À propos de la migration des données de projet à partir d'autres systèmes ERP
Mise à jour : March 28, 2011
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Le processus de migration des données de projet d'un autre système ERP (Enterprise Resource Planning) vers Microsoft Dynamics AX est composé de deux tâches principales :
création d'un journal de comptabilité pour enregistrer les soldes de compte d'un autre système ;
création d'un journal de projet des soldes d'ouverture pour spécifier les soldes de projet.
Lorsque vous migrez des données de projet vers Microsoft Dynamics AX à partir d'enregistrements hors connexion ou d'un autre système ERP (Enterprise Resource Planning), les détails de projet doivent être conservés. Les factures par jalon ou par tranche cumulées du début du projet jusqu'à la date de la migration doivent également être enregistrées lors de la migration. Pour migrer les détails de projet précédemment suivis sans affecter la comptabilité, utilisez l'écran Journal des soldes d'ouverture pour valider les détails relatifs au solde d'ouverture du projet. Exécutez ensuite le processus d'estimation de Microsoft Dynamics AX qui permet de reconnaître les produits des projets à prix fixe. Une fois le processus de migration terminé, les valeurs validées dans le module Gestion de projets et comptabilité correspondent aux valeurs comptables dans la comptabilité. Celle-ci ne contient pas d'entrée en double ni de soldes surestimés.
Vous pouvez migre les détails des types de projets suivants vers Microsoft Dynamics AX :
Prix fixe
Régie
Investissement
Interne
Temps
Coût
Migration d'un projet à prix fixe
Dans le cadre du processus de migration d'un projet à prix fixe vers Microsoft Dynamics AX, vous devez exécuter le processus d'estimation. Microsoft Dynamics AX peut ensuite calculer le pourcentage d'achèvement du projet à la date de la migration. Comme les projets à prix fixe provisionnent le produit, les transactions de facture sont supposées enregistrées mais non facturées.
En fonction des estimations des coûts et des facturations de vente précédentes, vous pouvez entrer les détails des travaux en cours à partir de votre méthode de suivi précédente dans l'écran Journal des soldes d'ouverture. Les détails sont ensuite validés dans le module Gestion de projets et comptabilité de Microsoft Dynamics AX. Les détails des travaux en cours peuvent être constitués de transactions d'heure, de dépenses et d'article. Ils sont enregistrés dans le bilan en tant que travaux en cours bruts.
Les travaux en cours peuvent être basés sur l'une des deux règles comptables de constatation du produit acceptées (contrat terminé ou pourcentage d'achèvement). Les travaux en cours peuvent être évalués selon le prix de revient, le prix de vente ou la production et le profit.
Pourcentage d'achèvement : cette méthode constate les produits, les coûts et la marge brute pour chaque période, en fonction de la progression d'un projet à long terme. Par exemple, si 25 % d'un projet de construction est achevé au cours de l'année, le constructeur peut constater 25 % du profit total prévu dans le contrat. Cette méthode est généralement préférée car elle fait mieux correspondre les produits et dépenses dans une période fiscale que la méthode Contrat terminé. En raison des principes de prudence, la perte prévue est habituellement entièrement constatée dans l'exercice en cours.
Contrat terminé : cette méthode constate uniquement le produit et le profit à la fin d'un projet à long terme.
Si vous utilisez la méthode Pourcentage d'achèvement, les travaux en cours nets sont calculés en soustrayant les factures en compte validées des travaux en cours bruts. Les travaux en cours bruts correspondent aux travaux effectués. Les travaux en cours nets représentent l'investissement réalisé par la société dans le projet.
Vous devez effectuer les tâches suivantes dans le cadre de la migration des détails de projet :
Notes
Vous êtes censé avoir créé un projet à prix fixe et configuré le projet de façon à suivre les transactions conformément à vos exigences métier, à mesure de la progression du projet.
Créez un journal des soldes d'ouverture à l'aide de l'écran Journal des soldes d'ouverture. Entrez ensuite les détails de transaction des projets que vous migrez vers Microsoft Dynamics AX, au niveau requis. Examinez les détails de catégorie, de travailleur et d'article du projet que vous souhaitez migrer vers Microsoft Dynamics AX à des fins de génération d'états. Examinez également les détails nécessaires au calcul de la constatation du produit.
Créez et exécutez une estimation de solde d'ouverture.
En fonction des informations de prévision et réelles, le processus d'estimation calcule le pourcentage d'achèvement du projet et utilise la valeur pour enregistrer le produit à recevoir.
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Migration à la fin de l'exercice et migration au cours de l'exercice
Si vous migrez les détails de projet au début de l'exercice, les événements suivants sont enregistrés tant pour la méthode Pourcentage d'achèvement que pour la méthode Contrat terminé :
Un journal des opérations diverses pour les actifs et passifs est validé au bilan dans la comptabilité. Ce journal inclut un montant débiteur pour les travaux en cours bruts validés et un montant créditeur pour les travaux en cours facturés. Aucune entrée n'est enregistrée pour le résultat.
Un journal des soldes d'ouverture détaillé est validé dans le module Gestion de projets et comptabilité. Ce journal inclut les coûts et factures enregistrés dans le système précédent jusqu'à la fin de l'exercice.
Une estimation de solde d'ouverture est validée à la fin de l'exercice. Elle inclut les coûts et les produits.
Migration au cours de l'exercice
Si vous migrez les détails de projet au milieu de votre exercice, une deuxième estimation est validée. Elle couvre la période comprise entre la fin du dernier exercice et la date de la migration.
Par ailleurs, les événements décrits dans le tableau suivant peuvent survenir, selon la méthode utilisée pour l'évaluation.
Méthode |
Entrées |
|---|---|
Pourcentage d'achèvement |
|
Contrat terminé |
|
Rapprochement
Après la migration des détails de projet, rapprochez les soldes de travaux en cours dans le bilan des détails validés dans le module Gestion de projets et comptabilité. Les états suivants incluent des informations détaillées sur les transactions :
Rapprochement comptable – Travaux en cours (état)
Projets – Travaux en cours (état)
Migration des projets en régie
Vous pouvez également migrer les soldes d'ouverture des projets en régie afin que les transactions validées dans le système ERP précédent puissent être suivies et facturées dans Microsoft Dynamics AX.
Si vous migrez les détails de projets en régie, tenez compte des questions suivantes :
Enregistrez-vous les coûts dans les travaux en cours et provisionnez-vous les produits ? Enregistrez-vous les coûts dans le résultat ?
La facturation a-t-elle été exécutée dans le système précédent ?
Notes
Si les transactions précédentes ont été facturées, vous devez définir le champ Statut de transaction dans l'écran Lignes de journal pour les soldes d'ouverture sur Facturé.
Le produit a-t-il été validé dans le système précédent ? Le produit a-t-il été enregistré dans la comptabilité comme montant forfaitaire ?
Vous ne devez pas exécuter le processus d'estimation sur les détails des projets en régie. Vous devez uniquement entrer les détails dans l'écran Journal des soldes d'ouverture.
Conseil
Les transactions du journal des soldes d'ouverture sont exclues de la fonction d'ajustement. Aussi, devez-vous corriger les soldes d'ouverture manuellement dans l'écran Journal des soldes d'ouverture. Pour corriger les soldes d'ouverture, utilisez les transactions de journal de contrepassation et les nouvelles transactions de journal.
Migration des projets d'investissement
Dans le cadre du suivi des projets d'investissement, vous enregistrez les dépenses dans le bilan. Pour migrer les détails des coûts, entrez les coûts enregistrés du système précédent dans l'écran Journal des soldes d'ouverture. Vous devez toujours exécuter le processus d'estimation dans Microsoft Dynamics AX après la validation des travaux en cours. Microsoft Dynamics AX peut ensuite calculer le pourcentage d'achèvement du projet et enregistrer la transaction comme traitée.
Migration d'autres projets : coût, interne et temps
Si vous migrez les détails relatifs aux dépenses des projets internes, ou si vous avez des projets dont vous vous contentez de suivre les heures, tenez compte des questions suivantes :
Validez-vous les dépenses dans le résultat ou le bilan ? La méthode de réservation des dépenses pour chaque projet détermine les modalités de migration des dépenses vers Microsoft Dynamics AX.
Quel type de projet avez-vous ? Quelles sont les options de validation disponibles ? Le type de projet et les options de validation déterminent les modalités de gestion et de suivi de ces projets.
Règles de validation des coûts dans les journaux des soldes d'ouverture
Pour les projets à prix fixe et les projets d'investissement, la règle comptable de constatation du produit du groupe de projets associé contrôle les emplacements de validation des coûts. Le compte général dans lequel une transaction est validée dépend des paramètres du groupe de projets pour la validation dans le bilan ou le résultat. Les paramètres du groupe de projets pour la validation dans le bilan ou le résultat peuvent être remplacés uniquement si la case à cocher Capitaliser le coût est activée pour la propriété de ligne associée dans l'écran Propriétés de ligne. (Cliquez sur Gestion de projets et comptabilité > Paramétrage > Propriétés de ligne > Propriétés de ligne.Si la case à cocher Capitaliser le coût est désactivée, la transaction est validée dans le résultat, indépendamment des paramètres du groupe de projets.
Notes
Si l'état des coûts par défaut est modifié dans les lignes du journal des soldes d'ouverture, le processus d'estimation peut valider d'autres transactions de coûts. La comptabilité n'est pas mise à jour.
Le tableau suivant décrit les règles de validation des coûts dans les journaux des soldes d'ouverture.
Type de constatation du produit |
Condition |
Statut des coûts validés |
|---|---|---|
Pourcentage d'achèvement – ou – Contrat terminé |
Le type de transaction est défini sur Heure et le statut des coûts pour les heures dans les paramètres comptables du groupe de projets est défini sur Jamais de comptabilité. > [!Note] > Si le statut est défini sur Jamais de comptabilité, les coûts sont validés uniquement dans la comptabilité auxiliaire, et non dans la comptabilité. |
Jamais de comptabilité |
Contrat terminé |
La propriété de ligne Capitaliser est définie sur Vrai. |
Bilan |
Pourcentage terminé |
La propriété de ligne Capitaliser est définie sur Vrai. |
Résultat |
Pourcentage d'achèvement – ou – Contrat terminé |
La propriété de ligne Capitaliser est définie sur Faux. |
Résultat |
Utilisation de la fonction de réduction prévisionnelle
Lorsque vous entrez votre prévision pour les projets en cours, les montants entrés incluent les montants prévisionnels non dépensés précédemment. En revanche, si vous utilisez la fonction de réduction prévisionnelle, la prévision entrée inclut les montants dépensés précédemment. Par la suite, lorsque vous entrez les journaux des soldes d'ouverture pour les montants dépensés précédemment, les montants prévisionnels sont réduits au solde actuel.
Important
Si vous avez validé les journaux des soldes d'ouverture avant de valider les prévisions, vous pouvez toujours utiliser la fonction de réduction prévisionnelle. Il est recommandé d'entrer les prévisions totales, d'activer la réduction prévisionnelle, puis de valider les journaux des soldes d'ouverture.
Les rubriques suivantes fournissent des informations sur la migration des données de projet d'un autre système ERP et la création d'entrées de journal des soldes d'ouverture :
Création et contrôle de journaux et de lignes de journal
Création d'un solde d'ouverture de projet
Journal des soldes d'ouverture (écran)
Lignes de journal pour les soldes d'ouverture (écran)
N° document de journal - Journal des opérations diverses (écran)