Gestion des documents avec intégration Microsoft Teams

La gestion des documents avec SharePoint vous permet de gérer les types de documents courants, tels que Word, Excel, PowerPoint et OneNote. Vous pouvez également créer des dossiers pour enregistrer et gérer ces documents dans les applications d’engagement client (telles que Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing et Dynamics 365 Project Service Automation), qui sont stockées dans SharePoint.

Avec l’intégration de Microsoft Teams avec Dynamics 365, vous pouvez utiliser la gestion de documents avec Microsoft Teams. Il permet à un utilisateur de co-créer des documents et de synchroniser automatiquement les documents avec les applications d’engagement client à l’aide de SharePoint. Pour chaque locataire, il existe une seule instance SharePoint. Les documents dans Dynamics 365 et les fichiers dans Microsoft Teams se trouvent tous sur le même site SharePoint. Les sous-sites peuvent être différents, mais le site racine est le même.

Il n’existe pas de relation automatique entre les autorisations SharePoint et les autorisations accordées aux applications d’engagement client. Pour accéder aux documents entre Microsoft Teams et les applications d’engagement client, vous devez disposer d’une autorisation explicite pour utiliser la gestion de documents pour les applications d’engagement client et SharePoint. Pour plus d’informations : Autorisations requises pour les tâches de gestion de documents

Utilisez l’onglet Fichiers dans Microsoft Teams ou l’onglet Documents dans vos applications d’engagement client pour stocker et gérer des documents dans le contexte d’un enregistrement sur un serveur SharePoint. Les documents sont stockés sur un serveur SharePoint Server qui permet à un utilisateur de Microsoft Teams d’accéder aux documents sur le serveur SharePoint, à condition que l’utilisateur dispose des autorisations appropriées.

L’accès d’un utilisateur aux fichiers dans Microsoft Teams ou les applications d’engagement client dépend de son accès au site SharePoint dans lequel le fichier est stocké.

Remarque

• Un utilisateur invité dans Microsoft Teams recevra un message d’erreur lorsqu’ils essaiera d’accéder à un enregistrement épinglé d’une application d’engagement client.
• Un utilisateur qui fait partie d’un canal ou d’une équipe Microsoft Teams qui a accès aux applications d’engagement client n’aura pas accès à l’enregistrement dans Microsoft Teams.

Questions fréquentes (FAQ)

1. Les utilisateurs invités dans Microsoft Teams auront-ils accès aux enregistrements de l’application Dynamics 365 ?

Non, ils verront un message d’erreur lorsqu’ils essaieront d’accéder à un enregistrement épinglé.

2. Les participants aux conversations et aux canaux Microsoft Teams pourront-ils voir l’enregistrement de l’application Dynamics 365 épinglé s’ils ne disposent pas d’une licence Dynamics 365 ?

Non, ils verront un message d’erreur lorsqu’ils tenteront d’accéder à un enregistrement attaché.

3. Puis-je ajouter un document à mon enregistrement s’il n’est pas épinglé à un canal Microsoft Teams ?

Cela dépend de la configuration de l’intégration SharePoint de votre client Dynamics 365. Si l’intégration SharePoint est activée, vous pouvez ajouter un document.

Si l’intégration SharePoint n’est pas activée, vous devez avoir épinglé l’enregistrement à un canal Microsoft Teams, sinon vous ne pourrez pas ajouter de document à l’enregistrement.

4. Que se passe-t-il lorsque j’ajoute des documents à un canal Microsoft Teams connecté à un enregistrement d’application Dynamics 365, puis que je supprime un membre du canal ?

Cela dépend de si l’utilisateur dispose des autorisations nécessaires pour accéder à l’enregistrement de l’application Dynamics 365.

S’il dispose des autorisations nécessaires pour accéder à l’enregistrement de l’application, l’utilisateur peut modifier l’enregistrement dans Dynamics 365, mais ne peut pas accéder aux fichiers à partir de Dynamics 365, SharePoint ou Microsoft Teams.

S’il n’est pas autorisé à accéder à l’enregistrement de l’application Dynamics 365, l’utilisateur recevra une erreur et n’aura pas accès au fichier à partir de Dynamics 365, SharePoint ou Microsoft Teams

5. Quelles autorisations un utilisateur reçoit-il lorsque je l’ajoute à un canal Microsoft Teams contenant des enregistrements et des documents épinglés dans l’onglet Fichiers ?

Cela dépend de si l’utilisateur dispose des autorisations nécessaires pour accéder à l’enregistrement de l’application Dynamics 365.

S’il est autorisé à accéder à l’enregistrement de l’application Dynamics 365, l’utilisateur peut modifier l’enregistrement dans Dynamics 365 et Microsoft Teams. Ils auront aussi la capacité de lire et d'écrire. supprimer des fichiers de Dynamics 365, SharePoint et Microsoft Teams.

S’ils n’ont pas l’autorisation d’accéder à votre enregistrement d’application Dynamics 365, ils recevront une erreur, mais ils auront l’autorisation de lecture, d’écriture et de suppression lorsqu’ils accèdent au fichier à partir de Dynamics 365, SharePoint et Microsoft Teams.

6. Quel est l’emplacement SharePoint de l’onglet des fichiers Microsoft Teams par rapport à l’onglet des documents de l’enregistrement Dynamics 365 associé ?

Les informations ci-dessous s’appliquent lorsque l’intégration SharePoint n’a pas été activée pour une entité dans Dynamics 365.

Lors de l’ajout d’un fichier à partir d’un enregistrement d’application Dynamics 365 lié à un canal Microsoft Teams, le document est stocké dans un dossier SharePoint avec le chemin d’accès au fichier [Nom de l’équipe] > Documents > [Nom du canal] > [Nom du fichier]. Le fichier est visible dans l’onglet fichiers du canal Microsoft Teams et dans la grille de documents associée à l’enregistrement de l’application Dynamics 365.

Il n’est pas possible d’ajouter un fichier à partir d’un enregistrement d’application Dynamics 365 qui n’est pas lié à un canal Teams, car l’intégration SharePoint n’est pas activée.

Lors de l’ajout d’un fichier à partir d’un canal Microsoft Teams lié à un enregistrement d’application Dynamics 365, le document est stocké dans un dossier SharePoint avec le chemin d’accès au fichier [Nom de l’équipe] > Documents >[Nom du canal] > [Nom du fichier]. Le fichier est visible à la fois dans l’onglet Fichiers du canal Microsoft Teams et dans la grille des documents associés de l'enregistrement Dynamics.

Lors de l’ajout d’un fichier à partir d’un canal Teams qui n’est pas lié à un enregistrement d’application Dynamics 365, le document est stocké dans un dossier SharePoint avec le chemin d’accès au fichier [Nom de l’équipe] > Documents > [Nom du canal] > [Nom du fichier]. Le fichier est visible dans l’onglet Fichiers du canal Microsoft Teams.

Lorsqu’un canal Microsoft Teams est associé à plusieurs enregistrements d’application Dynamics 365, le document est stocké dans un dossier SharePoint avec le chemin d’accès au fichier [Nom de l’équipe] > Documents >[Nom du canal] > [Nom du fichier]. Le fichier est visible dans le canal Microsoft Teams à partir de l’onglet Fichiers et de la grille associée au document pour tous les enregistrements d’application Dynamics 365 associés au canal.

Lorsqu’un enregistrement d’application Dynamics 365 est lié à un canal Microsoft Teams, les fichiers déjà ajoutés à ce canal Microsoft Teams s’affichent dans la grille associée au document pour cet enregistrement d’application Dynamics 365.

Si un enregistrement d’application Dynamics 365 a déjà été associé à un canal Microsoft Teams et qu’un utilisateur l’associe à un nouveau canal Microsoft Teams, un autre emplacement de document est ajouté dans Dynamics 365 pour le nouveau canal Microsoft Teams associé à l’enregistrement. Les utilisateurs peuvent basculer entre les emplacements des documents.

7. Quel est l’emplacement SharePoint de l’onglet des fichiers Microsoft Teams par rapport à l’onglet des documents de l’enregistrement de l’application Dynamics 365 associé ?

Les informations ci-dessous s’appliquent lorsque l’intégration SharePoint a été activée pour une entité Dynamics 365.

Lors de l’ajout d’un fichier à un enregistrement d’application Dynamics 365 lié à un canal Microsoft Teams à partir de l’emplacement du document pour le canal Microsoft Teams, le document est stocké dans un dossier SharePoint avec le chemin d’accès au fichier [Nom de l’équipe] > Documents > [Nom du canal] > [Nom du fichier]. Le fichier est visible dans de l’onglet Fichiers du canal Microsoft Teams et de la grille associée au document de l’enregistrement d’application Dynamics 365 associé à l’emplacement du document du canal Microsoft Teams.

Lors de l’ajout d’un fichier à un enregistrement d’application Dynamics 365 lié à un canal Microsoft Teams via l’emplacement du document du site par défaut, le document est stocké dans le site SharePoint par défaut qui a été configuré avec l’environnement Dynamics 365. Le document n’apparaît pas dans l’onglet Fichiers Microsoft Teams pour le canal associé à l’enregistrement.

Lors de l’ajout d’un fichier à partir d’un enregistrement d’application Dynamics 365 qui n’est pas lié à un canal Microsoft Teams, le document est stocké dans le site SharePoint par défaut qui a été configuré avec l’environnement Dynamics 365.

Lors de l’ajout d’un fichier à partir d’un canal Microsoft Teams lié à un enregistrement d’application Dynamics 365, le document est stocké dans un dossier SharePoint avec le chemin d’accès au fichier [Nom de l’équipe] > Documents > [Nom du canal] > [Nom du fichier]. Le fichier est visible dans de l’onglet Fichiers du canal Microsoft Teams et de la grille associée au document de l’enregistrement d’application Dynamics 365 associé à l’emplacement du document du canal Microsoft Teams.

Lorsqu’un canal Microsoft Teams est associé à plusieurs enregistrements Dynamics, le document est stocké dans un dossier SharePoint avec le chemin d’accès au fichier [Nom de l’équipe] > Documents > [Nom du canal] > [Nom du fichier]. Le fichier est visible dans l’onglet Fichiers du canal Microsoft Teams et dans la grille associée au document dans l’emplacement du document du canal Microsoft Teams pour tous les enregistrements d’application Dynamics 365 associés au canal.

Lorsqu’un enregistrement Dynamics est lié à un canal Microsoft Teams, les fichiers déjà ajoutés à ce canal Microsoft Teams s’affichent dans la grille associée au document pour cet enregistrement d’application Dynamics 365 dans l’emplacement du document pour le canal Microsoft Teams.

Lorsqu’un enregistrement Dynamics est lié à un canal Microsoft Teams, les fichiers déjà ajoutés à cet enregistrement d’application Dynamics 365 (sur le site SharePoint par défaut qui a été configuré avec l’environnement Dynamics 365), les fichiers ne sont pas visibles dans l’onglet des fichiers du canal Microsoft Teams et ils restent sur le site SharePoint par défaut qui a été configuré avec l’environnement Dynamics 365.

Si un enregistrement d’application Dynamics 365 a déjà été associé à un canal Microsoft Teams et qu’un utilisateur l’associe à un nouveau canal Microsoft Teams, un autre emplacement de document est ajouté dans l’application Dynamics 365 pour le nouveau canal Microsoft Teams associé à l’enregistrement. Les utilisateurs peuvent basculer entre les emplacements des documents.

8. Qui peut voir quel emplacement ?

L’autorisation d’afficher l’emplacement dépend de l’autorisation de l’utilisateur sur le dossier dans SharePoint. Si le dossier SharePoint a été créé dans un canal Microsoft Teams, l’utilisateur dispose d’une autorisation de lecture et d’écriture.

9. J’ai supprimé un utilisateur du canal Microsoft Teams, mais il a toujours accès à l’enregistrement associé à partir de Dynamics 365. Comment puis-je restreindre leur capacité à ouvrir, modifier et supprimer le document de Dynamics 365 ?

L’accès aux fichiers dépend des autorisations d’un utilisateur dans SharePoint. Pour empêcher un utilisateur d’accéder à ces fichiers, supprimez-le du site SharePoint.

10. Que se passe-t-il lorsque je supprime le compte Microsoft Teams ?

Les fichiers sont supprimés de Dynamics 365 et de SharePoint.