Automatiser les règlements comptables

Dans Microsoft Dynamics 365 Finance, version 10.0.31, la fonctionnalité Automatiser le processus de lettrages comptables est disponible dans l’espace de travail Gestion des fonctionnalités. À partir de la version 10.0.40, cette fonctionnalité est activée sur la page Paramètres de comptabilité, sous la page Règlements comptables. Ces fonctionnalités sont gérées par le biais du paramètre Activer l’automatisation des processus pour le règlement comptable. Vous pouvez activer le paramètre Activer l’automatisation des processus pour le règlement comptable seulement si le paramètre Activer les options de reconnaissance avancées a été activé.

Le règlement comptable désigne le processus de mise en correspondance des transactions de débit et de crédit dans la comptabilité. Les organisations qui effectuent des activités de lettrage comptable selon un calendrier récurrent peuvent désormais automatiser le processus. Au cours du processus automatique de lettrage comptable, une transaction de débit et une transaction de crédit ne peuvent être rapprochées automatiquement que si leurs montants dans la devise comptable sont égaux. Par exemple, un montant débiteur de 1 USD peut être automatiquement mis en correspondance avec un montant créditeur de 1 USD. Cependant, une valeur de débit de 1 USD ne peut pas être automatiquement associée à deux crédits, dont chacun est évalué à 0,50 USD. La correspondance partielle des montants des transactions comptables n’est pas prise en charge.

À partir de la version 10.0.40 de Finance, l’activation du paramètre Activer la validation des profits/pertes de taux de change réalisés pour les règlements comptables sous Paramètres comptables permet de comptabiliser les gains et les pertes réalisés dans la devise de déclaration lors du règlement automatique. Dans Finance version 10.0.38, support ajoutée pour calucler et valider des gains et les pertes réalisés en devises étrangères pour les règlements quand de la page devise comptable lorsque les valeurs en devise de déclaration des débits et des crédits diffèrent.

L’automatisation du lettrage comptable définit les détails suivants :

• À quel moment les lettrages comptables sont exécutés
• Quels critères sont utilisés pour faire correspondre les débits et les crédits susceptibles de faire l’objet d’un lettrage comptable automatique
• Dans quel ordre les informations de lettrage comptable sont traitées

Définir l’occurrence des lettrages comptables

L’automatisation du lettrage comptable utilise le cadre d’automatisation des processus. Différents processus métier utilisent ce cadre pour définir la récurrence d’un processus sélectionné. Pour les lettrages comptables, accédez à Administration système >Paramétrage > Automatisations de processus ou Comptabilité > Configuration comptable > Automatisations de processus.

Commencez par sélectionner l’option Créer une automatisation de processus, puis sélectionnez Lettrages comptables. Un assistant vous guide ensuite dans le processus de configuration de l’automatisation.

Page Général

Sur la page Général de l’assistance, entrez le nom de l’occurrence de lettrage comptable créée. Par exemple, si vos débits et crédits correspondants sont lettrés dans la comptabilité le lundi, entrez un nom descriptif tel que LedgerSettle_Mon. Le nom que vous entrez s’affiche dans la colonne Règle d’automatisation sur la page Lettrages comptables.

Les autres paramètres de la page sont génériques et sont utilisés pour définir le schéma d’occurrence de cette version des lettrages comptables. Par exemple, si une occurrence est pour le lundi, vous pouvez la définir de sorte qu’elle s’exécute chaque semaine et vous pouvez sélectionner le lundi comme jour de la semaine où elle s’exécute. Vous pouvez également saisir une heure de programmation anticipée, telle que 02h00, afin que l’automatisation du processus soit terminée avant le début du jour ouvrable suivant. Nous vous recommandons de programmer l’automatisation du processus de façon à ce que celui-ci soit effectué en dehors de vos heures de travail normales. Vous contribuez ainsi à réduire l’impact sur votre personnel comptable pendant la journée de travail.

Pour plus d’informations sur les autres champs de la page Général, voir la documentation de l’automatisation des processus.

Page des critères de correspondance des lettrages comptables

La page suivante de l’assistant est Critères de correspondance des lettrages comptables. Elle permet de définir les comptes principaux qui sont inclus dans l’occurrence d’automatisation de processus, ainsi que les critères utilisés afin de déterminer les débits et les crédits correspondants.

Sélection de compte

Les comptes principaux que vous avez précédemment définis comme comptes de lettrage comptable pour l’entité juridique sont affichés. (Vous définissez les comptes principaux comme comptes de lettrage comptable en accédant à Comptabilité > Configuration comptable > Paramètres comptables > Lettrages comptables.)

date ;

Sélectionnez cette option si les dates de débit et de crédit de comptabilité doivent être prises en compte pendant le processus de lettrages comptables automatique. Lorsque cette option est définie sur Oui, saisissez Différence de date autorisée. Ce champ est disponible à partir de Microsoft Dynamics 365 Finance version 10.0.32.

Différence de date autorisée

Entrez le nombre de jours d’écart pour les dates des transactions de débit et de crédit. L’écart est calculé comme le nombre de jours entre les dates de transaction de débit et de crédit, en recherchant avant et après la date de transaction sélectionnée. Une valeur de 0 spécifie que les dates de transaction des transactions de débit et de crédit doivent correspondre. Lorsque cette option est sélectionnée, le champ Date est sélectionné.

Compte principal et couche de validation

Les valeurs de Compte principal et Couche de validation sont des critères de correspondance obligatoires. Les valeurs de Compte principal et Couche de validation des transactions de débit et de crédit comptables doivent être égales pour pouvoir être mises en correspondance pendant le processus de lettrage comptable automatique.

Type de validation

Sélectionnez l’option Type de validation si les transactions de débit et de crédit de comptabilité doivent avoir le même type de validation pour pouvoir être mises en correspondance pendant le processus de lettrage comptable automatique.

Dimensions financières

Sélectionnez l’option Dimensions financières si les transactions de débit et de crédit de comptabilité doivent avoir les mêmes dimensions financières pour pouvoir être mises en correspondance pendant le processus de lettrage comptable automatique. Lorsque cette option est sélectionnée, les critères des valeurs de dimension financière doivent être sélectionnés dans la liste Dimensions financières disponibles. La liste Dimensions financières disponibles ne contient pas la dimension du compte principal, car elle est automatiquement requise dans le cadre des critères de correspondance.

Balises financières

Lorsque la fonctionnalité Balises financières a été activée dans l’espace de travail Gestion des fonctionnalités, vous pouvez sélectionner Balises financières comme critères de correspondance. Sélectionnez l’option Balises financières si les transactions de débit et de crédit de comptabilité doivent avoir les mêmes valeurs de balises financières pour pouvoir être mises en correspondance pendant le processus de lettrage comptable automatique. Lorsque cette option est sélectionnée, les critères des valeurs de balises financières doivent être sélectionnés dans la liste Balises financières disponibles.

Afficher les résultats d’une automatisation de lettrage comptable

Une fois la série d’automatisation de lettrage comptable créée, les occurrences de chaque lettrage comptable sont affichées dans la vue hebdomadaire de l’automatisation des processus. De plus, l’état de chaque occurrence est affiché. Les statuts suivants sont utilisées :

• Programmé– L’automatisation est programmée, mais elle n’a pas encore été exécutée.
• En cours d’exécution – L’automatisation est en cours d’exécution.
• Erreur– L’automatisation a été exécutée, mais une erreur s’est produite. Vous pouvez afficher les erreurs en sélectionnant le bouton Afficher les résultats.
• Terminé– L’automatisation a été exécutée avec succès. Vous pouvez consulter les résultats du lettrage sur la page Lettrages comptables.

Pour afficher les résultats correspondants, accédez à Comptabilité > Tâches périodiques > Lettrages comptables. Le champ Règle d’automatisation sur la page Lettrages comptables affiche le nom de la tâche planifiée de lettrage comptable qui a été utilisé pour lettrer la transaction. Les tentatives de lettrage infructueuses ne mettent pas à jour la valeur Règle d’automatisation. Si vous annulez manuellement une transaction qui a été précédemment lettrée avec succès par le processus d’automatisation, la valeur Règle d’automatisation est supprimée.

Le champ Date de lettrage des enregistrements correspondants indique la date à laquelle le processus d’automatisation a été exécuté.

Modification de l’automatisation d’un lettrage comptable

Le cadre d’automatisation des processus vous permet de modifier le paiement, la série et les occurrences créées pour le lettrage comptable. La série peut être éditée à partir de la page Automatisation des processus ou de la vue hebdomadaire de l’automatisation des processus. Par exemple, si le responsable décide d’effectuer le lettrage comptable le mercredi au lieu du lundi, il peut rechercher une occurrence dans la vue hebdomadaire et sélectionner Afficher/Modifier – Série.

Si vous modifiez une série, vous êtes invité à spécifier si la modification doit être apportée à toutes les occurrences existantes ou uniquement aux nouvelles occurrences. Les occurrences historiques qui ont déjà le statut Terminé, ou qui ont abouti à un statut Erreur ne seront pas modifiées.

Vous pouvez également ajouter une nouvelle occurrence ou modifier une occurrence existante. Par exemple, la prochaine occurrence de lettrage comptable doit avoir lieu le mercredi 1er janvier, mais cette date est un jour férié. Vous pouvez modifier l’occurrence à partir de la vue hebdomadaire de l’automatisation des processus ou de la page Automatisation des processus. Une page s’ouvre qui affiche les détails de la programmation et les critères de correspondance. Ici, vous pouvez modifier l’heure et la date programmées. Vous pouvez également modifier les critères de correspondance, si des modifications sont nécessaires.

Vous pouvez également désactiver une occurrence ou une série. Pour désactiver une occurrence et suspendre son traitement, sélectionnez-la dans la vue hebdomadaire de l’automatisation des processus, puis sélectionnez Désactiver. Vous pouvez désactiver une série sur la page Automatisation des processus.

Sécurité de l’automatisation du lettrage comptable

La responsabilité Gérer les paramètres de la série d’automatisation des lettrages comptables a été ajoutée aux rôles de responsable comptable et de superviseur comptable, et la responsabilité Afficher les paramètres de la série d’automatisation des lettrages comptables a été ajoutée aux rôles de comptable, de responsable comptable et de superviseur comptable pour les automatisations des lettrages comptables. Ces responsabilités sont les paramètres de sécurité par défaut, mais ils peuvent être modifiés en fonction des exigences de votre organisation.

Paramètres comptables pour l’automatisation du lettrage comptable

Le champ Solde type du lettrage indique l’ordre dans lequel le lettrage comptable automatique sera traité. Pour configurer ou afficher la valeur Solde type du lettrage, accédez à Livre comptable > Configurer > Paramètres comptables, puis sélectionnez l’onglet Lettrages comptables.

Si Débit est sélectionné, le processus de lettrage comptable automatisé démarre côté débit et recherche les crédits correspondants. Si Crédit est sélectionné, le processus de lettrage comptable automatisé démarre côté crédit et recherche les débits correspondants. Cette option doit refléter le solde type du compte principal.

Traitement de l’automatisation d’un lettrage comptable

Lorsque l’automatisation est exécutée, le système sélectionne les transactions comptables pour les comptes principaux définis pour la série d’automatisation de processus. Il classe les transactions par date, en utilisant une plage de dates allant du début de l’exercice à la date à laquelle l’automatisation du processus est exécutée. Il établit les correspondances en fonction des critères de correspondance spécifiés. Les valeurs absolues des montants en devise comptable du débit et du crédit doivent correspondre pour être lettrées.

La fonctionnalité Automatiser les règlements comptables exécutera l’automatisation pour les transactions datées du premier jour de l’exercice jusqu’à la date actuelle lorsque l’occurrence s’exécute. Pour les exercices se terminant le 31 décembre, vous devrez peut-être ajuster la date d’exécution de votre occurrence pour vous assurer qu’elle est exécutée en décembre. Par exemple, l’automatisation est configurée pour s’exécuter le premier jour de chaque mois. Cette automatisation sera exécutée le 1er décembre 2022 et devrait s’exécuter le 1er janvier 2023. Il est recommandé de changer l’occurrence du 1er janvier 2023 au 31 décembre 2022. Ce changement garantira que les transactions datées du 2 au 31 décembre seront prises en compte pour le règlement automatique.

Lorsqu’un compte principal est en cours de traitement par une occurrence d’automatisation du lettrage comptable, vous ne pouvez pas l’afficher dans la page Lettrages comptables. Vous devez attendre que le processus d’automatisation soit terminé. Nous vous recommandons de programmer l’automatisation du processus de façon à ce que celui-ci soit exécuté en dehors des heures de travail, afin d’éviter les conflits.

Le processus d’automatisation inclura toutes les transactions qui répondent aux critères, à l’exception des transactions qui ont été marquées manuellement pour le lettrage sur la page Lettrages comptables.

Annulation des transactions qui sont lettrées par le processus d’automatisation

Vous pouvez annuler un lettrage effectué par le processus de lettrage comptable automatisé. Lorsqu’une transaction qui a été précédemment lettrée avec succès par le processus d’automatisation est annulée, la valeur Règle d’automatisation est supprimée.