Migrer vos dossiers publics vers Groupes Microsoft 365 dans Exchange Online
Résumé : Pourquoi vous devez ou non migrer vos dossiers publics vers Groupes Microsoft 365.
Cet article fournit une comparaison des dossiers publics et des Groupes Microsoft 365, et explique comment l’un ou l’autre peut être la meilleure solution pour votre organization. Les dossiers publics existent depuis aussi longtemps qu'Exchange, tandis que la fonction Groupes a été introduite plus récemment. Si vous souhaitez migrer une partie ou la totalité de vos dossiers publics vers Groupes, cet article décrit le fonctionnement du processus et fournit des liens vers des articles qui vous guident tout au long du processus, étape par étape.
Que sont les dossiers publics ?
Les dossiers publics contiennent différents types de données et sont organisés dans une structure hiérarchique.
Les dossiers publics ne sont pas recommandés pour les situations suivantes :
Archivage des données. Les utilisateurs qui ont des limites de boîtes aux lettres emploient parfois des dossiers publics au lieu de boîtes aux lettres pour archiver des données. Cette pratique est déconseillée, car elle affecte le stockage dans les dossiers publics et va à l'encontre de l'objectif des limites de boîtes aux lettres.
Partage de documents et collaboration. Les dossiers publics n'intègrent pas de fonction de gestion des documents, comme la fonctionnalité de contrôle de version, d'archivage et d'extraction, et les notifications automatiques de modification du contenu.
Que sont les Groupes Microsoft 365 ?
Les groupes Microsoft 365 vous permettent de choisir un ensemble de personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer, puis de configurer facilement une collection de ressources que ces personnes peuvent partager. Vous n'avez pas à vous soucier d'attribuer manuellement des autorisations à toutes ces ressources, car les membres du groupe reçoivent automatiquement les autorisations nécessaires pour les outils et les ressources fournis par le groupe lorsqu'ils sont ajoutés. Les groupes constituent une expérience nouvelle et améliorée pour les tâches que permettaient d'effectuer les listes de distribution et boîtes aux lettres partagées auparavant.
Pour obtenir l’article complet sur les groupes, consultez En savoir plus sur Groupes Microsoft 365.
Devez-vous migrer vos dossiers publics vers Groupes Microsoft 365 ?
Groupes Microsoft 365 est la dernière offre de collaboration de Microsoft, ce qui signifie qu’il existe de nombreuses raisons pour lesquelles il s’agit d’une solution préférable aux dossiers publics, une technologie beaucoup plus ancienne. Dans Outlook, par exemple, la fonction Groupes permet de remplacer l'intégralité des dossiers publics à extension messagerie. Il est impossible de compiler une liste de tous les scénarios dans lesquels Groupes Microsoft 365 fonctionne mieux que les dossiers publics, mais voici les points principaux :
Collaboration avec la messagerie électronique. La fonction Groupes dans Outlook a dédié un espace Conversations qui stocke tous les e-mails et permet aux utilisateurs de collaborer dessus. Le groupe peut même être configuré de façon à recevoir les messages provenant de personnes en dehors du groupe ou à l'extérieur de l'organisation. Si vous utilisez actuellement des dossiers publics à extension messagerie pour stocker, par exemple, les discussions liées au projet, ou les bons de commande qui doivent être consultés par une équipe de personnes, l'utilisation de la fonction Groupes représente une amélioration. La fonction Groupes est également préférable dans les situations où vous voulez tout simplement diffuser des informations à un ensemble d'utilisateurs.
Collaboration sur des documents. Dans Outlook, les groupes ont un onglet Fichiers dédié qui affiche tous les fichiers du site d’équipe SharePoint du groupe, ainsi que les pièces jointes de courrier. Vous obtenez un aperçu de tous les fichiers, vous n'avez donc plus besoin de les rechercher comme vous le feriez dans les dossiers publics. La co-création devient également plus facile. Si vous utilisez des dossiers publics pour stocker les fichiers destinés à être utilisés par plusieurs personnes, envisagez de migrer vers la fonction Groupes.
Calendrier partagé. Lors de la création, chaque groupe obtient un calendrier partagé. Tous les membres du groupe peuvent créer des événements sur ce calendrier. Quand vous avez un groupe favori, le calendrier du groupe en question peut être affiché en regard de votre calendrier personnel. Vous pouvez également vous abonner aux événements d'un groupe, auquel cas les événements créés dans ce groupe apparaissent dans votre calendrier personnel. Si vous utilisez des dossiers publics pour héberger les calendriers de votre équipe, par exemple un calendrier ou un agenda, la fonction Groupes est une meilleure expérience.
Autorisations simplifiées. Lorsque vous affectez des utilisateurs à un groupe, ils obtiennent immédiatement les autorisations dont ils ont besoin, tandis qu'avec les dossiers publics, vous devez accorder manuellement les autorisations appropriées. Les membres peuvent être ajoutés en tant que « propriétaires » ou « membres ». Les propriétaires disposent de droits complets dans le groupe, notamment la possibilité d’effectuer des tâches de gestion de groupe. Les membres peuvent également créer du contenu et modifier des fichiers comme les propriétaires, mais les membres ne peuvent pas supprimer le contenu qu'ils n'ont pas créé. Si le modèle d’autorisations des dossiers publics est trop écrasant pour vous et que vous souhaitez quelque chose de simple et rapide, Groupes Microsoft 365 est la voie à suivre.
Présence mobile et web. Les dossiers publics ne sont pas accessibles via des appareils mobiles et disposent d'un ensemble limité de fonctionnalité sur le web. Groupes Microsoft 365, en revanche, sont accessibles via les applications mobiles Outlook et disposent d’un ensemble plus riche de fonctionnalités sur le web. Si votre équipe est en déplacement et requiert un accès mobile, vous devriez utiliser Groupes Microsoft 365.
Accès à un large éventail d’applications Microsoft 365 ou Office 365. Lorsque vous créez un groupe, vous déverrouillez l’accès à un large éventail d’applications à partir de la suite Microsoft 365 ou Office 365. Vous obtenez un site d'équipe SharePoint pour le stockage de fichiers et un plan sur le planificateur pour effectuer le suivi de vos tâches. Groupes Microsoft 365 est le service d’appartenance qui combine des éléments de l’ensemble de la suite Microsoft 365 ou Office 365.
Bien que Groupes Microsoft 365 offre de nombreux avantages, vous devez connaître quelques différences majeures que vous remarquerez après avoir quitté l’expérience des dossiers publics. Il s'agit essentiellement des éléments suivants :
Hiérarchie de dossiers. Bien que les dossiers publics soient souvent utilisés pour organiser le contenu dans une hiérarchie profondément enracinée, Groupes Microsoft 365 a une structure plate. Tous les e-mails du groupe se trouvent dans l’espace Conversations et tous les documents sont envoyés sous l’onglet Fichiers . En outre, vous ne pouvez pas créer de sous-dossiers dans des groupes Microsoft 365.
Rôles d'autorisation granulaire. Tandis que les dossiers publics ont divers rôles d'autorisation, Groupes Microsoft 365 ne fournit que deux rôles : propriétaire et membre.
Avant de passer à la fonction Groupes, il est également judicieux de noter les différentes limites fournies avec la création et la gestion des groupes. Pour plus d’informations, consultez Comment faire gérer mes groupes ? dans En savoir plus sur Groupes Microsoft 365.
Migration de dossiers publics vers Groupes Microsoft 365
Si vous décidez de basculer vers Groupes Microsoft 365, vous pouvez utiliser un processus appelé migration par lots pour déplacer votre courrier électronique et le contenu de calendrier de vos dossiers publics existants vers des groupes. Les étapes spécifiques de l'exécution d'une migration par lots dépendent de la version d'Exchange hébergeant actuellement votre hiérarchie de dossiers publics. À la fin de cet article, vous trouverez des liens vers des instructions qui vous guident tout au long du processus de migration par lots.
Remarque
Lorsque vous avez terminé la migration d’un dossier public à extension messagerie vers un groupe Microsoft 365 particulier, tous les e-mails adressés au dossier public sont alors reçus par le groupe.
Voici les principaux avantages des migrations par lots :
Migration basée sur le service de réplication de boîte aux lettres. Le processus de migration utilise les cmdlets des lots de migration. La migration à plusieurs groupes peut être déclenchée conjointement dans un lot de migration unique. Il existe également des scripts disponibles pour aider dans le processus de migration.
Prend en charge les dossiers publics de courrier et de calendrier. Les e-mails et les billets copiés s'affichent dans les groupes en tant que conversations de groupe, et les éléments de calendrier copiés sont visibles dans les calendriers de groupe. Les autres types de dossiers publics, tels que les tâches et les contacts, ne sont pas pris en charge actuellement pour cette migration.
Les dossiers publics locaux peuvent être migrés directement vers Groupes Microsoft 365. Pour cette migration, vous ne devez pas d’abord déplacer vos dossiers publics vers Microsoft 365 ou Office 365, puis passer à Groupes. Les applets de commande de copie de données MRS lisent les données du dossier public directement à partir de votre environnement local, puis copient les données dans Groupes Microsoft 365. Notez que les dossiers publics Exchange 2010 nécessitent un point de terminaison Outlook Anywhere. Les dossiers publics Exchange 2013 nécessitent un point de terminaison basé sur le proxy MRS.
Pas une migration « tout ou rien ». Vous pouvez choisir les dossiers publics spécifiques à migrer vers les groupes ; seuls les dossiers publics choisis sont migrés.
Copie des données en une étape. Les migrations par lots sont conçues pour être une simple copie de données ponctuelle des dossiers publics sources aux groupes cibles, sans la complexité de la synchronisation incrémentielle et la finalisation.
Fusionne les données des dossiers publics avec les données existantes dans un groupe. La copie des données fusionne le contenu des dossiers publics avec le contenu du groupe existant, le cas échéant. Si une copie incrémentielle des données est nécessaire, vous pouvez simplement exécuter la copie de données autant de fois que nécessaire. Cette opération copie les données incrémentielles dans le groupe.
Aperçu des migrations par lots
Les étapes suivantes décrivent le processus global de migration du contenu de votre dossier public vers Groupes Microsoft 365 dans une migration par lots. Les détails spécifiques sont contenus dans les articles répertoriés ci-dessous.
Sélectionner la source: Choisissez les dossiers publics à migrer. Vous pouvez choisir n'importe quel dossier contenant du contenu de courrier ou de calendrier.
Créer la cible: Créez des groupes correspondants pour vos dossiers, avec les configurations de votre choix, telles que les membres, les paramètres de confidentialité et la classification des données.
Copier des données: Utilisez les cmdlets des lots de migration pour copier des données provenant de dossiers publics vers des groupes.
Verrouiller la source: Verrouillez les dossiers publics après avoir vérifié les données dans les groupes.
Basculement: Copiez toutes les nouvelles données créées entre les étapes 3 et 4.
Notez que vos dossiers publics et leurs groupes correspondants restent en ligne pour vos utilisateurs au cours des étapes 1 à 3 susmentionnées. Après l'étape 3, vous pouvez décider de poursuivre ou non la migration en fonction de l'expérience des groupes et si elle répond aux besoins de vos utilisateurs et de votre organisation. À ce stade, vous pouvez restaurer votre migration et reprendre à l'aide de dossiers publics. Si vous poursuivez la migration, une fois l'étape 5 terminée, vous pouvez supprimer les dossiers publics d'origine. Même après la migration, il est possible de revenir à des dossiers publics, à condition que vous ayez enregistré vos fichiers de sauvegarde à partir du processus de migration et que vous n’ayez pas supprimé vos dossiers publics d’origine.
Conditions requises à la migration par lots et instructions étape par étape
Les conditions suivantes doivent être préalablement remplies dans votre environnement Exchange pour que vous puissiez exécuter une migration par lots. Les conditions requises spécifiques dépendent de la version d'Exchange en cours d'exécution.
Si vos dossiers publics sont en local, vos serveurs doivent exécuter l'une des versions suivantes :
Exchange 2010 SP3 RU8 ou version ultérieure
Exchange 2013 CU15 ou version ultérieure
Exchange 2016 CU4 ou version ultérieure
Si vos dossiers publics sont en local, vous devez disposer d'un environnement hybride Exchange configuré. Consultez la rubrique Déploiements hybrides Exchange Server pour obtenir plus d'informations.
Instructions de migration
Sélectionnez le lien approprié ci-dessous pour obtenir des instructions pas à pas sur l’exécution d’une migration par lots.