Publier des notes de frais

Une fois qu’une note de frais est approuvée et transférée dans la feuille comptabilité, elle peut être validée. Lorsque vous publiez une note de frais, les dépenses éligibles au recouvrement de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sont identifiées. La tâche de vérification et de récupération des paiements de TVA est confiée au salarié qui est chargé de vérifier la note de frais.

Si les dépenses sur une note de frais sont imputées à une entreprise autre que l’entreprise qui emploie l’employé, vous devez vérifier à la fois l’entreprise à laquelle ces dépenses sont dues et l’entreprise à laquelle elles sont dues. Par exemple, l’employé qui a soumis une note de frais travaille pour la société DAT mais a facturé une dépense à la société DIR. Dans ce cas, DAT est l’entreprise à laquelle la dépense est due et DIR est l’entreprise à laquelle la dépense est due. Après avoir vérifié ces lignes de journal, vous pouvez enregistrer les lignes de dépenses dans la comptabilité.

Pour valider une note de frais, sur la page Notes de frais approuvées, sélectionnez la note de frais, puis, dans le volet Actions, sélectionnez Valider.

Vous pouvez également valider toutes les notes de frais de la liste en même temps. Sélectionnez toutes les notes de frais, puis sélectionnez Valider.

Activer la validation automatique des notes de frais

Pour automatiser la validation des notes de frais, le flux de travail Validation automatique des notes de frais doit être configuré. Une fois ce flux de travail activé, le système exécute automatiquement le processus de validation automatique des notes de frais.

Activer la validation automatique des dépenses

Si l’approbation des dépenses est configurée pour les lignes de dépense et que la validation automatique est requise, le flux de travail Validation automatique des lignes de dépense doit être configuré. Une fois ce workflow activé, le système exécute automatiquement le processus de comptabilisation automatique pour valider les dépenses.

Activer la possibilité d’afficher le passif des dépenses dans la devise du fournisseur pour la fonctionnalité de mode de paiement en espèces

La fonctionnalité Possibilité d’afficher le passif des dépenses dans la devise du fournisseur pour la fonctionnalité de mode de paiement en espèces permet aux notes de frais d’être publiées dans une devise fournisseur pour le mode de paiement en espèces.

Actuellement, lorsque vous soumettez des dépenses en espèces, les notes de frais sont comptabilisées dans la devise comptable. En raison de la conversion du montant entre la devise de la transaction, la devise comptable et la devise du fournisseur, un montant incorrect est payé aux fournisseurs si la date de transaction de la dépense et la date de paiement réelle ont des taux de change différents.

Cette fonctionnalité permet de s’assurer que le solde fournisseur est enregistré dans la devise du fournisseur lors de la validation de la note de frais.

1. Accédez à Espaces de travail>Gestion des fonctionnalités.
2. Dans la liste, recherchez et sélectionnez Possibilité d’afficher le passif des dépenses dans la devise du fournisseur pour le mode de paiement en espèces, puis sélectionnez Activer maintenant.