Flux de travail de compte bancaire fournisseur

Article
11/10/2023

Le workflow d’approbation bancaire des fournisseurs garantit que les données bancaires soumises par les fournisseurs sont sécurisées, conformes financièrement et protégées contre la fraude. Cette fonctionnalité permet de réduire le risque de fraude en détectant et en empêchant les modifications non approuvées. Les entreprises peuvent évaluer et approuver toute modification entrante dans les informations du compte bancaire d’un fournisseur et peuvent confirmer que les coordonnées bancaires fournies répondent aux normes et politiques de leur organisation.

Lorsque vous activez le workflow du compte bancaire du fournisseur, vous pouvez spécifier quels champs nécessitent une approbation et quelles actions déclencheront le workflow.

Conditions préalables

Avant de pouvoir utiliser cette fonction, votre système doit respecter les exigences suivantes :

Vos applications de finances et d’opérations doivent être la version 10.0.32 ou supérieure.
La fonctionnalité Flux de travail Proposition de modification du compte bancaire fournisseur doit être activée dans Gestion des fonctionnalités.

Configuration du workflow de compte bancaire du fournisseur

Pour configurer la fonctionnalité de workflow d’approbation de la banque du fournisseur, procédez comme suit.

Accédez à Comptabilité fournisseur > Paramètres > Paramètres de la comptabilité fournisseur.
Dans l’onglet Général, dans le raccourci Approbation du compte bancaire du fournisseur, définissez les champs suivants :
- Approbation du compte bancaire (créer) – Définissez cette option sur Oui pour exiger l’approbation de tous les nouveaux enregistrements de compte bancaire, que le client Web soit utilisé ou que les enregistrements soient importés via l’entité de données. Définissez cette option sur Non pour permettre aux utilisateurs de créer ou d’importer de nouveaux enregistrements de comptes bancaires sans nécessiter d’approbation.
- Approbation du compte bancaire (mise à jour) – Définissez cette option sur Oui pour exiger une approbation lorsqu’un utilisateur met à jour les enregistrements de comptes bancaires existants à l’aide du client Web. (L’approbation sera requise uniquement pour les champs où la case à cocher IsEnabled est sélectionnée dans la grille sur ce raccourci). Définissez cette option sur Non pour permettre aux utilisateurs de mettre à jour tous les champs sur les enregistrements de comptes bancaires existants sans nécessiter d’approbation.
- Comportement de l’entité de données (mise à jour) – Sélectionnez l’une des valeurs suivantes pour spécifier le comportement qui se produit lorsqu’un enregistrement existant est mis à jour via une importation via l’entité de données. Le paramètre n’affecte pas les mises à jour que vous effectuez à l’aide du client Web.
  - Autoriser les modifications sans approbation – L’entité de données met à jour les valeurs pour tous les champs sans traiter les modifications via le workflow.
  - Rejeter les modifications – L’entité de données ne met jamais à jour les valeurs des champs protégés. L’importation échoue si elle inclut des mises à jour pour les champs protégés.
  - Créer des propositions de changement – L’entité de données met à jour les valeurs des champs non protégés et ajoute de nouvelles valeurs pour les champs protégés en tant que modifications proposées. L’entité de données ne démarrera pas automatiquement le workflow et vous devrez soumettre les modifications proposées au besoin.
Dans la liste des champs du compte bancaire du fournisseur, sélectionnez la case IsEnabled pour chaque champ nécessitant une approbation.
Dans le volet Actions, sélectionnez Enregistrer.
Allez dans Comptabilité fournisseur > Paramétrage > Workflows de la comptabilité fournisseur.
Dans le volet Actions, sélectionnez Nouveau.
Dans la boîte de dialogue Créer un workflow, sélectionnez Approbation de flux de travail pour la modification proposée du fournisseur.
L’application Éditeur de workflow est ouverte sur votre ordinateur. Utilisez-la pour concevoir votre flux de travail selon vos besoins. Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’éditeur, voir Vue d’ensemble du système de workflow et ses articles associés.

Ajouter un nouveau compte bancaire de fournisseur et l’envoyer pour approbation

Pour utiliser le client Web afin d’ajouter un nouveau compte bancaire fournisseur et de le soumettre pour approbation, procédez comme suit.

Accédez à Comptabilité fournisseur > Fournisseurs > Tous les fournisseurs.
Sélectionnez le fournisseur pour lequel vous souhaitez configurer un compte bancaire.
Dans le volet Actions, sous l’onglet Fournisseur, dans le groupe Paramétrer, sélectionnez Comptes bancaires.
Sur la page Comptes bancaires du fournisseur, dans le volet Actions, sélectionnez Nouveau pour créer un compte bancaire.
Complétez tous les champs obligatoires.
Lorsque vous avez terminé de créer l’enregistrement, sélectionnez Enregistrer.
Dans le volet Actions, sélectionnez Workflow > Soumettre pour soumettre les nouvelles coordonnées bancaires pour approbation. Le nouvel enregistrement de compte bancaire ne sera pas disponible tant qu’un approbateur ne l’aura pas approuvé.

Mettre à jour un enregistrement de compte bancaire de fournisseur existant et le soumettre pour approbation

Pour utiliser le client Web afin de modifier un compte bancaire fournisseur existant et de le soumettre pour approbation, procédez comme suit.

Accédez à Comptabilité fournisseur > Fournisseurs > Tous les fournisseurs.
Sélectionnez le fournisseur pour lequel vous souhaitez mettre à jour les informations bancaires.
Dans le volet Actions, sous l’onglet Fournisseur, dans le groupe Paramétrer, sélectionnez Comptes bancaires.
Sur la page Comptes bancaires du fournisseur, dans le volet de liste, sélectionnez le compte que vous souhaitez modifier. Dans le volet Actions, sélectionnez Modifier.
Modifiez les champs comme requis. Chaque champ qui nécessitera une approbation lors de sa mise à jour est marqué (nécessite une approbation).
Lorsque vous avez fini de modifier l’enregistrement, sélectionnez Enregistrer.
Si vous avez mis à jour au moins un champ nécessitant une approbation, le volet Actions comporte deux nouveaux boutons : Modifications proposées et Workflow.
- Pour examiner les modifications proposées, sélectionnez Modifications proposées dans le volet Actions pour ouvrir la boîte de dialogue Modifications proposées. Pour ignorer la valeur proposée pour un champ, sélectionnez Ignorer en regard de ce champ dans la liste. Pour ignorer toutes les modifications, sélectionnez Ignorer toutes les modifications en bas de la boîte de dialogue. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK pour fermer la boîte de dialogue.
- Pour soumettre vos modifications pour approbation, sélectionnez Workflow > Soumettre dans le volet Actions. Vos modifications apportées aux champs protégés ne seront pas mises à jour tant qu’un approbateur ne les aura pas approuvées.

Suivre le statut d’approbation d’un compte bancaire de fournisseur nouveau ou mis à jour

L’en-tête de chaque enregistrement de compte bancaire de fournisseur comprend un champ Statut de révision que vous pouvez utiliser pour suivre le statut d’approbation de l’enregistrement. Le tableau suivant répertorie les valeurs de Statut de révision et leurs significations.

Statut de révision	Description
Brouillon	Ce statut indique un nouvel enregistrement de compte bancaire qui n’a pas encore été soumis pour approbation.
Approuvé	Ce statut indique un enregistrement de compte bancaire dans lequel tous les paramètres nouveaux et mis à jour ont été approuvés.
Approuvé, modifications non envoyées	Ce statut indique un enregistrement de compte bancaire précédemment approuvé dans lequel les champs protégés ont été modifiés, mais n’ont pas encore été soumis pour approbation.
Approuvé, modifications en attente	Ce statut indique un enregistrement de compte bancaire précédemment approuvé dans lequel les champs protégés ont été modifiés, mais n’ont pas encore été soumis pour approbation.

Pour afficher l’historique du workflow et suivre la progression d’un enregistrement en cours d’approbation, sélectionnez Workflow > Afficher l’historique dans le volet Actions.

Approuver un compte bancaire de fournisseur nouveau ou mis à jour

Une fois un enregistrement soumis, le workflow suit le processus de workflow standard. Il informe les approbateurs appropriés de la mise à jour et les dirige vers la page Comptes bancaires du fournisseur, où ils peuvent effectuer les actions suivantes :

Pour les mises à jour des enregistrements de comptes bancaires existants, les approbateurs peuvent afficher la valeur actuelle et proposée pour chaque champ protégé en sélectionnant Modifications proposées dans le volet Actions. L’approbateur examine les modifications, puis sélectionne Workflow > Approuver dans le volet Actions pour les approuver. Une fois toutes les approbations effectuées, le système met à jour tous les champs avec les valeurs proposées.
Pour les nouveaux enregistrements de compte bancaire, les approbateurs doivent ouvrir l’enregistrement, examiner les détails du compte bancaire sur la page Comptes bancaires du fournisseur, puis sélectionner Workflow > Approuver pour approuver le nouvel enregistrement. Une fois toutes les approbations terminées, le nouveau compte bancaire devient disponible.
Pour rejeter des enregistrements nouveaux ou mis à jour, l’approbateur sélectionne Workflow > Rejeter dans le volet Actions. L’enregistrement retrouve son statut de révision avant soumission (Brouillon ou Approuvé, modifications non soumises), de telle sorte qu’il peut être modifié et/ou soumis à nouveau si nécessaire. (Pour soumettre à nouveau un enregistrement, l’utilisateur sélectionne Workflow > Resoumettre dans le volet Actions.)
Pour déléguer l’approbation à un autre approbateur, celui-ci peut sélectionner Workflow > Déléguer dans le volet Actions.
Pour annuler un workflow en cours, n’importe quel utilisateur peut sélectionner Workflow > Annuler dans le volet Actions. L’enregistrement retrouve son statut de révision avant soumission (Brouillon ou Approuvé, modifications non soumises), de telle sorte qu’il peut être modifié et/ou soumis à nouveau si nécessaire. Le demandeur d’origine peut utiliser cette fonction pour corriger une erreur.

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