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Indexer les données de facturation dans la comptabilité fournisseur à l’aide d’un journal d’approbation

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Cet article explique comment utiliser le registre des factures pour créer des factures et utiliser le journal d’approbation pour mettre à jour les comptes de dépenses.

Créer et valider une facture

  1. Accédez au registre des>factures des factures de la comptabilité fournisseur>.

  2. Sélectionnez Nouveau.

  3. Sélectionnez le nom du registre des factures à utiliser.

  4. Sélectionnez Lignes pour ouvrir le registre, puis entrez des lignes de dépense.

  5. Sélectionnez un fournisseur. Par exemple, entrez ou sélectionnez US-104.

  6. Dans le champ Facture, tapez une valeur.

  7. Tapez une valeur dans le champ Description.

  8. Dans le champ Crédit, entrez un numéro.

  9. Dans le champ Approuvé par, sélectionnez un approbateur dans le menu déroulant.

    Lorsque la fonctionnalité Registre des factures fournisseur approuvé est activée, le commis aux comptes fournisseurs peut décider si le champ Approuvé par est obligatoire. Accédez à Paramètres des comptes fournisseurs > Facture > Registre des factures, et définissez le champ Approuvé par sur l’une des valeurs suivantes :

    • Obligatoire  : le champ Approuvé par doit être défini avant que le journal du registre des factures puisse être validé.
    • Facultatif  : le journal du registre des factures peut être validé sans approbation.

  10. Sélectionnez Valider.

Approuver une facture

  1. Accédez à Comptabilité fournisseur , Factures - Approbation> des>factures.
  2. Sélectionnez Nouveau.
  3. Sélectionnez le nom du journal d’approbation des factures à utiliser.
  4. Sélectionner les lignes pour afficher une page permettant de Sélectionner les factures que vous souhaitez approuver.
  5. Sélectionnez Rechercher des N° documents pour afficher toutes les factures prêtes pour approbation.
  6. Marquez la facture que vous avez créée, puis cliquez sur Sélectionner. Les N° documents sélectionnés précédemment sont déplacés vers cette liste une fois que vous les avez sélectionnés.
  7. Cliquez sur OK.
  8. Sélectionnez le champ Numéro de compte pour ajouter un compte de dépenses à la facture.
  9. Entrez un numéro de compte et appuyez sur la touche de tabulation pour quitter le champ. Par exemple, entrez 600120.
  10. Sélectionnez Valider.
  11. Sélectionnez N° document pour afficher les entrées qui ont été validées. Le compte des factures en attente d’approbation est contrepassé et remplacé par le compte frais réel.