Vue d’ensemble de Détenteurs d’avance
Un détenteur d’avance est un employé d’une entreprise qui est responsable d’un montant de dépense fourni par l’organisation. Seul le salarié d’une entreprise peut être un détenteur d’avance. Lorsqu’un marché public a lieu, le détenteur d’une avance rend compte à l’entreprise des dépenses effectuées. L’entreprise rembourse l’employé pour le montant de dépense. Une entreprise contrôle un solde pour chaque détenteur d’avance. Les utilisateurs d’entités juridiques en Estonie, Lettonie, Lituanie, Pologne, République tchèque, Hongrie et Russie peuvent refléter des transactions spécifiques accompagnant les opérations avec les employés de l’entreprise qui sont responsables du montant des dépenses fournies par l’organisation.
Paramétrer un détenteur d’avance
Effectuez les tâches suivantes pour obtenir un détenteur d’avance. Assurez-vous d’effectuer ces tâches dans l’ordre suivant.
- Créez un groupe de détenteurs d’avance.
- Configurez un profil de validation des employés.
- Définissez les paramètres d’Achats.
- Créez des conditions de paiement spécifiques pour le détenteur d’avance.
- Créez des conditions de paiement spécifiques pour le détenteur d’avance.
- Créez un détenteur d’avance.
Groupes de détenteurs d’avance
Utilisez la page Groupes de détenteurs d’avance pour créer un groupe de détenteurs d’avance. Vous pouvez spécifier le nom, la description et le compte de contrepartie du groupe de détenteurs d’avance.
Profil de validation des employés
Utilisez la page Profils de validation d’employés pour créer un profil pour les transactions des détenteurs d’avance. Vous pouvez spécifier les informations suivantes pour le profil de validation d’employé.
| Champ | Description |
|---|---|
| Profil de validation | Saisissez le code d’identification du profil de validation du détenteur d’avance. |
| Description | Saisissez une brève description du profil de validation. |
| Valide pour | Sélectionnez l’une des options suivantes pour le niveau de regroupement pour la configuration du profil de validation :
|
| Référence | Sélectionnez le code du détenteur d’avance si Table est sélectionné dans le champ Valable pour , ou sélectionnez le groupe de détenteur d’avance si Groupe est sélectionné dans le champ Valable pour. |
| Compte collectif | Permet de sélectionner le compte de résumé pour la validation des transactions. |
Paramètres de la comptabilité fournisseur
Pour refléter les transactions des détenteurs d’avance, vous devez configurer les champs suivants sur la page Paramètres de la comptabilité fournisseur de la section Détenteurs d’avance.
| Champ | Description |
|---|---|
| Profil de validation | Sélectionnez le profil par défaut pour effectuer les transactions des détenteurs d’avance. |
| Tri des détenteurs d’avance | Si cette option est sélectionnée, les détenteurs d’avance sont affichés au début de la liste sur la page Détenteurs d’avance. |
| Problème lorsque le solde est ouvert | Si cette option est sélectionnée, l’émission d’un acompte en espèces auprès d’un détenteur d’avance qui a un solde ouvert positif sera autorisée. |
| Clôture du solde via le groupe de champs Disponibilités : Nom | Sélectionnez le code journal du bordereau de caisse. Ce code journal est utilisé pour générer des bordereaux de décaissement et des bordereaux de remboursement lors de la clôture des soldes d’un détenteur d’avance en espèces. |
| Monétaire | Sélectionnez le compte de caisse pour déterminer les pièces justificatives utilisées pour clôturer les soldes du détenteur d’avance. |
| Clôture du solde via le groupe de champs Banque : Nom | Sélectionnez le code journal des transactions pour clôturer les soldes via une banque. |
| Type de compte | Sélectionnez une banque pour clôturer les soldes pour un détenteur d’avance via une banque. |
| Compte principal | Sélectionnez un code compte banque pour clôturer les soldes pour un détenteur d’avance via une banque. |
Conditions de paiement pour le détenteur d’avance
Pour enregistrer et valider correctement une commande fournisseur via un détenteur d’avance, vous devez utiliser des conditions de paiement configurées avec l’option À partir du détenteur d’avance définie sur Vrai.
Créer un détenteur d’avance
Avant de pouvoir créer un détenteur d’avance, vous devez déjà avoir configuré des collaborateurs. Pour plus d’informations, voir Saisir les informations sur le collaborateur (Guide de tâche).
Accédez à Comptabilité fournisseur>Détenteurs d’avance>Détenteurs d’avance.
Remarque
Vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer des collaborateurs sur la page Détenteurs d’avance. Les collaborateurs doivent d’abord être embauchés dans le module Ressources humaines. Sur la page Profils de validation d’employés, vous pouvez configurer le profil de validation d’employé qui est utilisé pour valider les soldes des détenteurs d’avance.
Sélectionnez un employé, puis sélectionnez Modifier.
Dans l’onglet rapide Général, définissez l’option Détenteur d’avance sur Oui . pour indiquer que l’employé est détenteur d’avance.
Dans le champ Groupe, sélectionnez le groupe de détenteurs d’avance auquel appartient l’employé.
Sous Document d’identité, fournissez les détails d’un document d’identification.
- Série : saisissez la série du document utilisé pour vérifier l’identité du détenteur d’avance.
- Numéro : saisissez le numéro du document utilisé pour vérifier l’identité du détenteur d’avance.
- Date d’émission : sélectionnez ou saisissez la date d’émission du document.
- Délivré par : saisissez les coordonnées de l’autorité ou de la personne qui a délivré le document.
Cliquez sur Enregistrer, ou fermez la page.
Remarque
Si l’option Tri des détenteurs d’avance est définie sur Oui sur la page Paramètres de la comptabilité fournisseur, les détenteurs d’avance s’affichent en haut de la grille sur la page Détenteurs d’avance.
Recherches et états des détenteurs d’avance
Recherche des transactions des détenteurs d’avance
Pour obtenir la liste des transactions d’un détenteur d’avance, sélectionnez Transactions sur la page Détenteurs d’avance. Pour voir les transactions de tous les détenteurs d’avance ou pour créer une demande spécifique basée sur les transactions des détenteurs d’avance, rendez-vous sur Comptabilité fournisseur>Recherches et états> Recherches et états des détenteurs d’avance>Transactions. Sélectionnez N° document pour ouvrir la page Transactions de n° document.
Recherche du solde des détenteurs d’avance
Pour voir le solde d’un détenteur d’avance, utilisez la page Détenteurs d’avance. Pour voir le solde de tous les détenteurs d’avance ou pour créer une demande spécifique basée sur les comptes des détenteurs d’avance, rendez-vous sur Comptabilité fournisseur>Recherches et états> Recherches et états des détenteurs d’avance>Solde.
État du solde des détenteurs d’avance
Pour afficher l’aperçu d’un état et l’imprimer selon les informations concernant le solde des détenteurs d’avance, cliquez sur Comptabilité fournisseur>Recherches et états> Recherches et états des détenteurs d’avance>État du solde des détenteurs d’avance.
État des transactions des détenteurs d’avance
Pour afficher l’aperçu d’un état et l’imprimer selon les transactions concernant le solde des détenteurs d’avance, cliquez sur Comptabilité fournisseur>Recherches et états> Recherches et états des détenteurs d’avance>État des transactions des détenteurs d’avance.
Transactions des détenteurs d’avance
Les transactions des collaborateurs qui sont détenteurs d’avance peuvent être validées à l’aide des comptes de détenteurs d’avance. L’ID de collaborateur spécifié pour chaque détenteur d’avance peut être utilisé pour suivre toutes les transactions du détenteur d’avance. Ce numéro est récupéré comme numéro de compte pour les transactions du détenteur d’avance sur les pages Journaux généraux et Transactions du détenteur d’avance.
Créer et publier une commande fournisseur avec les détails du détenteur d’avance
Pour plus d’informations générales sur les commandes fournisseur, voir Présentation générale de la commande fournisseur. Si une facture fournisseur est créée et validée avec les détails du détenteur d’avance, les soldes du détenteur d’avance sont comptabilisés sur le compte de solde de l’employé au lieu du compte de solde du fournisseur. Pour ajouter les détails du détenteur d’avance à une commande fournisseur, procédez comme suit :
- Dans le champ Conditions de paiement de la section Prix et remise, sélectionnez les conditions de paiement. Pour plus d’informations sur les Conditions de paiement, voir Définir les conditions de paiement du fournisseur.
- Sélectionnez une condition de paiement pour laquelle l’option À partir du détenteur d’avance est sélectionnée sur la page Conditions de paiement.
- Sur l’onglet rapide Prix et remise, dans le champ Détenteur d’avance, sélectionnez le détenteur d’avance pour la commande fournisseur.
Le processus de validation de commande fournisseur crée deux transactions fournisseur avec des montants opposés et une transaction de détenteur d’avance. Sans les détails du détenteur d’avance, une seule transaction fournisseur est créée.
Régler les soldes des détenteurs d’avance en utilisant la banque
Lorsque vous réglez les soldes des détenteurs d’avance à l’aide de la banque, des écritures de journal pour la clôture des soldes des détenteurs d’avance sont créées dans le journal général. Vous pouvez paramétrer le code du journal et de la banque dans la section Détenteurs d’avance dans la page Paramètres de la comptabilité fournisseur.
Pour clôturer le solde d’un titulaire d’avance en utilisant la banque, accédez à Comptabilité fournisseur>Détenteurs d’avance>Détenteurs d’avance.
Dans le volet Actions, sélectionnez Solde>Clôturer via une banque.
Saisissez les informations suivantes dans la page Clôturer via une banque.
Champ Description Date de paiement Entrez la date de validation du paiement. Montant à transférer Entrez le montant du solde lors de la fermeture. Le montant indiqué dans le champ Montant de la page Solde est affiché par défaut. Automatique Cochez la case Automatique pour créer et valider automatiquement un journal prédéfini sur la page Paramètres de la comptabilité fournisseur.
Régler les soldes des détenteurs d’avance en utilisant les disponibilités
Lorsque vous réglez les soldes des détenteurs d’avance à l’aide des disponibilités, des écritures de journal pour la clôture des soldes des détenteurs d’avance sont créées dans un journal de bordereaux. Vous pouvez paramétrer le code du journal et des disponibilités dans l’onglet Détenteurs d’avance dans la page Paramètres de la comptabilité fournisseur.
Pour clôturer le solde d’un titulaire d’avance en utilisant les disponibilités, accédez à Comptabilité fournisseur>Détenteurs d’avance>Détenteurs d’avance.
Dans le volet Actions, sélectionnez Solde>Fermer via des disponibilités.
Saisissez les informations suivantes dans la page Fermer via des disponibilités.
Champ Description Date de paiement Entrez la date de validation du paiement. Montant à transférer Entrez le montant du solde lors de la fermeture. Le montant indiqué dans le champ Montant de la page Solde est affiché par défaut. Automatique Cochez la case Automatique pour créer et valider automatiquement un journal prédéfini sur la page Paramètres de la comptabilité fournisseur.
Après le traitement du journal des bordereaux, si le montant dans le champ Montant à transférer était négatif, un bordereau de décaissement est généré pour le détenteur d’avance lors de la clôture des soldes. Si le montant dans le champ Montant à transférer était positif, un bordereau de remboursement est généré.