Définir des stratégies de gestion des dépenses

S’applique à : Project Operations pour les scénarios basés sur les ressources/produits non stockés, Déploiement simplifié - Traiter la facturation pro forma.

Vous pouvez définir des stratégies que vos collaborateurs doivent suivre lors de la saisie et de l’envoi des notes de frais et des demandes de déplacement. L’implémentation de stratégies de gestion des dépenses vous permet de gérer efficacement les dépenses.

Par exemple, vous pouvez définir une politique pour les dépenses d’hôtel à New York, qui stipule que les dépenses par nuit ne peuvent pas dépasser 250 USD. Si un travailleur soumet une note de frais ou une demande de déplacement dont le tarif de la chambre dépasse ce montant, le système informe le travailleur que le montant de la politique pour la dépense a été dépassé. Vous pouvez configurer le message que le travailleur reçoit lorsque vous définissez la stratégie.

Vous pouvez définir trois types de stratégies :

• Avertissement : Permet au collaborateur de soumettre une note de frais ou une demande de déplacement, mais la dépense est marquée pour tous les approbateurs et pour les rapports ultérieurs.

• Erreur : Exige que le travailleur révise la dépense pour se conformer à la politique avant de soumettre la note de frais ou la demande de déplacement.

• Justification : Exige que le travailleur ou un gestionnaire saisisse une justification du dépassement du montant de la police avant de soumettre la note de frais ou la demande de déplacement.

Conseils de stratégie

Voici quelques suggestions qui peuvent vous aider lors de la création de nouvelles politiques de gestion des dépenses :

• Les stratégies ont une date d’entrée en vigueur, ce qui signifie qu’elles ne prendront pas effet si elles sont créées avec une date postérieure à la date à laquelle la dépense a eu lieu. Par exemple, vous créez une nouvelle politique aujourd’hui pour imposer des frais de repas maximum de 50 $. Les dépenses existantes saisies à la date d’hier ne seront pas vérifiées par rapport à cette politique.
• Lors de la création d’une politique pour une catégorie de dépenses qui peut être détaillée, envisagez d’ajouter une condition pour le type de ligne de dépense. Certaines politiques, telles que l’exigence d’un reçu, peuvent ne pas avoir de sens pour les lignes détaillées. Dans ce cas, la stratégie est appliquée uniquement à la ligne d’en-tête ou à une ligne non détaillée.
• Les stratégies de gestion des dépenses sont évaluées par défaut par rapport à l’entité d’origine. Pour les scénarios intersociétés, vous pouvez définir la stratégie de manière à l’évaluer par rapport à l’entité de destination (entité emprunteuse) à la place. Pour exécuter les stratégies sur l’entité de destination, activez la fonctionnalité Évaluer la politique de dépenses par rapport à l’entité juridique emprunteuse dans l’espace de travail Gestion des fonctionnalités .

Quand évaluer les politiques

Dans les paramètres de gestion des dépenses, vous pouvez choisir d’évaluer les politiques de gestion des dépenses lorsqu’une ligne est enregistrée ou lorsqu’une note de frais est soumise. Si vous choisissez d’évaluer le moment où une ligne est enregistrée, les utilisateurs auront une meilleure visibilité sur ce qu’ils doivent faire pour compléter leur note de frais en une seule fois. Sinon, vous pouvez retarder l’évaluation de la politique et gagner du temps en validant à la fin, lors de la soumission au workflow.