Utiliser l'enregistreur de tâches pour créer des documents et d'autres supports de formation
Mise à jour : August 13, 2014
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Cette rubrique explique comment utiliser l'enregistreur de tâches pour documenter rapidement des processus entreprise ou des tâches à des fins de formation ou autre. Vous pouvez utiliser l'enregistreur de tâches pour créer des vidéos ou des documents. Lorsque vous créez un document, vous pouvez spécifier un modèle à utiliser afin que tous les documents créés à l'aide de l'enregistreur de tâches aient la même apparence et la même convivialité.
Les processus et les tâches que vous pouvez enregistrer sont les suivants :
Processus entreprise : cycle de commande fournisseur, cycle de paiement de commande client ou processus de planification de la production.
Tâches : création d'un enregistrement fournisseur, paramétrage de plans budgétaires, et génération de factures financières.
L'enregistreur de tâches a deux modes : de base et avancé.
Mode de base
Vous pouvez utiliser le mode de base pour générer un document Microsoft Word et un enregistrement visuel des processus entreprise sélectionnés. Vous pouvez ensuite enregistrer les documents dans un dossier partagé prédéfini.
Mode avancé
L'enregistrement de tâches mis à jour inclut un mode avancé. Le mode avancé capture des métadonnées supplémentaires permettant de créer un fichier qui peut être chargé dans Modélisateur de processus entreprise, dans Microsoft Dynamics Lifecycle Services. Ce fichier inclut des métadonnées sur la hiérarchie, les processus entreprise, et l'arbre d'objets d'application (AOT). Il inclut également des diagrammes de flux fonctionnel croisé et des activités que vous pouvez modifier pour identifier les exigences métier.
Le mode avancé est disponible par défaut dans Microsoft Dynamics AX 2012 R3 et Mise à jour cumulative 7 pour Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Si vous utilisez une version précédente de Microsoft Dynamics AX, vous pouvez télécharger le correctif le logiciel avec la version mise à jour de l'enregistreur de tâches dans l'Article de la base de connaissance 2863182. Pour plus d'informations, voir les rubriques suivantes :
Pour plus d'informations sur l'utilisation de la version mise à jour de l'enregistreur de tâches avec Lifecycle Services Modélisateur de processus entreprise, voir Upload custom business processes to Business process modeler from Task recorder.
Pour plus d'informations sur le dépannage de l'enregistreur de tâches, voir la rubrique Enregistreur de tâches.
Conditions requises et environnements pris en charge
Tous les utilisateurs qui utilisent l'enregistreur de tâches doivent avoir accès en écriture à un partage de fichiers central où la sortie est enregistrée.
Le tableau suivant indique les conditions d'utilisation de l'enregistreur de tâches dans le mode de base et dans le mode avancé.
Besoin |
Mode de base |
Mode avancé |
|---|---|---|
Programmes requis |
|
|
Conditions supplémentaires |
Aucune |
Le compte de service du serveur d'objets d'application doit avoir accès en écriture au partage de dossier. |
Configurer les paramètres de l'enregistreur de tâches
Avant d'enregistrer les processus entreprise et les tâches, vous devez définir où les enregistrements, les documents, et les modèles seront stockés. La procédure suivante permet de définir un emplacement de stockage.
Ouvrez Microsoft Dynamics AX, puis dans le menu Fichier, cliquez sur Outils > Enregistreur de tâches pour ouvrir l'écran Enregistreur de tâches.
Dans le volet Actions, sous l'onglet Paramètres, cliquez sur Paramètres.
Dans l'écran Paramètres de l'enregistreur de tâches, accédez à ou entrez les chemins d'accès de fichier où les enregistrements, les documents, et les modèles seront stockés.
Vous devez également créer une hiérarchie. L'enregistreur de tâches utilise la hiérarchie pour associer chaque enregistrement à un processus entreprise ou à une tâche. Lorsque vous enregistrez pour la première fois un élément après avoir configuré les paramètres, un message s'affiche et vous invite à créer un secteur d'activité et une structure par défaut, ainsi que des niveaux de hiérarchie par défaut. Cliquez sur OK pour créer ces éléments en utilisant les valeurs par défaut.
Préparer l'enregistrement
Les recommandations suivantes vous aideront à vous assurer que vous êtes prêt à effectuer un enregistrement réussi :
Veillez à connaître toutes les étapes des tâches que vous envisagez d'effectuer, et vérifiez que vous avez préparé l'environnement afin de pouvoir effectuer les étapes.
Soyez prêt à effectuer la tâche relativement lentement. Si vous avancez trop rapidement, par exemple, si vous passez moins d'une seconde sur un écran, Microsoft Dynamics AX ne pourra pas générer une capture de l'écran.
Déterminez le format de sortie de votre enregistrement, puis vérifiez que le logiciel approprié est installé sur votre ordinateur.
Soyez préparé à enregistrer la tâche plusieurs fois. Il se peut que l'enregistreur de tâches ne puisse pas enregistrer toutes les captures d'écran souhaitées, ou bien vous pouvez également ajouter des étapes supplémentaires.
Options de sortie
Après avoir enregistré une tâche, la vidéo et le document Word sont stockés dans l'emplacement de fichier sélectionné dans l'écran Paramètres. Le tableau suivant fournit la liste des fonctions de chaque type de document que vous pouvez générer après avoir utilisé l'enregistreur de tâches pour enregistrer une tâche. Vous pouvez sélectionner un modèle à utiliser pour les fichiers Word.
Format de sortie |
Fonctions |
|---|---|
Microsoft Word |
La sortie du document Word comprend :
|
Windows Media Player |
Windows Media Player prend des instantanés périodiques qui sont combinés pour créer l'enregistrement d'une tâche. |
Fichiers de sortie Modélisateur de processus entreprise |
Ces fichiers peuvent être chargés dans Lifecycle Services pour la mise en correspondance des modèles des processus entreprise. |
Enregistrement d'une tâche en mode de base
Cette procédure permet d'enregistrer une tâche à l'aide de l'enregistreur de tâches en mode de base. Pour plus d'informations sur l'enregistrement d'une tâche dans l'enregistreur de tâches à l'aide du mode avancé, voir la section Utiliser l'enregistreur de tâches en mode avancé.
Dans Microsoft Dynamics AX, ouvrez l'écran que vous utiliserez pour effectuer la tâche que vous enregistrez.
Dans le menu Fichier, cliquez sur Outils > Enregistreur de tâches pour ouvrir l'écran Enregistreur de tâches.
Sélectionnez le nœud pour lequel vous créez un enregistrement.
Vous ne pouvez pas créer un enregistrement pour le nœud racine. S'il n'existe qu'un nœud racine, vous devez ajouter un nouveau nœud.
Sélectionnez le nœud racine, puis cliquez sur Nouveau nœud.
Dans l'écran qui s'ouvre, entrez le nom et la description du nouveau nœud.
Dans le champ Module, sélectionnez le processus entreprise que représente le nœud, puis, dans le champ Groupe d'opérations, indiquez si le nœud est créé pour un processus entreprise principal ou pour un processus entreprise associé.
Cliquez sur l'Enregistrer.
Cliquez sur l'Début.
Effectuez la tâche que vous enregistrez.
Cliquez sur Arrêter pour arrêter l'enregistrement.
Dans l'écran Arrêter l'enregistrement, cliquez sur Oui pour sauvegarder la séquence d'étapes enregistrée, puis entrez un nom adapté pour la tâche enregistrée. Pour identifier facilement la tâche à l'avenir, vous pouvez également ajouter une brève description de la tâche.
Utiliser l'enregistreur de tâches en mode avancé
Si vous enregistrez un processus entreprise ou une tâche en mode avancé, vous pouvez télécharger le fichier enregistré et les informations relatives à Modélisateur de processus entreprise dans Lifecycle Services. Les procédures de cette section expliquent comment configurer l'enregistreur de tâches pour le mode avancé, configurer d'autres informations dont vous avez besoin, enregistrer une tâche, puis télécharger les informations sur Modélisateur de processus entreprise.
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Configurer l'enregistreur de tâches pour le mode avancé
Utilisez cette procédure pour configurer l'enregistreur de tâches pour le mode avancé.
Dans Microsoft Dynamics AX, dans le menu Fichier, cliquez sur Outils > Enregistreur de tâches.
Dans l'écran Enregistreur de tâches, dans le volet Actions, dans l'onglet Paramètres, cliquez sur Secteur pour configurer une nouvelle activité.
Entrez les informations sur l'activité, puis fermez l'écran Paramètres du secteur.
Dans l'écran Enregistreur de tâches, sous l'onglet Paramètres, cliquez sur Cadre pour configurer une nouvelle structure.
Entrez les informations sur la nouvelle structure, puis fermez l'écran Paramètres de l'environnement.
Dans l'écran Enregistreur de tâches, sous l'onglet Paramètres, cliquez sur Niveaux hiérarchiques pour configurer les niveaux de la structure et de l'activité. Pour entrer les informations pour Modélisateur de processus entreprise, sélectionnez Avancé pour la combinaison de structure et d'activité.
Fermez l'écran Niveaux hiérarchiques, puis l'écran Enregistreur de tâches.
Création ou téléchargement d'une hiérarchie de processus entreprise
Pour utiliser l'enregistreur de tâches en mode avancé, vous devez définir des hiérarchies de processus entreprise. Ces hiérarchies sont utilisées pour classer les processus entreprise lorsque vous les enregistrez. Vous pouvez créer manuellement une hiérarchie pour les processus à l'intérieur de l'enregistreur de tâches, ou vous pouvez les créer à l'aide de la fonction de téléchargement dans Microsoft Excel.
Créer des hiérarchies de processus entreprise manuellement
Utilisez cette procédure pour créer la hiérarchie de processus entreprise manuellement.
Dans Microsoft Dynamics AX, dans le menu Fichier, cliquez sur Outils > Enregistreur de tâches.
Dans l'écran Enregistreur de tâches, sélectionnez une structure et une activité, puis sélectionnez un nœud.
Cliquez sur Nouveau nœud, entrez les informations concernant le nœud, puis cliquez sur Enregistrer.
Facultatif : sélectionnez un nœud puis cliquez sur Nouveau nœud pour créer des nœuds enfants.
Facultatif : utilisez les boutons Déplacer vers le haut, Déplacer vers le bas, et Supprimer un nœud pour réorganiser les nœuds.
Télécharger des hiérarchies de processus entreprise à l'aide d'un modèle Excel
Avant de charger des hiérarchies de processus entreprise à l'aide de Excel, un administrateur ou un développeur doit exporter le fichier Excel à partir du fichier de ressources situé dans le projet Microsoft Dynamics AX\Projects\Shared\SysTaskRecorderPlus et l'enregistrer comme modèle sur votre ordinateur. Une fois le fichier exporté et enregistré comme modèle, cette procédure permet de charger les hiérarchies de processus entreprise.
Ouvrez le modèle dans Excel et entrez les données suivantes :
ID
Nom du processus
Description du processus
ID parent
Nom de l'environnement
Niveau de structure
Groupe
Module
Profil d'utilisation
Notes
Les valeurs que vous entrez pour le nom, le niveau et le groupe de la structure doivent également exister dans les écrans Secteur et Cadre.
Une fois que ces informations sont saisies dans le modèle Excel, dans Microsoft Dynamics AX, dans le menu Fichier, cliquez sur Outils > Enregistreur de tâches.
Dans l'écran Enregistreur de tâches, cliquez sur Importer la hiérarchie puis entrez le nom de fichier.
Cliquez sur Contrôler la saisie > Importer la hiérarchie. Les données sont importées dans l'enregistreur de tâches.
Enregistrement d'une tâche en mode avancé
Utilisez la procédure suivante pour enregistrer une tâche en mode avancé.
Ouvrez Microsoft Dynamics AX en tant qu'administrateur. (Cliquez avec le bouton droit sur l'icône Microsoft Dynamics AX 2012, puis sélectionnez Exécuter en tant qu'administrateur).
Dans le menu Fichier, cliquez sur Outils > Enregistreur de tâches.
Dans l'écran Enregistreur de tâches, sélectionnez la structure et l'activité, puis développez et sélectionnez le nœud à enregistrer.
Sélectionnez un module pour le nœud sélectionné.
Cliquez sur l'Début. L'écran Enregistreur de tâches est réduit.
Terminez la tâche dans Microsoft Dynamics AX.
Important
L'enregistrement prend au maximum 10 minutes.
Une fois que vous avez terminé l'enregistrement, développez l'écran réduit Enregistreur de tâches, puis cliquez sur Arrêter.
La vidéo et le document Word sont enregistrés dans le dossier sélectionné dans le champ Chemin d'accès au fichier d'enregistrement dans l'écran Paramètres de l'enregistreur de tâches.
Facultatif : vous pouvez réenregistrer un nœud, ou sélectionner un nœud puis cliquer sur Effacer le nœud pour supprimer tous les fichiers associés.
Facultatif : une fois que vous avez terminé l'enregistrement, le nœud sélectionné affiche une flèche bleue. Sélectionnez le nœud puis cliquez sur Document pour générer un document pas-à-pas Word.
Facultatif : pour afficher la vidéo, ouvrez le document partagé que vous avez sélectionné dans le champ Chemin d'accès au fichier d'enregistrement dans l'écran Paramètres de l'enregistreur de tâches. Ouvrez le sous-dossier nommé au format <Structure>_<Activité>. Par exemple, si votre nom de processus est « Create/Distribute purchase orders », le nom du dossier créé après l'enregistrement est Create_4212B2BB.
Générer un package pour Modélisateur de processus entreprise dans Lifecycle Services
Après avoir enregistré vos processus entreprise, vous pouvez les télécharger dans Modélisateur de processus entreprise. Pour générer un fichier de package que vous pouvez télécharger, une fois les processus enregistrés pour une structure, dans l'écran Enregistreur de tâches, cliquez sur Créer un package.
Notes
Chaque package doit être construit une seule fois.
Cliquez sur Créer un package pour lancer un traitement par lots qui traite les fichiers. Le traitement par lots peut prendre un bon moment. La durée dépendra du nombre d'articles qui ont déjà été mis en file d'attente pour le serveur de traitement par lots. Une fois le traitement par lots terminé, un fichier .axbpm est généré dans le dossier spécifié dans l'écran Paramètres de l'enregistreur de tâches. Le format du nom de fichier est <Structure>_<Activité><jjmmaaaahhmm>.axbpm. Il s'agit du fichier que vous chargez vers Modélisateur de processus entreprise.
Télécharger les fichiers de processus entreprise dans Modélisateur de processus entreprise
Les fichiers Modélisateur de processus entreprise (*.axbpm) générés par l'enregistreur de tâches peuvent être chargés vers Modélisateur de processus entreprise dans Lifecycle Services. Vous pouvez ensuite vérifier et modifier les processus entreprise enregistrés de la façon appropriée. Procédez comme suit pour télécharger les fichiers de processus entreprise :
Connectez-vous à Lifecycle Services. Dans l'espace de travail Organisation, sélectionnez un projet.
Dans la page d'accueil du Projet, cliquez sur la mosaïque Modélisateur de processus entreprise.
Dans la page Bibliothèque de processus entreprise, dans la section Mes projets ou Bibliothèque d'entreprise, cliquez sur Charger.
Si vous chargez un package de processus entreprise dans Mes projets, les processus entreprise ne peuvent être affichés que par vous ou par les utilisateurs à qui vous octroyez l'accès.
Si vous chargez un package de processus entreprise dans la section Bibliothèque d'entreprise, les processus entreprise peuvent être affichés par tous les utilisateurs de votre organisation.
Si vous chargez un package de processus entreprise dans Mes projets, vous pouvez cliquer avec le bouton droit et sélectionner Promouvoir dans la barre d'application. Cela rend les processus entreprise disponibles dans la section Bibliothèque d'entreprise. Seul l'administrateur peut approuver les demandes de promotion. Vous pouvez également promouvoir des processus entreprise à partir de la section Bibliothèque d'entreprise vers la section Bibliothèque globale. Seul Microsoft peut approuver ces demandes de promotion.
Dans la page Administration, dans la section Nouveau, sélectionnez l'activité, puis entrez le nom et la description.
Cliquez sur Charger, sélectionnez le fichier .axbpm, puis cliquez sur OK.
Vous pouvez voir le statut du chargement du processus entreprise dans la page Administration. Une fois le package de processus entreprise téléchargé, vous pouvez afficher la structure du processus entreprise dans la page Bibliothèque de processus entreprise.
Voir aussi
Upload custom business processes to Business process modeler from Task recorder