FAQ sur l’IA responsable pour la fonctionnalité Écritures de temps de l’Assistant Heures et Dépenses (version préliminaire)

Important

• Il s’agit d’une fonctionnalité d’évaluation prête pour la production.
• Les versions préliminaires prêtes pour la production sont soumises à des conditions d’utilisation supplémentaires.

Cet article fournit des réponses aux questions fréquemment posées sur l’utilisation de la fonctionnalité de saisie de temps de l’agent de gestion du temps et des dépenses dans Microsoft Dynamics 365 Project Operations.

Qu’est-ce que la fonction de saisie de temps de l’Agent de gestion du temps et des dépenses ?

Cet agent est un système basé sur l’intelligence artificielle (IA) qui s’exécute en arrière-plan pour créer des entrées de temps hebdomadaires pour les membres de l’équipe de projet d’une organisation. L’agent le fait en fonction des projets ou des tâches auxquels un membre de l’équipe est affecté ou pour lesquels une capacité est réservée. Ce système peut également faire référence aux entrées de temps de la semaine précédente d’un membre de l’équipe comme source pour créer de nouvelles entrées. Il envoie également des rappels pour toute entrée de temps manquante pendant une semaine. L’agent communique avec les membres de l’équipe via Microsoft Teams.

Que peut faire la fonction de saisie de temps de l’Agent de gestion du temps et des dépenses ?

L’objectif global de l’agent est d’éliminer les retards dans le processus de soumission des entrées de temps pour approbation et le processus de facturation au sens large. Il le fait avec l’ensemble suivant de fonctionnalités actuelles :

• La fonction d’entrée de temps de l’agent de temps et de dépenses utilise les informations des affectations de projet, des réservations et des entrées de la semaine précédente (lorsqu’aucune information sur les affectations ou les réservations n’est disponible) pour générer quotidiennement des ébauches d’entrées de temps, pour tous les membres de l’équipe.
• L’agent génère également des commentaires externes pour décrire les entrées de temps créées, en utilisant les titres et les descriptions des réunions Outlook pertinentes pour les projets sur lesquels le membre de l’équipe travaille.
• Il envoie également un rappel pour toutes les entrées de temps manquantes dues pour cette semaine en comparant les heures soumises avec les heures de travail de l’utilisateur. L’agent suggère ensuite des brouillons d’entrées que l’utilisateur peut soumettre pour combler ces heures manquantes.

Remarque

Les utilisateurs peuvent choisir de ne pas utiliser leurs calendriers Outlook pour générer des commentaires externes. Dans ce cas, l’agent utilise simplement les informations relatives à l’entrée de temps telles que Projet, Tâche, Rôle, Durée pour générer ces commentaires.

Quelles sont les fonctionnalités de saisie du temps prévues de l'agent de gestion du temps et des dépenses ?

Les utilisations prévues de cet agent comprennent :

• Simplifiez le processus de soumission des entrées de temps en créant régulièrement des entrées de temps que les membres de l’équipe peuvent consulter à l’aide de Microsoft Teams ou de l’application Web Project Operations.
• Minimisez les occurrences où les membres de l’équipe manquent de soumettre les entrées de temps, en utilisant des rappels hebdomadaires et des suggestions d’entrées de temps à soumettre.

Comment a été évaluée la fonction de saisie de temps de l'agent de gestion du temps et des dépenses ? Quelles métriques sont utilisées pour mesurer les performances ?

• Ce système a été évalué à l’aide d’une série d’évaluations fonctionnelles répétées pour l’exactitude des entrées de temps créées, en comparant les entrées générées aux résultats souhaités.
• En plus de cette évaluation, tout contenu généré par ce système a été évalué par le biais d’un processus rigoureux d’évaluation de la conformité afin de vérifier l’ancrage et divers types de préjudices.
• Notre priorité est de nous assurer que l’agent est développé conformément aux normes d’IA responsable de Microsoft. Pour atteindre cet objectif, un processus d’évaluation rigoureux couvrant une série de domaines tels que la sécurité, la confidentialité, le juridique, etc. est effectué avant que le système ne soit déployé auprès des utilisateurs.

Quelles sont les limites de la fonction de saisie de temps de l’Agent de gestion du temps et des dépenses ? Comment les utilisateurs peuvent-ils minimiser l’impact de ces limites lors de l’utilisation du système ?

• L’état actuel de ce système repose sur la présence d’affectations ou de réservations de projet (au moins l’une des deux) ou d’entrées de la semaine précédente pour pouvoir générer des entrées de temps. Les équipes qui n’utilisent pas ces aspects de la planification de projet dans Project Operations ne peuvent reproduire les entrées de la semaine précédente que lorsqu’il s’agit d’utiliser l’agent.

  Remarque

  Ils peuvent toujours bénéficier des commentaires externes générés par l’agent, après avoir créé manuellement des entrées de temps.

• Les utilisateurs ne peuvent pas configurer le moment et la fréquence de réception des alertes de l’agent. L’alerte est actuellement définie comme un processus hebdomadaire effectué pour tous les membres de l’équipe, déclenché au début de leur semaine.
• Les cartes adaptatives Teams utilisées pour communiquer avec les utilisateurs sont de nature statique (qui ne sont pas mises à jour en temps réel) et ne peuvent pas être actualisées sans déclencher l’affichage d’une nouvelle carte adaptative contenant les dernières informations. Cependant, toutes les cartes adaptatives nouvellement générées seront à jour et les entrées de temps seront reflétées comme dans l’application Web.
• Les utilisateurs ne peuvent pas répondre au système dans Teams pour les demandes ad hoc (par exemple, « Soumettre toutes les entrées de temps pour le lundi ») et ne peuvent interagir avec l’agent qu’à l’aide de boutons de réponse Teams prédéfinis dans une carte adaptative.

Quels facteurs et paramètres opérationnels permettent une utilisation efficace et responsable de la fonction de saisie de temps de l’agent de gestion du temps et des dépenses ?

• Les administrateurs peuvent activer la fonctionnalité en partageant l’application Teams avec les utilisateurs finaux. Cela donne aux membres de l’équipe la possibilité d’automatiser la création de leurs entrées de temps et de recevoir des alertes ou des rappels en cas de rejet et de saisie de temps manquée.

  Remarque

  Les utilisateurs peuvent désactiver la création d’entrées de temps par l’agent à tout moment à l’aide de la commande « Préférences de l’agent » et sélectionner « Non » pour la question qui leur demande s’ils souhaitent autoriser l’agent à créer des entrées de temps en leur nom.

• Les chefs de projet doivent s’assurer que les membres de l’équipe sont soit affectés aux tâches du projet, soit qu’ils ont réservé une capacité avant de commencer à travailler. Cette affectation fournit à l’agent des données d'entrée suffisantes pour créer des entrées de temps avec précision.
• Les membres de l’équipe ont la possibilité de :
  • Activer ou désactiver la création automatique de saisies de temps,
  • Décider s’ils souhaitent également générer des commentaires externes pour chaque entrée et
  • Si ces commentaires doivent utiliser les réunions Outlook pertinentes pour être affinés. Ces préférences leur donnent plus de contrôle sur le comportement de l’agent.
• Les membres de l’équipe qui optent pour la génération automatique de saisie du temps doivent examiner les alertes Teams envoyées par l’agent chaque semaine pour s’assurer que l’utilisateur peut agir en temps opportun chaque fois que nécessaire.

Comment puis-je fournir des commentaires sur la fonction de saisie de temps de l’agent de temps et de dépenses ?

• Au cours de l’étape de version préliminaire publique du lancement de cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent fournir des commentaires sous la forme d’une saisie un vote pour ou contre disponible sur les cartes adaptatives de Teams. Ces informations sont suivies par l’équipe produit pour comprendre quelles parties de l’expérience sont les plus difficiles et nécessitent des améliorations.
• Ce mécanisme de collecte de commentaires sera encore renforcé dans les prochaines versions pour permettre aux utilisateurs de donner des commentaires plus subjectifs au lieu de se contenter d’un sentiment positif ou négatif.