Réponse aux questions des fournisseurs sur les appels d’offre

Article
03/08/2023

Si votre agence a envoyé un appel d’offre, les fournisseurs ont parfois des questions concernant la demande. Les fournisseurs qui ont des questions sur un appel d’offre peuvent les soumettre et lire les réponses dans la page Collaboration du fournisseur si vous rendez cette page disponible. Si les questions des fournisseurs sont acceptées, Questions et réponses est disponible dans la page Offre pour un appel d’offre sur Collaboration du fournisseur et pour votre agence via la page Appel d’offre, Questions et réponses.

Les utilisateurs peuvent publier plusieurs fois les réponses aux questions des fournisseurs. Les fournisseurs ne peuvent plus publier les questions après la sélection d’un fournisseur et l’attribution de l’appel d’offre ou si la date limite pour les questions est atteinte.

Activer ou désactiver cette fonctionnalité

Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, il doit être activé pour votre système. Depuis la version 10.0.21 de Supply Chain Management, elle est activée par défaut. Depuis la version 10.0.32 de Supply Chain Management, cette fonctionnalité est obligatoire et ne peut pas être désactivée. Si vous exécutez une version antérieure à 10.0.32, les administrateurs peuvent activer ou désactiver cette fonctionnalité en recherchant la fonction Questions et réponses à l’appel d’offres dans l’espace de travail Gestion des fonctionnalités.

Autoriser les questions et réponses à être utilisées dans les appels d’offres

Accédez à Approvisionnements > Paramétrage > Paramètres d’approvisionnements.
Ouvrez l’onglet Appel d’offres.
Définissez les options suivantes selon vos besoins :
- Autoriser les questions des fournisseurs : Active ou désactive les questions des fournisseurs pour les appels d’offre. Vous devez définir ceci sur Oui pour utiliser les fonctionnalités décrites dans cet article.
- Réponse directe par défaut : Lorsque vous répondez à une question, vous pouvez choisir de répondre à tous les fournisseurs qui ont reçu l’appel d’offre ou de ne répondre qu’au fournisseur spécifique qui a soumis la question. Vous pouvez faire choisir cette option à chaque fois que vous répondez, mais ce paramètre contrôle la valeur par défaut. Si vous répondez généralement à tous les fournisseurs, définissez cette option sur Non. Si vous répondez généralement à un fournisseur, définissez cette option sur Oui.

Configuration pour les questions des fournisseurs

Lors de la création d’un appel d’offre, vous déterminez si les fournisseurs peuvent poser des questions sur l’appel d’offre.

Accédez à Approvisionnements > Appels d’offre, puis cliquez sur Nouveau > Appel d’offre.
Dans la page Nouvel appel d’offre, En-tête pour définir les champs Options des questions des fournisseurs pour autoriser les questions avant une certaine date.
Définissez l’option Autoriser la question du fournisseur sur Oui pour que les fournisseurs puissent saisir des questions. Les utilisateurs peuvent saisir et répondre aux questions et désigner les questions fréquemment posées à publier pour les fournisseurs lorsque l’appel d’offre est envoyé aux fournisseurs.
Facultatif : dans le champ Date limite, définissez la date de fin de soumission des questions. Si aucune date limite n’est saisie, les questions sont acceptées tant que l’appel d’offre est ouvert et accepte les offres.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer l’appel d’offre.
Cliquez sur Envoyer pour envoyer l’appel d’offre aux fournisseurs.

Saisie et réponse aux questions des fournisseurs

Les fournisseurs saisissez des questions dans la page Collaboration du fournisseur > Offre d’appel d’offre, organisateur Questions du fournisseur. Seuls le fournisseur et les utilisateurs affichent la question.

Saisie d’une question de fournisseur

Dans la collaboration du fournisseur, à la page Offre d’appel d’offre, cliquez sur Questions et réponses, puis cliquez sur + Poser une question.

Note

Sinon, un utilisateur peut saisir les questions pour un fournisseur sur la page Appel d’offre en cliquant sur Gérer les réponses, Modifier la réponse à l’appel d’offres, puis en cliquant sur Questions et réponses.
Sur le champ Question, saisissez le texte de la question.
Cliquez sur Soumettre. Répétez les étapes 1 à 3 pour ajouter une question.
Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos questions.

Répondre à un seul fournisseur

Seuls le fournisseur et les utilisateurs affichent la question et la réponse.

Dans la page Appel d’offre, cliquez sur Questions et réponses pour afficher la page Questions et réponses.
Cliquez sur Modifier.
Saisissez le texte dans le champ Réponse pour répondre à la question du vendeur.
Cochez la case Réponse directe.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos réponses.
Cliquez sur Envoyer les réponses pour envoyer les réponses au fournisseur.

Répondre à tous les fournisseurs

Si vous recevez la même question de plusieurs fournisseurs, vous pouvez regrouper les questions et répondre en une seule fois. Tous les fournisseurs reçoivent une notification lorsque les questions fréquemment posées et les réponses sont publiées. Les fournisseurs et toute personne ayant accès à l’appel d’offre peuvent consulter le résumé des questions et des réponses.

Dans la page Appel d’offre, cliquez sur Questions et réponses pour afficher la page Questions et réponses.
Cliquez sur Modifier.
Choisissez un code pour la question courante, comme la lettre « a ».
Pour chaque ligne qui pose une question similaire, saisissez le code dans le champ Code du groupe. Par exemple, pour chaque ligne demandant la couleur de l’article, saisissez « a ».
Choisissez l’une des lignes avec la valeur de code, puis saisissez la question et répondez comme vous le souhaitez dans le résumé disponible dès la publication des questions et des réponses (champs Question du groupe, Réponse du groupe).
Facultatif : vous pouvez cochez la case Réponse directe pour envoyer les réponses uniquement aux fournisseurs sélectionnés.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos réponses.
Facultatif : vous pouvez rétablir les questions et réponses aux valeurs publiées précédemment si vous voulez annuler vos modifications.
Cliquez sur Envoyer les réponses pour envoyer les réponses aux fournisseurs.

Modification de l’appel d’offre pour autoriser ou interdire les questions

Vous pouvez apporter des modifications pour autoriser ou interdire les questions aux appels d’offres jusqu’à ce que l’appel d’offres soit attribué. Vous pouvez également prolonger ou raccourcir le délai dans lequel les fournisseurs peuvent soumettre des questions. Pour les appels d’offres publiés, vous devez modifier un appel d’offre pour autoriser ou interdire les questions des fournisseurs, ou ajuster le délai pour les questions.

Important

Si vous modifiez un appel d’offre existant dans le but d’autoriser les questions du fournisseur, le système effacera toutes les réponses existantes lorsque vous renvoyez l’appel d’offre.

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