Indexer les données de facturation dans la comptabilité fournisseur à l’aide d’un registre de factures

Cet article décrit comment utiliser le registre des factures pour créer des factures. Utilisez ensuite le regroupement de factures pour mettre en correspondance la facture avec une commande fournisseur et finalisez la dépense dans la page de facture fournisseur.

Créer une commande fournisseur

1. Accédez à Comptabilité fournisseur > , Commandes > fournisseur, Commandes fournisseur.
2. Sélectionnez Nouveau pour créer une commande fournisseur.
3. Dans le champ Compte fournisseur, sélectionnez un fournisseur depuis la liste déroulante. Par exemple, sélectionnez le fournisseur 1001.
4. Cliquez sur OK.
5. Dans le champ Numéro d’article, sélectionnez le numéro d’article de services dans la liste déroulante. Par exemple, sélectionnez S0001. Le montant HT est de 75,00 €. Il s’agit du montant attendu sur la facture.
6. Dans le volet Actions, sélectionnez Achat.
7. Sélectionnez Confirmer.

Créer et valider une facture

1. Accédez au registre des > factures des factures de la comptabilité fournisseur > .
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Ouvrez la recherche pour sélectionner le nom du registre des factures à utiliser.
4. Sélectionnez le nom du registre des factures à utiliser.
5. Sélectionnez Lignes pour ouvrir le registre, puis entrez des lignes de dépense.
6. Sélectionnez un fournisseur dans le champ de recherche. Par exemple, sélectionnez le fournisseur 1001.
7. Entrez le numéro de la facture dans le champ Facture.
8. Tapez une valeur dans le champ Description.
9. Dans le champ Crédit, entrez un numéro.
10. Dans le champ Commande fournisseur, ouvrez la liste déroulante pour sélectionner la commande fournisseur créée précédemment.
11. Dans le champ Approuvé par, sélectionnez un approbateur dans la liste déroulante et cliquez sur Sélectionner pour sélectionner l’approbateur.
12. Sélectionnez Valider.

Ouvrez une facture à partir du regroupement et faites-la correspondre à une commande fournisseur pour terminer le processus de facturation.

1. Accédez à Factures Comptabilité fournisseur > , Groupe > de factures.
2. Sélectionnez Commande fournisseur pour créer une facture fournisseur à partir de la facture dans le registre.
3. Sélectionnez la facture que vous souhaitez réviser.
4. Sélectionnez Mettre à jour le statut de rapprochement pour terminer le rapprochement.
5. Dans le volet Actions, sélectionnez Options.
6. Sélectionnez Modifier la vue.
7. Sélectionnez Vue Grille.
8. Sélectionnez Valider.
9. Fermez la page.
10. Accédez à Comptabilité fournisseur > , > Fournisseurs, Fournisseurs.
11. Sélectionnez le fournisseur qui était sur la commande fournisseur. Par exemple, sélectionnez le fournisseur 1001.
12. Dans la volet Actions, sélectionnez Fournisseur.
13. Sélectionnez les transactions.
14. Sélectionnez la facture que vous avez créée. La régularisation du registre des factures a été contrepassée et validée dans le compte de dépenses approprié.

Importer une facture avec validation automatique du journal du registre des factures

Lors de la réception d’une facture fournisseur, la première étape consiste à enregistrer la facture dans le registre des factures. Cela reflète le montant d’accumulation immédiat, qui correspond aux exigences d’enregistrement fiscal spécifiques à certains pays. Le processus comprend le rapprochement des reçus, la validation du rapprochement à trois voies et l’approbation du flux de travail pour les factures fournisseurs en attente dans la liste du registre des factures.

La fonctionnalité Automatisation des factures fournisseur avec enregistrement des taxes automatise le processus d’enregistrement des factures fournisseur importées via le Data Management Framework (DMF). Le champ VENDORINVOICETYPE sur l’entité d’en-tête de facture fournisseur détermine qu’il faut générer une facture fournisseur standard en attente ou valider à l’avance le journal du registre des factures. Lorsque le champ est InvoicePool, un journal de registre des factures est créé et validé. La facture fournisseur en attente est générée dans le groupe de factures.

Le processus simplifié implique les étapes suivantes :

1. Création d’une commande fournisseur.
2. Importation de la facture à l’aide des entités En-tête de facture fournisseur et Ligne de facture fournisseur. Une fois la facture importée avec succès, le journal du registre des factures est automatiquement validé et la facture fournisseur en attente est créée dans la liste du registre des factures. Cette approche intégrée garantit l’efficacité et le respect des exigences d’enregistrement fiscal.