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Exemple Traiter les lettres de relance

Cet article présente un exemple illustrant le processus de création, d’impression et de publication de lettres de relance. L’exemple est basé sur l’option Ignorer les paiements et les avoirs lors du calcul du code de lettre de relance dans Crédit et relances. Il utilise les données de la société fictive USMF et d’un nouveau client, US-045.

Pour commencer, accédez à Comptabilité client > Clients > Tous les clients, sélectionnez Nouveau, puis entrez les informations requises pour créer le client US-045.

Lorsque vous avez terminé, vous devez suivre les étapes suivantes.

  1. Accédez à Crédit et relances > Lettre de relance > Paramétrer la série de lettres de relance et paramétrez la série de lettres de relance comme indiqué dans le tableau suivant affecté au profil de validation client.
Code lettre de relance Description Devise Compte principal Frais en devise Minimum au-dessus Bloc de jours
Lettre de relance 1 Première notification EUR 0.00 0.00 2
Lettre de relance 2 Deuxième notification avec frais EUR 403150 20.00 10.00 3
Relance Dernière notification avec frais USD 403150 50.00 100.00 15

L’illustration suivante montre les informations contenues dans le tableau telles qu’elles apparaissent sur la page Lettres de relance.

Paramétrage d’une série de lettres de relance.

Vous devez maintenant définir les deux paramètres requis pour cet exemple.

  1. Accédez à Crédit et relances > Paramétrage > Paramètres de la comptabilité client et procédez comme suit :

    1. Dans l’onglet Relance, définissez l’option Ignorer les paiements et les avoirs lors du calcul du code de lettre de relance dans sur Oui.
    2. Assurez-vous que le champ Créer une lettre de relance par est défini sur Client.

    Paramétrage des paramètres de Comptabilité client pour les crédits et relances.

  2. Accédez à Comptabilité client > Factures > Toutes factures financières, sélectionnez Nouveau, puis procédez comme suit :

    1. Dans le champ Compte client, sélectionnez US-045.
    2. Dans le champ Date de facture, entrez 15/01/2021.
    3. Dans le champ Date d’échéance, entrez 16/01/2021.
    4. Sur le raccourci Lignes de facture, dans le champ Compte principal, entrez 401100.
    5. Dans le champ Prix unitaire, entrez 500.00.
    6. Sélectionnez Valider.

    Vous devez maintenant entrer deux avoirs pour le client.

  3. Sélectionnez Nouveau, puis procédez comme suit :

    1. Dans le champ Compte client, sélectionnez US-045.
    2. Dans le champ Date de facture, entrez 15/01/2021.
    3. Dans le champ Date d’échéance, entrez 16/01/2021.
    4. Sur le raccourci Lignes de facture, dans le champ Compte principal, entrez 401100.
    5. Dans le champ Prix unitaire, entrez -100,00.
    6. Sélectionnez Valider.

  4. Répétez l’étape 4, mais entrez -200,00 dans le champ Prix unitaire.

  5. Accédez à Comptabilité client > Clients > Tous les clients et sélectionnez le client US-045. Dans le volet Actions, sélectionnez Transactions > Transactions pour vérifier les transactions client que vous avez validées précédemment.

    Vérification des transactions client validées.

    Vous devez maintenant créer des lettres de relance pour le client US-045.

  6. Accédez à Crédit et relances > Lettre de relance > Créer des lettres de relance et procédez comme suit :

    1. Définissez les options Facture et Avoir sur Oui.

      Par défaut, le champ Lettre de relance doit être défini sur Lettre de relance par client.

    2. Dans le champ Date de la lettre de relance, entrez 19/01/2021.

    3. Sur le raccourci Enregistrements à inclure, sélectionnez Filtre, puis, dans le champ Compte client, ajoutez le client US-045.

    4. Sélectionnez OK.

    5. Sélectionnez OK pour créer des lettres de relance.

  7. Accédez à Crédit et relances > Lettre de relance > Examiner et traiter les lettres de relance et procédez comme suit :

    1. Notez que le code de la lettre de relance sur l’en-tête et les lignes de transaction est Lettre de relance 1, car cette lettre de relance est la première de la série. (Pour afficher les lignes de transaction, vous devrez peut-être sélectionner le raccourci Transactions.)

    Vérification que le même code de lettre de relance apparaît sur l’en-tête et les lignes.

    1. Dans le volet Actions, sélectionnez Valider.
    2. Dans le champ Date de validation, entrez 19/01/2021.

    Vous devez maintenant créer à nouveau des lettres de relance pour le client US-045.

  8. Accédez à Crédit et relances > Lettre de relance > Créer des lettres de relance et procédez comme suit :

    1. Définissez les options Facture et Avoir sur Oui.

      Par défaut, le champ Lettre de relance doit être défini sur Lettre de relance par client.

    2. Dans le champ Date de la lettre de relance, entrez 23/01/2021.

    3. Sur le raccourci Enregistrements à inclure, sélectionnez Filtre, puis, dans le champ Compte client, ajoutez le client US-045.

    4. Sélectionnez OK.

    5. Sélectionnez OK pour créer des lettres de relance.

  9. Accédez à Crédit et relances > Lettre de relance > Examiner et traiter les lettres de relance et procédez comme suit :

    1. Notez que le code de lettre de relance sur l’en-tête est Lettre de relance 2.

Les codes sont différents, car l’option Ignorer les paiements et les avoirs lors du calcul du code de lettre de relance est définie sur Oui.

  1. Ne validez pas cette lettre de relance.

  2. Accédez à Crédit et relances > Paramétrage > Paramètres de la comptabilité client, puis, sur l’onglet Recouvrement, définissez l’option Ignorer les paiements et les avoirs lors du calcul du code de lettre de relance sur Non.

    Paramétrage de l’option Ignorer les paiements et les avoirs lors du calcul du code lettre de relance sur Non.

    Vous devez maintenant créer à nouveau des lettres de relance pour le client US-045.

  3. Accédez à Crédit et relances > Lettre de relance > Créer des lettres de relance et procédez comme suit :

    1. Définissez les options Facture et Avoir sur Oui.

      Par défaut, le champ Lettre de relance doit être défini sur Lettre de relance par client.

    2. Dans le champ Date de la lettre de relance, entrez 23/01/2021.

    3. Sur le raccourci Enregistrements à inclure, sélectionnez Filtre, puis, dans le champ Compte client, ajoutez le client US-045.

    4. Cliquez sur OK.

    5. Sélectionnez OK pour créer des lettres de relance.

  4. Accédez à Crédit et relances > Lettre de relance > Examiner et traiter les lettres de relance et notez que le code de la lettre de relance sur l’en-tête et les lignes de transaction est Lettre de relance 2.

    Nouvel affichage. Le même code de lettre de relance apparaît sur l’en-tête et les lignes.

    Le même code s’affiche aux deux endroits, car l’option Ignorer les paiements et les avoirs lors du calcul du code de lettre de relance est maintenant définie sur Non.