Configuration d'une tâche manuelle

Mise à jour : October 19, 2011

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Pour configurer une tâche manuelle, dans l'éditeur de workflow, cliquez avec le bouton droit sur la tâche, puis cliquez sur Propriétés pour ouvrir l'écran Propriétés. Les procédures suivantes permettent de configurer les propriétés de la tâche manuelle.

Saisie d'un nom pour la tâche

Procédez comme suit pour entrer un nom pour la tâche manuelle.

1. Dans le volet gauche, cliquez sur Paramètres de base.

2. Dans le champ Nom, entrez un nom unique pour la tâche.

Saisie d'une ligne d'objet et des instructions

Vous devez fournir une ligne d'objet et des instructions aux utilisateurs affectés à la tâche.

Par exemple, si vous configurez une tâche pour des demandes d'achat, l'utilisateur concerné par la tâche voit la ligne d'objet et les instructions dans l'écran Demandes d'achat. La ligne d'objet figure dans la barre de message de l'écran. L'utilisateur peut cliquer sur l'icône de la barre des messages pour afficher les instructions. La figure suivante indique l'emplacement de la barre des messages et l'icône sur laquelle l'utilisateur clique pour afficher les instructions.

Procédez comme suit pour entrer une ligne d'objet et des instructions.

1. Dans le volet gauche, cliquez sur Paramètres de base.

2. Dans la zone de texte Objet de l'article de travail, entrez la ligne d'objet.

3. Si vous souhaitez personnaliser la ligne, vous pouvez insérer des espaces réservés. Ils sont remplacés par les données appropriées lorsqu'ils apparaissent aux utilisateurs.

   1. Cliquez dans la zone de texte à l'endroit où l'espace réservé doit figurer.

   2. Cliquez sur Insérer un espace réservé.

   3. Dans la liste affichée, sélectionnez l'espace réservé que vous souhaitez insérer.

   4. Cliquez sur Insérer.

4. Pour ajouter une ligne d'objet, cliquez sur Traductions. Dans l'écran affiché, procédez comme suit :

   1. Cliquez sur Ajouter.

   2. Dans la liste affichée, sélectionnez la langue dans laquelle vous allez saisir le texte.

   3. Dans la zone de texte Texte traduit, entrez le texte.

   4. Pour personnaliser le texte, insérez des espaces réservés.

   5. Cliquez sur Fermer.

5. Dans la zone de texte Instructions de l'élément de travail, entrez les instructions.

6. Pour personnaliser les instructions, vous pouvez insérer des espaces réservés. Ils sont remplacés par les données appropriées lorsqu'ils apparaissent aux utilisateurs. Pour insérer un espace réservé, procédez comme suit :

   1. Cliquez dans la zone de texte à l'endroit où l'espace réservé doit figurer.

   2. Cliquez sur Insérer un espace réservé.

   3. Dans la liste affichée, sélectionnez l'espace réservé que vous souhaitez insérer.

   4. Cliquez sur Insérer.

7. Pour ajouter des traductions des instructions, cliquez sur Traductions. Dans l'écran affiché, procédez comme suit :

   1. Cliquez sur Ajouter.

   2. Dans la liste affichée, sélectionnez la langue dans laquelle vous allez saisir le texte.

   3. Dans la zone de texte Texte traduit, entrez le texte.

   4. Pour personnaliser le texte, insérez des espaces réservés.

   5. Cliquez sur Fermer.

Affectation de la tâche

Procédez comme suit pour indiquer à qui affecter la tâche manuelle.

1. Dans le volet gauche, cliquez sur Affectation.

2. Sous l'onglet Type d'affectation, sélectionnez l'une des options du tableau suivant et suivez les étapes supplémentaires concernant l'option avant de passer à l'étape 3.

   Option	La tâche est affectée à...	Étapes supplémentaires
   Participant	Utilisateurs affectés à un groupe ou à un rôle spécifique	Sélectionnez Participant, puis cliquez sur l'onglet Basé sur les rôles. Dans la liste Type de participant, sélectionnez le type de groupe auquel affecter la tâche. Dans la liste Participant, sélectionnez le groupe ou le rôle auquel affecter la tâche.
   Hiérarchie	Utilisateurs d'une hiérarchie organisationnelle spécifique	Sélectionnez Hiérarchie, puis cliquez sur l'onglet Sélection de hiérarchie. Dans la liste Type de hiérarchie, sélectionnez le type de hiérarchie auquel affecter la tâche. Le système doit extraire un ensemble de noms d'utilisateurs de la hiérarchie. Ces noms représentent les utilisateurs à qui la tâche peut être affectée. Pour indiquer le point de départ et le point final de l'ensemble de noms d'utilisateurs extraits par le système, procédez comme suit : pour indiquer le point de départ, sélectionnez une personne dans la liste Commencer à ; pour indiquer le point final, cliquez sur Ajouter une condition. Entrez ensuite une condition pour indiquer où le système arrête l'extraction de noms dans la hiérarchie. Cliquez sur l'onglet Options de la hiérarchie. Indiquez les utilisateurs de la sélection à qui la tâche est affectée : Affecter à tous les utilisateurs récupérés – La tâche est affectée à tous les utilisateurs de la sélection. Affecter uniquement au dernier utilisateur récupéré – La tâche est affectée uniquement au dernier utilisateur de la sélection. Exclure les utilisateurs qui remplissent la condition suivante : – La tâche n'est affectée à aucun des utilisateurs de la sélection qui remplissent une condition. Cliquez sur Ajouter une condition pour spécifier la condition. Pour plus d'informations sur l'affectation basée sur la hiérarchie, voir Hierarchy-based assignment.
   Utilisateur du workflow	Utilisateurs du workflow actuel	Sélectionnez Utilisateur du workflow, puis cliquez sur l'onglet Utilisateur du workflow. Dans la liste Utilisateur du workflow, sélectionnez un utilisateur qui participe au workflow.
   Utilisateur	Utilisateurs Microsoft Dynamics AX spécifiques	Sélectionnez Utilisateur, puis cliquez sur l'onglet Utilisateur. La liste Utilisateurs disponibles : inclut tous les utilisateurs Microsoft Dynamics AX. Sélectionnez les utilisateurs à qui affecter la tâche, puis déplacez-les dans la liste Utilisateurs sélectionnés :.
   File d'attente	File d'attente des éléments de travail	Sélectionnez File d'attente, puis cliquez sur l'onglet Basé sur la file d'attente. Pour affecter la tâche à une file d'attente donnée, procédez comme suit : Dans la liste Type de file d'attente, sélectionnez Files d'attente des éléments de travail. Dans la liste Nom de file d'attente, sélectionnez la file d'attente. Si une condition détermine la file d'attente à laquelle la tâche est affectée, procédez comme suit : Dans la liste Type de file d'attente, sélectionnez Files d'attente conditionnelles des éléments de travail. Dans la liste Nom de file d'attente, sélectionnez File d'attente conditionnelle.

3. Cliquez sur l'onglet Limite de temps.

4. Dans le champ Durée, indiquez le délai accordé à l'utilisateur pour terminer la tâche. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Heures – Permet d'entrer le nombre d'heures accordé à l'utilisateur pour terminer la tâche. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.

   • Jours – Permet d'entrer le nombre de jours accordé à l'utilisateur pour terminer la tâche. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.

   • Semaines – Permet d'entrer le nombre de semaines accordé à l'utilisateur pour terminer la tâche.

   • Mois – Permet de sélectionner le jour et la semaine limites où l'utilisateur doit terminer la tâche. Vous voudrez peut-être que l'utilisateur ait effectué la tâche d'ici le vendredi de la troisième semaine du mois.

   • Années – Permet de sélectionner le jour, la semaine et le mois limites où l'utilisateur doit terminer la tâche. Vous voudrez peut-être que l'utilisateur ait effectué la tâche d'ici le vendredi de la troisième semaine de décembre.

   Si l'utilisateur ne termine pas la tâche dans le délai imparti, la tâche est en retard. Une tâche en retard peut être réaffectée, conformément aux options que vous sélectionnez dans la zone Escalade de cet écran.

Spécification des conséquences du retard de la tâche

Si un utilisateur ne termine pas la tâche manuelle dans le délai imparti, la tâche est en retard. Une tâche en retard peut être affectée à un échelon supérieur ou affectée automatiquement à un autre utilisateur. Procédez comme suit pour réaffecter la tâche en retard.

1. Dans le volet gauche, cliquez sur Escalade.

2. Activez la case à cocher Utiliser le chemin de réaffectation pour créer un chemin de réaffectation. Le système affecte automatiquement la tâche aux utilisateurs répertoriés dans le chemin de réaffectation.

   Le tableau suivant présente un exemple de chemin de réaffectation.

   Séquence	Chemin de réaffectation
   1	Affecter à : Donna
   2	Affecter à : Erin
   3	Action finale : Rejeter

   Dans cet exemple, le système affecte la tâche en retard à Donna. Si celle-ci ne termine pas la tâche dans le délai imparti, le système affecte la tâche à Erin. Si celle-ci ne termine pas la tâche dans le délai imparti, le système rejette le document qui était soumis pour traitement.

3. Pour ajouter un utilisateur dans le chemin de réaffectation, cliquez sur Ajouter une réaffectation. Cliquez sur l'onglet Type d'affectation, sélectionnez l'une des options du tableau suivant et suivez les étapes supplémentaires concernant l'option avant de passer à l'étape 4.

   Option	Utilisateurs à qui la tâche est affectée	Étapes supplémentaires
   Hiérarchie	Utilisateurs d'une hiérarchie organisationnelle spécifique	Sélectionnez Hiérarchie, puis cliquez sur l'onglet Sélection de hiérarchie. Dans la liste Type de hiérarchie, sélectionnez le type de hiérarchie auquel réaffecter la tâche. Le système doit extraire un ensemble de noms d'utilisateurs de la hiérarchie. Ces noms représentent les utilisateurs à qui la tâche peut être réaffectée. Pour indiquer le point de départ et le point final de l'ensemble de noms d'utilisateurs extraits par le système, procédez comme suit : pour indiquer le point de départ, sélectionnez une personne dans la liste Commencer à ; pour indiquer le point final, cliquez sur Ajouter une condition. Entrez ensuite une condition pour indiquer où le système arrête l'extraction de noms dans la hiérarchie. Cliquez sur l'onglet Options de la hiérarchie. Indiquez les utilisateurs de la sélection à qui la tâche est réaffectée : Affecter à tous les utilisateurs récupérés – La tâche est réaffectée à tous les utilisateurs de la sélection. Affecter uniquement au dernier utilisateur récupéré – La tâche est réaffectée uniquement au dernier utilisateur de la sélection. Exclure les utilisateurs qui remplissent la condition suivante : – Cette tâche n'est réaffectée à aucun des utilisateurs de la sélection qui remplissent une condition. Cliquez sur Ajouter une condition pour spécifier la condition.
   Utilisateur du workflow	Utilisateurs du workflow actuel	Sélectionnez Utilisateur du workflow, puis cliquez sur l'onglet Utilisateur du workflow. Dans la liste Utilisateur du workflow, sélectionnez un utilisateur qui participe au workflow.
   Utilisateur	Utilisateurs Microsoft Dynamics AX spécifiques	Sélectionnez Utilisateur, puis cliquez sur l'onglet Utilisateur. La liste Utilisateurs disponibles : inclut tous les utilisateurs Microsoft Dynamics AX. Sélectionnez les utilisateurs à qui réaffecter la tâche, puis déplacez-les dans la liste Utilisateurs sélectionnés :.

4. Cliquez sur l'onglet Limite de temps.

5. Dans le champ Durée, indiquez le délai accordé à l'utilisateur pour terminer la tâche. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Heures – Permet d'entrer le nombre d'heures accordé à l'utilisateur pour terminer la tâche. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.

   • Jours – Permet d'entrer le nombre de jours accordé à l'utilisateur pour terminer la tâche. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.

   • Semaines – Permet d'entrer le nombre de semaines accordé à l'utilisateur pour terminer la tâche.

   • Mois – Permet de sélectionner le jour et la semaine limites où l'utilisateur doit terminer la tâche. Vous voudrez peut-être que l'utilisateur ait effectué la tâche d'ici le vendredi de la troisième semaine du mois.

   • Années – Permet de sélectionner le jour, la semaine et le mois limites où l'utilisateur doit terminer la tâche. Vous voudrez peut-être que l'utilisateur ait effectué la tâche d'ici le vendredi de la troisième semaine de décembre.

6. Répétez les étapes 3 à 5 pour chaque utilisateur à ajouter au chemin de réaffectation. Vous pouvez modifier l'ordre des utilisateurs.

7. Si les utilisateurs du chemin de réaffectation ne terminent pas la tâche dans le délai imparti, le système agit sur la tâche. Pour indiquer l'action exécutée par le système, sélectionnez la ligne Action. Sélectionnez ensuite une action sous l'onglet Terminer l'action.

Indication du moment où le système agit automatiquement sur la tâche

Vous pouvez configurer le système pour qu'il agisse sur la tâche manuelle si elle répond à certaines conditions.

Supposons qu'une tâche nécessite qu'un membre du département États de dépenses passe en revue les reçus soumis avec un état de dépenses. Selon la stratégie de l'entreprise, cette tâche doit être exécutée lorsque le montant total de l'état de dépense est supérieur à USD 100. Dans ce cas, vous pouvez configurer le système de sorte qu'il marque automatiquement la tâche comme Terminé lorsque montant total < 100.

Procédez comme suit pour indiquer quand le système agit sur la tâche manuelle.

1. Dans le volet gauche, cliquez sur Actions automatiques.

2. Activez la case à cocher Activer les actions automatiques.

3. Cliquez sur Ajouter une condition.

4. Entrez une condition.

5. Entrez des conditions supplémentaires, si nécessaire.

6. Pour vérifier que les conditions que vous avez entrées sont correctement configurées, procédez comme suit :

   1. Cliquez sur Test. L'écran Condition de workflow de test s'affiche.

   2. Sélectionnez un enregistrement dans la zone Contrôler la condition de l'écran.

   3. Cliquez sur Test. Le système évalue l'enregistrement pour déterminer s'il répond aux conditions que vous avez spécifiées.

   4. Cliquez sur OK ou sur Annuler pour revenir à l'écran Propriétés.

7. Dans la liste Action de saisie automatique, sélectionnez l'action que le système doit appliquer à la tâche.

Spécification du moment où les notifications sont envoyées

Vous pouvez envoyer des notifications aux personnes lorsqu'une tâche manuelle a été déléguée, réaffectée, terminée ou rejetée, ou encore lorsqu'une modification a été demandée.

Procédez comme suit pour indiquer quand les notifications sont envoyées, et à qui.

1. Dans le volet gauche, cliquez sur Notifications.

2. Activez la case à cocher en regard des événements pour lesquels les notifications doivent être envoyées.

   • Déléguer – Lorsque la tâche a été affectée à un autre utilisateur.

   • Réaffecter – Lorsque l'utilisateur affecté n'a pas terminé la tâche dans le délai imparti.

   • Terminé – Lorsque l'utilisateur affecté a terminé la tâche.

   • Rejeter – Lorsque l'utilisateur affecté a rejeté le document soumis.

   • Demander une modification – Lorsque l'utilisateur affecté a demandé une modification du document soumis.

3. Sélectionnez la ligne pour un événement sélectionné à l'étape 2.

4. Cliquez sur l'onglet Texte de notification.

5. Dans la zone de texte, entrez le texte de la notification.

6. Pour personnaliser la notification, vous pouvez insérer des espaces réservés. Ils sont remplacés par les informations appropriées lorsqu'ils apparaissent aux utilisateurs. Pour insérer un espace réservé, procédez comme suit :

   1. Cliquez dans la zone de texte à l'endroit où l'espace réservé doit figurer.

   2. Cliquez sur Insérer un espace réservé.

   3. Dans la liste affichée, sélectionnez l'espace réservé que vous souhaitez insérer.

   4. Cliquez sur Insérer.

7. Pour ajouter des traductions de la notification, cliquez sur Traductions. Dans l'écran affiché, procédez comme suit :

   1. Cliquez sur Ajouter.

   2. Dans la liste affichée, sélectionnez la langue dans laquelle vous allez saisir le texte.

   3. Dans la zone de texte Texte traduit, entrez le texte.

   4. Pour personnaliser le texte, insérez des espaces réservés.

   5. Cliquez sur Fermer.

8. Cliquez sur l'onglet Destinataire.

9. Spécifiez à qui les notifications sont envoyées. Sélectionnez l'une des options du tableau suivant et suivez les étapes supplémentaires concernant l'option avant de passer à l'étape 10.

   Option	Destinataires de la notification	Étapes supplémentaires
   Participant	Utilisateurs affectés à un groupe ou à un rôle spécifique	Sélectionnez Participant, puis cliquez sur l'onglet Basé sur les rôles. Dans la liste Type de participant, sélectionnez le type de groupe ou de rôle auquel envoyer les notifications. Dans la liste Participant, sélectionnez le groupe ou le rôle auquel envoyer les notifications.
   Utilisateur du workflow	Utilisateurs du workflow actuel	Sélectionnez Utilisateur du workflow, puis cliquez sur l'onglet Utilisateur du workflow. Dans la liste Utilisateur du workflow, sélectionnez un utilisateur qui participe au workflow.
   Utilisateur	Utilisateurs Microsoft Dynamics AX spécifiques	Sélectionnez Utilisateur, puis cliquez sur l'onglet Utilisateur. La liste Utilisateurs disponibles : inclut tous les utilisateurs Microsoft Dynamics AX. Sélectionnez les utilisateurs à qui envoyer les notifications, puis déplacez-les dans la liste Utilisateurs sélectionnés :.

10. Répétez les étapes 3 à 9 pour chaque événement que vous avez sélectionné à l'étape 2.

Définition d'un délai limite

Si la tâche manuelle doit être exécutée dans un certain délai, procédez comme suit.

Notes

Les options sélectionnées dans ces étapes remplacent celles sélectionnées dans les zones Affectation et Escalade de cet écran.

1. Dans le volet gauche, cliquez sur Paramètres avancés.

2. Activez la case à cocher Définir une limite de temps pour l'élément de workflow.

3. Dans le champ Durée, spécifiez quand la tâche doit être exécutée. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Heures – Permet d'entrer le nombre d'heures accordé pour l'exécution de la tâche. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.

   • Jours – Permet d'entrer le nombre de jours accordé pour l'exécution de la tâche. Sélectionnez ensuite le calendrier utilisé par votre organisation, puis entrez les informations relatives à la semaine de travail de votre organisation.

   • Semaines – Permet d'entrer le nombre de semaines accordé pour l'exécution de la tâche.

   • Mois – Permet de sélectionner le jour et la semaine limites où la tâche doit être terminée. Vous voudrez peut-être que la tâche soit exécutée d'ici le vendredi de la troisième semaine de décembre.

   • Années – Permet de sélectionner le jour, la semaine et le mois limites où la tâche doit être terminée. Vous voudrez peut-être que la tâche soit exécutée d'ici le vendredi de la troisième semaine de décembre.

4. Si le délai est dépassé, le système agit sur la tâche. Dans la liste Action, sélectionnez l'action que le système doit exécuter.

Spécification des actions disponibles pour l'utilisateur

Lorsque la tâche manuelle est affectée à un utilisateur, l'utilisateur doit agir sur la tâche. Procédez comme suit pour indiquer les actions que l'utilisateur peut exécuter sur la tâche.

Notes

Les actions disponibles varient en fonction de la désignation de la tâche.

1. Dans le volet gauche, cliquez sur Paramètres avancés.

2. Activez la case à cocher Terminé si vous voulez que l'utilisateur puisse marquer la tâche comme Terminé.

3. Activez la case à cocher Rejeter si vous voulez que l'utilisateur puisse rejeter le document envoyé.

4. Activez la case à cocher Demander une modification si vous voulez que l'utilisateur puisse demander des modifications du document envoyé.

5. Activez la case à cocher Déléguer si vous voulez que l'utilisateur puisse affecter la tâche à un autre utilisateur.

6. Activez la case à cocher Réaffecter si vous voulez que l'utilisateur puisse réaffecter la tâche à un autre utilisateur de la file d'attente des éléments de travail.

7. Activez la case à cocher Lancer si vous voulez que l'utilisateur puisse réaffecter la tâche à la file d'attente des éléments de travail. Un autre utilisateur peut effectuer la tâche.

Indication si les utilisateurs peuvent agir sur la tâche à partir de la liste de travail dans Enterprise Portal

Par défaut, les utilisateurs peuvent agir sur les tâches à partir du composant WebPart Liste des travaux dans Enterprise Portal pour Microsoft Dynamics AX. Cependant, vous ne voudrez pas toujours que les utilisateurs agissent sur les tâches à partir de ce WebPart. Dans certains cas, vous préférerez qu'ils ouvrent les documents et agissent sur les tâches à partir des documents eux-mêmes.

Procédez comme suit pour indiquer si les utilisateurs peuvent agir sur la tâche manuelle à partir du composant WebPart Liste des travaux dans Enterprise Portal.

1. Dans le volet gauche, cliquez sur Paramètres avancés.

2. Pour autoriser les utilisateurs à agir sur la tâche à partir du composant WebPart Liste des travaux dans Enterprise Portal, activez la case à cocher Activer des actions à partir de la liste de travail dans Enterprise Portal.

3. Pour empêcher les utilisateurs d'agir sur la tâche à partir du composant WebPart Liste des travaux dans Enterprise Portal, désactivez la case à cocher Activer des actions à partir de la liste de travail dans Enterprise Portal.