionnez le canevas de l’éditeur de flux de travail, puis sélectionnez Propriétés pour ouvrir la page Propriétés . Utilisez les procédures suivantes pour configurer les différentes propriétés du flux de travail.

Saisie d’un nom pour le workflow

Procédez comme suit pour entrer un nom pour le workflow.

  1. Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres de base.
  2. Dans le champ Nom, entrez un nom unique pour le workflow. Par exemple, si vous créez un flux de travail de demande d’achat pour chaque pays ou région dans lesquels vous opérez, vous pouvez nommer le flux de travail Demandes d'achat Danemark ou Demandes d'achat Espagne.

Spécification du propriétaire du workflow

Le propriétaire du workflow est la personne qui le gère et le tient à jour. Les étapes suivantes permettent de spécifier le propriétaire du workflow.

  1. Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres de base.
  2. Dans la liste Propriétaire, sélectionnez le nom de la personne chargée de gérer ce workflow.

Sélection d’un modèle d’e-mail

Pour sélectionner le modèle d’e-mail qui permettra de générer les messages de notification de ce workflow, exécutez les procédures suivantes.

  1. Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres de base.
  2. Sélectionnez le modèle dans la liste Modèles d’e-mail pour les notifications de workflow.

Saisie d’instructions pour les utilisateurs

Vous pouvez fournir des instructions pour les utilisateurs qui soumettent des documents pour traitement et approbation. Ils sont également considérés comme des expéditeurs. Par exemple, vous créez un flux de travail de demande d’achat et entrez des instructions. Les utilisateurs qui entrent des demandes d’achat sur la page Des demandes d’achat peuvent afficher ces instructions. Pour afficher les instructions, l’originateur sélectionne l’icône dans la barre de messages du flux de travail. Procédez comme suit pour entrer des instructions pour les utilisateurs.

  1. Dans le volet gauche, sélectionnez Paramètres de base.

  2. Entrez les instructions dans le champ Instructions de soumission.

  3. Pour personnaliser les instructions, insérez des espaces réservés. Ils sont remplacés par les données appropriées lorsque les instructions apparaissent aux utilisateurs. Pour insérer un espace réservé, procédez comme suit :

    1. Sélectionnez le champ Instructions de soumission pour spécifier l’emplacement où l’espace réservé doit apparaître.
    2. Sélectionnez Insérer un espace réservé.
    3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez l’espace réservé que vous souhaitez insérer.
    4. Sélectionnez Insérer.

  4. Suivez les étapes suivantes pour ajouter une traduction des instructions.

    1. Sélectionnez Traductions.
    2. Dans la page qui s’affiche, sélectionnez Ajouter.
    3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez la langue du texte.
    4. Entrez le texte dans le champ Texte traduit.
    5. Pour personnaliser le texte, insérez des espaces réservés. Pour obtenir des instructions sur l’ajout d’un espace réservé, voir l’étape 3.
    6. Sélectionnez Fermer.

Note

Vous ne pouvez pas ajouter d’espaces réservés à l’aide de la copie et du collage, car les informations cibles ne sont pas collées correctement. Utilisez l’interface pour ajouter des espaces réservés.

Spécifier quand utiliser ce flux de travail via des conditions d’activation

Vous pouvez créer plusieurs flux de travail qui utilisent le même type de flux de travail. Lorsque vous avez plusieurs flux de travail qui utilisent le même type, vous devez spécifier quand utiliser chaque flux de travail par le biais de conditions d’activation. Si les conditions d’activation ne sont pas remplies, le flux de travail par défaut est utilisé. De même, si vous définissez une seule configuration de flux de travail pour un type de flux de travail, la configuration du flux de travail est utilisée indépendamment des conditions d’activation.

Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail de demande d’achat pour chaque pays ou région où vous opérez, tels que demandes d'achat Danemark et demandes d'achat Espagne, avec les conditions suivantes :

  • Utiliser Demandes d’achat Danemark lorsque : le pays/région = DK
  • Utiliser les Demandes d'Achat Espagne quand : pays/région = ES

Suivez ces étapes pour spécifier quand utiliser le flux de travail que vous configurez.

  1. Dans le volet gauche, sélectionnez Activation.
  2. Activez la case à cocher Définir les conditions d’exécution de ce workflow.
  3. Sélectionnez Ajouter une condition.
  4. Permet d’entrer une condition.
  5. Entrez toutes les conditions supplémentaires dont vous avez besoin.
  6. Exécutez le workflow avec quelques enregistrements cibles pour vérifier que la condition inclut et exclut correctement les enregistrements.

Spécifier quand envoyer des notifications

Lorsque vous envoyez un document pour le traitement, vous créez une instance de workflow. Vous pouvez envoyer des notifications aux utilisateurs lorsque des instances de flux de travail démarrent, se terminent, sont annulées ou cessent en raison d'une erreur. Suivez ces étapes pour spécifier quand envoyer des notifications.

  1. Dans le volet gauche, sélectionnez Notifications.

  2. Activez la case à cocher correspondant à chaque événement qui doit déclencher des notifications :

    • Démarré : envoyer des notifications au démarrage d’une instance de flux de travail.
    • Arrêté : envoyer des notifications lorsqu’une instance de workflow s’arrête en raison d’une erreur.
    • Terminé : envoyez des notifications lorsqu’une instance de flux de travail est terminée.
    • Irrécupérable : envoyez des notifications lorsqu’une instance de workflow s’arrête en raison d’une erreur irrécupérable.
    • Terminé : envoyez des notifications lorsqu’une instance de workflow se termine.

  3. Sélectionnez la ligne pour un événement sélectionné à l’étape 2.

  4. Entrez le texte de la notification dans l’onglet Texte de notification.

  5. Pour personnaliser le texte, insérez des espaces réservés. Ils sont remplacés par les données appropriées lorsque le texte apparait aux utilisateurs. Pour insérer un espace réservé, procédez comme suit :

    1. Sélectionnez le champ pour spécifier l’emplacement où l’espace réservé doit apparaître.
    2. Sélectionnez Insérer un espace réservé.
    3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez l’espace réservé que vous souhaitez insérer.
    4. Sélectionnez Insérer.
    5. Un espace réservé Texte de notification commun à inclure est « LastNotes: %Workflow.Last note% », qui affiche les commentaires de l’étape précédente.

  6. Suivez les étapes suivantes pour ajouter une traduction du texte.

    1. Sélectionnez Traductions.
    2. Dans la page qui s’affiche, sélectionnez Ajouter.
    3. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez la langue du texte.
    4. Entrez le texte dans le champ Texte traduit.
    5. Pour personnaliser le texte, insérez des espaces réservés. Pour obtenir des instructions sur l’ajout d’un espace réservé, voir l’étape 5.
    6. Sélectionnez Fermer.

  7. Sous l’onglet Destinataire, utilisez les options suivantes pour spécifier qui doit recevoir les notifications.

Option Les notifications sont envoyées aux utilisateurs. Pour envoyer des notifications, procédez comme suit
Participant Utilisateurs affectés à un groupe ou à un rôle spécifique 1. Sous l’onglet Destinataire , sélectionnez Participant. 1. Sous l’onglet Rôle, dans la liste Type de participant , sélectionnez le type de groupe ou de rôle auquel envoyer des notifications. 1. Dans la liste Participant, sélectionnez le type de groupe ou de rôle auquel envoyer les notifications.
Utilisateur du workflow Utilisateurs participant à ce workflow 1. Sous l’onglet Destinataire , sélectionnez Utilisateur de flux de travail. 1. Sous l'onglet Utilisateur du workflow, dans la liste Utilisateur du workflow, sélectionnez un participant à ce workflow.
Utilisateur Utilisateurs spécifiques 1. Sous l’onglet Destinataire , sélectionnez Utilisateur. 1. Sous l’onglet Utilisateur, la liste Utilisateurs disponibles inclut tous les utilisateurs. Sélectionnez les utilisateurs à qui envoyer les notifications, puis déplacez-les dans la liste Utilisateurs sélectionnés.
  1. Répétez les étapes 3 à 7 pour chaque événement que vous avez sélectionné à l’étape 2.

Entrez des commentaires sur les modifications apportées au workflow.

Pour entrer des commentaires sur les modifications apportées au flux de travail, procédez comme suit :

  1. Dans le volet gauche, sélectionnez Notes.
  2. Entrez vos commentaires dans le champ Entrer des commentaires sur le workflow.
  3. Relisez vos commentaires. Une fois les commentaires entrés, il n’est plus possible de les modifier.
  4. Sélectionnez Ajouter pour ajouter vos commentaires à la zone Historique des commentaires.
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