Analyser et partager vos données avec des modèles Excel

Excel fournit de puissantes méthodes pour analyser et présenter vos données. Avec les modèles Excel, créez et partagez facilement votre analyse personnalisée avec d’autres personnes de votre organisation.

Utilisez les modèles Excel pour :

• les prévision des ventes

• Gestion du pipeline

• la notation des prospects

• la planification des secteurs de vente

• et bien plus encore…

  Vous pouvez essayer les modèles Excel inclus avec les applications d’engagement client (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing et Dynamics 365 Project Service Automation), pour avoir un aperçu rapide du type d’analyse possible.

  

Créer un modèle Excel

Voici les étapes de création d’un modèle Excel.

Étape 1 : créer un nouveau modèle à partir de données existantes

Il existe deux emplacements où vous pouvez créer un modèle Excel :

• Depuis la page Paramètres. Accédez à Paramètres>Modèles>Modèles de documents>Nouveau (). Vous devez disposer d’autorisations suffisantes pour accéder à la page Paramètres, telles que celles d’Administrateur système ou de Personnalisateur de système.

• À partir d’une liste d’enregistrements. Par exemple, accédez à Ventes>Opportunités>Mes opportunités ouvertes. Dans la barre de menu, cliquez sur Modèles Excel>Créer un modèle Excel.

  

  La page Créez le modèle s’affiche.

  

Sélectionnez les données à inclure dans le modèle.

1. Cliquez sur Modèle Excel.

2. Sélectionnez une entité (type d’enregistrement) pour inclure les données de cette entité. Les vues que vous pouvez sélectionner dans le champ suivant dépendent de l’entité vous avez sélectionnée.

3. Sélectionnez une vue.

4. Cliquez sur Modifier les colonnes pour ajouter, supprimer et ajuster les propriétés des colonnes à inclure dans le modèle.

5. Cliquez sur Télécharger le fichier pour créer le fichier modèle.

Avertissement 

Vous pouvez également télécharger un modèle ne contenant aucune donnée à l’exception des colonnes associées au type d’enregistrement (entité) à l’aide de Paramètres>Gestion des données>Modèles pour l’importation de données. Pour plus d’informations, voir : Télécharger un modèle d’importation de données.

Important

Le modèle de document téléchargé à partir d’un environnement ne peut être utilisé que dans cet environnement. La migration des modèles Word ou Excel d’un environnement vers un autre n’est pas prise en charge actuellement.

Lors de la création d’un modèle Excel, jusqu’à 50 enregistrements sont exportés dans le modèle de fichier.

Étape 2 : personnaliser les données dans Excel

Ouvrez le modèle récemment créé dans votre instance locale d’Excel pour personnaliser les données.

Important

N’utilisez pas Excel Online pour personnaliser les données du modèle, car les modifications ne peuvent pas être enregistrées. Toutes les mises à jour des données du modèle effectuées dans Excel Online seront perdues après la fermeture de l’onglet.

Parcourons un exemple simple de personnalisation d’un modèle Excel en utilisant des exemples de données.

Exemple de personnalisation de données d’opportunité

1. Cliquez sur Activer la modification pour permettre la personnalisation de la feuille de calcul Excel.

2. Ajoutez une nouvelle colonne et nommez-la « Revenu attendu ».

   

3. Créez une formule pour le revenu attendu. Ne faites pas référence à des cellules en utilisant leur adresse ; définissez plutôt des noms et utilisez-les.

   

4. Créez un tableau croisé et un graphique. Ces étapes de démonstration et d’autres seront expliquées dans une future mise à jour de cette rubrique.

   Placez du contenu utilisateur au-dessus ou à droite du tableau de données existant. Cela permet d’empêcher le contenu d’être écrasé si vous ajoutez de nouvelles données ultérieurement et si vous créez un modèle Excel. Pour plus d’informations, voir : Recommandations et points à prendre en compte pour l’utilisation de modèles Excel.

   

5. Enregistrez la feuille de calcul.

   Vous êtes maintenant prêt à charger le modèle Excel.

Étape 3 : télécharger le modèle et le partager

Lorsque votre modèle Excel est personnalisé comme vous le souhaitez, vous pouvez le charger. L’endroit où vous téléchargez le modèle détermine sa disponibilité.

Les administrateurs peuvent utiliser la page Paramètres pour charger le modèle Excel. Un modèle téléchargé dans les Paramètres est accessible à tous les utilisateurs.

Pour les administrateurs : télécharger le modèle Excel

1. Accédez à Paramètres>Modèles>Modèles de documents.

2. Cliquez sur Télécharger le modèle.

3. Faites glisser le fichier Excel dans la boîte de dialogue ou accédez au fichier pour le charger.

   

4. Cliquez sur Télécharger.

   Les utilisateurs non administrateurs peuvent télécharger un modèle pour leur utilisation personnelle à partir d’une liste d’enregistrements.

Pour les administrateurs ou non qui souhaitent créer un modèle personnel : Télécharger le modèle Excel

1. Ouvrez une page de liste des enregistrements, par exemple, la liste des comptes clients dans les Opportunités de vente. Accédez à Ventes>Opportunités>Mes opportunités ouvertes.

2. Dans la barre de menu, cliquez sur Modèles Excel>Créer un modèle Excel.

3. Cliquez sur Modèle Excel>Télécharger.

   

4. Faites glisser le fichier dans la boîte de dialogue ou accédez au fichier pour le télécharger.

5. Cliquez sur Télécharger.

Étape 4 : choisir qui peut utiliser le modèle

L’accès au modèle Excel récemment créé dépend de la manière dont vous l’avez chargé et de l’accès accordé au rôle de sécurité. Veillez à consulter la rubrique Utiliser les rôles de sécurité pour contrôler l’accès aux modèles.

Si vous avez téléchargé le modèle à partir de la page Paramètres

La page d’informations pour le modèle Excel chargé ressemblera à ceci.

Les modèles téléchargés à partir de la page Paramètres sont accessibles à tous les utilisateurs. Aucune action supplémentaire de votre part n’est requise.

Si vous avez téléchargé le modèle à partir d’une liste d’enregistrements

La page d’informations pour le modèle Excel chargé ressemblera à ceci.

Les modèles téléchargés à partir d’une liste d’enregistrements sont accessibles à l’utilisateur qui a chargé le modèle. Pour partager le modèle avec d’autres personnes, procédez comme suit :

1. À partir de la page des informations sur le modèle, cliquez sur Partager.

2. Utilisez la page Partager un modèle de document personnel pour partager le modèle Excel avec d’autres et définir des autorisations.

   

Exporter et analyser les données à l’aide du nouveau modèle

Le processus pour utiliser un modèle Excel se présente comme suit :

Étape 1 : sélectionner une entité à analyser

Sélectionnez une entité (type d’enregistrement) à analyser avec le modèle Excel créé. Par exemple, accédez à Ventes>Opportunités>Mes opportunités ouvertes. Deux nouvelles opportunités ont été ajoutées depuis la création du modèle.

Étape 2 : exporter les données à l’aide de votre nouveau modèle Excel

Choisissez le modèle Excel que vous avez créé.

Ce modèle a été créé dans la page Paramètres, alors il apparaît dans le menu sous Modèles Excel. S’il avait été créé à partir de la liste des enregistrements, il apparaîtrait sous Modèles Excel personnels.

Si vous disposez de Microsoft Excel Online, vous pouvez voir les données en place dans une fenêtre Excel dans les applications d’engagement client (telles que Dynamics 365 Sales et Customer Service). Si ce n’est pas le cas ou si vous préférez créer le fichier Excel, cliquez sur Télécharger <nom du modèle>.

Étape 3 : analyser les données dans Excel

Ce que vous voyez dans la feuille de calcul Excel dépend de deux éléments :

• Enregistrements. La vue que vous choisissez pour l’exportation détermine les enregistrements que vous voyez dans le fichier Excel exporté. Par exemple, si vous avez sélectionné Opportunités fermées, vous verrez ces enregistrement même si vous avez utilisé le modèle créé avec Mes opportunités ouvertes.

• Colonnes. Le modèle que vous avez utilisé détermine les colonnes qui apparaissent dans la table dans le fichier Excel exporté. Par exemple, la vue Opportunités fermées présente ces colonnes : Prospect, Statut, Revenu réel, et Date de fermeture réelle. Mais si le modèle que vous avez utilisé était fondé sur Mes opportunités ouvertes, vous verriez les colonnes associées à cette vue et le filtrage de colonne effectué à la création du modèle.

Étape 4 : partager les résultats

Si vous utilisez Excel, enregistrez une copie en ligne ou sur votre ordinateur. Envoyez le fichier à d’autres pour obtenir leur examen et leur avis.

Essayez les exemples de modèles Excel

Quatre modèles Excel sont inclus avec les applications d’engagement client.

Les exemples de modèles Excel ont été créés avec un type d’enregistrement spécifique (entité). Vous pouvez uniquement appliquer le modèle aux enregistrements du même type d’enregistrement.

Nom	Entité
Gestion du pipeline	Opportunité (zone Ventes)
Vue d’ensemble de la campagne	Campagne (zone Marketing)
Statut du contrat SLA pour les incidents	Incident (zone Service)
Résumé de l’incident	Incident (zone Service)

Pour appliquer un exemple de modèle Excel

1. Ouvrez une liste d’enregistrements avec les informations avec le type d’entité qui correspond à l’exemple du modèle. Par exemple, ouvrez une liste d’opportunités de vente auxquelles appliquer le modèle de gestion de pipeline.

2. Cliquez sur >Modèles Excel, puis sous Modèles Excel, sélectionnez l’exemple de modèle.

3. Téléchargez le modèle ou ouvrez-le dans Excel.

Pourboire

Vous pouvez exporter les modèles inclus dans les applications d’engagement client, les modifier, puis les réimporter comme nouveaux modèles. Cela peut vous donner point de départ pour la création de vos propres modèles Excel personnalisés.

Recommandations et points à prendre en compte pour l’utilisation de modèles Excel

Voici quelques notions clés que vous devez connaître pour créer et utiliser au mieux les modèles Excel.

Tester vos modèles Excel

Excel comporte de nombreuses fonctionnalités. Il est conseillé de tester vos personnalisations pour vérifier que toutes les fonctionnalités Excel fonctionnent comme prévu dans vos modèles.

Confidentialité et tableaux croisés dynamiques

Par défaut, les données des tableaux croisés dynamiques ne sont pas mises à jour à l’ouverture d’une feuille de calcul. Cela peut créer un problème de sécurité si certaines données des tableaux dynamiques ne doivent pas être vues par certains utilisateurs ne disposant pas d’autorisations suffisantes.

Considérez le scénario suivant :

• Un administrateur crée un modèle avec des données sensibles dans des tableaux croisés dynamiques et télécharge le modèle.

• Un vendeur qui ne doit pas avoir accès aux données sensibles des tableaux croisés dynamiques utilise le modèle pour créer un fichier Excel pour analyser des données.

  Les résultats. Le vendeur peut voir les données des tableaux croisés dynamiques téléchargées par l’administrateur incluant un accès à des vues pour lesquelles il n’a pas les autorisations.

  Par ailleurs. iOS ne prend pas en charge la mise à jour des données et des tableaux croisés dynamiques lors de l’utilisation de l’application Excel sur les appareils iOS.

  Recommandation. Les données sensibles ne doivent pas être incluses dans les tableaux croisés et les tableaux croisés dynamiques.

Configurer les données des tableaux croisés dynamiques pour l’actualisation automatique

Par défaut, les données des tableaux croisés dynamiques ne s’actualisent pas automatiquement lorsque vous ouvrez la feuille de calcul. Les graphiques normaux se mettent à jour automatiquement.

Dans Excel, cliquez avec le bouton droit sur le tableau croisé dynamique, puis cliquez sur Options de tableau croisé dynamique>Actualiser les données à l’ouverture du fichier.

Insérer de nouvelles données

Si vous souhaitez ajouter du contenu au modèle Excel, placez vos données au-dessus ou à droite des données existantes. Une seconde option consiste à placer votre nouveau contenu sur une deuxième feuille.

Les modèles Excel comportant des images peuvent engendrer une erreur

Si vous tentez d’analyser des données avec un modèle Excel qui comporte une image enregistrée, il est possible que vous voyez l’erreur suivante : « Une erreur s’est produite lors de l’enregistrement de votre classeur. Par conséquent, le classeur n’a pas été enregistré. » Essayez de supprimer l’image du modèle et de la recharger.

Modèles Excel et application Office Mobile dans Windows 8.1

Les modèles Excel ne s’ouvrent pas sur les appareils Windows 8.1 avec l’application Office Mobile. Vous recevrez le message d’erreur suivant : « Nous avons récupéré la plus grande partie possible de votre document, mais vous ne pouvez pas le modifier. Essayez d’ouvrir et de réparer le document sur votre PC pour résoudre le problème. »

Ce problème est connu.

Utilisez les noms de colonne et de plage des tableaux dans les formules

Lorsque vous créez des formules Excel, n’utilisez pas les en-têtes de colonne ou les numéros de cellules. En revanche, utilisez les noms des colonnes du tableau, et définissez des noms pour les cellules ou des plages de cellules.

Utiliser les rôles de sécurité pour contrôler l’accès aux modèles

Les administrateurs peuvent contrôler l’accès aux modèles Excel avec une certaine granularité. Par exemple, vous pouvez donner aux commerciaux l’accès en lecture mais pas en écriture à un modèle Excel.

1. Cliquez sur Paramètres>Sécurité>Rôles de sécurité.

2. Sélectionnez un rôle, puis cliquez sur l’onglet Gestion d’entreprise.

3. Sélectionnez Modèle de document pour définir l’accès aux modèles disponibles à l’ensemble de l’organisation. Sélectionnez Modèle de document personnel pour les modèles partagés avec des utilisateurs individuels.

4. Cliquez sur les cercles pour modifier le niveau d’accès.

   

Afficher et supprimer des modèles de document personnel

Pour supprimer des modèles de documents personnels, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Recherche avancée ().

2. Pour Rechercher, sélectionnez Modèles de documents personnels.

3. Cliquez sur Résultats(!).

4. Sélectionnez le modèle de document personnel à supprimer, puis cliquez sur Supprimer ().

Le modèle Excel ne se télécharge pas dans Microsoft Edge

Si votre modèle Excel ne se charge pas quand vous utilisez Microsoft Edge comme navigateur, mettez à jour Microsoft Edge et réessayez.

Déclaration de confidentialité

Si vous utilisez Microsoft Dynamics 365 (online), l’exportation de données vers une feuille de calcul statique crée une copie locale des données exportées et l’enregistre sur votre ordinateur. Les données sont transférées de Dynamics 365 (online) sur votre ordinateur à l’aide d’une connexion sécurisée et aucune connexion n’est maintenue entre cette copie locale et Dynamics 365 (online).

Lorsque vous exportez vers une feuille de calcul dynamique ou un tableau croisé dynamique, une liaison est conservée entre la feuille de calcul Excel et Dynamics 365 (online). Chaque fois qu’une feuille de calcul dynamique ou qu’un tableau croisé dynamique est actualisé, vous êtes authentifié par Dynamics 365 (online) grâce à vos informations d’identification. Vous pouvez alors visualiser les données pour lesquelles vous disposez d’autorisations.

Un administrateur détermine si les utilisateurs d’une organisation sont autorisés ou non à exporter des données vers Excel à l’aide des rôles de sécurité.

Voir aussi

Télécharger un modèle pour l’importation de données
Utilisation de modèles Word