Configurer et utiliser les limites de financement du projet

S’applique à : Project Operations pour les scénarios basés sur les produits stockés/ordres de fabrication

Cet article explique comment configurer et utiliser les limites de financement du projet.

Utilisez les limites de financement pour limiter le montant facturé sur une facture de projet. Par exemple, vous pouvez bénéficier d’une subvention ou d’un accord contractuel pour des biens ou des services qui ne peuvent pas dépasser un montant spécifié. Vous pouvez configurer et appliquer ces limites à l’aide de la configuration et de l’installation du Contrat de projet.

Les limites de financement sont souvent utilisées conjointement avec d’autres caractéristiques, telles que les sources de financement et les règles de financement. Pour plus d’informations sur ces concepts, voir Contrats de projet.

Lorsque vous établissez des limites de financement sur un contrat de projet, vous pouvez accéder au contrat de projet et consulter l’onglet Limites de financement. Sur cet onglet, la valeur du champ Limite de financement représente le montant maximum à facturer. La valeur du Montant engagé représente le montant qui a été utilisé, mais qui n’a pas atteint son état final. La valeur du champ Montant dépensé représente le montant qui a été facturé ou qui a dépassé l’état engagé.

Activer le recalcul des limites de financement

Dans la version 10.0.37, une nouvelle fonctionnalité est disponible pour faciliter les scénarios d’auto-réparation en cas d’erreurs de configuration, de défauts de produit et de problèmes de personnalisation. La fonctionnalité vous permet de surveiller et de mettre à jour les limites de financement qui n’ont pas été correctement calculées dans la catégorie Montant dépensé pendant le traitement des documents. Vous pouvez activer la fonctionnalité Activer le recalcul des limites de financement dans l’onglet Facture de l’onglet Page Gestion du projet et paramètres comptables.

Après avoir activé la fonctionnalité Activer le recalcul des limites de financement , deux nouvelles pages deviennent disponibles dans Gestion et comptabilité de projet>Périodique. >Limites de financement : Recalculer les limites de dépenses et Historique des limites de financement.

Recalculer les limites de dépenses

La page Recalculer les limites de dépenses évalue une ou plusieurs limites de financement pour vérifier les incohérences. Vous pouvez éventuellement enregistrer la valeur recalculée dans le champ Montant dépensé pour la limite de financement.

Pour recalculer les montants dépensés sans mettre à jour les valeurs, définissez l’option Mettre à jour les montants dépensés sur Non. Vous pouvez ensuite définir un filtre pour un ID de contrat de projet ou pour un ou plusieurs contrats. Le processus de recalcul remplit une nouvelle liste de données qui montre les contrats de projet et les limites de financement associées. Le processus indique également si un écart a été trouvé lors du recalcul.

Vous pouvez éventuellement planifier le processus par lots afin que les contrats soient automatiquement analysés sur une base hebdomadaire ou à un autre intervalle.

Pour recalculer les montants dépensés et mettre à jour les valeurs, définissez l’option Mettre à jour les montants dépensés sur Oui. Un filtre est requis et si vous ne spécifiez pas de critères de filtre, vous recevez le message d’erreur suivant :

Des critères de filtre sont requis pour mettre à jour les montants. Fournissez une valeur ou une plage et réessayez.

Vous pouvez fournir un filtre pour un contrat, une liste de contrats ou une plage de contrats lorsqu’une mise à jour est effectuée. Pour plus d’informations sur le filtrage, voir Filtrage avancé et syntaxe de requête.

Historique des limites de financement

La page Historique des limites de financement contient une liste de tous les contrats pour lesquels le processus Recalculer les montants dépensés s’exécute. Si des contrats ne sont pas inclus dans l’exécution d’une tâche de recalcul, ils n’apparaissent pas dans la liste.

Note

Par défaut, lorsque la page Historique des limites de financement s’ouvre, elle affiche une liste de contrats pour lesquels le montant dépensé ne correspond pas au montant dépensé calculé. Si aucune limite de financement n’est désynchronisée, la liste est vide. Effacez le filtre Nécessite une mise à jour pour afficher les contrats de projet et leur historique de limite de financement.

Le filtre Nécessite une mise à jour examine l’enregistrement de recalcul le plus récent à des fins d’évaluation.

À droite se trouve l’historique du contrat de projet sélectionné. Deux champs importants à noter sont Mise à jour requise et Mis à jour.

• Mise à jour requise indique que la valeur Dépenses réelles, qui correspond au montant de la limite de financement, ne correspond pas à la valeur Dépenses calculées, qui est le montant déterminé par le processus Recalculer le montant dépensé.
• Mis à jour indique qu’un processus Recalculer le montant dépensé a été exécuté, a recalculé le Montant dépensé et mis à jour la limite de financement avec le nouveau montant.

La grille sur la page Historique des limites de financement comprend un nouveau champ nommé Numéro de ligne. La valeur de ce champ correspond au numéro de ligne du plafond de financement dans le contrat de projet.

Vous pouvez personnaliser la grille et ajouter plus de détails. De cette façon, vous pouvez déterminer plus facilement quelle limite de financement est affichée sans avoir à ouvrir un deuxième onglet pour le contrat de projet.

Si vous devez mettre à jour le montant dépensé, vous pouvez sélectionner le contrat de projet puis sélectionner Mise à jour effectuée dans le volet Actions de ce contrat de projet. Le processus Recalculer le montant dépensé s’exécute immédiatement et effectue une mise à jour.

L’entité de données Historique des montants dépensés de la limite de financement est disponible depuis la Gestion des données ou depuis le bouton Microsoft Excel sur la page Historique des limites de financement. Un export depuis la Gestion des données donne l’historique complet, tandis qu’un export vers Excel exporte les résultats uniquement pour le contrat sélectionné.