Recouvrement fiscal en matière de voyages et de dépenses

Mise à jour : November 29, 2010

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Pour recevoir des remboursement sur des transactions TVA admissibles, une société ou organisation doit identifier, collecter, vérifier et soumettre des informations précises. Ce processus inclut plusieurs tâches, et selon la taille de votre société, peut inclure plusieurs employés ou rôles.

Pour récupérer la TVA à l'aide de Gestion des dépenses, les tâches préalables suivantes doivent être effectuées :

• Les codes taxe doivent être créés pour les pays/régions affectés aux catégories de dépenses.

• Un groupe de taxe doit être créé pour chaque code taxe.

• Un code taxe d'article doit être créé pour chaque groupe de taxe.

Une fois les conditions préalables en place, les employés peuvent effectuer les étapes requises pour demander des remboursements sur les transactions de TVA, comme suit :

1. Dans l'état de dépenses, entrez les informations de taxe sur les transactions de carte de crédit pour identifier les remboursements de TVA admissibles.

2. Assurez-vous que toutes les informations de taxe sont complètes avant de valider un état de dépenses.

3. Traitez les dépenses admissibles pour la récupération de la TVA internationale.

4. Envoyez les données de récupération de la TVA à un fournisseur tiers pour remplir les déclarations de récupération de la TVA internationale.

5. Traitez les dépenses pour la récupération de la TVA locale.

Les scénarios suivants présentent des exemples de ces procédures effectuées par des employés Fabrikam.

Saisie, dans un état de dépenses, des informations de taxe sur les transactions de carte de crédit pour identifier les remboursements TVA admissibles

Nancy, une commerciale Fabrikam basée aux États-Unis, est récemment revenue d'un voyage d'affaires à but commercial au Royaume-Uni. Elle doit créer un état de dépenses pour rapprocher ses propres dépenses. Lors de son déplacement, elle a payé ses repas avec sa carte de crédit personnelle. Lorsque Nancy entre les informations dans son état de dépenses dans Enterprise Portal pour Microsoft Dynamics AX, dans le champ Pays/région de la page Modifier l'état de dépenses, elle sélectionne Royaume-Uni. Microsoft Dynamics AX filtre la liste des groupes de taxe pour afficher uniquement ceux qui s'appliquent au Royaume-Uni. Nancy sélectionne le groupe de vente Royaume-Uni 001 et le groupe de taxe d'article Restauration. Elle ajoute ensuite une nouvelle transaction pour son hébergement. Comme il n'existe qu'un seul groupe de taxe et qu'un seul groupe de taxe d'article pour l'hébergement au Royaume-Uni, ces informations sont automatiquement renseignées dans l'état de dépenses de Nancy. Dans la mesure où Fabrikam a créé une stratégie spécifiant que toutes les dépenses doivent être mises en correspondance avec un reçu, lorsque Nancy enregistre son état de dépenses, un message lui indique qu'elle doit joindre un reçu pour chaque transaction répertoriée sur l'état de dépenses. Nancy vérifie qu'elle a joint une image numérique de chaque reçu de transaction à son état de dépenses et envoie celui-ci pour approbation. Elle envoie ensuite les reçus papier à l'équipe de l'arrière-guichet, qui envoie les données de récupération de la TVA au fournisseur tiers qui remplit les déclarations de TVA internationale à des fins de récupération par Fabrikam.

Vérification des informations de taxe avant validation d'un état de dépenses

April, le coordinateur des achats chez Fabrikam, doit entrer toutes les informations de taxe manquantes dans un état de dépenses avant que celui-ci puisse être validé. Elle ouvre l'écran Détails de l'état de dépenses et voit l'état de dépenses approuvé de Nancy. Elle l'ouvre pour afficher les détails des transactions. Elle constate que Nancy n'a pas entré de groupe de taxe d'article pour l'une des transactions. Ces informations étant manquantes, April ne peut pas valider l'état de dépenses. Elle consulte l'écran Configurations de taxe dans Gestion des dépenses et identifie le groupe de taxe d'article pour le pays/la région et le type de transaction. Elle peut maintenant valider l'état de dépenses dans la comptabilité. Lorsqu'elle le valide, Microsoft Dynamics AX crée un élément de travail TVA récupérable. Cet élément de travail est affecté à un membre de l'équipe de l'arrière-guichet. Microsoft Dynamics AX termine la validation de l'état de dépenses. April reçoit un message qui confirme la réussite de la validation et répertorie le nombre de transactions de TVA identifiées à des fins de récupération.

Traitement des dépenses admissibles pour la récupération de la TVA internationale

Arnie est membre de l'équipe d'arrière-guichet de Fabrikam. Il est chargé de confirmer que toutes les informations requises pour la récupération de la TVA sont fournies dans les états de dépenses. Il ouvre l'écran Recouvrement fiscal des dépenses et sélectionne l'état de dépenses envoyé par Nancy. Arnie vérifie que tous les reçus requis sont joints et que le groupe de taxe et les codes taxe corrects sont entrés. Lorsqu'il reçoit les reçus papier de Nancy, il les compare aux reçus numériques et attribue le statut Prêt pour la récupération à l'état de dépenses.

Envoi des données de récupération de la TVA à un fournisseur tiers à des fins de renseignement des déclarations de récupération de la TVA internationale

Lorsqu'Arnie est prêt à envoyer les données de l'état de dépense au fournisseur tiers qui renseignera les déclarations de récupération de la TVA internationale, il ouvre l'écran Recouvrement fiscal des dépenses. Il filtre l'écran pour afficher uniquement les états de dépenses possédant le statut Prêt pour la récupération] Il clique ensuite sur Fichier > Exporter vers Excel.

Les informations de TVA des états de dépenses sont exportées vers une feuille de calcul Office Excel Microsoft. Arnie envoie cette feuille de calcul au fournisseur tiers et inclut un message indiquant que les reçus papier ont été envoyés par courrier.

Traitement des dépenses à des fins de récupération de la TVA locale

Arnie doit vérifier que les transactions d'état de dépenses sont admissibles pour la récupération de la TVA et que les reçus numériques sont joints aux états. Pour commencer à traiter les dépenses admissibles pour la récupération de la TVA locale, Arnie ouvre l'écran Recouvrement fiscal des dépenses et sélectionne l'état de dépenses à vérifier. Il vérifie que les reçus sont au nom de la société et non au nom de l'employé, ce qui est obligatoire pour récupérer la TVA. Il confirme ensuite que le groupe de taxe et les codes taxe corrects ont été appliqués. Lorsqu'il reçoit les reçus papier, il attribue le statut Prêt pour la récupération à l'état de dépenses, ce qui lui permet de remplir la déclaration auprès de l'administration fiscale appropriée. Dans ce cas, il s'agit de l'IRS (Internal Revenue Service), située aux États-Unis.