Guide de l’utilisateur de Dynamics 365 for Outlook

Important

À compter du 1er octobre 2020, l’ancienne version de Dynamics 365 for Outlook (également appelé complément Outlook COM) a été retiré. Microsoft ne fournira pas de support ni d’autres mises à jour (y compris les mises à jour de sécurité et critiques) du complément Outlook COM pour les applications d’engagement client Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing et Field Service.

• À compter du 4 décembre 2020, l’ancienne version de Dynamics 365 for Outlook n’est pas disponible pour les applications d’engagement client (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing et Field Service). Utilisez plutôt la version moderne de Dynamics 365 App for Outlook.
• Les utilisateurs de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) peuvent continuer à utiliser l’ancienne version de Dynamics 365 for Outlook et continueront de recevoir les mises à jour de sécurité critiques. Cependant, nous vous recommandons de passer à la version moderne de Dynamics 365 App for Outlook au plus tôt.

Pour plus d’informations et pour connaître les étapes pour effectuer une transition en douceur, téléchargez le Playbook Dynamics 365 for Outlook (Complément COM).

• Pour la mise à jour de décembre 2016 de Dynamics 365 (en ligne et on-premises) et les versions ultérieures, la meilleure façon d’utiliser Microsoft Dynamics 365 avec Outlook consiste à utiliser Dynamics 365 App for Outlook, un complément Microsoft Office. Plus d’informations : Guide de l’utilisateur de Dynamics 365 App for Outlook.
• La configuration de Dynamics 365 App for Outlook et de Dynamics 365 for Outlook pour le même utilisateur de Dynamics 365 n’est pas pris en charge.
• Lorsque vous utilisez Dynamics 365 online pour Outlook version 9.0 en mode hors connexion, les pièces jointes aux enregistrements synchronisés ne sont pas disponibles en mode hors connexion. S’il existe une pièce jointe à un enregistrement, la pièce jointe n’est disponible que lorsque vous repassez en mode connexion. Si vous avez ajouté une pièce jointe à un enregistrement en mode hors connexion, la pièce jointe sera synchronisée au serveur lorsque vous repasserez en mode connexion. Pour utiliser des pièces jointes en mode hors connexion, pensez à enregistrer la pièce jointe sur votre appareil.
• Le mode hors connexion de Dynamics 365 for Outlook, version 9.0 n’est pas disponible dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).

Dynamics 365 for Outlook est mis hors service et supprimé

À compter du 4 décembre 2020, l’application Dynamics 365 for Outlook héritée (également appelée complément Outlook COM) sera supprimée et les utilisateurs ne pourront plus utiliser le complément Outlook COM. Cette suppression se fera par emplacement géographique et suit le programme de versions hebdomadaire.

Une fois le service supprimé, les utilisateurs doivent désinstaller manuellement le complément. Les utilisateurs pourront lancer le complément Outlook COM, mais aucune des fonctionnalités ne fonctionnera.

Les utilisateurs existants du complément Outlook COM rencontreront le comportement suivant :

• Le ruban Dynamics 365 est désactivé.

  

• Les dossiers d’organisation Dynamics 365 affichent des pages vides.

  

• Vous ne pourrez pas configurer de nouvelles boîtes de réception dans le complément Outlook COM. L’ajout d’une organisation Dynamics 365 affichera le message ci-dessous :

  

Déclarations de confidentialité

Pour utiliser Microsoft Dynamics 365 for Outlook, vous devez vous connecter à l’aide de vos informations d'identification (une adresse de messagerie et un mot de passe). Vous pouvez choisir d’enregistrer ces informations en local afin de ne pas devoir les fournir à chaque ouverture d’Outlook. Si vous faites ce choix, Dynamics 365 for Outlook se connectera automatiquement à Microsoft Dynamics 365 (online) chaque fois que vous ouvrirez Outlook.

Après la première identification et utilisation de Dynamics 365 for Outlook, la connexion entre votre ordinateur et Dynamics 365 (online) est systématiquement établie dès que vous accédez à Internet. Vous ne pouvez choisir de désactiver la connexion entre votre ordinateur et Dynamics 365 qu’à l’aide d’un paramètre de configuration, mais si vous désactivez la connexion, Dynamics 365 for Outlook peut subir une diminution de ses performances.

Si vous utilisez Dynamics 365 for Outlook pour le suivi de votre courrier électronique, le fil de discussion de la messagerie sera visible pour les utilisateurs de votre organisation qui sont autorisés à le consulter.

Pour chaque courrier électronique reçu, Dynamics 365 for Outlook envoie à Dynamics 365 (online) l’adresse de messagerie de l’expéditeur, l’adresse de messagerie du destinataire et l’objet du message. Ainsi, Dynamics 365 (online) peut déterminer si un courrier électronique spécifique doit être stocké ou non par le service Dynamics 365 (online). Lorsque vous suivez un élément, une copie en est conservée par le service Dynamics 365 et celle-ci est visible pour les utilisateurs de votre organisation qui possèdent les autorisations appropriées. Lorsque vous annulez le suivi d’un élément, cette copie est automatiquement supprimée de Dynamics 365 (online) uniquement si vous possédez l’élément.

Si vous utilisez Microsoft Dynamics 365 for Outlook, lorsque vous vous déconnectez, une copie des données sur lesquelles vous travaillez est créée et stockée sur votre ordinateur local. Les données sont transférées de Dynamics 365 (online) vers votre ordinateur à l’aide d’une connexion sécurisée et un lien est maintenu entre la copie locale et Dynamics 365 Online. La prochaine fois que vous vous connecterez à Dynamics 365 (online), les données locales seront synchronisées avec Dynamics 365 (online).

Un administrateur détermine si les utilisateurs d’une organisation sont autorisés ou non à utiliser Microsoft Dynamics 365 for Outlook hors connexion à l’aide des rôles de sécurité.

Les utilisateurs et les administrateurs peuvent configurer les entités téléchargées via la synchronisation hors connexion à l’aide du paramètre Filtres de synchronisation de la boîte de dialogue Options. Les utilisateurs et les administrateurs peuvent également configurer les champs téléchargés (et chargés) à l’aide du paramètre Options avancées de la boîte de dialogue Filtres de synchronisation.

Si vous utilisez Dynamics 365 (online), lorsque vous utilisez la fonctionnalité Synchronisation avec Outlook, les données Dynamics 365 que vous synchronisez sont « exportées » vers Outlook. Un lien est maintenu entre les informations contenues dans Outlook et celles de Dynamics 365 (online) afin qu’elles restent également actuelles. La synchronisation avec Outlook ne télécharge que les ID d’enregistrement Dynamics 365 à utiliser lorsqu’un utilisateur essaie de suivre et de définir un élément Outlook. Les données de la société ne sont pas stockées sur l’appareil.

Un administrateur détermine si les utilisateurs de votre organisation sont autorisés à synchroniser des données Dynamics 365 avec Outlook à l’aide des rôles de sécurité.